Все мы отправляли электронные письма, о которых в итоге жалели и жалели о том, что нельзя все переделать. Вам нужно знать, как отозвать сообщения Outlook, если вы попали в подобную неприятную ситуацию. К счастью, для пользователей Outlook процедура отзыва писем довольно проста, и с ней справится любой! Outlook Email Recall - это функция, которая позволяет удалить или заменить уже отправленное сообщение.
Чтобы понять, как отозвать электронное письмо в Outlook с помощью настольного приложения или веб-версии, читайте далее или обратитесь к руководству Microsoft для получения дополнительной информации.
Отзыв электронной почты в Outlook: Что это значит и почему это важно
Отозвать письмо - значит получить отправленное письмо из почтового ящика получателя. Затем это письмо можно либо удалить, либо заменить новым. Это может быть полезно, если вы по ошибке отправили письмо с неверной или неуместной информацией или попали в неприятную ситуацию.
Однако эта функция недоступна для всех учетных записей электронной почты и получателей. Она работает только в том случае, если и у вас, и у получателя есть учетная запись электронной почты Microsoft 365 или Microsoft Exchange в одной и той же организации.
Если ваша учетная запись представляет собой интерфейс программирования приложений для обмена сообщениями (MAPI) или Post Office Protocol (POP) аккаунт, вызов не будет работать. Кроме того, если получатель уже открыл ваше сообщение, вы не сможете его отозвать. Поэтому рекомендуется использовать эту функцию с осторожностью и только в случае необходимости.
Причины для отзыва электронного письма в Outlook
Вы должны отозвать электронное письмо в Outlook по нескольким причинам, в зависимости от ситуации и получателя. Вот некоторые из распространенных сценариев:
- Ошибка получателя: Вы отправили письмо не тому адресату или случайно отправили его не тому человеку.
- Неверная информация: Вы написали недостаточно четкое сообщение, или в теме письма не было достаточно информации, чтобы люди поняли, о чем идет речь.
- Неполное сообщение: Вы забыли включить важные детали, например, вложения или ссылки, или не отправили сообщение, потому что оно было слишком длинным и сложным для одного письма.
- Эмоциональное содержание: Иногда ваше сообщение содержит негативные чувства или гнев, которые могут быть неприятны тому, кто его получит.
- Неправильная версия: Иногда в письмо необходимо внести изменения в соответствии с потребностями и предпочтениями получателя. Вам нужно отправить новую версию исходного сообщения вместо того, чтобы пытаться редактировать существующее (и отправлять его снова).
Как вспомнить электронное письмо в Outlook?
Вот как отозвать электронное письмо в Outlook:
1. Выберите Отправленные документы в папке Outlook.
2. Выберите или дважды щелкните сообщение, которое нужно вызвать, чтобы оно открылось в другом окне.
3. Выберите Файл > Информация в правом верхнем углу окна.
4. Выберите Повторная отправка и вызов сообщения > Вызвать это сообщение
5. Выберите один из двух вариантов:
- Удалить непрочитанные копии этого сообщения: Отозвать отправленное сообщение, не заменяя его новым.
- Удаление непрочитанных копий и замена их новым сообщением: При этом отправленное сообщение заменяется новым, которое можно отредактировать перед повторной отправкой.
6. Выберите Сообщать мне об успешном или неудачном отзыве для каждого получателя если вы хотите получать уведомления о состоянии отзыва.
7. Выберите OK в диалоговом окне подтверждения.
Примечание: Если вы выбрали Удалить непрочитанные копии и заменить их новым сообщениемисходное сообщение открывается для редактирования. При выборе Отправитьисходное сообщение электронной почты будет удалено из почтового ящика получателя и заменено новым отредактированным сообщением.
Проверка успешности восстановления электронной почты Outlook
Чтобы узнать, успешно ли прошел отзыв, вы можете проверить следующее:
- Папка "Отправленные": Если запоминание прошло успешно, письмо исчезнет из папки отправленные сообщения папки.
- Отчет о вызове сообщения: После того как вы выберете Recall Message, в ваш почтовый ящик поступит сообщение Recall Report. Вы можете выбрать ссылку в этом сообщении, чтобы узнать, удалось ли вам отозвать сообщение, ожидается ли оно или не удалось.
- Получатель: Вы также можете спросить у адресата, получил ли он письмо. Если нет, то, скорее всего, отзыв был успешным.
Сколько времени требуется для восстановления электронной почты в Outlook?
Это зависит от обстоятельств! Хотя вызов электронной почты в Outlook обычно занимает всего несколько минут, на скорость могут влиять несколько факторов:
Время после отправки: Чем быстрее вы действуете, тем лучше! Электронные письма могут быть отозваны только в течение не более 2 часов после отправки.
Статус получателя: Если получатель не открывал письмо или его Outlook был закрыт, отзыв будет выполнен быстрее. Открытые письма могут получить уведомление о попытке отзыва, но не будут полностью удалены.
Загруженность сервера: Процесс отзыва может занять немного больше времени в зависимости от загруженности серверов Microsoft.
Количество получателей: Больше получателей - больше данных для отзыва. Хотя для больших групп отзыв по-прежнему выполняется быстро, проверка состояния отзыва для всех может занять до 30 минут.
Считайте, что отзыв письма - это сигнал "стоп". Чем быстрее он дойдет до места назначения, тем больше вероятность того, что письмо не будет доставлено полностью. Но даже если на это уйдет несколько минут, попытка отзыва все равно будет отправлена, что смягчит ситуацию.
Заключительные слова
Отзыв сообщения электронной почты в Outlook - полезная функция, позволяющая исправить ошибку или передумать отправлять сообщение. Однако не всегда можно отозвать письмо, особенно если получатель уже открыл его или если вы пользуетесь другой почтовой службой. Поэтому важно быть осторожным и уважительным при отправке писем и использовать эту функцию только в крайнем случае.
- 10 лучших советов и стратегий защиты электронной почты - 15 мая 2024 г.
- Может ли блокчейн помочь повысить безопасность электронной почты? - 9 мая 2024 г.
- Прокси для дата-центров: Раскрытие рабочей лошадки мира прокси - 7 мая 2024 г.