A segurança do correio electrónico é fundamental para as pequenas empresas evitarem ameaças cibernéticas como o phishing, malwaree ransomware. Estas ameaças podem conduzir a violações de dados, perdas financeiras e danos na reputação da empresa.

As pequenas empresas podem proteger-se a si próprias e às informações sensíveis dos seus clientes implementando medidas de segurança do correio electrónico, como a encriptação, os filtros de spam e a formação dos funcionários.

Revelar a importância da segurança do correio electrónico: Por que as empresas devem dar prioridade a ela agora mais do que nunca

Segurança do correio electrónico é a primeira linha de defesa contra ciberataques e violações de dados. Se é proprietário de uma empresa, é provável que tenha informações sensíveis que devem ser protegidas a todo o custo.

No terceiro trimestre de 2022, as instituições financeiras foram o alvo de 23% dos ataques de phishing em todo o mundo. Além disso, o webmail e os serviços de software baseados na Web foram responsáveis por 17% dos ataques, tornando-os os dois sectores mais frequentemente alvo de phishing durante o trimestre investigado.

O software de segurança de correio electrónico pode ajudá-lo a fazer isso mesmo. 

Eis três razões pelas quais as empresas devem investir na segurança do correio electrónico:

Protecção de informações sensíveis

Se não estiver a proteger informações confidenciais, como registos de clientes, números de contas bancárias e propriedade intelectual, é apenas uma questão de tempo até que os piratas informáticos ataquem a sua empresa. O software de segurança de correio eletrónico ajuda a manter os seus dados mais sensíveis a salvo de utilizadores não autorizados.

Prevenir os ciberataques

Os ataques de cibersegurança estão a aumentar, pelo que é importante proteger a sua empresa contra eles, tanto quanto possível. O software de segurança de correio eletrónico ajuda a impedir que os hackers acedam aos dados da sua empresa através de esquemas de phishing e outros métodos fraudulentos.

Garantir a conformidade com os regulamentos

O Regulamento Geral sobre a Protecção de Dados (RGPD) é uma lei que exige que as empresas protejam os dados pessoais e a privacidade dos seus clientes. Exige também que as empresas comuniquem as violações de dados no prazo de 72 horas após a sua descoberta. 

A segurança de email ajuda-o a atingir estes dois requisitos, fornecendo ferramentas que lhe permitem seguir, monitorizar e comunicar todas as suas comunicações a partir de uma plataforma centralizada.

Manter a reputação da empresa

O correio electrónico é uma parte essencial da estratégia de comunicação de todas as empresas, pelo que devem mantê-lo sempre seguro. Isto ajudará a evitar qualquer dano potencial à sua reputação se houver algum problema com a segurança do correio electrónico. 

Por exemplo, se a sua empresa enviar um e-mail com um link de phishing incorporado, isso colocaria a sua marca em maus lençóis entre os seus clientes e poderia até afastá-los de fazer negócios consigo. Além disso, é sempre aconselhável trabalhar com empresas de desenvolvimento de software ou de MVP que tenham um historial comprovado de fornecimento de soluções fiáveis e de segurança que possam ajudar as empresas a proteger a sua reputação e a evitar violações de dados dispendiosas.

Evitar responsabilidades legais e sanções regulamentares

As contas de correio electrónico armazenam frequentemente dados comerciais, incluindo informações de clientes, registos de funcionários e dados financeiros. Se os seus e-mails forem violados, arrisca-se a ser responsabilizado legalmente se alguma informação confidencial for divulgada na Internet ou enviada para destinatários não autorizados.

Além disso, muitas indústrias, como a saúde, as finanças e o governo, têm regulamentos de conformidade rigorosos que exigem a protecção de dados sensíveis contra o acesso não autorizado ou a utilização indevida. Poderá ser responsabilizado se estes regulamentos não forem cumpridos devido à falta de medidas de segurança do correio electrónico.

Para proteger ainda mais a sua empresa de responsabilidades legais e sanções regulamentares devido a medidas de segurança de correio eletrónico, estabelecer a sua empresa como uma sociedade de responsabilidade limitada (LLC) pode proporcionar uma camada adicional de proteção. Ao constituir-se, pode demonstrar o seu empenho em reduzir os riscos e cumprir os requisitos legais e regulamentares (como a Lei CAN-SPAM nos Estados Unidos, se estiver estabelecido num dos estados, como uma LLC no estado do Texas ).

Proteger a propriedade intelectual e outras informações confidenciais

As ferramentas de prevenção de perda de dados (DLP) podem ajudar a proteger contra fugas de dados, analisando os e-mails em busca de palavras-chave sensíveis, como números de cartões de crédito ou números da segurança social, antes de chegarem às caixas de entrada de destino. 

Também monitorizam os ficheiros anexados, tais como documentos que contêm segredos comerciais ou planos de lançamento de produtos que não devem ser partilhados fora da empresa sem a aprovação dos intervenientes relevantes.

Proteger a sua pequena empresa: Principais dicas de segurança de e-mail para manter as ameaças cibernéticas afastadas

A solução de correio electrónico mais segura é aquela que não utiliza.

Mas se vai enviar e receber mensagens de correio electrónico, é importante estar ciente dos riscos de segurança.

De acordo com a investigaçãoas tentativas de phishing que não se baseiam no correio electrónico também estão a aumentar, com o quishing (phishing de código QR), o smishing (phishing de SMS) e o vishing (phishing de voz) a multiplicarem-se por sete no segundo trimestre de 2022.

Eis algumas dicas de segurança para proteger a sua empresa contra spam, phishing e outras ameaças:

Activar o alinhamento DMARC

Este é um bom primeiro passo para implementar as melhores práticas de segurança do correio electrónico. DMARC ajuda a evitar a falsificação, permitindo-lhe dizer aos ISPs o que fazer com o correio electrónico que não passa nas verificações de autenticação SPF ou DKIM.

Pode escolher entre políticas como quarentena e rejeição, que ajudarão a garantir que os seus domínios estão a proteger-se adequadamente contra ataques de phishing e falsificação.

Utilizar registos SPF e DKIM

SPF (Sender Policy Framework) e DKIM (DomainKeys Identified Mail) são outros cabeçalhos que podem ajudar a proteger o seu domínio contra ataques de falsificação, embora em combinação com o DMARC ambos permitam uma autenticação mais forte, utilizando a autorização do remetente e assinaturas criptográficas para validar que as mensagens do seu domínio foram legitimamente enviadas por alguém da sua equipa ou de um terceiro autorizado, como uma agência de marketing.

Implementar a Protecção Avançada contra Ameaças (ATP)

Se não tiver ATP, considere-o um elemento essencial para proteger a sua rede contra malware e vírus. O ATP monitoriza todos os e-mails, anexos e URLs recebidos, procurando sinais de actividade suspeita. 

Também pode bloquear anexos maliciosos antes de estes chegarem às caixas de entrada dos funcionários, utilizando a tecnologia de "sandboxing" que analisa em segurança ficheiros suspeitos num ambiente virtual antes de serem autorizados a entrar na sua rede.

Reforçar a segurança do correio electrónico com o BIMI e os logótipos verificados

O BIMI fornece um mecanismo normalizado para as empresas apresentarem o logótipo da sua marca junto à linha de assunto das suas mensagens de correio electrónico autenticadas.

BIMI é óbvio e simples de detectar, ao contrário de outras medidas de segurança do correio electrónico, mesmo para quem não é técnico.

Também melhora as suas taxas de entrega de correio eletrónico e ajuda a evitar que os autores de fraudes se façam passar pela sua empresa em mensagens de correio eletrónico de phishing dirigidas aos seus clientes e a outros clientes ou organizações.

A norma DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) para autenticação de correio electrónico é a base do BIMI. Para utilizar o BIMI, as empresas têm de implementar a autenticação DMARC e criar um registo BIMI com o URL da localização do ficheiro que contém o logótipo da empresa.

Para tirar o máximo partido do potencial de branding do BIMI, as empresas estão a recorrer cada vez mais a serviços de criação de logótipos de IA, que garantem que os seus logótipos são concebidos para cumprir as especificações técnicas necessárias para uma autenticação DMARC bem sucedida.

Utilizar a protecção de correio electrónico

O Sandboxing permite aos profissionais de TI analisar emails suspeitos sem colocar as suas organizações em risco. O processo envolve o isolamento de mensagens potencialmente perigosas num ambiente isolado que pode ser analisado sem afectar outros sistemas ou utilizadores. 

Isto dá às equipas de TI tempo para investigarem os e-mails maliciosos antes de estes se tornarem parte do tráfego geral de e-mail da empresa. Isto pode ajudar a proteger os funcionários de danos, assegurando simultaneamente que as mensagens legítimas não são bloqueadas ou colocadas em quarentena desnecessariamente.

Implementar a encriptação de correio electrónico para informações sensíveis

A encriptação não se destina apenas a proteger informações sensíveis em trânsito - também pode ser utilizada para proteger informações sensíveis em repouso. A encriptação de e-mails protege contra o acesso não autorizado de hackers ou outros agentes maliciosos que possam ter acesso à sua rede. A melhor parte é que muitos fornecedores de correio electrónico oferecem este serviço gratuitamente - por isso, não há desculpa para o activar!

Melhorar a protecção com o MTA-STS

Uma das formas mais eficazes de melhorar a segurança do correio electrónico é activar o MTA-STS. Este protocolo de segurança de correio electrónico é uma defesa contra ataques man-in-the-middle, porque permite que as mensagens sejam transferidas através de uma ligação encriptada.

Limitar o reencaminhamento de correio electrónico e o reencaminhamento automático

Elimine opções de reencaminhamento desnecessárias no seu servidor de correio electrónico para que apenas os funcionários autorizados possam aceder às contas da sua empresa. Se permitir que os funcionários reencaminhem mensagens, configure a firewall ou o software de segurança para impedir que utilizadores não autorizados acedam ao servidor através das portas 25 e 110.

Implementar a automatização

Um processo comercial seguro e controlado, como o agendamento em linha, também pode proteger as pequenas empresas contra ameaças de cibersegurança. A automatização também pode reduzir o risco de erro humano, tornando os processos mais eficientes e seguros. Além disso, os sistemas automatizados podem detetar actividades maliciosas e alertar a empresa para quaisquer potenciais ameaças à segurança.

Palavras finais: Reforçar as defesas da sua empresa com a segurança do correio electrónico

Na era digital actual, o correio electrónico é uma ferramenta essencial para a comunicação no local de trabalho. No entanto, também apresenta riscos de segurança significativos, tornando a segurança do correio electrónico uma prioridade máxima para as pequenas empresas. As pequenas empresas podem proteger informações sensíveis, evitar ciberataques e garantir a conformidade com os regulamentos, implementando medidas de segurança de correio electrónico, como a autenticação DMARC, SPF e DKIM, a encriptação de ponta a ponta e a protecção avançada contra ameaças.

Além disso, a formação e sensibilização dos funcionários, as políticas de palavras-passe fortes e as auditorias de segurança regulares podem ajudar a reforçar a segurança do correio electrónico e a reduzir o risco de violações de dados e perdas financeiras.

Ao investir na segurança do correio electrónico, as pequenas empresas podem salvaguardar as suas operações, a sua reputação e os seus resultados e manter-se à frente do cenário de ameaças em constante evolução.