A tutti è capitato di inviare messaggi di posta elettronica di cui ci si è pentiti e di desiderare di poterli rifare. È necessario conoscere i passaggi per richiamare i messaggi di posta elettronica di Outlook, nel caso in cui ci si trovi in una situazione di questo tipo. Fortunatamente, per gli utenti di Outlook, richiamare un'e-mail è piuttosto semplice e chiunque può farlo! Il richiamo delle e-mail di Outlook è una funzione che consente di eliminare o sostituire un messaggio già inviato.
Per capire come richiamare un messaggio di posta elettronica in Outlook utilizzando l'applicazione desktop o la versione web, leggere la guida di Microsoft per ulteriori informazioni.
Richiamo delle e-mail in Outlook: Cosa significa e perché è importante
Richiamare un'e-mail significa recuperare un'e-mail inviata dalla casella di posta elettronica del destinatario. In seguito, questa e-mail può essere cancellata o sostituita con una nuova. Questo può essere utile se si è inviata per errore un'e-mail con informazioni errate o inappropriate o se si è in preda a un brutto momento.
Tuttavia, questa funzione non è disponibile per tutti gli account e-mail e i destinatari. Funziona solo se sia voi che il destinatario avete un account e-mail Microsoft 365 o Microsoft Exchange nella stessa organizzazione.
Se l'account è una Messaging Application Programming Interface (MAPI) o Post Office Protocol (POP), il richiamo non funzionerà. Inoltre, se il destinatario ha già aperto il messaggio, non sarà possibile richiamarlo. Pertanto, è consigliabile utilizzare questa funzione con cautela e solo quando è necessario.
Motivi per richiamare un'e-mail in Outlook
È necessario richiamare un messaggio di posta elettronica in Outlook per diversi motivi, a seconda della situazione e del destinatario. Alcuni scenari comuni sono:
- Errore del destinatario: Avete inviato un'e-mail al destinatario sbagliato o l'avete inviata per sbaglio alla persona sbagliata.
- Informazioni errate: Avete scritto un messaggio non abbastanza chiaro o l'oggetto della vostra e-mail non conteneva informazioni sufficienti per far capire a tutti di cosa stavate parlando.
- Messaggio incompleto: Avete dimenticato di includere dettagli importanti, come allegati o link, oppure non l'avete inviato perché era troppo lungo e complicato per una sola e-mail.
- Contenuto emotivo: A volte il vostro messaggio contiene sentimenti negativi o rabbia che potrebbero risultare sgradevoli a chi lo riceve.
- Versione sbagliata: A volte, un'e-mail deve essere modificata in base alle esigenze e alle preferenze del destinatario. È necessario inviare una nuova versione del messaggio originale, invece di cercare di modificarne una esistente (e inviarla di nuovo).
Come si richiama un'e-mail in Outlook?
Ecco come richiamare un'e-mail in Outlook:
1. Selezionate la sezione Posta inviata in Outlook.
2. Selezionare o fare doppio clic sul messaggio che si desidera richiamare per aprirlo in un'altra finestra.
3. Selezionare File > Info nell'angolo superiore destro della finestra.
4. Selezionare Reinvio e richiamo messaggi > Richiama questo messaggio
5. scegliere una delle due opzioni:
- Cancellare le copie non lette di questo messaggio: Richiama il messaggio inviato senza sostituirlo con uno nuovo.
- Elimina le copie non lette e le sostituisce con un nuovo messaggio: Sostituisce il messaggio inviato con uno nuovo che si può modificare prima di inviarlo di nuovo.
6. Selezionare l'opzione Avvisami se il richiamo è riuscito o fallito per ogni destinatario se si desidera ricevere una notifica sullo stato del richiamo.
7. Selezionare OK nella finestra di dialogo di conferma.
Nota: Se si seleziona Elimina le copie non lette e sostituiscile con un nuovo messaggioil messaggio originale si apre per essere modificato. Quando si sceglie Inviail messaggio originale viene eliminato dalla casella di posta del destinatario e sostituito con quello appena modificato.
Controllare se il richiamo della posta elettronica di Outlook è riuscito
Per sapere se il richiamo è andato a buon fine, è possibile verificare quanto segue:
- La cartella Posta inviata: Se la memorizzazione è andata a buon fine, l'e-mail scomparirà dalla cartella Posta inviata cartella dei messaggi inviati.
- Il rapporto di richiamo dei messaggi: Dopo aver selezionato Richiama messaggio, si riceverà un rapporto di richiamo del messaggio nella posta in arrivo. È possibile scegliere il link in tale messaggio per vedere se il richiamo è riuscito, in sospeso o fallito.
- Il destinatario: Potete anche chiedere al destinatario se ha ricevuto l'e-mail. Se non l'ha ricevuta, è probabile che il richiamo sia andato a buon fine.
Quanto tempo occorre per richiamare un'e-mail in Outlook?
Dipende! Sebbene il richiamo di un messaggio di posta elettronica in Outlook richieda solitamente pochi minuti, diversi fattori possono influenzare la velocità:
Tempo dopo l'invio: Prima si agisce, meglio è! Le e-mail possono essere richiamate solo entro fino a 2 ore dopo l'invio.
Stato del destinatario: Se il destinatario non ha aperto l'e-mail o il suo Outlook è stato chiuso, il richiamo è più rapido. Le e-mail aperte potrebbero ricevere una notifica del tentativo di richiamo, ma non saranno completamente ritirate.
Carico di lavoro del server: Il processo di richiamo può richiedere tempi leggermente più lunghi, a seconda del traffico dei server Microsoft.
Numero di destinatari: Più destinatari significano più dati da richiamare. Sebbene il richiamo sia ancora veloce per i grandi gruppi, il controllo dello stato di richiamo per tutti può richiedere fino a 30 minuti.
Considerate il richiamo di un'e-mail come l'invio di un segnale di "stop". Più velocemente arriva a destinazione, più è probabile che impedisca la consegna completa dell'e-mail. Ma anche se ci vogliono alcuni minuti, il tentativo di richiamo verrà comunque inviato, mitigando la situazione.
Parole finali
Il richiamo di un messaggio di posta elettronica in Outlook è una funzione utile che consente di annullare un errore o di cambiare idea sull'invio di un messaggio. Tuttavia, non è sempre possibile richiamare un'e-mail, soprattutto se il destinatario l'ha già aperta o se si utilizza un servizio di posta elettronica diverso. Pertanto, è importante essere attenti e rispettosi quando si inviano le e-mail e utilizzare questa funzione solo come ultima risorsa.
