Como verificar a capacidade de entrega do correio eletrónico?

Sabia que um em cada seis e-mails legítimos nunca chega ao destinatário pretendido? As empresas investem semanas e meses na elaboração da campanha perfeita de marketing por correio eletrónico e recursos financeiros significativos apenas para descobrir que os seus e-mails vão parar à pasta de spam.

Para evitar o desperdício de tempo, dinheiro e outros recursos valiosos, é importante efetuar regularmente uma verificação da capacidade de entrega do correio eletrónico. A capacidade de entrega de correio eletrónico mede o número de mensagens que envia que chegam à caixa de entrada do destinatário. A taxa de capacidade de entrega de correio eletrónico é a percentagem de correio eletrónico entregue com êxito nas caixas de entrada dos destinatários.

Como verificar a capacidade de entrega do correio eletrónico?

Eis algumas ferramentas e métodos gerais para verificar a capacidade de entrega de correio eletrónico.

Utilização de ferramentas de teste de capacidade de entrega online

Existem muitas ferramentas de teste de capacidade de entrega em linha que pode utilizar para efetuar uma verificação rápida da capacidade de entrega de correio eletrónico. 

• Testador de correio fornece uma forma barata e fácil de testar a qualidade das suas newsletters. Sempre que utiliza o Mail Tester, este gera um endereço de correio eletrónico aleatório para o qual pode enviar uma mensagem de teste a partir da sua newsletter ou software de correio eletrónico. Depois, deve clicar no botão "Verificar a sua pontuação", e a plataforma dar-lhe-á uma pontuação de spam. O Mail Tester analisa não só a sua mensagem, mas também o seu servidor de correio eletrónico e envia IPs para fornecer um relatório completo sobre a qualidade das suas configurações.
• A ferramenta ferramenta MailAuth Analyzer do PowerDMARC ajuda-o a analisar cabeçalhos de correio eletrónico para identificar lacunas na capacidade de entrega de correio eletrónico e fontes de envio potencialmente maliciosas. Também lhe dá uma visão geral dos seus registos de autenticação de correio eletrónico, ajudando-o a solucionar erros e a melhorar a sua capacidade de entrega prontamente.

Verificar registos de autenticação de e-mail

Deve verificar regularmente os seus registos de autenticação de correio eletrónico e prestar atenção ao estado do SPF, DKIM e DMARC para garantir que as suas mensagens não aparecem em pastas de spam devido a falhas de autenticação. 

O analisador DMARC do PowerDMARC fornece aos proprietários de domínios a visibilidade de que precisam para proteger seus domínios contra o uso não autorizado (por exemplo, phishing e spoofing).

Verifique se o seu domínio está protegido para garantir que a sua próxima mensagem de correio eletrónico é entregue em segurança ao destinatário pretendido! 

Monitorização das taxas de rejeição e das listas negras

As devoluções ocorrem quando as mensagens de correio eletrónico não são entregues. Os principais tipos de devoluções são as difíceis e as suaves. Os hard bounces referem-se a falhas de entrega permanentes devido a endereços e domínios inválidos ou inexistentes, enquanto os soft bounces incluem problemas temporários, como caixas de entrada cheias ou problemas no servidor. Para os reduzir, deve monitorizar e limpar regularmente a sua lista de correio eletrónico para se livrar de endereços inválidos ou inactivos. 

No que diz respeito às listas negras, muitas ferramentas online de fácil acesso podem mostrar se está ou não numa lista negra. Exemplos de tais ferramentas incluem Verificador de listas negras do PowerDMARC e Ferramentas do Google Postmasterque o ajudam a monitorizar as listas negras e a tomar medidas no caso de se encontrar nelas.

Análise de relatórios de não entrega (NDRs)

Quando os seus emails não são entregues com êxito ao destinatário-alvo, plataformas como o Microsoft 365 ou o Office 365 fornecem normalmente um código de erro juntamente com o envio de uma notificação de estado de entrega (DSN). A categoria de DSN mais comum é a relatório de não entrega (NDR). Um motivo comum para os NDRs é um pequeno erro de digitação no endereço de email do destinatário.

Para além de outras informações, os NDR incluem um código de erro sobre o motivo pelo qual a sua mensagem não foi enviada com êxito para a caixa de entrada e formas de resolver o problema. Uma análise cuidadosa dos NDRs pode fornecer informações detalhadas sobre os problemas actuais e ajudá-lo a identificar caminhos para ultrapassar as falhas de capacidade de entrega. 

Avaliação da reputação do remetente

Os ISPs atribuem uma pontuação de reputação de remetente com base na qualidade das suas práticas de envio de correio eletrónico. Para evitar listas negras e ter uma boa reputação de remetente, deve tentar criar conteúdo envolvente, interativo e relevante para as necessidades e preferências dos destinatários-alvo. Deve também manter um comportamento de envio equilibrado e resolver as falhas de entrega de correio eletrónico quando as detecta. 

Medição de métricas de envolvimento

A capacidade de entrega do correio eletrónico pode ter impacto noutros indicadores de envolvimento, como taxas de abertura, CTR, etc. Pode também dar origem a queixas de spam e causar danos à reputação se a taxa de entrega for demasiado baixa. Por conseguinte, deve utilizar essas métricas para identificar, acompanhar e resolver atempadamente os problemas de capacidade de entrega. Lembre-se de que as métricas de envolvimento muitas vezes não são números autónomos, mas sim interligados e interdependentes como parte de um sistema maior e abrangente. 

Verificar a capacidade de entrega de e-mails no Gmail

Eis algumas dicas sobre como verificar a capacidade de entrega de correio eletrónico no Gmail, em particular. 

Utilizar a pesquisa de registos de correio eletrónico

1. Primeiro, inicie sessão na sua consola de administração do Gmail. É necessária uma conta de administrador para aceder às funcionalidades de relatórios. 
2. Em seguida, navegue até à secção Relatórios e à opção Pesquisa de registos de e-mail na consola de administração.
3. O passo seguinte seria colar o ID da mensagem fornecido pelo utilizador no campo de pesquisa. 
4. Aí, pode definir a data para se alinhar com o período de tempo que está próximo da data de envio da mensagem de correio eletrónico.

Relatórios de entrega de mensagens

Para aceder aos relatórios de entrega de mensagens e analisar os e-mails aceites ou rejeitados, navegue até à Consola de administração, selecione Segurança > Centro de segurança > Painel de controlo. Pode então clicar em Ver relatório no painel de entrega de mensagens. 

Personalização e exportação de relatórios

Se pretender personalizar os relatórios para uma verificação eficiente da capacidade de entrega de correio eletrónico, pode simplesmente utilizar os menus pendentes que se encontram por cima do gráfico. Estes permitir-lhe-ão personalizar os relatórios de acordo com Origem do tráfego (ou seja, se se trata de uma mensagem externa ou interna), o específico domínioe Intervalo de datas (pode escolher entre as opções de hoje, ontem ou nos últimos 31 dias). Se pretender gerar uma folha de cálculo de dados com base no gráfico, clique em Exportar folha e esta será guardada na pasta O meu controlador.

Verificar a capacidade de entrega de correio eletrónico no Outlook

O Outlook oferece vários métodos para verificar a capacidade de entrega de correio eletrónico:

Recibos de entrega

Para verificar se o seu correio eletrónico foi entregue no servidor do destinatário, o Outlook permite-lhe solicitar um recibo de entrega. Para tal, basta aceder ao menu Ficheiro, selecionar Opções, depois Correio e marcar a caixa Recibo de entrega. Caso uma mensagem de correio eletrónico tenha sido entregue, receberá uma mensagem de confirmação sobre o estado da entrega.

Relatórios de não entrega (NDRs)

No caso de uma mensagem de correio eletrónico não ter sido entregue, o Outlook emite um Relatório de Não Entrega (NDR), que é o tipo mais comum de notificação de estado de entrega (DSN). Este inclui um código de erro que menciona as causas da falha, juntamente com soluções sugeridas e uma hiperligação para materiais de ajuda adicionais. 

Solução de problemas do Microsoft 365

Existe uma ferramenta de resolução de problemas dedicada aos administradores do Microsoft 365 para ajudar a identificar e resolver problemas de entrega de correio eletrónico. No entanto, esta ferramenta não está disponível para algumas variantes do Microsoft 365, como o Governo ou as operadas pela 21Vianet ou na Alemanha.

Informações sobre a caixa de entrada

Esta funcionalidade automatizada oferece estatísticas completas e abrangentes para diferentes fornecedores de serviços de correio eletrónico, incluindo informações relacionadas com o motivo pelo qual os e-mails caíram na pasta de spam. Também fornece sugestões úteis para aumentar a capacidade de entrega de correio eletrónico.

Melhores práticas para melhorar a capacidade de entrega do correio eletrónico

Eis algumas dicas que pode seguir para melhorar a capacidade de entrega do correio eletrónico. 

Limpar regularmente as listas de correio eletrónico

Se as suas listas de correio eletrónico incluírem endereços inválidos ou domínios inexistentes, poderá ter frequentemente devoluções suaves e difíceis. Deve remover imediatamente os domínios inválidos ou inexistentes para evitar devoluções difíceis e remover os endereços que continuam a ser devolvidos repetidamente para reduzir as devoluções fáceis. A limpeza regular das suas listas de correio eletrónico ajudá-lo-á a manter a qualidade e a relevância da lista. 

A utilização do duplo opt-in garante que a sua lista inclui apenas destinatários legítimos, genuinamente interessados e susceptíveis de interagir com os seus e-mails.

Configurar a autenticação de correio eletrónico adequada

A autenticação de correio eletrónico pode ajudá-lo a reduzir o risco de falsificação e phishing e, assim, melhorar a reputação e a capacidade de entrega do domínio. Os protocolos de autenticação de correio eletrónico, como DMARC, SPF e DKIM, permitem que os proprietários de domínios autentiquem os seus e-mails e evitem que e-mails válidos e seguros caiam na pasta de spam.

É possível utilizar um gerador de SPF para garantir a precisão do seu registo SPF e aproveitar os serviços DMARC alojados para garantir que a sua solução DMARC está corretamente configurada e monitorizada para máxima segurança e elevada capacidade de entrega de correio eletrónico.

Personalizar e-mails e evitar disparos de spam

Sabia que os filtros de spam utilizam algoritmos sofisticados para analisar o conteúdo dos e-mails e o envolvimento dos destinatários? As mensagens genéricas podem ter um impacto negativo na sua taxa de entrega de correio eletrónico, uma vez que podem não ser suficientemente relevantes para envolver os seus destinatários; a falta de envolvimento é também um sinal de alerta que pode fazer com que os seus futuros e-mails sejam marcados como spam. 

Por conseguinte, certifique-se de que os seus e-mails são personalizados, incluem texto suficiente (lembre-se da regra 60/40 para o rácio texto/imagem) e são enviados de forma equilibrada, em vez de picos repentinos no volume de e-mails.

Utilize um IP dedicado ou um ESP respeitável

Tente ter um endereço IP dedicado se enviar regularmente um grande volume de emails. Além disso, a escolha de um ESP de renome que tenha uma grande variedade de funcionalidades de entrega de correio eletrónico pode proporcionar-lhe automatização, análises completas, ferramentas de relatório abrangentes, bem como segmentação e gestão de listas.

Efetuar testes regulares de capacidade de entrega

Diversos ferramentas de teste de capacidade de entrega de correio eletrónico permitem aos proprietários de domínios simular a forma como diferentes ISPs tratam os seus emails com base em factores como padrões de envio e conteúdo do email.

Reflexões finais

A capacidade de entrega de correio eletrónico é um fator crucial, mas muitas vezes ignorado, para o sucesso dos esforços de marketing. Felizmente, existem várias formas de verificar o estado atual da capacidade de entrega de correio eletrónico, tanto gerais como métodos dedicados e específicos oferecidos pelo Gmail e pelo Outlook. 

Neste artigo, cobrimos várias ferramentas e métodos para verificar a capacidade de entrega de e-mail, além de fornecer dicas de práticas recomendadas, como monitorar regularmente e configurar corretamente a autenticação de e-mail. Se estiver à procura de um conjunto abrangente de autenticação de e-mail, contacte o PowerDMARC hoje mesmo e obtenha suporte para os seus objectivos de autenticação e capacidade de entrega de e-mail numa única plataforma!

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Milena Baghdasaryan

Especialista em conteúdo na PowerDMARC

A Milena é uma escritora e criadora de conteúdos competente, com mais de 7 anos de experiência na elaboração de conteúdos cativantes sobre TI, cibersegurança, eventos virtuais e muito mais. Tem um historial comprovado de trabalhos de alta qualidade para revistas internacionais e é licenciada por instituições de prestígio como a New York University Abu Dhabi, a UWC China e o College of Europe.

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