Nous avons tous envoyé des courriers électroniques que nous avons regrettés et que nous aurions aimé pouvoir refaire. Vous devez connaître les étapes à suivre pour rappeler les courriels Outlook au cas où vous vous retrouveriez dans une telle situation. Heureusement, pour les utilisateurs d'Outlook, le rappel d'un courriel est assez simple, et tout le monde peut le faire ! Le rappel d'un courriel Outlook est une fonction qui vous permet de supprimer ou de remplacer un message que vous avez déjà envoyé.
Lisez la suite pour comprendre comment rappeler un courriel dans Outlook en utilisant l'application de bureau ou la version web, ou consultez le guide de Microsoft pour plus d'informations.
Rappel d'email dans Outlook : Ce que cela signifie et pourquoi c'est important
Rappeler un courriel signifie récupérer un courriel envoyé dans la boîte aux lettres du destinataire. Cet e-mail peut ensuite être supprimé ou remplacé par un nouveau. Cette fonction peut s'avérer utile si vous avez envoyé par erreur un courriel contenant des informations incorrectes ou inappropriées ou si vous êtes dans le feu de l'action.
Cependant, cette fonctionnalité n'est pas disponible pour tous les comptes de messagerie et tous les destinataires. Elle ne fonctionne que si vous et le destinataire disposez d'un compte de messagerie Microsoft 365 ou Microsoft Exchange dans la même organisation.
Si votre compte est un compte Messaging Application Programming Interface (MAPI) ou Post Office Protocol (POP), le rappel ne fonctionnera pas. De même, si le destinataire a déjà ouvert votre message, vous ne pourrez pas le rappeler. Il est donc conseillé d'utiliser cette fonction avec prudence et uniquement lorsque cela est nécessaire.
Raisons de rappeler un courriel dans Outlook
Vous devez rappeler un courriel dans Outlook pour plusieurs raisons, en fonction de la situation et du destinataire. Voici quelques-uns des scénarios les plus courants :
- Erreur de destinataire : Vous avez envoyé un courriel au mauvais destinataire ou vous l'avez envoyé accidentellement à la mauvaise personne.
- Informations incorrectes : Vous avez écrit un message qui n'était pas assez clair, ou la ligne d'objet de votre courriel ne contenait pas assez d'informations pour que les gens comprennent de quoi vous parliez.
- Message incomplet : Vous avez oublié d'inclure des détails importants, comme des pièces jointes ou des liens, ou vous ne l'avez pas envoyé parce qu'il était trop long et trop compliqué pour un seul courriel.
- Contenu émotionnel : Parfois, votre message contient des sentiments négatifs ou de la colère qui pourraient être désagréables pour la personne qui le reçoit.
- Version erronée : Il arrive qu'un courriel doive être modifié en fonction des besoins et des préférences du destinataire. Vous devez alors envoyer une nouvelle version de votre message original au lieu d'essayer de modifier un message existant (et de l'envoyer à nouveau).
Comment rappeler un courriel dans Outlook ?
Voici comment rappeler un courriel dans Outlook :
1. Sélectionnez l'option Éléments envoyés dans Outlook.
2. Sélectionnez ou double-cliquez sur le message que vous souhaitez rappeler afin qu'il s'ouvre dans une autre fenêtre.
3. Sélectionnez Fichier > Info dans le coin supérieur droit de la fenêtre.
4. Sélectionnez Renvoi et rappel de message > Rappeler ce message
5. choisissez l'une des deux options :
- Supprimer les copies non lues de ce message: Cette fonction rappelle le message envoyé sans le remplacer par un nouveau.
- Supprimer les copies non lues et les remplacer par un nouveau message : Cette fonction remplace le message envoyé par un nouveau message que vous pouvez modifier avant de l'envoyer à nouveau.
6. Sélectionnez l'option Me dire si le rappel réussit ou échoue pour chaque destinataire si vous souhaitez recevoir une notification sur l'état de votre rappel.
7. Sélectionnez OK dans la boîte de dialogue de confirmation.
Remarque : Si vous sélectionnez Supprimer les copies non lues et les remplacer par un nouveau messagele message d'origine s'ouvre pour être modifié. Lorsque vous choisissez Envoyerle message original est supprimé de la boîte aux lettres du destinataire et remplacé par le nouveau message modifié.
Vérifier si le rappel des courriels Outlook a réussi
Pour savoir si votre rappel a été effectué avec succès, vous pouvez vérifier les points suivants :
- Votre dossier Éléments envoyés : Si la mémorisation a réussi, l'e-mail disparaîtra de votre dossier éléments envoyés de votre dossier "Éléments envoyés".
- Le rapport de rappel de message : Après avoir sélectionné Rappeler un message, vous recevrez un rapport de rappel de message dans votre boîte de réception. Vous pouvez cliquer sur le lien contenu dans ce message pour savoir si votre rappel a abouti, s'il est en cours ou s'il a échoué.
- Le destinataire : Vous pouvez également demander au destinataire s'il a reçu l'e-mail. S'il ne l'a pas reçu, le rappel a probablement réussi.
Combien de temps faut-il pour rappeler un courriel dans Outlook ?
Cela dépend ! Si le rappel d'un courriel dans Outlook ne prend généralement que quelques minutes, plusieurs facteurs peuvent influer sur la vitesse :
Délai après l'envoi : Plus vous agissez vite, mieux c'est ! Les messages électroniques ne peuvent être rappelés que dans un délai de jusqu'à 2 heures après l'envoi.
Statut du destinataire : Si le destinataire n'a pas ouvert l'e-mail ou si son Outlook est fermé, le rappel est plus rapide. Les courriels ouverts peuvent être notifiés de la tentative de rappel, mais ne seront pas entièrement rétractés.
Charge de travail du serveur : Le processus de rappel peut prendre un peu plus de temps, en fonction de la charge de travail des serveurs de Microsoft.
Nombre de destinataires : Plus il y a de destinataires, plus il y a de données à rappeler. Si le rappel reste rapide pour les grands groupes, la vérification de l'état du rappel pour tous les destinataires peut prendre jusqu'à 30 minutes.
Pensez au rappel d'un courrier électronique comme à l'envoi d'un signal d'arrêt. Plus il arrive vite à destination, plus il risque d'empêcher la livraison complète de l'e-mail. Mais même si cela prend quelques minutes, la tentative de rappel sera quand même envoyée, ce qui atténuera la situation.
Le mot de la fin
Le rappel d'un courriel dans Outlook est une fonction utile qui vous permet de revenir sur une erreur ou de changer d'avis sur l'envoi d'un message. Cependant, il n'est pas toujours possible de rappeler un courriel, en particulier si le destinataire l'a déjà ouvert ou si vous utilisez un service de messagerie différent. Il est donc important d'être prudent et respectueux lors de l'envoi de courriels et de n'utiliser cette fonction qu'en dernier recours.
