La surveillance des flux de courrier électronique offre une approche plus proactive, plus complète et plus approfondie de la gestion de votre infrastructure de courrier électronique. Il vous aide à maintenir la fiabilité, la sécurité et la performance de votre communication par courriel en identifiant et en traitant les problèmes avant qu'ils n'entraînent des rebonds ou des courriers manqués, et en fournissant des informations précieuses pour l'optimisation et la sécurité.
Avant d'entrer dans le détail de ses avantages potentiels pour votre entreprise, il est important de comprendre le concept de surveillance des flux d'e-mails et de se faire une idée de ses mécanismes opérationnels.
Qu'est-ce que la surveillance des flux d'e-mails ?
L'importance croissante du courrier électronique est indéniable : en effet, le marché mondial du courrier électronique professionnel devrait passer de 29 853,6 millions de dollars en 2023 à 54 650,3 millions de dollars d'ici 2033, avec un taux de croissance annuel moyen de 6,2 %.
C'est pourquoi il est d'autant plus important de rester vigilant sur son infrastructure de messagerie. Pour atteindre ce niveau de fiabilité et d'efficacité, les organisations mettent souvent en place une surveillance continue du flux de courrier électronique.
Le suivi des flux d'e-mails, également appelé suivi de la livraison des e-mails ou suivi des e-mails, est une méthode utilisée pour tester et surveiller le processus de livraison des e-mails de bout en bout en envoyant des e-mails de test depuis le serveur de messagerie d'un expéditeur vers l'adresse e-mail d'un destinataire, puis en suivant l'ensemble du parcours de l'e-mail. L'objectif du suivi des courriels est de s'assurer que les courriels sont livrés rapidement et sans problème.
Comment fonctionne la surveillance des flux d'e-mails ?
Voici comment fonctionne le contrôle des flux d'e-mails :
Tester la génération d'e-mails
Le processus commence par la génération de courriels de test. Ces courriels de test sont généralement envoyés à partir d'un système ou d'un outil de surveillance, souvent appelé "sonde" ou "agent". Ces courriels peuvent être personnalisés avec un contenu spécifique et des pièces jointes afin de simuler des messages électroniques réels.
Envoi de l'e-mail de test
Le courriel de test est envoyé par le serveur de messagerie du système de surveillance à l'adresse électronique du destinataire. Ce destinataire peut être une adresse électronique interne à l'organisation ou une adresse électronique externe.
Suivi du voyage
Lorsque l'e-mail de test traverse l'infrastructure de messagerie, le système de surveillance des allers-retours observe et enregistre chaque étape du parcours de l'e-mail. Il s'agit notamment de
- Horodatage: Enregistrement de l'heure à laquelle le courriel est envoyé, reçu par le serveur et livré dans la boîte de réception du destinataire.
- Chemin de livraison: Suivi de l'itinéraire emprunté par le courrier électronique à travers les différents serveurs de messagerie et les composants du réseau.
- Mesures de performance: Mesure du temps nécessaire pour que l'e-mail passe par chaque étape du processus d'envoi.
- Confirmation de livraison: Une fois que l'e-mail de test est livré dans la boîte de réception du destinataire, le système de surveillance vérifie qu'il a bien été livré. Cette confirmation peut impliquer la vérification de la boîte de réception du destinataire, l'analyse des messages de rebond (le cas échéant) et la confirmation que le contenu de l'e-mail correspond à l'e-mail de test original.
Alertes et rapports
Les systèmes de surveillance de l'acheminement du courrier électronique sont souvent configurés pour générer des alertes et des rapports sur la base de critères prédéfinis. Par exemple, si un courriel prend un temps anormalement long pour être délivré ou s'il rencontre un problème au cours du processus de délivrance, le système de surveillance peut déclencher des alertes pour avertir les administrateurs du problème.
Analyse des performances
Les données collectées lors de la surveillance du courrier électronique sont analysées afin d'évaluer les performances du processus de livraison du courrier électronique. Cette analyse permet d'identifier les goulets d'étranglement, les retards ou d'autres problèmes susceptibles d'affecter la livraison des courriels en temps voulu.
Données historiques
Au fil du temps, les données historiques collectées à partir de la surveillance des allers-retours des courriers électroniques peuvent être utilisées pour identifier des tendances et des modèles dans les domaines suivants performances de livraison des courriels. Ces informations sont précieuses pour la planification de la capacité et l'optimisation de l'infrastructure de messagerie.
Pourquoi la surveillance des flux d'e-mails est-elle essentielle pour les entreprises ?
La surveillance des allers-retours des courriels est un outil essentiel pour les organisations qui dépendent de la communication par courriel, car elle fournit des informations précieuses sur les performances du système de messagerie, ce qui permet aux organisations de traiter les problèmes de manière proactive et de maintenir l'intégrité de leur communication par courriel.
Voici quelques raisons pour lesquelles la surveillance du flux d'e-mails est essentielle pour les entreprises :
Fiabilité de la communication
Le courrier électronique est un outil de communication essentiel pour les entreprises. La surveillance des flux de courrier électronique permet de s'assurer que les courriels sont livrés rapidement et de manière fiable. Il permet de détecter et de résoudre des problèmes tels que les retards dans l'envoi des courriels, les pannes de serveur et les problèmes de mise en file d'attente des messages qui peuvent perturber la communication.
Sécurité
Le courrier électronique est un vecteur courant de cyberattaques, notamment de BECl'hameçonnage, les logiciels malveillants et le spam. La surveillance des flux de courrier électronique permet aux entreprises de détecter et de bloquer les courriels malveillants en temps réel, réduisant ainsi le risque de failles de sécurité et de pertes de données.
Conformité
De nombreux secteurs et organisations sont soumis à des exigences réglementaires concernant la communication par courriel. La surveillance des flux d'e-mails permet de garantir la conformité avec les politiques de protection, de conservation et de cryptage des données, ainsi qu'avec les réglementations spécifiques au secteur, telles que HIPAA ou GDPR.
Optimisation des performances
Le contrôle du flux de courriels permet de connaître les performances des serveurs de messagerie et des composants de l'infrastructure. Ces informations peuvent être utilisées pour optimiser la configuration des serveurs, améliorer les performances du réseau et allouer efficacement les ressources pour faire face à la croissance du trafic de courrier électronique.
Planification des capacités
La surveillance des flux de courrier électronique aide les entreprises à comprendre les modèles de trafic de courrier électronique et les tendances d'utilisation au fil du temps. Ces données sont précieuses pour la planification des capacités, car elles permettent aux entreprises d'adapter leur infrastructure de messagerie à la demande croissante et d'éviter les goulets d'étranglement en matière de performances.
Résolution proactive des problèmes
Il permet aux entreprises de détecter et de résoudre de manière proactive les problèmes d'acheminement du courrier électronique avant qu'ils n'affectent les utilisateurs. Il peut déclencher des alertes en cas de schémas ou de retards inhabituels, ce qui permet aux équipes informatiques de prendre rapidement des mesures correctives.
Continuité des activités
En cas de défaillance d'un serveur de messagerie ou de perturbation du réseau, la surveillance du flux de courrier électronique peut aider les entreprises à mettre en œuvre des stratégies de basculement et à passer rapidement à des systèmes de messagerie de secours afin de garantir la continuité de la communication.
Réputation des entreprises
Communication par courrier électronique communication par courrier électronique sécurisée et en temps voulu est le reflet du professionnalisme et de la fiabilité d'une entreprise. L'envoi régulier de courriels sans problème renforce la réputation et la fiabilité de l'organisation.
Comment effectuer une surveillance continue du flux d'e-mails ?
Pour effectuer une surveillance continue du flux de courrier électronique, vous devez suivre les étapes suivantes :
- Sélection d'outils: Choisissez un outil de surveillance adapté à vos besoins.
- Définition de l'objectif: Énoncer clairement les objectifs de contrôle, couvrant la performance, la sécurité et la conformité.
- Configuration de l'e-mail de test: Créez des courriels de test avec un contenu et des métadonnées spécifiques.
- Calendrier de surveillance: Définir des intervalles réguliers pour le contrôle.
- Envoi par courriel: Envoyez des courriels de test pour simuler le trafic réel.
- Analyse des données: Recueillir et analyser les données de surveillance pour en tirer des enseignements.
- Génération d'alertes: Configurez des alertes pour des critères clés, tels que les retards de livraison et les menaces de sécurité.
- Rapports: Utilisez des outils d'analyse pour les rapports de performance, de sécurité et de conformité.
- Action sur les résultats: Traiter les problèmes détectés, y compris le dépannage et la réponse en matière de sécurité.
- Documentation: Tenir des registres à des fins d'audit et de référence.
Outils de surveillance des flux d'e-mails utiles aux entreprises
Il existe plusieurs outils et solutions logicielles de surveillance du courrier électronique disponibles pour les entreprises afin de surveiller et de gérer leurs systèmes de courrier électronique. En voici quelques-uns :
Centre de sécurité et de conformité Microsoft 365
Fournit des fonctions intégrées de surveillance et de sécurité de la messagerie pour les utilisateurs de Microsoft 365 (anciennement Office 365), notamment la protection contre les menaces, la prévention de la perte de données et l'audit de la messagerie.
Console d'administration de l'espace de travail Google
Offre aux utilisateurs de Google Workspace (anciennement G Suite) des fonctionnalités de surveillance et de sécurité des courriels, notamment le filtrage des spams, le cryptage des courriels et les journaux d'audit.
PowerAlerts de PowerDMARC
Alertes DMARC est un service de surveillance de la sécurité du courrier électronique qui vous informe rapidement des incidents et des problèmes liés au domaine par le biais de votre courrier électronique, ce qui vous permet de réagir rapidement à toute activité suspecte. Notre fonction vous aide à vous tenir informé des problèmes et incidents DNS, à définir des seuils personnalisés pour la réception d'alertes ou à surveiller les tentatives d'usurpation d'identité et de phishing.
DMARC Report Analyzer
L'analyseur de rapports DMARC de PowerDMARC analyseur de rapports DMARC vous aide à analyser et à convertir les données de vos rapports XML en tableaux et graphiques simples, lisibles par l'homme et organisés, ce qui facilite la collecte d'informations dans un format facilement accessible. Grâce à ces rapports, la surveillance du flux d'e-mails et de l'authentification devient incroyablement facile, car vous pouvez suivre directement vos résultats d'authentification et les problèmes de délivrabilité à partir d'une interface unique.
Conclusion
La surveillance continue des flux de courrier électronique est une pratique essentielle pour garantir la fiabilité et la sécurité des communications par courrier électronique au sein d'une organisation. En surveillant de manière proactive les flux de courrier électronique et en traitant les problèmes dès qu'ils surviennent, les entreprises peuvent maintenir l'intégrité de leur infrastructure de courrier électronique et offrir aux utilisateurs une expérience de communication transparente.
Pour plus d'informations sur l'intégration de la surveillance du courrier électronique dans l'infrastructure informatique de votre entreprise, contactez-nous dès aujourd'hui !
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