电子邮件通信中的数据隐私：合规性、风险和最佳实践

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电子邮件通信中的数据隐私是指个人数据的保护和保密。了解数据隐私法规，特别是 GDPR。

作者：Ahona Rudra

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电子邮件通信中的数据隐私：合规性、风险和最佳实践
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自欧盟于 2018 年通过《通用数据保护条例》（GDRP）以来 2018以来，企业不得不重新考虑他们的电子邮件营销实践。违反隐私法规所带来的后果可不是闹着玩的--单单一例 亚马逊 及其高达 7.46 亿欧元的罚款就足以证明这一点。

另一方面，GDPR 并不妨碍电子邮件营销活动取得成功。精心细分受众并制定策略的企业仍能产生投资回报率，更重要的是，他们还能与订阅者建立有意义的关系。如果这正是您希望达到的效果，请继续阅读。下面，我们将列出品牌应遵守的最重要的法规，并分析一些风险，提供通过电子邮件营销活动不断转化潜在客户的最佳做法。 

遵守 GDPR 的主要概念 

欧盟的 通用数据保护条例 有多项条款，都旨在安全、公平地处理个人数据。不过，在电子邮件通信中，有四个主要概念仍应放在首位。

获得订阅者明确和知情的同意可能是 GDPR 下最重要的变化。这意味着，任何未来的收件人都应自愿与品牌共享他们的电子邮件，并确认他们已准备好接收促销信息。 

因此，GDPR 之前那种为网站访客提供预选框以订阅每周促销信的做法已经成为过去。如今，用户必须自己勾选这些方框，最好还能选择勾选多少个方框。

透明度与问责制

这项规定是前一项规定的逻辑延续。明确和知情 "同意要求品牌的政策透明。这不仅包括公司发送营销材料的频率，还包括品牌将收集哪些个人数据，以及如何保护这些数据不受网络钓鱼企图的侵害。

遵守这一规定的唯一方法就是在选择加入表单中始终包含组织隐私政策的链接。但同样重要的是，要使这项政策易于理解。没有人读过 "的老借口是行不通的。刻意使自己的政策难以遵循的品牌会面临法律后果和严重罚款的风险。数据隐私管理软件有助于遵守这些法规，尤其是对于管理大量客户数据的企业。

用户数据删除选项 

根据 GDPR，所有电子邮件用户都有权被遗忘。这意味着，只要用户要求删除其个人数据，这些数据就必须被删除。如果有人取消订阅邮件列表，之前积累的所有数据也应删除。数据删除过程强调了明确定义数据生命周期的必要性。

保护用户数据

网络钓鱼 网络钓鱼攻击的数量不断增加，而且越来越复杂。电子邮件尤其容易受到网络钓鱼攻击，因此公司有义务最大限度地确保用户个人数据的安全。这涉及许多做法，从尽量减少数据收集和分析到加密所有敏感数据和定期进行安全检查。如果系统被攻破，公司将被追究责任--这是根据 GDPR 开展电子邮件营销活动的企业面临的另一个巨大风险。

这些要点基本上概括了电子邮件营销人员在开展促销活动时应遵循的所有主要规则。现在，让我们来看看有哪些最佳做法可以降低风险，并继续为您的邮件数据库吸引更多的知情订阅者。 

遵守 GDPR 的最佳电子邮件营销实践

在电子邮件营销方面，GDPR 的要点可归结为四个基本方面。最佳实践更加多样化，主要取决于企业的具体情况。尽管如此，企业采用以下策略绝不会出错。 

避免所有可能的歧义是遵守 GDPR 的最可靠途径。在所有注册表中使用清晰的语言。避免任何法律术语或含糊不清之处。明确提及订阅者将收到何种材料以及多久收到一次。 

例如，"订阅我们的时事通讯，即表示您同意每月接收我们的产品更新"。这里的重点是 "同意"--根据 GDPR，用户同意才是最重要的。 

在某些情况下，品牌可能对发送不同的宣传材料感兴趣。在这种情况下，最好的办法是引入网站访客可能选择勾选的几个框。将月度通讯与折扣和促销活动分开是一种稳妥的策略，可以让用户在一定程度上控制他们收到的材料。利用这一技巧，营销人员可以一石二鸟--既符合 GDPR，又能确保他们的营销材料送达自愿同意接收的订阅者手中。

大多数品牌可以将其宣传材料分为以下几类

  • 折扣和促销
  • 新闻简报 
  • 产品更新 
  • 教程和说明材料

所有这些都可以采用不同的形式--电子邮件更新、播客、博客或视频。不过，无论您选择哪种形式，都必须征得收件人的明确同意，以避免法律后果。请记住，品牌不能再预先勾选任何一个选项--现在完全由用户决定。 

使隐私政策易于获取

根据 GDPR 的规定，企业有义务让读者了解并理解其隐私政策。当然，与订阅表格不同，要在完整的隐私政策中避开所有法律术语并非易事。这里最好的建议是仔细阅读文件，消除任何歧义，确保每个人都能理解。 

不要隐藏退订按钮

这一条是绝对必须的--即使是最基本的计算机技能用户，取消订阅新闻邮件也不会有任何困难。确保在发送的每封促销信中都包含退订链接。此外，询问取消订阅的原因也是可以的，但要确保用户只需点击几下就能完成整个过程。 

谷歌和雅虎对电子邮件发件人的要求2024 年的要求，规定所有群发邮件发送者必须一键取消订阅。

使用强大的数据保护措施

由于企业要对任何未经授权的数据泄露负责，因此最好 聘请数据安全专家 并定期进行安全审计。这包括加密、监控数据访问和控制、与第三方供应商签署相关安全协议等。如果没有经过适当培训的专业人员，数据安全可能会成为一个问题，特别是考虑到小型企业 企业与大型国际组织一样容易受到网络攻击，甚至往往更容易受到攻击，因为很少有小型企业投资采取适当的安全措施。

此外，DMARC 还能确保加强电子邮件数据保护，防止欺骗攻击、 DMARC强烈建议实施

尽量减少数据收集 

另一个有助于品牌遵守 GDPR 的可靠建议是尽量减少数据收集。这一政策可减轻数据泄露可能造成的损失，并让用户享有 GDPR 所倡导的隐私。这样做的目的是收集尽可能少的信息，但这些信息应足以确保适当的线索细分。 

对于一些品牌，如零售和电子商务，这应该不会构成任何挑战。对于细分营销活动来说，名字、年龄和性别通常就足够了。在宣传专业 SaaS 软件时，情况可能会有点棘手。为避免罚款和其他法律后果，尽量减少数据收集仍然至关重要。 

牢记这些合规要点，选择最合适的做法以避免违反 GDPR，应有助于企业无忧无虑地开展电子邮件营销活动。总而言之，归根结底就是要获得明确的同意、尊重订阅者的隐私并向他们发送有价值的信息。此外，无论企业受制于何种法律法规，同样的做法对于确保任何电子邮件营销活动的成功都至关重要。

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