We hebben allemaal wel eens e-mails verstuurd waar we uiteindelijk spijt van kregen en wensten dat we het opnieuw konden doen. Je moet de stappen kennen om Outlook e-mails terug te halen voor het geval je in zo'n rommelige situatie terechtkomt. Gelukkig is het terughalen van een e-mail voor Outlook-gebruikers vrij eenvoudig en kan iedereen het! Outlook E-mail Terugroepen is een functie waarmee je een bericht dat je al hebt verzonden kunt verwijderen of vervangen.
Lees meer om te begrijpen hoe je een e-mail terugroept in Outlook met de desktop-app of de webversie, of raadpleeg de handleiding van Microsoft voor meer informatie.
E-mail terugroepen in Outlook: Wat het betekent en waarom het van belang is
Een e-mail terugroepen betekent een verzonden e-mail ophalen uit de mailbox van de ontvanger. Vervolgens kan deze e-mail worden verwijderd of vervangen door een nieuwe. Dit kan handig zijn als je per ongeluk een e-mail hebt verstuurd met onjuiste of ongepaste informatie of als je in het heetst van de strijd zit.
Deze functie is echter niet beschikbaar voor alle e-mailaccounts en ontvangers. Het werkt alleen als zowel jij als de ontvanger een Microsoft 365 of Microsoft Exchange e-mailaccount hebben in dezelfde organisatie.
Als uw account een Messaging Application Programming Interface (MAPI) of Post Office Protocol (POP) account, terugroepen niet werken. Ook als de ontvanger je bericht al heeft geopend, kun je het niet terugroepen. Daarom is het aan te raden om deze functie voorzichtig en alleen wanneer nodig te gebruiken.
Redenen om een e-mail terug te roepen in Outlook
Je moet een e-mail om verschillende redenen terugroepen in Outlook, afhankelijk van de situatie en de ontvanger. Enkele veelvoorkomende scenario's zijn:
- Vergissing met ontvanger: Je hebt een e-mail naar de verkeerde ontvanger gestuurd of per ongeluk naar de verkeerde persoon.
- Onjuiste informatie: Je schreef een bericht dat niet duidelijk genoeg was, of de onderwerpregel van je e-mail bevatte niet genoeg informatie voor mensen om te begrijpen waar je het over had.
- Onvolledig bericht: Je bent vergeten belangrijke details op te nemen, zoals bijlagen of links, of je hebt het bericht niet verstuurd omdat het te lang en ingewikkeld was voor één e-mail.
- Emotionele inhoud: Soms bevat je bericht negatieve gevoelens of boosheid die onaangenaam kunnen zijn voor iemand anders die het ontvangt.
- Verkeerde versie: Soms moet een e-mail worden gewijzigd op basis van de behoeften en voorkeuren van de ontvanger. Je moet dan een nieuwe versie van je oorspronkelijke bericht versturen in plaats van te proberen een bestaand bericht te bewerken (en opnieuw te versturen).
Hoe roep je een e-mail op in Outlook?
Hier lees je hoe je een e-mail terugroept in Outlook:
1. Selecteer de Verzonden items map in Outlook.
2. Selecteer of dubbelklik op het bericht dat je wilt oproepen, zodat het in een ander venster wordt geopend.
3. Selecteer Bestand > Info in de rechterbovenhoek van het venster.
4. Selecteer Bericht opnieuw verzenden en terugroepen > Dit bericht terugroepen
5. Kies een van de twee opties:
- Verwijder ongelezen kopieën van dit bericht: Hiermee wordt het verzonden bericht teruggehaald zonder het te vervangen door een nieuw bericht.
- Verwijder ongelezen kopieën en vervang ze door een nieuw bericht: Hiermee wordt het verzonden bericht vervangen door een nieuw bericht dat u kunt bewerken voordat u het opnieuw verzendt.
6. Selecteer de Vertel me of terugroepen slaagt of mislukt voor elke ontvanger aan als je een melding wilt ontvangen over de status van je terugroepactie.
7. Selecteer OK in het bevestigingsdialoogvenster.
Opmerking: Als u Ongelezen kopieën verwijderen en vervangen door een nieuw berichtwordt het oorspronkelijke bericht geopend om te bewerken. Wanneer u Verzendenkiest, wordt het oorspronkelijke e-mailbericht verwijderd uit het postvak van de ontvanger en vervangen door het nieuw bewerkte bericht.
Controleren of Outlook E-mail Terugroepen gelukt is
Om te weten of je terugroepactie succesvol was, kun je het volgende controleren:
- Uw map Verzonden items: Als het geheugen succesvol was, verdwijnt de e-mail uit uw Verzonden items map.
- Het rapport Bericht terugroepen: Nadat je Bericht terugroepen hebt geselecteerd, ontvang je een Bericht terugroepen rapport in je inbox. Je kunt de link in dat bericht kiezen om te zien of je terugroepactie geslaagd, in behandeling of mislukt is.
- De ontvanger: Je kunt de ontvanger ook vragen of hij of zij de e-mail heeft ontvangen. Als dat niet het geval is, is de terugroepactie waarschijnlijk geslaagd.
Hoe lang duurt het om een e-mail op te roepen in Outlook?
Dat hangt ervan af! Hoewel het oproepen van een e-mail in Outlook meestal maar een paar minuten duurt, kunnen verschillende factoren de snelheid beïnvloeden:
Tijd na verzending: Hoe sneller je handelt, hoe beter! E-mails kunnen alleen worden teruggeroepen binnen maximaal 2 uur na verzending.
Status ontvanger: Als de ontvanger de e-mail niet geopend heeft of zijn Outlook afgesloten heeft, gaat het terughalen sneller. Geopende e-mails worden mogelijk op de hoogte gebracht van de poging tot terugroepen, maar worden niet volledig teruggetrokken.
Serverbelasting: Het terugroepproces kan iets langer duren, afhankelijk van het serververkeer van Microsoft.
Aantal ontvangers: Meer ontvangers betekent dat er meer gegevens teruggeroepen moeten worden. Hoewel het terugroepen nog steeds snel gaat voor grote groepen, kan het controleren van de terugroepstatus voor iedereen wel 30 minuten duren.
Zie het terugroepen van een e-mail als het sturen van een "stop"-signaal. Hoe sneller het zijn bestemming bereikt, hoe groter de kans dat het voorkomt dat de e-mail volledig wordt afgeleverd. Maar zelfs als het een paar minuten duurt, zal de terugroeppoging toch worden verzonden, waardoor de situatie wordt afgezwakt.
Laatste woorden
Een e-mail terugroepen in Outlook is een handige functie waarmee je een fout ongedaan kunt maken of je kunt bedenken of je een bericht wilt versturen. Het is echter niet altijd mogelijk om een e-mail terug te halen, vooral niet als de ontvanger de e-mail al heeft geopend of als je een andere e-mailservice gebruikt. Daarom is het belangrijk om voorzichtig en respectvol te zijn bij het verzenden van e-mails en deze functie alleen als laatste redmiddel te gebruiken.
