이메일 커뮤니케이션에서의 데이터 개인정보 보호: 규정 준수, 위험 및 모범 사례
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EU가 일반 데이터 보호 규정(GDRP)을 채택한 이후 2018를 도입한 이후 기업들은 이메일 마케팅 관행을 재고해야만 했습니다. 개인 정보 보호 규정 위반에 따른 파급 효과는 장난이 아닙니다. Amazon 과 그 엄청난 7억 4,600만 유로의 벌금이 이를 충분히 증명합니다.
반면에 GDPR은 이메일 마케팅 캠페인의 성공에 걸림돌이 되지 않습니다. 잠재 고객을 세심하게 분류하고 전략을 세우는 기업은 여전히 ROI를 창출하고 있으며, 더 중요한 것은 구독자와 의미 있는 관계를 형성하고 있다는 점입니다. 이러한 효과를 얻고자 한다면 계속 읽어보세요. 아래에서는 브랜드가 준수해야 할 가장 중요한 규정과 몇 가지 위험 요소를 분석하고 이메일 마케팅 캠페인으로 리드를 지속적으로 전환하기 위한 모범 사례를 제공합니다.
주요 GDPR 규정 준수 개념
EU의 일반 데이터 보호 규정 에는 개인 데이터를 안전하고 공정하게 처리하는 것을 목표로 하는 여러 조항이 있습니다. 하지만 이메일 커뮤니케이션의 맥락에서는 네 가지 주요 개념을 가장 먼저 주목해야 합니다.
명시적 및 정보에 입각한 동의
구독자로부터 명시적이고 정보에 입각한 동의를 받는 것이 GDPR에 따른 가장 중요한 변화일 것입니다. 즉, 향후 수신자는 자발적으로 자신의 이메일을 브랜드와 공유하고 프로모션 제안을 받을 준비가 되었는지 확인해야 합니다.
따라서 웹사이트 방문자에게 주간 프로모션 레터를 구독할 수 있도록 미리 체크된 상자를 제공하던 GDPR 이전의 관행은 이제 과거의 일이 되었습니다. 오늘날에는 구독자가 직접 해당 상자를 선택해야 하며, 이상적으로는 몇 개의 상자를 선택할 수 있어야 합니다.
투명성 및 책임성
이 규정은 이전 규정의 논리적 연장선상에 있습니다. '명시적이고 정보에 입각한' 동의를 위해서는 브랜드가 정책을 투명하게 공개해야 합니다. 여기에는 회사가 마케팅 자료를 보내는 빈도뿐만 아니라 브랜드가 어떤 개인 데이터를 수집하고 피싱 시도로부터 데이터를 보호하는 방법도 포함됩니다.
이를 준수하는 유일한 방법은 옵트인 양식에 항상 조직의 개인정보처리방침 링크를 포함하는 것입니다. 하지만 이 정책을 이해하기 쉽게 만드는 것도 중요합니다. '아무도 읽지 않는다'는 구태의연한 변명은 더 이상 통하지 않습니다. 고의적으로 정책을 준수하기 어렵게 만드는 브랜드는 법적 처벌과 심각한 벌금을 물게 될 위험이 있습니다. 데이터 개인정보 보호 관리 소프트웨어는 특히 대량의 고객 데이터를 관리하는 기업의 경우 이러한 규정을 준수하는 데 도움이 될 수 있습니다.
구독자를 위한 데이터 삭제 옵션
GDPR에 따라 모든 이메일 구독자는 잊혀질 권리가 있습니다. 즉, 구독자가 개인 데이터 삭제를 요청할 때마다 해당 데이터를 삭제해야 합니다. 메일링 리스트에서 구독을 취소하는 경우 이전에 축적된 모든 데이터도 삭제되어야 합니다.
구독자 데이터 보호
피싱 공격은 피싱 공격은 계속 증가하고 있으며 그 수법도 점점 더 교묘해지고 있습니다. 이메일은 특히 피싱 공격에 취약하기 때문에 기업은 가입자의 개인 데이터를 최대한 안전하게 보호해야 할 의무가 있습니다. 여기에는 데이터 수집 및 분석을 최소화하는 것부터 모든 민감한 데이터를 암호화하고 정기적인 보안 점검을 실시하는 것까지 다양한 관행이 포함됩니다. 시스템이 침해되면 기업은 책임을 지게 되며, 이는 GDPR에 따라 이메일 마케팅 캠페인을 운영하는 기업에게 또 다른 큰 위험입니다.
여기에는 이메일 마케터가 프로모션 캠페인을 운영할 때 따라야 할 모든 주요 규칙이 요약되어 있습니다. 이제 위험을 완화하고 더 많은 정보에 입각한 구독자를 메일링 데이터베이스로 계속 유치하기 위한 모범 사례를 살펴 보겠습니다.
GDPR 준수를 위한 이메일 마케팅 모범 사례
이메일 마케팅에서 GDPR의 주요 포인트는 단 네 가지 필수 측면으로 요약됩니다. 모범 사례는 더 다양하며 비즈니스 특성에 따라 크게 달라집니다. 하지만 아래에서 설명하는 전략은 비즈니스에서 결코 잘못될 수 없습니다.
동의를 얻기 위한 명확한 언어 사용
가능한 모든 모호한 표현을 피하는 것이 GDPR을 준수하는 가장 확실한 방법입니다. 모든 가입 양식에 명확한 언어를 사용하세요. 법률 전문 용어나 모호한 표현은 피하세요. 구독자가 어떤 종류의 자료를 얼마나 자주 받게 될지 명시적으로 언급하세요.
예를 들어, '뉴스레터를 구독하면 매월 제품에 대한 업데이트를 받는 데 동의합니다'라고 표시할 수 있습니다. 여기서 강조하는 것은 '동의'입니다. GDPR에 따르면 사용자 동의는 가장 중요한 사항입니다.
세분화된 동의 옵션 고려
경우에 따라 브랜드에서 다양한 홍보 자료를 보내는 데 관심이 있을 수 있습니다. 그렇다면 웹사이트 방문자가 선택할 수 있는 여러 개의 상자를 소개하는 것이 가장 좋은 정책입니다. 월간 뉴스레터와 할인 및 프로모션을 분리하는 것은 사용자가 수신하는 자료를 어느 정도 제어할 수 있는 확실한 전략입니다. 이 팁을 통해 마케터는 GDPR을 준수하고 자발적으로 수신에 동의한 구독자에게 마케팅 자료가 전달되도록 하는 일석이조의 효과를 얻을 수 있습니다.
대부분의 브랜드는 홍보 자료를 다음과 같이 구분할 수 있습니다:
- 할인 및 프로모션
- 뉴스레터
- 제품 업데이트
- 튜토리얼 및 설명 자료
이메일 업데이트, 팟캐스트, 블로그, 동영상 등 다양한 형태로 제공될 수 있습니다. 하지만 어떤 형식을 선택하든 법적 영향을 피하려면 수신자의 명시적인 동의가 반드시 필요합니다. 그리고 브랜드는 더 이상 이러한 상자를 미리 선택할 수 없으며, 이제 결정은 전적으로 사용자의 몫이라는 점을 기억하세요.
개인정보 보호정책에 쉽게 접근하기
GDPR에 따라 기업은 개인정보 처리방침을 독자가 쉽게 접근하고 이해할 수 있도록 공개해야 할 의무가 있습니다. 물론 가입 양식과는 달리 개인정보 처리방침에서 모든 법적 용어를 피하는 것은 쉽지 않습니다. 가장 좋은 방법은 문서를 자세히 읽어 모호한 부분을 없애고 모든 사람이 이해할 수 있도록 하는 것입니다.
구독 취소 버튼을 숨기지 마세요.
가장 기본적인 컴퓨터 기술을 가진 사용자도 뉴스레터 구독을 취소하는 데 어려움이 없어야 합니다. 발송하는 모든 프로모션 레터에 구독 취소 링크를 포함하세요. 또한 수신 거부 사유를 묻는 것도 좋지만, 사용자가 몇 번의 클릭만으로 전체 과정을 완료할 수 있도록 하세요.
구글 및 야후 이메일 발신자 요건 에 따라 2024년부터 모든 대량 이메일 발신자에게 원클릭 수신 거부 기능이 의무화되었습니다.
강력한 데이터 보호 조치 사용
기업은 무단 데이터 유출에 대한 책임을 지게 되므로 다음과 같은 조치를 취하는 것이 가장 좋습니다. 데이터 보안 전문가를 고용하고 를 고용하고 정기적인 안전 감사를 실시하는 것이 가장 좋습니다. 여기에는 암호화, 데이터 액세스 및 제어 모니터링, 타사 제공업체와 관련 안전 계약 체결 등이 포함됩니다. 적절한 교육을 받은 전문가가 없다면 데이터를 안전하게 유지하는 것이 문제가 될 수 있으며, 특히 소규모 기업 는 대규모 국제 조직만큼이나 사이버 공격에 취약하며, 적절한 보안 조치에 투자하는 소규모 기업은 거의 없기 때문에 더욱 취약한 경우가 많습니다.
또한 이메일 데이터 보호 기능을 강화하고 스푸핑 공격을 방지합니다, DMARC 구현을 적극 권장합니다.
데이터 수집 최소화
브랜드가 GDPR을 준수하는 데 도움이 되는 또 다른 확실한 조언은 데이터 수집을 최소화하는 것입니다. 이 정책은 데이터 유출 시 발생할 수 있는 잠재적 피해를 완화하고 가입자에게 GDPR이 옹호하는 개인정보 보호를 허용합니다. 가능한 한 적은 정보를 수집하되, 적절한 리드 세분화를 보장하기에 충분한 수준이어야 합니다.
소매 및 전자상거래와 같은 일부 브랜드에서는 이 문제가 문제가 되지 않습니다. 일반적으로 이름, 나이, 성별만으로도 세분화된 마케팅 캠페인을 진행할 수 있습니다. 전문 SaaS 소프트웨어를 광고할 때는 상황이 조금 더 어려워질 수 있습니다. 벌금 및 기타 법적 영향을 피하기 위해 데이터 수집을 최소한으로 유지하는 것이 여전히 중요합니다.
이러한 규정 준수 사항을 염두에 두고 GDPR 위반을 피하기 위해 가장 적합한 사례를 선택하면 비즈니스가 번거로움 없이 이메일 캠페인을 운영하는 데 도움이 됩니다. 결국, 명시적인 동의를 얻고, 구독자의 개인정보를 존중하며, 가치 있는 정보를 전송하는 것이 핵심입니다. 또한 조직이 어떤 법적 규제를 적용받든 이메일 캠페인의 성공을 보장하기 위해서는 동일한 관행이 필수적입니다.
도메인 및 이메일 보안 전문가 PowerDMARC
Ahona는 도메인 및 이메일 보안을 전문으로 5년 이상 사이버 보안 주제에 대해 글을 써온 경력이 있는 PowerDMARC의 마케팅 매니저입니다. Ahona는 저널리즘 및 커뮤니케이션 학위를 취득한 후 2019년부터 보안 분야에서 경력을 쌓았습니다.
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