Er worden dagelijks meer dan miljarden e-mails verstuurd. Dit is het meest effectieve communicatiekanaal om nieuwe leads naar uw bedrijf te halen.
Elke dag in 2023zullen wereldwijd 347,3 miljard e-mails worden verzonden en ontvangen. In 2025 zullen er wereldwijd 4,6 miljard e-mailabonnees zijn. Consumenten geven meer uit (gemiddeld 34 procent meer) wanneer hun ervaring geïndividualiseerd is, aldus bijna 80 procent van de bedrijfsleiders.
E-mailmarketing kan uw bedrijf helpen een breed publiek te bereiken, contact te houden met bestaande klanten en nieuwe diensten en producten te verkopen aan huidige en nieuwe klanten.
Dit artikel laat zien hoe u een e-mailanalyse kunt uitvoeren om betere resultaten te bereiken.
E-mail analyse: Wat betekent het?
E-mailanalyse is het verzamelen van gegevens over het gedrag van uw klanten om uw marketinginspanningen te verbeteren. Dit kan handmatig of automatisch gebeuren.
Als u ervoor kiest om dit handmatig te doen, moet u urenlang elke e-mailcampagne afzonderlijk analyseren en vervolgens wijzigingen aanbrengen op basis van uw bevindingen. Een effectieve manier om uw e-mailanalyse te visualiseren is het maken van infographics met behulp van een infographic maker.
Geautomatiseerde e-mailmarketingtools maken het proces veel eenvoudiger door uitgebreide rapporten te leveren over hoe uw abonnees omgaan met uw e-mails, hoeveel berichten ze openen, of ze op koppelingen klikken, enz.
De voordelen van e-mailanalyse: Communicatie, samenwerking en naleving verbeteren
De mogelijkheid om e-mailgegevens te analyseren is een zeer krachtig hulpmiddel om de communicatie te verbeteren. Het helpt u inzicht te krijgen in de communicatiepatronen van uw team, wat u kan helpen de efficiëntie en productiviteit te verbeteren.
Hier volgen enkele voordelen van e-mailanalyse:
Inzicht krijgen in communicatiepatronen
E-mailgegevens kunnen worden gebruikt om de meest voorkomende communicatie binnen een organisatie te bekijken. Dit kan u helpen gebieden te identificeren waar behoefte is aan verbetering, zodat u processen kunt stroomlijnen en ervoor kunt zorgen dat iedereen op één lijn zit.
Als de meeste e-mails bijvoorbeeld naar slechts één persoon worden gestuurd, moet die persoon worden toegevoegd als ontvanger in toekomstige correspondentie, zodat anderen niet buiten schot blijven.
Efficiëntere communicatie
Het is ook mogelijk e-mailgegevens te gebruiken om de communicatie-efficiëntie te verbeteren door na te gaan welke soorten berichten meer aandacht vereisen en welke helemaal geen aandacht behoeven - zodat mensen zich gemakkelijker kunnen concentreren op wat het belangrijkst is zonder tijd te verspillen aan irrelevante details of taken die elders kunnen worden gedelegeerd.
De klantervaring verbeteren
E-mailanalyse kan je helpen om gerichte aanbiedingen te sturen op basis van voorkeuren en gedrag van klanten. Hierdoor kunnen klanten zich meer gewaardeerd voelen en hun ervaring met je product of dienst verbeteren.
Verbetering van teamsamenwerking
Teams moeten effectief communiceren, vooral wanneer ze samenwerken aan projecten. E-mailanalyse helpt teams georganiseerd te blijven met gedeelde agenda's en takenlijsten. Ook kunnen teamleden elkaars voortgang bijhouden door reacties en notities binnen elke berichtendraad te volgen.
Risicobeperking en compliance
Soms bevatten e-mails gevoelige informatie die organisaties moeten beschermen tegen onbevoegde toegang of openbaarmaking. Met e-mailanalysesoftware kunnen bedrijven de naleving van federale voorschriften zoals HIPAA, GLBA en PCI DSS waarborgen door de inhoud van alle berichten die via hun netwerken worden verzonden te controleren.
Het e-mailanalyseproces: Van gegevensverzameling tot inzichten en actie
Het e-mailanalyseproces bestaat uit een reeks stappen die u helpen uw publiek en klantenbestand te begrijpen.
Het is de eerste stap in elke e-mailmarketingcampagne om ervoor te zorgen dat je relevante e-mails op het juiste moment naar de juiste mensen stuurt.
- Bepaal het doel van de analyse: Bepaal, voordat u met de analyse begint, het doel en de reikwijdte ervan. Definieer het probleem dat moet worden opgelost, de vragen die moeten worden beantwoord en de gewenste resultaten van de analyse.
- Verzamel de e-mailgegevens: Ga naar het e-mailplatform en bepaal welke e-mails moeten worden geanalyseerd. Exporteer de e-mails naar een spreadsheet of gegevensanalysetool.
- Bereid de gegevens voor: Dubbele e-mails verwijderen, de e-mails sorteren, irrelevante e-mails eruit filteren en de e-mails indelen in groepen op basis van het analysedoel.
- Analyseer de gegevens: Gebruik hulpmiddelen en technieken voor het analyseren van klantgegevens om gemeenschappelijke onderwerpen, patronen, e-mailvolume, belangrijke belanghebbenden en andere relevante inzichten te identificeren. Identificeer probleemgebieden en kansrijke gebieden.
- Conclusies trekken: Vat de bevindingen samen, gebruik de rapportage van marketinggegevens, trek conclusies op basis van de analyse en doe aanbevelingen op basis van de doelstellingen en uitkomsten van de analyse.
- De resultaten presenteren: Kies de juiste visualisaties, bereid een rapport voor en presenteer het rapport aan belanghebbenden. Wees voorbereid om de methoden, bevindingen en conclusies uit te leggen.
- Follow-up en iteratie: Controleer de analyseresultaten, breng eventueel noodzakelijke aanpassingen of verbeteringen aan en blijf het analyseproces zo nodig itereren en verfijnen.
Dit proces kan worden aangepast aan de specifieke eisen van de e-mailanalyse.
Het identificeren en analyseren van gespoofde e-mails: Een algemeen proces om veilig te blijven
Het analyseren van een gespoofde e-mail kan een ingewikkeld proces zijn, maar hier is een algemeen proces dat kan worden gevolgd:
- Bepaal de e-mail headers: De e-mail headers bevatten metadata die kunnen helpen de bron van de e-mail te identificeren. In de meeste e-mailclients zijn de headers toegankelijk door met de rechtermuisknop op de e-mail te klikken en "Bron weergeven" of "Origineel weergeven" te selecteren. Zoek naar verdachte of abnormale headerinformatie, zoals niet overeenkomende e-mailadressen, ongebruikelijke IP-adressen of vreemde servernamen.
- Analyseer de inhoud van de e-mail: Zoek naar spel- of grammaticafouten, ongebruikelijke opmaak of andere tekenen dat de e-mail mogelijk frauduleus is. Controleer het e-mailadres van de afzender en vergelijk het met het bekende e-mailadres van de afzender, indien beschikbaar.
- Controleer de links: Als de e-mail links bevat, ga er dan overheen zonder te klikken om de bestemmings-URL te zien. Als de URL verdacht lijkt of niet overeenkomt met de geclaimde bron, klik er dan niet op. Kopieer en plak de link in een URL-scanner om deze te controleren op mogelijke bedreigingen.
- Controleer de bijlagen: Als de e-mail bijlagen bevat, scan deze dan met antivirussoftware voordat u ze downloadt of opent. Download of open geen bijlagen die er verdacht uitzien of afkomstig zijn van onbekende bronnen.
- Controleer de afzender: Als de e-mail afkomstig is van een bekende afzender maar verdacht lijkt, neem dan contact op met de afzender via een andere communicatiemethode om de authenticiteit van de e-mail te verifiëren. Als de e-mail van een onbekende afzender komt, reageer dan niet op de e-mail en ga er niet op in.
- Rapporteer de e-mail: Als de e-mail frauduleus of vervalst lijkt, meld hem dan bij de bevoegde autoriteiten, zoals de Federal Trade Commission of de Anti-Phishing Working Group.
- Beknopte e-mail maken: Langere e-mails kunnen onaantrekkelijk zijn voor lezers, dus het is cruciaal om beknopte en to-the-point e-mails te schrijven. Het gebruik van een AI-tekstsamenvatter kan helpen om overbodige tekst te verwijderen en de e-mail beknopter te maken, zodat deze boeiend en relevant blijft voor het beoogde publiek.
Conclusie: De kracht van e-mailanalyse gebruiken om de bedrijfsprestaties te verbeteren
Het uitvoeren van een e-mailanalyse kan waardevolle inzichten opleveren in communicatiepatronen, helpen de communicatie-efficiëntie te verbeteren, de klantervaring te verbeteren, de samenwerking tussen teams te verbeteren en risico's te beperken.
Door een gestructureerd proces te volgen dat het verzamelen en voorbereiden van de gegevens, het analyseren van de gegevens, het trekken van conclusies en het presenteren van de resultaten omvat, kunnen belanghebbenden waardevolle inzichten verwerven en geïnformeerde beslissingen nemen op basis van de analyseresultaten.
Men mag echter niet vergeten dat het succes van de analyse sterk afhankelijk is van de kwaliteit en de nauwkeurigheid van de gegevens, alsmede van de objectiviteit en de deskundigheid van de analist. Daarom is het van essentieel belang het analyseproces zorgvuldig te plannen en uit te voeren en de analyseaanpak zo nodig te blijven controleren en herhalen.
Op die manier kunnen belanghebbenden de kracht van e-mailanalyse benutten om de communicatie, samenwerking, naleving en algemene bedrijfsprestaties te verbeteren.
