Como realizar uma análise de e-mail?

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Uma análise de correio electrónico pode ajudá-lo a recolher dados para melhorar os seus esforços de marketing, analisar lacunas na segurança do correio electrónico e detectar tentativas de falsificação.

por Ahona Rudra

Tempo de leitura: 5 min
Como realizar uma análise de e-mail?
Índice-

Há mais de biliões de e-mails a serem enviados diariamente. Este é o canal de comunicação mais eficaz para trazer novas pistas para o seu negócio. 

Todos os dias em 2023, 347,3 mil milhões de e-mails serão enviados e recebidos em todo o mundo. Haverá 4,6 mil milhões de assinantes de correio electrónico a nível mundial até 2025. Os consumidores gastam mais (uma média de 34% mais) quando a sua experiência é individualizada, de acordo com quase 80% dos líderes empresariais.

O marketing por correio eletrónico pode ajudar a sua empresa a atingir um vasto público, a manter-se em contacto com os clientes existentes e a vender novos serviços e produtos a clientes actuais e novos.

Este artigo pretende mostrar-lhe como realizar uma análise de correio electrónico para obter melhores resultados.

Análise de correio electrónico: O que é que isso significa?

A análise de emails está a recolher dados sobre o comportamento dos seus clientes para melhorar os seus esforços de marketing. Isto pode ser feito manual ou automaticamente.

Se optar por fazê-lo manualmente, terá de passar horas a analisar cada campanha de correio electrónico separadamente e depois fazer alterações com base nas suas conclusões. Uma forma eficaz de visualizar a sua análise de correio electrónico é criar infográficos utilizando um criador de infográficos. 

As ferramentas automatizadas de marketing por correio eletrónico facilitam muito o processo, fornecendo relatórios exaustivos sobre a forma como os seus subscritores interagem com os seus e-mails, quantas mensagens abrem, se clicam em ligações, etc.

Os benefícios da análise de emails: Melhoria da Comunicação, Colaboração e Cumprimento

A capacidade de analisar dados de correio electrónico é uma ferramenta muito poderosa para melhorar a comunicação. Ajuda-o a adquirir conhecimentos sobre os padrões de comunicação da sua equipa, o que o pode ajudar a melhorar a eficiência e a produtividade.

Aqui estão alguns dos benefícios da análise do correio electrónico:

Ganhar em visão dos padrões de comunicação

Os dados de e-mail podem ser utilizados para ver a comunicação mais comum dentro de uma organização. Isto pode ajudá-lo a identificar áreas onde possa haver necessidade de melhorias para que possa racionalizar os processos e certificar-se de que todos estão na mesma página.

Por exemplo, se a maioria dos e-mails for enviada para apenas uma pessoa, essa pessoa deve ser acrescentada como destinatário em qualquer correspondência futura para que outras não sejam deixadas de fora do circuito.

Melhorar a Eficiência da Comunicação

Também é possível utilizar os dados de correio eletrónico para melhorar a eficiência da comunicação, identificando os tipos de mensagens que requerem mais atenção e os que não precisam de muita atenção - facilitando a concentração das pessoas no que é mais importante, sem perder tempo com pormenores irrelevantes ou tarefas que podem ser delegadas noutro local. Isto pode ser melhorado com a utilização de um gerador de correio eletrónico online para simplificar o processo de criação de correio eletrónico, permitindo uma comunicação mais rápida e eficiente.

Melhorar a experiência do cliente

A análise de correio eletrónico pode ajudá-lo a enviar ofertas direccionadas com base nas preferências e comportamentos dos clientes. Isto pode fazer com que os clientes se sintam mais apreciados e melhorar a sua experiência com o seu produto ou serviço.

Melhorar a Colaboração da Equipa

As equipas precisam de comunicar eficazmente, especialmente quando colaboram em projectos. A análise de emails ajuda as equipas a manterem-se organizadas com calendários e listas de tarefas partilhadas. Também permite aos membros das equipas acompanharem o progresso uns dos outros, monitorizando as respostas e notas dentro de cada linha de mensagem.

Mitigação do risco e garantia de conformidade

Por vezes, os e-mails contêm informações sensíveis que as organizações têm de proteger contra o acesso ou a divulgação não autorizados. Com o software de análise de correio eletrónico, as empresas podem garantir a conformidade com os regulamentos federais, tais como HIPAA, GLBA e PCI DSS, monitorizando o conteúdo de todas as mensagens enviadas através das suas redes.

O Processo de Análise de Correio Electrónico: Da recolha de dados a Insights and Action

O processo de análise de correio electrónico é uma série de passos que o ajudam a compreender o seu público e a sua base de clientes. 

É o primeiro passo em qualquer campanha de marketing por correio eletrónico para garantir o envio de mensagens relevantes para as pessoas certas no momento certo.

  1. Determinar o objectivo da análise: Antes de iniciar a análise, determinar o objectivo e o âmbito da análise. Definir o problema que precisa de ser resolvido, as perguntas que precisam de ser respondidas, e os resultados desejados da análise.
  2. Recolher os dados do correio eletrónico: Aceder à plataforma de correio eletrónico e determinar quais os emails que devem ser analisados. Assegurar a precisão dos dados para evitar informações enganosas. Exportar os emails para uma folha de cálculo ou ferramenta de análise de dados.
  3. Preparar os dados: Remover os e-mails duplicados, classificar os e-mails, filtrar os e-mails irrelevantes, e categorizar os e-mails em grupos com base no objectivo da análise.
  4. Analisar os dados: Utilize ferramentas e técnicas de análise de dados do cliente para identificar tópicos comuns, padrões, volume de correio eletrónico, principais intervenientes e outras informações relevantes. Identificar áreas de preocupação e áreas de oportunidade.
  5. Tirar conclusões: Resumir os resultados, utilizar os relatórios de dados de marketing, tirar conclusões baseadas na análise, e fazer recomendações baseadas nos objectivos e resultados da análise.
  6. Apresentar os resultados: Escolha as visualizações adequadas, prepare um relatório e apresente-o às partes interessadas. Esteja preparado para explicar os métodos, os resultados e as conclusões.
  7. Acompanhar e iterar: Monitorizar os resultados da análise, fazer quaisquer ajustamentos ou melhorias necessárias, e continuar a iterar e refinar o processo de análise conforme necessário.

Este processo pode ser personalizado com base nos requisitos específicos da análise do correio electrónico.

Identificação e Análise de E-mails Falsificados: Um Processo Geral para Ficar Seguro

Analisando um e-mail falsificado pode ser um processo complexo, mas aqui está um processo geral que pode ser seguido:

  1. Determinar os cabeçalhos de correio electrónico: Os cabeçalhos dos e-mails contêm metadados que podem ajudar a identificar a fonte do e-mail. Na maioria dos clientes de correio electrónico, os cabeçalhos podem ser acedidos clicando com o botão direito do rato sobre o correio electrónico e seleccionando "Ver Fonte" ou "Mostrar Original". Procure informações de cabeçalho suspeitas ou anormais, tais como endereços de correio electrónico não correspondidos, endereços IP invulgares, ou nomes de servidores estranhos.
  2. Analisar o conteúdo do e-mail: Procurar erros ortográficos ou gramaticais, formatação invulgar, ou outros sinais de que o correio electrónico pode ser fraudulento. Verificar o endereço de correio electrónico do remetente e compará-lo com o endereço de correio electrónico conhecido do remetente, se disponível.
  3. Verifique os links: Se o e-mail contiver ligações, passe por cima delas sem clicar para ver o URL de destino. Se o URL parecer suspeito ou não corresponder à fonte reclamada, não clique nele. Em vez disso, copie e cole o link numa ferramenta de verificação de URL para verificar potenciais ameaças.
  4. Verificar os anexos: Se o correio electrónico contiver anexos, faça o scan dos mesmos com software antivírus antes de os descarregar ou abrir. Não descarregar nem abrir anexos que pareçam suspeitos ou provenientes de fontes desconhecidas.
  5. Verificar o remetente: Se o e-mail for de um remetente conhecido mas parecer suspeito, contactar o remetente utilizando um método de comunicação diferente para verificar a autenticidade do e-mail. Se o email for de um remetente desconhecido, não responda ou não se envolva com o email.
  6. Relatar o e-mail: Se parecer fraudulento ou falsificado, informe as autoridades competentes, tais como a Comissão Federal de Comércio ou o Grupo de Trabalho Anti-Phishing.
  7. Tornar o correio eletrónico conciso: As mensagens de correio eletrónico mais longas podem ser pouco apelativas para os leitores, pelo que é crucial escrever mensagens de correio eletrónico concisas e directas. A utilização de um sintetizador de texto com IA pode ajudar a eliminar texto desnecessário e tornar a mensagem de correio eletrónico mais concisa, garantindo que continua a ser cativante e relevante para o público-alvo.

Conclusão: Alavancar o Poder da Análise de Correio Electrónico para Conduzir o Desempenho Empresarial

A realização de uma análise de correio electrónico pode fornecer conhecimentos valiosos sobre padrões de comunicação, ajudar a melhorar a eficiência da comunicação, melhorar a experiência do cliente, melhorar a colaboração da equipa, e mitigar os riscos. 

Ao seguir um processo estruturado que envolve a recolha e preparação dos dados, a análise dos dados, a retirada de conclusões e a apresentação dos resultados, as partes interessadas podem obter conhecimentos valiosos e tomar decisões informadas com base nos resultados da análise.

Contudo, é importante lembrar que o sucesso da análise depende fortemente da qualidade e exactidão dos dados, bem como da objectividade e perícia do analista. Por conseguinte, é essencial planear e executar o processo de análise cuidadosamente e continuar a monitorizar e a iterar a abordagem da análise conforme necessário. 

Ao fazê-lo, os interessados podem aproveitar o poder da análise do correio electrónico para melhorar a comunicação, a colaboração, o cumprimento e o desempenho empresarial global.

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