Dominar a monitorização contínua do fluxo de correio eletrónico

A monitorização do fluxo de correio eletrónico proporciona uma abordagem mais proactiva, abrangente e aprofundada à gestão da sua infraestrutura de correio eletrónico. Ajuda-o a manter a fiabilidade, a segurança e o desempenho da sua comunicação por correio eletrónico, identificando e resolvendo problemas antes que estes resultem em devoluções ou mensagens perdidas, e fornecendo informações valiosas para otimização e segurança. 

Antes de nos debruçarmos sobre as especificidades das suas potenciais vantagens para a sua empresa, é importante compreender o conceito de monitorização do fluxo de correio eletrónico e conhecer os seus mecanismos operacionais.

O que é a monitorização do fluxo de correio eletrónico?

Não há como negar a importância crescente do correio eletrónico: de facto, prevê-se que o mercado global de correio eletrónico empresarial cresça de 29 853,6 milhões de dólares em 2023 para 54 650,3 milhões de dólares em 2033, com um CAGR de 6,2%.

É por isso que se torna ainda mais crucial manter-se atento à sua infraestrutura de correio eletrónico. Para atingir este nível de fiabilidade e eficiência, as organizações implementam frequentemente a monitorização contínua do fluxo de correio eletrónico.

A monitorização do fluxo de correio eletrónico, também conhecida como rastreio de entrega de correio eletrónico ou rastreio de correio eletrónico, é um método utilizado para testar e monitorizar o processo de entrega de correio eletrónico de ponta a ponta, enviando mensagens de correio eletrónico de teste do servidor de correio eletrónico de um remetente para o endereço de correio eletrónico de um destinatário e, em seguida, acompanhando todo o percurso da mensagem de correio eletrónico. O objetivo do rastreio de correio eletrónico é garantir que as mensagens de correio eletrónico são entregues prontamente e sem problemas.

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Como funciona a monitorização do fluxo de correio eletrónico?

Eis como funciona a monitorização do fluxo de correio eletrónico:

Teste a geração de correio eletrónico

O processo começa com a geração de mensagens de correio eletrónico de teste. Estes e-mails de teste são normalmente enviados a partir de um sistema ou ferramenta de monitorização, muitas vezes designados por "sonda" ou "agente". Estes e-mails podem ser personalizados com conteúdo e anexos específicos para simular mensagens de e-mail reais.

Enviar o e-mail de teste

A mensagem de correio eletrónico de teste é enviada do servidor de correio eletrónico do sistema de monitorização para o endereço de correio eletrónico do destinatário. Este destinatário pode ser um endereço de correio eletrónico interno da organização ou um endereço de correio eletrónico externo.

Acompanhamento da viagem

À medida que o e-mail de teste percorre a infraestrutura de e-mail, o sistema de monitorização de ida e volta do e-mail observa de perto e regista cada passo do percurso do e-mail. Isso inclui:

• Registos temporais: Registo da hora a que a mensagem de correio eletrónico é enviada, recebida pelo servidor e entregue na caixa de entrada do destinatário.
• Caminho de entrega: Seguimento do percurso que o correio eletrónico faz através de vários servidores de correio eletrónico e componentes de rede.
• Métricas de desempenho: Medição do tempo que o correio eletrónico demora a passar por cada fase do processo de entrega.
• Confirmação de entrega: Quando a mensagem de correio eletrónico de teste é entregue na caixa de entrada do destinatário, o sistema de monitorização verifica se a entrega foi bem sucedida. Esta confirmação pode envolver a verificação da caixa de entrada do destinatário, a análise de mensagens de retorno (se existirem) e a confirmação de que o conteúdo da mensagem de correio eletrónico corresponde à mensagem de correio eletrónico de teste original.

Alertas e relatórios

Os sistemas de monitorização de correio eletrónico de ida e volta são frequentemente configurados para gerar alertas e relatórios com base em critérios predefinidos. Por exemplo, se uma mensagem de correio eletrónico demorar um tempo invulgarmente longo a ser entregue ou se encontrar um problema durante o processo de entrega, o sistema de monitorização pode acionar alertas para notificar os administradores do problema.

Análise de desempenho 

Os dados recolhidos durante a monitorização de correio eletrónico são analisados para avaliar o desempenho do processo de entrega de correio eletrónico. Esta análise ajuda a identificar estrangulamentos, atrasos ou outros problemas que possam afetar a entrega atempada de e-mails.

Dados históricos 

Ao longo do tempo, os dados históricos recolhidos a partir da monitorização de ida e volta do correio eletrónico podem ser utilizados para identificar tendências e padrões no desempenho da entrega de correio eletrónico. Estas informações são valiosas para o planeamento da capacidade e a otimização da infraestrutura de correio eletrónico.

Porque é que a monitorização do fluxo de correio eletrónico é fundamental para as empresas?

A monitorização de ida e volta do correio eletrónico é uma ferramenta essencial para as organizações que dependem da comunicação por correio eletrónico, uma vez que fornece informações valiosas sobre o desempenho do sistema de correio eletrónico, permitindo que as organizações resolvam proactivamente os problemas e mantenham a integridade da sua comunicação por correio eletrónico.

Eis algumas das principais razões pelas quais a monitorização do fluxo de correio eletrónico é essencial para as empresas:

Fiabilidade da comunicação

O correio eletrónico é uma ferramenta de comunicação essencial para as empresas. A monitorização do fluxo de correio eletrónico garante que as mensagens de correio eletrónico são entregues prontamente e de forma fiável. Ajuda a detetar e resolver problemas como atrasos de correio eletrónico, falhas de servidor e problemas de enfileiramento de mensagens que podem perturbar a comunicação.

Segurança

O correio eletrónico é um vetor comum para ciberataques, incluindo BECphishing, malware e spam. A monitorização do fluxo de correio eletrónico permite às empresas detetar e bloquear mensagens de correio eletrónico maliciosas em tempo real, reduzindo o risco de violações de segurança e perda de dados.

Conformidade

Muitos sectores e organizações estão sujeitos a requisitos regulamentares relativos à comunicação por correio eletrónico. A monitorização do fluxo de correio eletrónico ajuda a garantir a conformidade com as políticas de proteção, retenção e encriptação de dados, bem como com os regulamentos específicos do sector, como a HIPAA ou o RGPD.

Otimização do desempenho

A monitorização do fluxo de emails fornece informações sobre o desempenho dos servidores de email e dos componentes da infraestrutura. Estas informações podem ser utilizadas para otimizar as configurações do servidor, melhorar o desempenho da rede e atribuir recursos de forma eficaz para lidar com o crescimento do tráfego de correio eletrónico.

Planeamento de capacidades

A monitorização do fluxo de correio eletrónico ajuda as empresas a compreender os padrões de tráfego de correio eletrónico e as tendências de utilização ao longo do tempo. Estes dados são valiosos para o planeamento da capacidade, permitindo às organizações dimensionar a sua infraestrutura de correio eletrónico para responder à crescente procura e evitar estrangulamentos no desempenho.

Resolução proactiva de problemas

Permite às empresas detetar e resolver proactivamente problemas de entrega de correio eletrónico antes que estes afectem os utilizadores. Pode desencadear alertas para padrões ou atrasos invulgares, permitindo às equipas de TI tomar rapidamente medidas correctivas.

Continuidade das actividades

No caso de falhas no servidor de correio eletrónico ou de interrupções na rede, a monitorização do fluxo de correio eletrónico pode ajudar as organizações a implementar estratégias de ativação pós-falha e a mudar rapidamente para sistemas de correio eletrónico de reserva para garantir uma comunicação contínua.

Reputação comercial

Comunicação por correio eletrónico comunicação por correio eletrónico segura e atempada é um reflexo do profissionalismo e da fiabilidade de uma empresa. A entrega consistente de mensagens de correio eletrónico sem problemas melhora a reputação e a fiabilidade da organização.

Como efetuar a monitorização contínua do fluxo de correio eletrónico?

Para efetuar a monitorização contínua do fluxo de correio eletrónico, é necessário considerar os seguintes passos: 

1. Seleção de ferramentas: Escolha uma ferramenta de monitorização que se adeqúe às suas necessidades.
2. Definição do objetivo: Indicar claramente os objectivos de monitorização, abrangendo o desempenho, a segurança e a conformidade.
3. Testar a configuração do correio eletrónico: Criar mensagens de correio eletrónico de teste com conteúdo e metadados específicos.
4. Calendário de controlo: Definir intervalos regulares para a monitorização.
5. Envio por correio eletrónico: Envie e-mails de teste para simular o tráfego real.
6. Análise de dados: Recolher e analisar dados de monitorização para obter informações.
7. Geração de alertas: Configure alertas para critérios-chave, como atrasos de entrega e ameaças à segurança.
8. Relatórios: Utilize ferramentas de análise incorporadas para relatórios de desempenho, segurança e conformidade.
9. Ação sobre as conclusões: Resolver os problemas detectados, incluindo a resolução de problemas e a resposta de segurança.
10. Documentação: Manter registos para auditoria e referência.

Ferramentas úteis de monitorização do fluxo de correio eletrónico para empresas 

Existem várias ferramentas de monitorização de correio eletrónico e soluções de software disponíveis para as empresas monitorizarem e gerirem os seus sistemas de correio eletrónico. Algumas delas incluem:

Centro de Conformidade e Segurança do Microsoft 365

Fornece funcionalidades integradas de monitorização e segurança de correio eletrónico para utilizadores do Microsoft 365 (antigo Office 365), incluindo proteção contra ameaças, prevenção de perda de dados e auditoria de correio eletrónico.

Consola de administração do Google Workspace 

Oferece capacidades de monitorização e segurança de correio eletrónico para utilizadores do Google Workspace (antigo G Suite), incluindo filtragem de spam, encriptação de correio eletrónico e registos de auditoria.

PowerAlerts por PowerDMARC

Alertas DMARC é um serviço de monitorização de segurança de correio eletrónico que o informa prontamente de incidentes e problemas relacionados com o domínio através do seu correio eletrónico, permitindo-lhe responder prontamente a quaisquer actividades suspeitas. A nossa funcionalidade ajuda-o a manter-se informado sobre problemas e incidentes de DNS, a definir limites personalizados para a receção de alertas ou a monitorizar tentativas de falsificação e phishing.

Analisador de relatórios DMARC

A ferramenta de relatório ferramenta de relatórios DMARC ajuda a analisar e converter os dados do relatório XML em tabelas e gráficos simples, legíveis e organizados, facilitando a coleta de informações em um formato facilmente acessível. Com estes relatórios, o fluxo de correio eletrónico e a monitorização da autenticação tornam-se incrivelmente fáceis, uma vez que pode acompanhar diretamente os resultados da autenticação e os problemas de entrega a partir de uma única interface.

Concluir

A monitorização contínua do fluxo de correio eletrónico é uma prática essencial para garantir o funcionamento fiável e seguro da comunicação por correio eletrónico dentro de uma organização. Ao monitorizar proactivamente os fluxos de correio eletrónico e resolver os problemas à medida que estes surgem, as empresas podem manter a integridade da sua infraestrutura de correio eletrónico e proporcionar uma experiência de comunicação perfeita aos utilizadores. 

Para obter informações adicionais sobre a incorporação da monitorização de correio eletrónico na infraestrutura de TI da sua empresa, contacte-nos hoje mesmo!

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Ahona Rudra

Especialista em segurança de domínios e e-mails da PowerDMARC

Ahona é gerente de marketing da PowerDMARC, com mais de 5 anos de experiência em escrever sobre tópicos de segurança cibernética, especializada em segurança de domínio e e-mail. Ahona possui uma pós-graduação em Jornalismo e Comunicação, solidificando sua carreira no setor de segurança desde 2019.

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