E-Mail-Sicherheit ist für kleine Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um Cyber-Bedrohungen wie Phishing zu vermeiden, Malwareund Ransomware. Diese Bedrohungen können zu Datenschutzverletzungen, finanziellen Verlusten und Rufschädigung des Unternehmens führen.

Kleine Unternehmen können sich und die sensiblen Daten ihrer Kunden schützen, indem sie Maßnahmen zur E-Mail-Sicherheit wie Verschlüsselung, Spam-Filter und Mitarbeiterschulungen einführen.

Enthüllung der Bedeutung der E-Mail-Sicherheit: Warum Unternehmen ihr jetzt mehr denn je Priorität einräumen müssen

E-Mail-Sicherheit ist die erste Verteidigungslinie gegen Cyberangriffe und Datenschutzverletzungen. Als Unternehmer haben Sie wahrscheinlich sensible Informationen, die um jeden Preis geschützt werden müssen.

Im dritten Quartal 2022, waren Finanzinstitute das Ziel von 23 % der Phishing-Angriffe weltweit. Darüber hinaus entfielen 17 % der Angriffe auf Webmail und webbasierte Softwaredienste, die damit die beiden Branchen sind, die im untersuchten Quartal am häufigsten Ziel von Phishing-Angriffen waren.

E-Mail-Sicherheitssoftware kann Ihnen dabei helfen. 

Hier sind drei Gründe, warum Unternehmen in E-Mail-Sicherheit investieren sollten:

Schutz sensibler Informationen

Wenn Sie vertrauliche Informationen wie Kundendaten, Bankkontonummern und geistiges Eigentum nicht schützen, ist es nur eine Frage der Zeit, bis Hacker Ihr Unternehmen angreifen. E-Mail-Sicherheitssoftware hilft Ihnen, Ihre sensiblen Daten vor unbefugten Benutzern zu schützen.

Verhinderung von Cyberangriffen

Angriffe auf die Cybersicherheit nehmen zu, daher ist es wichtig, Ihr Unternehmen so gut wie möglich vor ihnen zu schützen. E-Mail-Sicherheitssoftware hilft, Hacker daran zu hindern, durch Phishing-Betrug und andere betrügerische Methoden auf die Daten Ihres Unternehmens zuzugreifen.

Sicherstellung der Einhaltung von Vorschriften

Die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR) ist ein Gesetz, das Unternehmen dazu verpflichtet, die personenbezogenen Daten und die Privatsphäre ihrer Kunden zu schützen. Außerdem sind sie verpflichtet, Datenschutzverletzungen innerhalb von 72 Stunden nach ihrer Entdeckung zu melden. 

E-Mail-Sicherheit hilft Ihnen, diese beiden Anforderungen zu erfüllen, indem sie Ihnen Tools zur Verfügung stellt, mit denen Sie Ihre gesamte Kommunikation von einer zentralen Plattform aus verfolgen, überwachen und melden können.

Den Ruf des Unternehmens wahren

E-Mails sind ein wichtiger Bestandteil der Kommunikationsstrategie eines jeden Unternehmens und müssen daher immer sicher sein. Auf diese Weise können sie mögliche Rufschädigungen vermeiden, falls es jemals ein Problem mit der E-Mail-Sicherheit geben sollte. 

Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise eine E-Mail mit einem eingebetteten Phishing-Link verschickt, würde dies Ihre Marke bei Ihren Kunden in ein schlechtes Licht rücken und könnte sie sogar davon abhalten, mit Ihnen Geschäfte zu machen. Außerdem ist es immer ratsam, mit Softwareentwicklungs- oder MVP-Unternehmen zusammenzuarbeiten, die nachweislich zuverlässige und sichere Lösungen anbieten, mit denen Unternehmen ihren Ruf schützen und kostspielige Datenschutzverletzungen vermeiden können.

Vermeiden Sie rechtliche Verpflichtungen und behördliche Sanktionen

In E-Mail-Konten werden häufig Geschäftsdaten gespeichert, darunter Kundeninformationen, Mitarbeiterdaten und Finanzdaten. Wenn Ihre E-Mails verletzt werden, riskieren Sie eine rechtliche Haftung, wenn vertrauliche Informationen im Internet durchsickern oder an unbefugte Empfänger gesendet werden.

Darüber hinaus gibt es in vielen Branchen wie dem Gesundheitswesen, dem Finanzwesen und der Regierung strenge Compliance-Vorschriften, die den Schutz sensibler Daten vor unbefugtem Zugriff oder Missbrauch vorschreiben. Sie können haftbar gemacht werden, wenn diese Vorschriften aufgrund mangelnder E-Mail-Sicherheitsmaßnahmen nicht eingehalten werden.

Um Ihr Unternehmen noch besser vor rechtlichen Verpflichtungen und behördlichen Strafen aufgrund von E-Mail-Sicherheitsmaßnahmen zu schützen, kann die Gründung Ihres Unternehmens als Gesellschaft mit beschränkter Haftung (LLC ) eine zusätzliche Schutzschicht bieten. Durch die Gründung können Sie Ihr Engagement für die Risikominderung und die Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Vorschriften (wie z. B. des CAN-SPAM Act in den USA, wenn Sie in einem der Bundesstaaten wie einer LLC in Texas ansässig sind) unter Beweis stellen.

Schutz des geistigen Eigentums und anderer vertraulicher Informationen

Tools zur Verhinderung von Datenverlusten (DLP) können zum Schutz vor Datenlecks beitragen, indem sie E-Mails nach sensiblen Schlüsselwörtern wie Kreditkartennummern oder Sozialversicherungsnummern durchsuchen, bevor sie den Posteingang des Empfängers erreichen. 

Sie überwachen auch Dateianhänge, z. B. Dokumente mit Geschäftsgeheimnissen oder Pläne für die Produkteinführung, die nicht ohne die Zustimmung der Beteiligten außerhalb des Unternehmens weitergegeben werden sollten.

Schutz für Ihr kleines Unternehmen: Die besten Tipps zur E-Mail-Sicherheit, um Cyber-Bedrohungen abzuwehren

Die sicherste E-Mail-Lösung ist die, die Sie nicht benutzen.

Aber wenn Sie E-Mails senden und empfangen, sollten Sie sich der Sicherheitsrisiken bewusst sein.

Der Studie zufolgesind auch Phishing-Versuche, die nicht auf E-Mails basieren, auf dem Vormarsch. Quishing (QR-Code-Phishing), Smishing (SMS-Phishing) und Vishing (Voice-Phishing) haben sich im zweiten Quartal 2022 alle versiebenfacht.

Im Folgenden finden Sie einige E-Mail-Sicherheitstipps zum Schutz Ihres Unternehmens vor Spam, Phishing und anderen Bedrohungen:

DMARC-Abgleich aktivieren

Dies ist ein guter erster Schritt zur Umsetzung bewährter Verfahren für die E-Mail-Sicherheit. DMARC hilft dabei, Spoofing zu verhindern, indem es Ihnen ermöglicht, ISPs mitzuteilen, was mit E-Mails zu tun ist, die SPF- oder DKIM-Authentifizierungsprüfungen nicht bestehen.

Sie können zwischen Richtlinien wie Quarantäne und Zurückweisung wählen, die sicherstellen, dass Ihre Domänen angemessen vor Phishing- und Spoofing-Angriffen geschützt sind.

SPF- und DKIM-Einträge verwenden

SPF (Sender Policy Framework) und DKIM (DomainKeys Identified Mail) sind weitere Header, die Ihre Domain vor Spoofing-Angriffen schützen können. In Kombination mit DMARC ermöglichen beide jedoch eine stärkere Authentifizierung, indem sie Absenderautorisierung und kryptografische Signaturen verwenden, um zu bestätigen, dass Nachrichten von Ihrer Domain rechtmäßig von jemandem aus Ihrem Team oder von einem autorisierten Dritten, z. B. einer Marketingagentur, gesendet wurden.

Einsatz von Advanced Threat Protection (ATP)

Wenn Sie noch nicht über ATP verfügen, sollten Sie es als ein wesentliches Element zum Schutz Ihres Netzwerks vor Malware und Viren betrachten. ATP überwacht alle eingehenden E-Mails, Anhänge und URLs und sucht nach Anzeichen für verdächtige Aktivitäten. 

Außerdem können bösartige Anhänge blockiert werden, bevor sie den Posteingang der Mitarbeiter erreichen. Dies geschieht mithilfe der Sandboxing-Technologie, die verdächtige Dateien in einer virtuellen Umgebung sicher analysiert, bevor sie im Netzwerk zugelassen werden.

Verstärken Sie die E-Mail-Sicherheit mit BIMI und geprüften Logos

BIMI bietet einen standardisierten Mechanismus für Unternehmen, um ihr Markenlogo neben der Betreffzeile ihrer authentifizierten E-Mails anzuzeigen.

BIMI ist im Gegensatz zu anderen E-Mail-Sicherheitsmaßnahmen auch für Nichttechniker leicht zu erkennen.

Außerdem verbessert es die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails und verhindert, dass sich Betrüger in Phishing-E-Mails als Ihr Unternehmen ausgeben, um Ihre Kunden und andere Kunden oder Organisationen anzugreifen.

Der DMARC-Standard (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) für die E-Mail-Authentifizierung ist die Grundlage von BIMI. Unternehmen müssen die DMARC-Authentifizierung implementieren und einen BIMI-Datensatz erstellen, der die URL für den Speicherort der Datei mit dem Firmenlogo enthält, um BIMI nutzen zu können.

Um das Branding-Potenzial von BIMI voll auszuschöpfen, wenden sich Unternehmen zunehmend an KI-Logoerstellungsdienste, die sicherstellen, dass ihre Logos den technischen Spezifikationen entsprechen, die für eine erfolgreiche DMARC-Authentifizierung erforderlich sind.

E-Mail-Sandboxing verwenden

Sandboxing ermöglicht es IT-Experten, verdächtige E-Mails zu analysieren, ohne ihr Unternehmen zu gefährden. Bei diesem Verfahren werden potenziell gefährliche Nachrichten in einer isolierten Umgebung isoliert, die analysiert werden kann, ohne dass andere Systeme oder Benutzer beeinträchtigt werden. 

So haben IT-Teams Zeit, bösartige E-Mails zu untersuchen, bevor sie Teil des gesamten E-Mail-Verkehrs des Unternehmens werden. Dies kann dazu beitragen, Mitarbeiter vor Schaden zu bewahren und gleichzeitig sicherzustellen, dass legitime Nachrichten nicht unnötig blockiert oder unter Quarantäne gestellt werden.

Implementieren Sie E-Mail-Verschlüsselung für vertrauliche Informationen

Die Verschlüsselung dient nicht nur dem Schutz sensibler Daten bei der Übertragung, sondern kann auch zum Schutz sensibler Daten im Ruhezustand verwendet werden. Die Verschlüsselung von E-Mails schützt vor unbefugtem Zugriff durch Hacker oder andere böswillige Akteure, die sich Zugang zu Ihrem Netzwerk verschaffen könnten. Das Beste daran ist, dass viele E-Mail-Anbieter diesen Dienst kostenlos anbieten - es gibt also keine Ausrede, ihn zu aktivieren!

Verbessern Sie den Schutz mit MTA-STS

Eine der effektivsten Methoden zur Verbesserung der E-Mail-Sicherheit ist die Aktivierung von MTA-STS. Dieses E-Mail-Sicherheitsprotokoll ist ein Schutz gegen Man-in-the-Middle-Angriffe, da es die Übertragung von Nachrichten über eine verschlüsselte Verbindung ermöglicht.

E-Mail-Weiterleitung und automatische Weiterleitung einschränken

Eliminieren Sie unnötige Weiterleitungsoptionen auf Ihrem E-Mail-Server, damit nur autorisierte Mitarbeiter auf die Konten Ihres Unternehmens zugreifen können. Wenn Sie Mitarbeitern die Weiterleitung von Nachrichten gestatten, konfigurieren Sie Ihre Firewall oder Sicherheitssoftware so, dass unbefugte Benutzer nicht über die Ports 25 und 110 auf den Server zugreifen können.

Automatisierung umsetzen

Ein sicherer, überprüfter Geschäftsprozess, wie z. B. die Online-Terminplanung, kann kleine Unternehmen auch vor Bedrohungen der Cybersicherheit schützen. Die Automatisierung kann auch das Risiko menschlicher Fehler verringern und die Prozesse effizienter und sicherer machen. Außerdem können automatisierte Systeme bösartige Aktivitäten erkennen und das Unternehmen vor potenziellen Sicherheitsbedrohungen warnen.

Letzte Worte: Stärkung der Abwehrkräfte Ihres Unternehmens durch E-Mail-Sicherheit

Im heutigen digitalen Zeitalter ist die E-Mail ein unverzichtbares Instrument für die Kommunikation am Arbeitsplatz. Sie birgt jedoch auch erhebliche Sicherheitsrisiken, weshalb die E-Mail-Sicherheit für kleine Unternehmen höchste Priorität hat. Kleine Unternehmen können sensible Informationen schützen, Cyberangriffe verhindern und die Einhaltung von Vorschriften gewährleisten, indem sie E-Mail-Sicherheitsmaßnahmen wie DMARC-, SPF- und DKIM-Authentifizierung, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und erweiterten Schutz vor Bedrohungen implementieren.

Darüber hinaus können Aufklärung und Sensibilisierung der Mitarbeiter, strenge Passwortrichtlinien und regelmäßige Sicherheitsprüfungen dazu beitragen, die E-Mail-Sicherheit zu verbessern und das Risiko von Datenschutzverletzungen und finanziellen Verlusten zu verringern.

Durch Investitionen in die E-Mail-Sicherheit können kleine Unternehmen ihre Abläufe, ihren Ruf und ihren Gewinn schützen und der sich ständig weiterentwickelnden Bedrohungslandschaft einen Schritt voraus sein.