Als je een vertrouwelijke e-mail verstuurt en bang bent dat er onderweg met de inhoud wordt geknoeid, moet je leren hoe je een e-mail in Outlook kunt coderen.
In 2023 is de omvang van de wereldwijde markt voor e-mailencryptie USD 6,2 miljardwat aanzienlijk is. Vanwege de invoering en uitbreiding van de thuiswerktrend na COVID-19 en een stijgend aantal BEC-fraudes en phishing-zwendel, zijn bedrijven verplicht om te leren hoe ze e-mails in Outlook en andere platforms kunnen versleutelen. Bovendien is er ook vooruitgang geboekt op het gebied van regelgeving; veel overheden en regelgevende instanties hebben regels opgesteld voor e-mailbeveiliging, en het spreekt voor zich dat e-mailversleuteling een van de belangrijkste factoren is.
Aangezien deze regels niet kunnen worden omgebogen en we niet verwachten dat cybercriminelen heilig zullen worden, is het beter dat we beginnen met het meten van onze e-mailbeveiligingsmaatregelen. Laten we dus beginnen met te begrijpen hoe je e-mails in Outlook kunt versleutelen.
Wat is e-mailcodering in Outlook?
E-mailversleuteling in Outlook is de vertaling van een bericht van leesbare platte tekst naar een ongecodeerd formaat dat onbegrijpelijk is voor hackers en andere onbevoegden.
Maar hoe kan de gewenste ontvanger het dan decoderen en lezen?
Om dit te laten werken, krijgt de gewenste ontvanger een publieke sleutel als bijlage bij de e-mail. De server van de ontvanger vergelijkt de publieke sleutel met de privésleutel; het bericht wordt ontcijferd bij een succesvolle match. Een ontvanger zonder de corresponderende privésleutel ziet echter alleen de onleesbare tekst.
Hoe Outlook e-mails versleutelen?
Outlook voert encryptie uit met behulp van twee methoden: S/MIME-codering en Microsoft 365-berichtcodering.
S/MIME-codering
Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions of S/MIME is een encryptieprotocol dat je e-mails beschermt tegen veelvoorkomende cyberaanvallen zoals phishing, e-mail spoofing en meer. Het maakt gebruik van digitale handtekeningen en cryptografie met openbare sleutels om de vertrouwelijkheid, integriteit en authenticiteit van e-mailberichten te garanderen.
Microsoft 365-berichtversleuteling
Deze methode is alleen beschikbaar voor gebruikers met een Office 365 e-mailaccount en stelt hen in staat om versleutelde berichten te verzenden naar de gewenste ontvangers, ongeacht hun e-mailserviceprovider.
E-mails in Outlook versleutelen met de S/MIME-coderingsmethode
Om te beginnen met op S/MIME gebaseerde e-mailversleuteling, moeten gebruikers ervoor zorgen dat zowel de verzender als de gewenste ontvanger dezelfde mailapplicatie gebruiken en een geldig S/MIME-certificaat in hun Outlook hebben geïnstalleerd. Het digitale certificaat bestaat uit een paar openbare en privésleutels.
Zodra je je digitale certificaat hebt geïnstalleerd, volg je deze stappen om het te configureren in Outlook:
- Navigeer in het menu naar Opties > Vertrouwenscentrum > Instellingen vertrouwenscentrum.
- Ga dan met je cursor naar het linkerdeelvenster, kies 'E-mailbeveiliging' en selecteer 'Instellingen' onder de optie 'E-mail versleutelen'.
- Klik onder Certificaten en algoritmen op Kies en selecteer het S/MIME-certificaat.
- Klik op 'Ok'.
Voor Office Insider met Microsoft 365-abonnement ingeschakeld-...
- Kies Opties > Versleutelen > Versleutelen met S/MIME.
Let op: de optie 'Versleutelen met S/MIME' is alleen zichtbaar als er een S/MIME-certificaat is geïnstalleerd op je apparaat.
Gebruikers die werken met Outlook 2019 en Outlook 2016 moeten Opties > Machtigingen kiezen.
Dat is het; nu ben je helemaal klaar om versleutelde e-mails te versturen in Outlook met de S/MIME-methode. Zodra de S/MIME is geconfigureerd, kun je nu een nieuwe e-mail opstellen, de optie "Versleutelen" selecteren in de e-mailwerkbalk en "Verzenden" kiezen. Wanneer de ontvanger de e-mail ontvangt, gebruikt Outlook zijn privésleutel om het bericht naadloos te ontsleutelen zonder extra stappen.
Hoe Office 365 Outlook e-mails versleutelen?
Omdat je bij de eerste methode moet zorgen voor het installeren en configureren van certificaten, is het aan te raden om te leren hoe je e-mails in Outlook kunt versleutelen met de Office 365 Message Encryption methode.
Dus als je belangrijke en vertrouwelijke bijlagen verstuurt, vergeet dan niet dat deze methode ze ook versleutelt. Klinkt het niet als een pure win-winsituatie?
Om te beginnen hoef je alleen maar je Office 365 abonnement te upgraden naar een abonnement dat OME biedt. Volg daarna de eenvoudige stappen.
Voor Microsoft 365-abonnees:
- Kies 'Opties'.
- Selecteer 'Coderen'.
- Kies de gewenste codering met de gewenste beperkingen (bijv. Alleen coderen of Niet doorsturen).
Voor Outlook 2019 en 2016:
- Selecteer 'Opties'.
- Kies 'Machtigingen'.
- Kies de coderingsoptie met de gewenste beperkingen (bijv. Niet doorsturen)
Een enkel bericht leren versleutelen
- Klik op 'Bestand' en ga naar 'Eigenschappen'.
- Klik op Beveiligingsinstellingen > Berichtinhoud en bijlagen versleutelen.
- Stel je bericht op en verstuur het zoals gewoonlijk.
Alle uitgaande berichten leren versleutelen
- Ga naar het tabblad 'Bestand' en kies Opties > Instellingen vertrouwenscentrum.
- Navigeer naar het tabblad 'E-mailbeveiliging' en selecteer vervolgens het selectievakje 'Inhoud en bijlagen voor uitgaande berichten versleutelen', dat je kunt vinden onder 'Versleutelde e-mail'.
- Je kunt nog meer wijzigingen aanbrengen door naar 'Instellingen' te gaan.
Waarom zou je e-mails versleutelen?
Het is al lastig genoeg om een e-mail op te stellen, bijlagen voor te bereiden en eraan te denken om ze bij te voegen voordat je op de verzendknop drukt, dus waarom zou je daar nog meer hoofdpijn aan toevoegen? En is het de pijn wel waard?
Het antwoord op de vraag is dus 'ja'. Er zijn twee belangrijke redenen die je moet overwegen-
1. Privacy
CXO's en werknemers (of we kunnen ze vertegenwoordigers noemen) van een bedrijf wisselen dagelijks vele e-mails uit. Afhankelijk van de aard en omvang van een bedrijf kan het dagelijkse aantal oplopen tot honderden of zelfs duizenden. Vaker wel dan niet bevatten deze berichten vertrouwelijke details van je bedrijf, inclusief de database met klanten. Dus denk je dat je het je kunt veroorloven om deze gegevens kwetsbaar te houden voor aanvallen en uitbuiting?
GDPR, een uitgebreide regelgeving voor gegevensprivacy opgesteld door de Europese Unie, beveelt ook sterk aan om e-mail te versleutelen.
De Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) in de Verenigde Staten verplicht het gebruik van e-mailversleuteling voor het verzenden van elektronische beschermde gezondheidsinformatie (ePHI) om de privacy en gegevensbeveiliging van patiënten te garanderen.
2. Boetes en juridische kwesties
Als e-mails niet worden versleuteld, kan dit juridische gevolgen hebben in branches waar de bescherming van bepaalde soorten gegevens wettelijk verplicht is (bijvoorbeeld in de gezondheidszorg en de financiële sector). Naleving van dergelijke voorschriften door encryptie kan bedrijven behoeden voor kostbare juridische acties en boetes.
Bovendien voorkomen bedrijven door het voorkomen van datalekken potentiële financiële verliezen in de vorm van juridische kosten, boetes (die aanzienlijk kunnen zijn onder de wetgeving voor gegevensbescherming) en reputatieschade.
Laatste woorden
De duizelingwekkende toename van op e-mail gebaseerde cyberaanvallen herinnert ons eraan dat we moeten investeren in robuuste cyberbeveiligingspraktijken. Hoewel het niet zo ingewikkeld is om te leren hoe je e-mail in Outlook kunt versleutelen, is het automatiseren van de implementatie om menselijke fouten te voorkomen de sleutel tot een goede beveiliging.
PowerDMARC's DMARC Analyzer vult andere beveiligings- en coderingsmethoden aan door uw e-mailverificatieproces te automatiseren. Met PowerDMARC kunt u nu gerust zijn in de wetenschap dat uw e-mails veilig worden verzonden zonder het risico dat onbevoegden ermee knoeien. Om aan de slag te gaan met onze DMARC Analyzer tool of voor meer informatie, contact met ons op om vandaag nog met onze experts te spreken!
- Hoe DMARC instellen in Office 365? Stap voor stap handleiding - 6 mei 2024
- SMTP Yahoo foutcodes uitgelegd - 1 mei 2024
- SPF Softfail Vs Hardfail: Wat is het verschil? - 26 april 2024