Desde que a UE adoptou o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) em 2018as empresas foram forçadas a reconsiderar as suas práticas de marketing por correio eletrónico. As repercussões da violação dos regulamentos de privacidade não são brincadeira - um único caso de Amazon e a sua enorme coima de 746 milhões de euros é prova suficiente disso.
Por outro lado, o RGPD não é um obstáculo ao sucesso das campanhas de marketing por correio eletrónico. As empresas que segmentam cuidadosamente o seu público e definem estratégias continuam a gerar ROI e, o que é ainda mais importante, fomentam relações significativas com os subscritores. Se é este o efeito que está à espera de alcançar, continue a ler. Abaixo, vamos listar os regulamentos mais importantes que as marcas devem cumprir, bem como analisar alguns riscos, e oferecer as melhores práticas para continuar a converter leads com as suas campanhas de marketing por e-mail.
Principais conceitos de conformidade com o RGPD
O regulamento da UE Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados da UE tem vários artigos, todos eles direccionados para o tratamento seguro e justo dos dados pessoais. Ainda assim, no contexto da comunicação por correio eletrónico, há quatro conceitos principais que devem estar na primeira linha de atenção.
Consentimento explícito e informado
Obter o consentimento explícito e informado dos subscritores é provavelmente a mudança mais significativa no âmbito do RGPD. Isto significa que qualquer futuro destinatário deve partilhar voluntariamente o seu e-mail com a marca e confirmar que está pronto para receber ofertas promocionais.
Assim, a prática anterior ao RGPD de oferecer aos visitantes do sítio Web caixas pré-marcadas que inscrevem os utilizadores em cartas promocionais semanais é uma coisa do passado. Atualmente, é imperativo que sejam os próprios subscritores a assinalar essas caixas e, idealmente, devem poder escolher quantas caixas podem assinalar.
Transparência e responsabilidade
Este regulamento é a continuação lógica do anterior. O consentimento "explícito e informado" exige que as marcas sejam transparentes nas suas políticas. Isto inclui não só a frequência com que a empresa enviará materiais de marketing, mas também quais os dados pessoais que a marca recolherá e como os protegerá de tentativas de phishing.
A única forma de cumprir este requisito é incluir sempre hiperligações para a Política de Privacidade da organização nos formulários de opt-in. Mas também é importante tornar esta política fácil de compreender. A velha desculpa de que "nunca ninguém a lê" não o vai levar longe. As marcas que deliberadamente tornam as suas políticas difíceis de seguir arriscam-se a sofrer repercussões legais e coimas graves.
Opção de eliminação de dados para assinantes
Nos termos do RGPD, todos os subscritores de correio eletrónico têm o direito de serem esquecidos. Isto significa que sempre que os subscritores solicitarem a eliminação dos seus dados pessoais, estes devem ser eliminados. Quando alguém cancela a subscrição da lista de correio eletrónico, todos os dados acumulados anteriormente também devem ser eliminados.
Proteção dos dados dos assinantes
O O número de ataques de phishing não pára de crescer, tornando-se cada vez mais sofisticados. Os e-mails são particularmente vulneráveis a ataques de phishing, razão pela qual as empresas são obrigadas a garantir a máxima segurança dos dados pessoais dos subscritores. Isto envolve muitas práticas, desde a minimização da recolha e análise de dados até à encriptação de todos os dados sensíveis e à realização de verificações de segurança regulares. Se o sistema for violado, a empresa será responsabilizada - o que é outro grande risco para as empresas que executam campanhas de marketing por correio eletrónico ao abrigo do RGPD.
Estes pontos resumem essencialmente todas as principais regras que os profissionais de marketing por correio eletrónico devem seguir quando executam as suas campanhas promocionais. Agora, vamos examinar as melhores práticas para reduzir os riscos e continuar a atrair assinantes mais informados para a sua base de dados de correio eletrónico.
Melhores práticas de marketing por correio eletrónico para cumprir o RGPD
No marketing por correio eletrónico, os principais pontos do RGPD resumem-se a apenas quatro aspectos essenciais. As melhores práticas são mais diversificadas e dependem em grande medida das especificidades do negócio. Ainda assim, as empresas nunca podem errar com as tácticas descritas abaixo.
Utilizar uma linguagem clara para obter o consentimento
Evitar todas as ambiguidades possíveis é o caminho mais seguro para cumprir o RGPD. Utilize uma linguagem clara em todos os formulários de registo. Evite qualquer jargão jurídico ou ambiguidade. Mencione explicitamente o tipo de materiais que os subscritores receberão e com que frequência.
Por exemplo, "ao subscrever a nossa newsletter, concorda em receber actualizações mensais sobre os nossos produtos". Aqui, a ênfase está em "concordar" - de acordo com o RGPD, o acordo do utilizador é o principal fator a ter em conta.
Considerar opções de consentimento granular
Nalguns casos, as marcas podem estar interessadas em enviar diferentes materiais promocionais. Nesse caso, a melhor política é introduzir várias caixas que os visitantes do sítio Web podem optar por assinalar. Separar as newsletters mensais dos descontos e promoções é uma estratégia sólida que permite aos utilizadores um certo grau de controlo sobre os materiais que recebem. Com esta dica, os profissionais de marketing podem matar dois coelhos com uma cajadada só - cumprir o RGPD e garantir que os seus materiais de marketing chegam a subscritores receptivos que concordam voluntariamente em recebê-los.
A maioria das marcas pode separar os seus materiais promocionais em:
- Descontos e promoções
- Boletins informativos
- Actualizações de produtos
- Tutoriais e materiais explicativos
Todas elas podem assumir diferentes formas: actualizações por correio eletrónico, podcasts, blogues ou vídeos. No entanto, independentemente da forma escolhida, o consentimento explícito do destinatário é obrigatório para evitar repercussões legais. E lembre-se que as marcas já não podem pré-marcar nenhuma destas caixas - a decisão cabe agora inteiramente ao utilizador.
Tornar a política de privacidade facilmente acessível
Nos termos do RGPD, as empresas são obrigadas a tornar a sua política de privacidade acessível e compreensível para os leitores. Claro que, ao contrário dos formulários de subscrição, não é fácil evitar todos os termos legais numa política de privacidade completa. A melhor sugestão é fazer uma leitura atenta do documento para eliminar qualquer ambiguidade e garantir que todos o compreendem.
Não ocultar o botão de cancelamento de subscrição
Esta é uma necessidade absoluta - mesmo os utilizadores com os conhecimentos informáticos mais básicos não devem ter dificuldade em anular a subscrição de newsletters. Certifique-se de que inclui uma ligação para anular a subscrição em todas as cartas promocionais que enviar. Além disso, não há problema em pedir o motivo da anulação da subscrição, mas certifique-se de que os utilizadores podem concluir todo o processo com apenas alguns cliques.
Os requisitos dos remetentes de correio eletrónico do Google e do Yahoo para 2024 tornaram obrigatório o cancelamento da subscrição com um clique para todos os remetentes de correio eletrónico em massa.
Utilizar medidas robustas de proteção de dados
Uma vez que as empresas serão responsabilizadas por qualquer violação de dados não autorizada, é melhor contratar um especialista em segurança de dados e efetuar auditorias de segurança regulares. Isto inclui encriptação, monitorização do acesso e controlo de dados, assinatura de acordos de segurança relevantes com fornecedores terceiros, etc. Sem profissionais devidamente formados, manter os dados seguros pode tornar-se um problema - especialmente tendo em conta que as pequenas empresas são tão vulneráveis a ciberataques como as grandes organizações internacionais - muitas vezes, ainda mais vulneráveis porque poucas pequenas empresas investem em medidas de segurança adequadas.
Além disso, para garantir uma melhor proteção dos dados de correio eletrónico e evitar ataques de falsificação, DMARC é altamente recomendada
Minimizar a recolha de dados
Outro conselho sólido que deve ajudar as marcas a cumprir o RGPD é minimizar a recolha de dados. Esta política alivia os danos potenciais no caso de uma violação de dados e permite aos subscritores a privacidade que o RGPD defende. A ideia é coletar o mínimo de informações possível - e, ainda assim, deve ser suficiente para garantir a segmentação adequada de leads.
Para algumas marcas, como o retalho e o comércio eletrónico, isto não deve constituir qualquer desafio. O primeiro nome, a idade e o género são normalmente suficientes para uma campanha de marketing segmentada. Ao publicitar software SaaS profissional, a situação pode tornar-se um pouco mais difícil. Continua a ser vital manter a recolha de dados a um nível mínimo para evitar multas e outras repercussões legais.
Ter em mente estes pontos de conformidade e escolher as práticas mais adequadas para evitar violações do RGPD deve ajudar as empresas a executar as suas campanhas de correio eletrónico sem problemas. Em suma, trata-se de obter o consentimento explícito, respeitar a privacidade dos subscritores e enviar-lhes informações valiosas. Além disso, as mesmas práticas são essenciais para garantir o sucesso de qualquer campanha de e-mail - independentemente dos regulamentos legais a que a organização possa estar sujeita.
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