O marketing por correio eletrónico ajuda as organizações a chegarem aos seus clientes, a estabelecerem ligações e a aumentarem as vendas. Existem, no entanto, alguns perigos potenciais. De acordo com o FBI, tem havido um aumento acentuado dos ataques de Business Email Compromise (BEC), que causam perdas de milhares de milhões de dólares todos os anos, o que realça a importância de manter os seus esforços de marketing por correio eletrónico seguros.
Compreender os riscos do marketing por correio eletrónico
Os burlões utilizam tácticas comuns como o phishing, o spam e as violações de dados para explorar dados pessoais, cometer fraudes ou vender as informações para obter ganhos financeiros. Com o phishing, os burlões fingem ser fontes de confiança para roubar informações sensíveis, enquanto que com o spam são enviadas mensagens de correio eletrónico indesejadas em massa a vítimas desprevenidas.
Por outro lado, os piratas informáticos também podem aceder a informações privadas, como detalhes de clientes, causando violações de dados que podem arruinar a sua reputação ou mesmo colocá-lo em problemas com a lei. Com isto em mente, aqui estão 9 dicas úteis para se manter seguro ao fazer marketing por correio eletrónico.
Melhores práticas para um marketing por correio eletrónico seguro
1. Utilizar o melhor software de proteção contra vírus
O software antivírus é a forma mais comum de proteger os seus esforços de marketing por correio eletrónico contra vírus, esquemas de phishing e violações de dados. É importante encontrar o melhor software de proteção contra vírus de modo a obter a melhor proteção possível. De acordo com o especialista em tecnologia Krishi Chowdhary, os programas antivírus de alta qualidade oferecem uma forte segurança, deteção de ameaças em tempo real e desempenho fiável, mantendo as suas ferramentas de marketing por correio eletrónico e os seus dados seguros.
Um bom software de proteção contra vírus também pode verificar os anexos de correio eletrónico e as ligações para software perigoso que possa danificar os seus dados ou perturbar as suas campanhas. Ao selecionar ferramentas de segurança para o seu marketing por correio eletrónico, o software antivírus deve fazer parte de uma estratégia mais ampla que inclua plataformas de marketing por correio eletrónico seguras, autenticação forte e auditorias de segurança regulares.
2. Compreender e cumprir os regulamentos relativos ao correio eletrónico
Uma parte fundamental do marketing por email seguro é seguir regulamentos como o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) na Europa, a Legislação Anti-Spam do Canadá (CASL) ou a Lei de Privacidade do Consumidor da Califórnia (CCPA) na Califórnia. Estas leis exigem que obtenha o consentimento explícito dos destinatários antes de enviar e-mails de marketing. Certifique-se de que a sua lista de correio eletrónico inclui apenas as pessoas que optaram por participar.
Ao recolher endereços de correio eletrónico, seja claro quanto ao tipo de conteúdo que os subscritores irão receber e inclua uma caixa de verificação para que concordem.
Mantenha a sua lista de correio eletrónico actualizada, removendo endereços desactualizados ou inválidos. A eliminação regular de e-mails inactivos ou devolvidos ajuda a proteger a sua reputação e aumenta as hipóteses de os seus e-mails chegarem ao público-alvo.
Além disso, o incumprimento pode ter consequências:
Coimas
Os profissionais de marketing ou organizações que não seguem as regras podem ser multados em muito dinheiro. Um exemplo claro é o facto de a Comissão de Valores Mobiliários dos EUA (SEC) ter multado várias empresas de corretagem em 2021.
A Cambridge Investment Research e a KMS Financial Services, entre outras, foram multadas em 750 000 dólares quando piratas informáticos obtiveram o controlo de contas de correio eletrónico de funcionários e expuseram as informações pessoais de milhares de clientes e consumidores.
Danos de Reputação
Se não seguir as regras, as pessoas podem deixar de confiar na sua empresa. Isto pode dificultar a venda de produtos e a angariação de novos clientes.
Problemas legais
Poderá ter problemas legais se não cumprir os regulamentos aplicáveis. Isto pode ser stressante e dispendioso.
3. Utilizar uma plataforma segura de marketing por correio eletrónico
A escolha da plataforma de marketing por correio eletrónico correta é necessária para a segurança. Pesquise e procure fornecedores com uma boa reputação e críticas positivas e que sejam fáceis de navegar e utilizar, mesmo que não tenha conhecimentos técnicos.
Para proteger os seus dados, procure plataformas com caraterísticas de segurança fortes, como encriptação forte e autenticação de dois factores. Os fornecedores de confiança também têm formas de impedir ataques de phishing dirigidos aos seus utilizadores. Mailchimp e Constant Contact são plataformas populares que oferecem estas caraterísticas.
4. Implementar métodos de autenticação fortes
Mantenha as informações dos assinantes seguras utilizando as seguintes ferramentas:
MFA
Utilize sempre a autenticação multi-fator (MFA) para adicionar uma camada extra de segurança.
Criptografia
Isto baralha os seus dados, tornando-os difíceis de ler por terceiros. Mesmo que alguém obtenha a sua palavra-passe, precisará de outra forma de verificar se é você para aceder à sua conta.
Palavras-passe fortes
Além disso, utilize palavras-passe que sejam fortes, únicas e difíceis de adivinhar. Evite utilizar a mesma palavra-passe em várias contas e actualize as suas palavras-passe regularmente. Este simples passo pode impedir o acesso não autorizado às suas ferramentas de marketing por correio eletrónico.
5. Implementar protocolos de autenticação de correio eletrónico
A autenticação de correio eletrónico é como mostrar o seu BI para provar que é quem diz ser. Garante que os seus e-mails são realmente seus e não de um burlão. Eis algumas ferramentas que pode utilizar:
DMARC (Autenticação, comunicação e conformidade de mensagens com base no domínio)
Define as políticas para a forma como os servidores de correio eletrónico devem tratar os emails que falham as verificações de autenticação. Políticas DMARC dão aos transportadores de correio instruções sobre o que fazer se não tiverem a certeza de que uma carta é falsa e se receber um relatório sobre atividade suspeita.
Evite partilhar a sua lista de correio eletrónico com terceiros, a menos que seja necessário, e certifique-se de que estes seguem medidas de segurança rigorosas. Faça regularmente cópias de segurança das suas listas de correio eletrónico, mas guarde-as de forma segura para evitar o acesso não autorizado.
SPF (Sender Policy Framework)
SPF indica aos servidores de correio eletrónico quais os endereços IP que estão autorizados a enviar mensagens de correio eletrónico em seu nome. Ajuda a evitar que os burlões enviem mensagens de correio eletrónico falsas, fazendo-se passar por si.
DKIM (DomainKeys Identified Mail)
DKIM adiciona uma assinatura digital aos seus e-mails, provando que nada foi alterado no caminho para o destinatário.
6. Efetuar auditorias de segurança regulares
Para manter o seu marketing por correio eletrónico seguro, monitorize regularmente as suas campanhas para o ajudar a encontrar pontos fracos no seu sistema de marketing por correio eletrónico. Reveja as suas práticas de correio eletrónicosoftware e medidas de proteção de dados.
Uma queda súbita nas taxas de abertura ou na capacidade de entrega pode indicar problemas como o facto de os seus e-mails serem marcados como spam ou uma violação de segurança. Pode detetar e resolver rapidamente potenciais ameaças mantendo-se alerta e utilizando práticas de correio eletrónico seguras.
Para verificar se o seu sistema é seguro, pode utilizar ferramentas como o Nessus, o OpenVAS ou o Qualys, ou pode contratar um especialista em segurança que utilize o software SaaS HR para verificar o seu sistema e dar-lhe conselhos. Para manter o seu marketing por correio eletrónico seguro, certifique-se de que o seu software está sempre atualizado e faça cópias de segurança dos seus dados regularmente.
Mantenha cópias das suas listas de correio eletrónico, detalhes da campanha e outros ficheiros importantes num local seguro, como o armazenamento na nuvem. Desta forma, os seus dados estão protegidos e podem ser facilmente restaurados se ocorrer uma violação ou perda de dados. Tenha sempre um plano de recuperação para o caso de algo correr mal.
7. Educar a sua equipa e os seus clientes
A segurança é um esforço de equipa. Certifique-se de que a sua equipa tem formação adequada sobre as melhores práticas de marketing por correio eletrónico e as medidas de segurança. Mantenha todos actualizados sobre as ameaças mais recentes e como evitá-las através de sessões de formação regulares.
Incentive os seus clientes a comunicar quaisquer mensagens de correio eletrónico suspeitas que recebam. Pode obter informações úteis a partir do seu feedback.
8. Mantenha-se informado sobre as ameaças à segurança
A cibersegurança está sempre a mudar, pelo que é importante manter-se atualizado. Consulte regularmente as notícias sobre cibersegurança para saber mais sobre novas ameaças e como proteger os seus esforços de marketing por correio eletrónico.
Subscreva os alertas de grupos de cibersegurança e actualize as suas estratégias de marketing por correio eletrónico conforme necessário. Por exemplo, se um novo esquema de phishing tiver como alvo os profissionais de marketing por correio eletrónico, certifique-se de que actualiza as suas medidas de segurança para se manter protegido.
9. Monitorizar as métricas de correio eletrónico
O acompanhamento de métricas de correio eletrónico, como taxas de abertura, taxas de cliques e taxas de rejeição, pode fornecer informações valiosas sobre a eficácia das suas campanhas e ajudar a identificar potenciais problemas. Uma queda súbita nas taxas de abertura ou uma elevada taxa de rejeição pode indicar problemas com a capacidade de entrega do correio eletrónico, que podem estar relacionados com problemas de DNS ou outros problemas técnicos.
A monitorização regular destas métricas pode ajudá-lo a identificar e resolver potenciais problemas numa fase inicial, tais como vulnerabilidades de DNS que possam estar a afetar a capacidade de entrega do seu correio eletrónico.
Envolvimento
É necessário estar atento e efetuar actualizações regulares para manter o seu marketing por correio eletrónico seguro. É importante manter-se informado e melhorar continuamente as suas ferramentas e estratégias, uma vez que as ameaças à segurança também estão em constante evolução.
Para empresas que pretendem melhorar a capacidade de entrega de correio eletrónico e a segurança do domínio, contacte-nos no PowerDMARC para obter uma consulta especializada gratuita.
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