共享电子邮件帐户的 8 个安全风险
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共享电子邮件帐户是指由多个人访问和使用的帐户，通常是同一个家庭或组织内的帐户。它们看起来很方便，因为它们可以让多个人管理工作量并确保电子邮件不会得不到回复。然而，使用共享电子邮件会带来多种安全风险，并使所有用户和组织都处于危险之中。
主要收获
- 共享电子邮件账户会导致密码保护薄弱，增加黑客入侵的可能性。
- 当多个用户访问一个共享电子邮件地址时，问责制就会受到影响，从而难以追踪账户内的操作。
- 如果访问控制维护不当，可能会发生来自现任或前任员工的蓄意攻击。
- 当用户删除电子邮件后仍可访问敏感信息时，就会出现数据保留问题。
- 由于共享电子邮件账户固有的安全风险，要遵守特定行业的法规往往是不可能的。
电子邮件安全的重要性
电子邮件安全是任何企业安全的重要组成部分。每年都有成千上万的人成为网络钓鱼攻击的受害者，造成大量数据丢失以及无法估量的经济和声誉损失。对员工进行监控并确保他们遵循最佳做法可以加强数字防御。实施电子邮件验证协议，如 DMARC、SPF 和 DKIM等电子邮件验证协议，通过验证电子邮件发件人的合法性和降低域名被未经授权使用的风险，有助于防范网络钓鱼和欺骗攻击。
其中一种方法就是使用合法的间谍软件。根据技术作家 Noah Edis 的 Flexispy 评论为例，该软件可用于监控公司设备，以确保最佳做法得到遵守，并加强问责制。有些地区有法律规定，要求雇主将任何监控措施或工具告知员工，如欧盟的 GDPR，但在全球范围内并非如此。
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什么是共享电子邮件地址？
共享电子邮件地址是使用单个电子邮件帐户的单个电子邮件地址，可供多个用户使用。所有用户都使用相同的登录凭据登录帐户。共享电子邮件可能在家庭、家人甚至企业中使用。例如，它们通常由客户服务部门使用，其中多名员工负责回复发送到单个地址的电子邮件。
由于所有团队成员都使用相同的登录信息并访问相同的电子邮件，并且团队成员会调动部门甚至离开公司，因此可能意味着数十人或更多人最终可以访问该帐户。这使企业容易受到内部攻击，同时也增加了外部攻击的风险。
您应该避免使用共享电子邮件地址的 8 个理由
共享电子邮件地址很方便，在某些情况下很有用，但它们会带来一定的安全风险。以下是一些应避免使用它们的常见原因：
1. 弱密码
安全密码应由大写和小写字母、数字和特殊字符组成。它们不应包含连续的字符串、众所周知的单词和短语或任何容易猜到的内容。10 个企业黑客入侵事件中有 8 个是由于使用弱密码或被盗密码造成的，因此选择和使用安全密码是数据安全不可或缺的一部分。
共享电子邮件账户的密码往往比较简单。多个用户都需要访问该账户，管理员分配一个简单的密码比较容易。许多用户还会在多个不同的账户中使用相同的密码，因此，如果他们获得了访问电子邮件的密码，就有可能在其他地方重复使用该密码。为降低风险，请始终为每个账户使用强大、唯一的密码，并确保密码符合最佳安全规范。
2. 问责制
如果多个人使用相同的用户名和密码访问同一个电子邮件帐户，那么几乎不可能确定谁做了什么。如果发生故意数据泄露，敏感电子邮件被共享，那么在使用共享电子邮件帐户时很难确定是谁共享了这些信息。从商业角度来看，这也使得很难确定谁发送或回复了电子邮件帐户中的邮件。
缺乏问责制并不意味着要施加惩罚。如果存在安全漏洞或风险，员工和电子邮件用户需要接受最佳实践培训。为此，您需要确定谁需要培训，否则您可能会疏远那些遵守最佳实践的用户。问责制的另一个要素是确定谁负责回复哪些电子邮件。团队成员需要检查每封电子邮件，以确保及时收到回复。
3. 蓄意攻击
电子邮件（即使是来自客户的电子邮件）也可能包含高度敏感的数据：您不希望竞争对手或外部人员获取这些信息。使用共享电子邮件帐户，很难跟踪谁有权访问该帐户。除了需要访问权限的现任员工外，离职员工也一样。并非所有数据泄露和攻击都来自公司外部。许多都是由员工或前任员工煽动的。
每次发生内部变动或员工离职时，电子邮件密码不太可能会更改。尽管大多数公司在员工离职时会立即限制其他形式的访问权限。这使公司容易受到现有员工或心怀不满的前员工的蓄意攻击。
4. 数据保留
在大多数情况下，员工使用 Outlook 等电子邮件软件访问共享电子邮件。该软件安装在他们的计算机上，允许个人完全访问该帐户。他们可以接收和发送电子邮件、下载附件并在帐户上执行管理功能。
即使用户删除了敏感电子邮件，如果电子邮件内容存在于其他用户的电子邮件软件中，或者他们下载了附件文件、 这些数据仍然存在.这可能会对敏感的商业数据造成问题。对于网络钓鱼邮件和可疑文件，这也会带来安全风险。一个用户可能会识破骗局并删除电子邮件，但如果该电子邮件已被打开或下载，则仍会给整个公司带来风险。
5. 不合规
一些行业，例如医疗保健，有严格的数据保护和通信政策，包括电子邮件安全要求。该行业内的组织必须遵守这些政策，否则可能会受到惩罚措施的打击。在最严重的情况下，公司可能会被吊销营业执照。
大多数数据合规政策都要求用户拥有单独的电子邮件帐户，因为这有助于确保数据完整性、使外部攻击更加困难并保护个人数据。
6. 复杂性增加
共享电子邮件登录凭据似乎是最简单的解决方案。每个需要访问权限的人都会获得相同的用户名和密码，并且所有用户都可以回复电子邮件。但是，如果企业想要确保良好的数据安全，这实际上会在很多方面增加复杂性。
需要向每个用户提供登录详细信息。当用户离开部门，尤其是离开公司时，这些详细信息应该更改。这意味着向所有团队成员提交新的登录详细信息。不可避免地，有人会忘记新的详细信息。而且，如果发生数据泄露或其他安全问题，IT 部门需要进行大量挖掘才能找到泄露的原因并加强对未来攻击的防御。而且，虽然有些用户可能需要管理员权限才能更改电子邮件帐户本身，但其他用户则不需要，这意味着试图在共享帐户上创建用户访问限制。
7. 其他社会工程风险
社会工程学是获取电子邮件帐户和其他关键任务数据的最常用策略之一。网络钓鱼是社会工程学的一种形式，它说服电子邮件收件人点击链接并在欺骗网站上输入用户名和密码详细信息。但是，也存在其他社会工程学策略，并且访问共享帐户的用户越多，黑客使用这些策略的潜在切入点就越多。
堵住这些漏洞最有效的方法是为所有用户设立单独的账户，并使用单独的登录凭据。至少，电子邮件转发可能有助于堵住一些安全漏洞。
8. 访问限制
并非所有团队成员都需要相同级别的帐户访问权限，不同的团队成员可能需要访问特定的电子邮件。使用共享电子邮件帐户则无法做到这一点。有权访问帐户的每个人都可以查看甚至回复每封电子邮件。同样，一些用户需要能够访问和修改帐户详细信息，而其他用户只需要电子邮件访问权限。
这可以通过向某些用户提供电子邮件软件并向其他用户提供对帐户本身的访问权限来实现，但它变得更加复杂，并且一旦用户拥有帐户的用户名和密码，他们仍然可以获得在线访问权限并可能进行更改。
总结
共享电子邮件似乎很方便，因为它们只有一个用户名和密码。这些是在用户之间共享的，每个人都可以访问和回复帐户中的电子邮件。然而，共享电子邮件会带来更大的安全风险，实际上会增加那些重视数据安全的企业的复杂性。
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域名和电子邮件安全专家PowerDMARC
阿霍娜是 PowerDMARC 的市场经理，拥有 5 年以上的网络安全主题写作经验，擅长领域和电子邮件安全。阿霍娜拥有新闻与传播专业的研究生学位，自 2019 年以来，她在安全领域的职业生涯更加稳固。
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