La supervisión del flujo de correo electrónico proporciona un enfoque más proactivo, exhaustivo y en profundidad de la gestión de su infraestructura de correo electrónico. Le ayuda a mantener la fiabilidad, la seguridad y el rendimiento de su comunicación por correo electrónico identificando y abordando los problemas antes de que provoquen rebotes o correos perdidos, y proporcionando información valiosa para la optimización y la seguridad.
Antes de profundizar en las ventajas que puede ofrecer a su empresa, es importante comprender el concepto de supervisión del flujo de correo electrónico y conocer sus mecanismos de funcionamiento.
¿Qué es la supervisión del flujo de correo electrónico?
No se puede negar la creciente importancia del correo electrónico: de hecho, se espera que el mercado mundial de correo electrónico empresarial crezca de 29.853,6 millones de dólares en 2023 a 54.650,3 millones de dólares en 2033, con una CAGR del 6,2%.
Por eso es tan importante vigilar la infraestructura de correo electrónico. Para alcanzar este nivel de fiabilidad y eficacia, las organizaciones suelen implementar una supervisión continua del flujo de correo electrónico.
La supervisión del flujo de correo electrónico, también conocida como seguimiento de entrega de correo electrónico o seguimiento de correo electrónico, es un método utilizado para probar y supervisar el proceso de entrega de correo electrónico de extremo a extremo mediante el envío de correos electrónicos de prueba desde el servidor de correo electrónico de un remitente a la dirección de correo electrónico de un destinatario y, a continuación, el seguimiento de todo el trayecto del correo electrónico. El objetivo del seguimiento del correo electrónico es garantizar que los mensajes se entregan con rapidez y sin problemas.
¿Cómo funciona la supervisión del flujo de correo electrónico?
Así es como funciona la supervisión del flujo de correo electrónico:
Pruebe la generación de correo electrónico
El proceso comienza con la generación de correos electrónicos de prueba. Estos correos de prueba suelen enviarse desde un sistema o herramienta de supervisión, a menudo denominado "sonda" o "agente". Estos correos pueden personalizarse con contenidos y archivos adjuntos específicos para simular mensajes de correo electrónico reales.
Envío del correo electrónico de prueba
El correo electrónico de prueba se envía desde el servidor de correo electrónico del sistema de monitorización a la dirección de correo electrónico del destinatario. Este destinatario puede ser una dirección de correo electrónico interna de la organización o una dirección de correo electrónico externa.
Seguimiento del viaje
A medida que el correo electrónico de prueba viaja a través de la infraestructura de correo electrónico, el sistema de supervisión de ida y vuelta del correo electrónico observa de cerca y registra cada paso del viaje del correo electrónico. Esto incluye:
- Marcas de tiempo: Registra la hora a la que se envía el correo electrónico, se recibe en el servidor y se entrega en la bandeja de entrada del destinatario.
- Ruta de entrega: Seguimiento de la ruta que sigue el correo electrónico a través de varios servidores de correo electrónico y componentes de red.
- Métricas de rendimiento: Medición del tiempo que tarda el correo electrónico en pasar por cada etapa del proceso de entrega.
- Confirmación de entrega: Una vez que el mensaje de prueba ha llegado a la bandeja de entrada del destinatario, el sistema de control verifica que se ha entregado correctamente. Esta confirmación puede incluir la comprobación de la bandeja de entrada del destinatario, el análisis de los mensajes devueltos (si los hay) y la confirmación de que el contenido del correo electrónico coincide con el correo electrónico de prueba original.
Alertas e informes
Los sistemas de supervisión del correo electrónico de ida y vuelta suelen estar configurados para generar alertas e informes basados en criterios predefinidos. Por ejemplo, si un correo electrónico tarda un tiempo inusualmente largo en entregarse o si encuentra un problema durante el proceso de entrega, el sistema de supervisión puede activar alertas para notificar el problema a los administradores.
Análisis del rendimiento
Los datos recogidos durante la supervisión del correo electrónico se analizan para evaluar el rendimiento del proceso de entrega del correo electrónico. Este análisis ayuda a identificar cuellos de botella, retrasos u otros problemas que puedan afectar a la entrega puntual de los correos electrónicos.
Datos históricos
Con el tiempo, los datos históricos recopilados a partir de la supervisión del correo electrónico de ida y vuelta pueden utilizarse para identificar tendencias y patrones en rendimiento de la entrega de correo electrónico. Esta información es valiosa para planificar la capacidad y optimizar la infraestructura de correo electrónico.
¿Por qué es fundamental para las empresas la supervisión del flujo de correo electrónico?
La supervisión del correo electrónico de ida y vuelta es una herramienta fundamental para las organizaciones que dependen de la comunicación por correo electrónico, ya que proporciona información valiosa sobre el rendimiento del sistema de correo electrónico, lo que permite a las organizaciones abordar los problemas de forma proactiva y mantener la integridad de su comunicación por correo electrónico.
He aquí algunas razones clave por las que la supervisión del flujo de correo electrónico es esencial para las empresas:
Fiabilidad de la comunicación
El correo electrónico es una herramienta de comunicación fundamental para las empresas. La supervisión del flujo de correo electrónico garantiza que los mensajes se entreguen con rapidez y fiabilidad. Ayuda a detectar y solucionar problemas como retrasos en el correo electrónico, interrupciones en el servidor y problemas en las colas de mensajes que pueden interrumpir la comunicación.
Seguridad
El correo electrónico es un vector común para los ciberataques, incluyendo BECphishing, malware y spam. La supervisión del flujo de correo electrónico permite a las empresas detectar y bloquear los mensajes maliciosos en tiempo real, lo que reduce el riesgo de brechas de seguridad y pérdida de datos.
Cumplimiento
Muchos sectores y organizaciones están sujetos a requisitos normativos relativos a la comunicación por correo electrónico. La supervisión del flujo de correo electrónico ayuda a garantizar el cumplimiento de las políticas de protección, retención y cifrado de datos, así como de las normativas específicas del sector, como HIPAA o GDPR.
Optimización del rendimiento
La supervisión del flujo de correos electrónicos proporciona información sobre el rendimiento de los servidores de correo electrónico y los componentes de la infraestructura. Esta información puede utilizarse para optimizar las configuraciones de los servidores, mejorar el rendimiento de la red y asignar recursos de forma eficaz para gestionar el crecimiento del tráfico de correo electrónico.
Planificación de la capacidad
La supervisión del flujo de correo electrónico ayuda a las empresas a comprender los patrones de tráfico de correo electrónico y las tendencias de uso a lo largo del tiempo. Estos datos son valiosos para la planificación de la capacidad, lo que permite a las organizaciones escalar su infraestructura de correo electrónico para satisfacer la creciente demanda y evitar cuellos de botella en el rendimiento.
Resolución proactiva de problemas
Permite a las empresas detectar y resolver proactivamente los problemas de entrega del correo electrónico antes de que afecten a los usuarios. Puede activar alertas en caso de patrones inusuales o retrasos, lo que permite a los equipos de TI tomar medidas correctivas rápidamente.
Continuidad de las actividades
En caso de fallos del servidor de correo electrónico o interrupciones de la red, la supervisión del flujo de correo electrónico puede ayudar a las organizaciones a implantar estrategias de conmutación por error y cambiar rápidamente a sistemas de correo electrónico de reserva para garantizar una comunicación continua.
Reputación empresarial
Comunicación comunicación por correo electrónico es un reflejo de la profesionalidad y fiabilidad de una empresa. La entrega sistemática de correos electrónicos sin problemas mejora la reputación y la fiabilidad de la organización.
¿Cómo realizar una supervisión continua del flujo de correo electrónico?
Para realizar una supervisión continua del flujo de correo electrónico, debe tener en cuenta los siguientes pasos:
- Selección de herramientas: Elija una herramienta de supervisión que se adapte a sus necesidades.
- Definición objetiva: Establecer claramente los objetivos de supervisión, que abarcan el rendimiento, la seguridad y el cumplimiento.
- Configuración del correo electrónico de prueba: Cree correos electrónicos de prueba con contenido y metadatos específicos.
- Calendario de control: Defina intervalos regulares para la supervisión.
- Envío por correo electrónico: Envíe correos electrónicos de prueba para simular el tráfico real.
- Análisis de datos: Recopilación y análisis de datos de seguimiento para obtener información.
- Generación de alerta: Configure alertas para criterios clave, como retrasos en las entregas y amenazas a la seguridad.
- Informes: Utilice herramientas de análisis para informes de rendimiento, seguridad y cumplimiento.
- Acción sobre los resultados: Abordar los problemas detectados, incluida la solución de problemas y la respuesta de seguridad.
- Documentación: Mantener registros para auditoría y referencia.
Herramientas de supervisión del flujo de correo electrónico útiles para las empresas
Existen varias herramientas de supervisión del correo electrónico y soluciones de software disponibles para que las empresas supervisen y gestionen sus sistemas de correo electrónico. Algunas de ellas son:
Centro de seguridad y cumplimiento de Microsoft 365
Proporciona funciones integradas de supervisión y seguridad del correo electrónico para usuarios de Microsoft 365 (anteriormente Office 365), como protección frente a amenazas, prevención de pérdida de datos y auditoría del correo electrónico.
Consola de administración de Google Workspace
Ofrece funciones de supervisión y seguridad del correo electrónico para los usuarios de Google Workspace (anteriormente G Suite), incluido el filtrado de spam, el cifrado del correo electrónico y los registros de auditoría.
PowerAlerts de PowerDMARC
Alertas DMARC es un servicio de supervisión de la seguridad del correo electrónico que le informa puntualmente de incidentes y problemas relacionados con el dominio a través de su correo electrónico, permitiéndole responder rápidamente a cualquier actividad sospechosa. Nuestra función le ayuda a mantenerse informado de los problemas e incidentes de DNS, establecer umbrales personalizados para recibir alertas o supervisar los intentos de suplantación de identidad y phishing.
Analizador de informes DMARC
PowerDMARC analizador de informes DMARC le ayuda a analizar y convertir los datos de sus informes XML en tablas y gráficos sencillos, legibles y organizados que le facilitan la recopilación de información en un formato de fácil acceso. Con estos informes, la supervisión del flujo de correo electrónico y la autenticación resulta increíblemente sencilla, ya que puede realizar un seguimiento directo de los resultados de autenticación y los problemas de entregabilidad desde una única interfaz.
Conclusión
La supervisión continua del flujo de correo electrónico es una práctica esencial para garantizar el funcionamiento fiable y seguro de la comunicación por correo electrónico dentro de una organización. Mediante la supervisión proactiva de los flujos de correo electrónico y la resolución de los problemas a medida que surgen, las empresas pueden mantener la integridad de su infraestructura de correo electrónico y ofrecer una experiencia de comunicación fluida a los usuarios.
Si desea más información sobre cómo incorporar la supervisión del correo electrónico a la infraestructura informática de su empresa, póngase en contacto hoy mismo.
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