Wszyscy wysyłaliśmy e-maile, których ostatecznie żałowaliśmy i żałowaliśmy, że nie możemy ich cofnąć. Musisz znać kroki, aby przywołać e-maile z Outlooka na wypadek, gdybyś znalazł się w takiej nieuporządkowanej sytuacji. Na szczęście dla użytkowników Outlooka przywoływanie wiadomości e-mail jest dość proste i każdy może to zrobić! Outlook Email Recall to funkcja, która umożliwia usunięcie lub zastąpienie już wysłanej wiadomości.
Przeczytaj więcej, aby dowiedzieć się, jak przywołać wiadomość e-mail w programie Outlook za pomocą aplikacji komputerowej lub wersji internetowej, lub zapoznaj się z przewodnikiem firmy Microsoft, aby uzyskać więcej informacji.
Wycofywanie wiadomości e-mail w Outlooku: Co to oznacza i dlaczego ma znaczenie
Przywołanie wiadomości e-mail oznacza pobranie wysłanej wiadomości e-mail ze skrzynki pocztowej odbiorcy. Następnie wiadomość ta może zostać usunięta lub zastąpiona nową. Może to być przydatne, jeśli omyłkowo wysłałeś wiadomość e-mail z nieprawidłowymi lub nieodpowiednimi informacjami lub jesteś w gorącym momencie.
Funkcja ta jest jednak niedostępna dla wszystkich kont e-mail i odbiorców. Działa tylko wtedy, gdy zarówno ty, jak i odbiorca macie konto e-mail Microsoft 365 lub Microsoft Exchange w tej samej organizacji.
Jeśli Twoje konto jest kontem Messaging Application Programming Interface (MAPI) lub Post Office Protocol (POP), nie będzie działać. Ponadto, jeśli odbiorca już otworzył wiadomość, nie będzie można jej przywołać. Dlatego zaleca się ostrożne korzystanie z tej funkcji tylko wtedy, gdy jest to konieczne.
Powody przywoływania wiadomości e-mail w Outlooku
Wiadomość e-mail w programie Outlook należy przywołać z kilku powodów, w zależności od sytuacji i odbiorcy. Niektóre z typowych scenariuszy to:
- Błąd odbiorcy: Wysłałeś wiadomość e-mail do niewłaściwego odbiorcy lub przypadkowo wysłałeś ją do niewłaściwej osoby.
- Nieprawidłowe informacje: Napisałeś wiadomość, która nie była wystarczająco jasna lub temat wiadomości e-mail nie zawierał wystarczającej ilości informacji, aby ludzie mogli zrozumieć, o czym mówisz.
- Niekompletna wiadomość: Zapomniałeś dołączyć ważnych szczegółów, takich jak załączniki lub linki, lub nie wysłałeś wiadomości, ponieważ była zbyt długa i skomplikowana jak na jeden e-mail.
- Treść emocjonalna: Czasami wiadomość zawiera negatywne uczucia lub złość, które mogą być nieprzyjemne dla kogoś, kto ją otrzyma.
- Błędna wersja: Czasami wiadomość e-mail musi zostać zmieniona w oparciu o potrzeby i preferencje odbiorcy. Należy wysłać nową wersję oryginalnej wiadomości, zamiast próbować edytować istniejącą (i wysyłać ją ponownie).
Jak przywołać wiadomość e-mail w Outlooku?
Oto jak przywołać wiadomość e-mail w programie Outlook:
1. Wybierz pozycję Elementy wysłane w programie Outlook.
2. Wybierz lub kliknij dwukrotnie wiadomość, którą chcesz przywołać, aby otworzyć ją w innym oknie.
3. Wybierz kolejno opcje Plik > Informacje w prawym górnym rogu okna.
4. Wybierz Ponowne wysłanie i przywołanie wiadomości > Przywołaj tę wiadomość
5. Wybierz jedną z dwóch opcji:
- Usuń nieprzeczytane kopie tej wiadomości: Powoduje wycofanie wysłanej wiadomości bez zastępowania jej nową.
- Usuwanie nieprzeczytanych kopii i zastępowanie ich nową wiadomością: Powoduje zastąpienie wysłanej wiadomości nową, którą można edytować przed ponownym wysłaniem.
6. Wybierz opcję Powiadom mnie, jeśli wycofanie się powiedzie lub nie powiedzie dla każdego odbiorcy jeśli chcesz otrzymywać powiadomienia o statusie wycofania.
7. Wybierz OK w oknie dialogowym potwierdzenia.
Uwaga: W przypadku wybrania opcji Usuń nieprzeczytane kopie i zastąp je nową wiadomościąoryginalna wiadomość zostanie otwarta do edycji. Po wybraniu opcji Wyślijoryginalna wiadomość e-mail zostanie usunięta ze skrzynki odbiorczej i zastąpiona nowo edytowaną wiadomością.
Sprawdź, czy przywołanie wiadomości e-mail programu Outlook powiodło się
Aby dowiedzieć się, czy wycofanie powiodło się, możesz sprawdzić następujące elementy:
- Folder Elementy wysłane: Jeśli zapamiętanie powiodło się, wiadomość e-mail zniknie z folderu Elementy wysłane folderu Elementy wysłane.
- Raport przywołania wiadomości: Po wybraniu opcji Przypomnij wiadomość w skrzynce odbiorczej pojawi się raport Przypomnij wiadomość. Możesz wybrać link w tej wiadomości, aby sprawdzić, czy wycofanie powiodło się, jest w toku lub nie powiodło się.
- Odbiorca: Możesz również zapytać odbiorcę, czy otrzymał wiadomość e-mail. Jeśli tak się nie stało, wycofanie prawdopodobnie zakończyło się sukcesem.
Jak długo trwa przywołanie wiadomości e-mail w Outlooku?
To zależy! Chociaż przywołanie wiadomości e-mail w Outlooku zajmuje zwykle tylko kilka minut, na szybkość może wpływać kilka czynników:
Czas po wysłaniu: Im szybciej zadziałasz, tym lepiej! E-maile mogą być odwołane tylko w ciągu do 2 godzin po wysłaniu.
Status odbiorcy: Jeśli odbiorca nie otworzył wiadomości e-mail lub jego Outlook został zamknięty, wycofanie jest szybsze. Otwarte wiadomości e-mail mogą zostać powiadomione o próbie wycofania, ale nie zostaną w pełni wycofane.
Obciążenie serwera: Proces wycofania może potrwać nieco dłużej, w zależności od ruchu na serwerach Microsoft.
Liczba odbiorców: Więcej odbiorców oznacza więcej danych do przywołania. Podczas gdy wycofanie jest nadal szybkie dla dużych grup, sprawdzenie statusu wycofania dla wszystkich może zająć do 30 minut.
Pomyśl o wycofywaniu wiadomości e-mail jak o wysyłaniu sygnału "stop". Im szybciej dotrze on do celu, tym bardziej prawdopodobne jest, że uniemożliwi pełne dostarczenie wiadomości e-mail. Ale nawet jeśli zajmie to kilka minut, próba wycofania zostanie wysłana, łagodząc sytuację.
Słowa końcowe
Przywoływanie wiadomości e-mail w Outlooku to przydatna funkcja, która pozwala cofnąć błąd lub zmienić zdanie na temat wysyłania wiadomości. Jednak nie zawsze jest możliwe wycofanie wiadomości e-mail, zwłaszcza jeśli odbiorca już ją otworzył lub jeśli korzystasz z innej usługi poczty e-mail. Dlatego ważne jest, aby zachować ostrożność i szacunek podczas wysyłania wiadomości e-mail i korzystać z tej funkcji tylko w ostateczności.
- 10 najlepszych wskazówek i strategii ochrony poczty e-mail - 15 maja 2024 r.
- Czy Blockchain może pomóc poprawić bezpieczeństwo poczty e-mail? - 9 maja 2024 r.
- Serwery proxy dla centrów danych: Odsłonięcie konia roboczego świata proxy - 7 maja 2024 r.