Почему безопасность данных имеет решающее значение для маркетинга электронной почты

Автор:
Дмитрий Кудренко
Основатель и генеральный директор Stripo

Дмитрий Кудренко - энтузиаст email-маркетинга с более чем 15-летним опытом работы в отрасли и 25-летним опытом предпринимательской деятельности. Он регулярно проводит семинары и лекции по email-маркетингу, email-интерактивности и геймификации. Миссия Дмитрия - повысить доступность и полезность email-маркетинга для компаний и их подписчиков.

Безопасность данных - важный вопрос, который необходимо решить, если вы хотите эффективно использовать маркетинг по электронной почте для привлечения и удержания клиентов. Угрозы безопасности данных, с которыми вы можете столкнуться, могут нанести вашей компании серьезные финансовые потери и репутационные риски. Основные области, в которых вы можете защитить данные, - это способы отправки электронных писем, а также сбор и хранение данных для использования в будущих кампаниях.

В этой статье вы узнаете об основных угрозах безопасности данных, с которыми сталкиваются компании и их клиенты, а также об эффективных стратегиях их преодоления.

Важность безопасности данных в маркетинге электронной почты

Все больше компаний сталкиваются с различными киберугрозами, которые могут существенно повлиять на их репутацию и финансовую стабильность. Электронная почта - главная мишень для киберпреступников: от фишинга до потери данных. Поэтому знать, как защитить свою электронную почту и данные, очень важно.

Согласно отчету IBM Cost of a Data Breach Report 2023средняя стоимость утечки данных в мире в 2023 году составила 4,45 млн долларов, что на 15% больше, чем в предыдущие три года.

Защита данных - это еще и вопрос сохранения доверия клиентов для компаний, использующих email-маркетинг. Персонализация - ключевой тренд эффективного email-маркетинга, поэтому необходимы данные о пользователях. 

Чтобы ваши клиенты делились с вами данными, они должны быть уверены в том, что вы обеспечиваете их безопасность. Кроме того, если ваши письма будут похожи на фишинговые, мошеннические почтовые клиенты просто отправят их в спам, и ваш email-маркетинг не принесет результатов. 

Для сторонних инструментов задача также заключается в защите данных их клиентов и подписчиков.

По всем этим причинам маркетологи электронной почты должны применять лучшие безопасность электронной почты которые мы рассмотрим.

Упростите защиту данных для маркетинга электронной почты с помощью PowerDMARC!

Случаи утечки данных в email-маркетинге

По своему опыту я заметил (и продолжаю наблюдать) для нас и наших клиентов четыре наиболее распространенные угрозы безопасности данных, которые приходят по электронной почте.

Фишинговые атаки

Самый известный случай, от которого крайне важно защититься, - это фишинговые письма. В ходе этой атаки хакеры рассылают электронные письма, которые выдают себя за ваши и просят клиента сделать что-то от вашего имени - например, предоставить конфиденциальную информацию, - отправляя письма, которые выглядят законными.

Согласно на сайте Отчет о фишинге за 2024 год составленному командой Zscaler ThreatLabz, количество фишинговых атак увеличилось на 58.2% в 2023 году по сравнению с предыдущим годом. В 2023 году фишинговые угрозы достигли нового уровня сложности, что было обусловлено развитием генеративных инструментов искусственного интеллекта.

Инъекционные атаки

Инъекции - еще одна распространенная угроза. Злоумышленники добавляют вредоносный скрипт в поля формы подписки на электронную почту. Например, в поле "Ваше имя" они пишут "Заработайте 500 долларов за 20 минут" и дают ссылку. Когда человек получает такое письмо от доверенного сервиса, он просто нажимает на вредоносную ссылку и запускает скрипт - после этого злоумышленник может получить доступ к панели администратора, взломать ее или получить данные.

Чтобы избежать инъекционных атак, необходимо тщательно проверять и валидировать значения полей, которые у вас есть. Независимо от того, популярен ваш сервис или нет, хакеры могут попытаться его взломать.

Эксплуатация данных

Другая проблема - когда злоумышленники крадут данные из писем и используют их для взлома систем. Например, скрытые идентификаторы контактов, информация о кэше или другие персонализированные данные, которые каким-то образом попали в письмо. могут быть использованы для получения доступа к системе. Чтобы избежать этого, важно минимизировать использование таких данных в электронной почте и обеспечить их надежное хранение.

Утечки данных

Утечка данных происходит, когда кто-то использует вашу учетную запись администратора с электронной почтой для отправки сообщений вашим клиентам или экспорта конфиденциальных данных. В результате конфиденциальная информация теряется или используется не по назначению. Чтобы избежать этого, необходимо обеспечить надлежащий контроль доступа к данным, их шифрование и регулярный мониторинг.

Угроз гораздо больше, и вы должны понимать, как легко данные могут быть скомпрометированы. Мы можем предложить несколько лучших практик для их защиты.

Основные области, на которых следует сосредоточиться для обеспечения безопасности данных в маркетинге по электронной почте

Чтобы обеспечить безопасность электронной почтырассмотрите четыре основные области, в которых вы можете легко защитить данные, и поймите, что именно вы, а не какая-то другая система, несете ответственность за эту защиту, отвечаете за эту защиту.

Для всех этих областей очень важно знать, что нужно для организации процесса, как контролировать, чтобы ничего не пошло не так, и как постоянно проводить анализ.

Давайте разберемся во всем по порядку.

1. Как вы отправляете электронные письма?

Отправляя электронные письма своим подписчикам, вы должны свести к минимуму возможность потери данных или использования ваших писем злоумышленниками. Вот несколько методов, которые вы можете использовать.

• Внедрение DKIM, SPF, DMARC и BIMI 

Чтобы сделать электронную почту, отправляемую с вашего бизнес-домена, максимально безопасной, вы можете добавить DNS-записи аутентификации электронной почты для SPF, DKIM и DMARC протоколов. Эти протоколы помогают подтвердить подлинность писем и легитимность источников отправки.

Дополнительным способом проверки легитимности является синий флажок BIMI и Gmail "Проверено". Как только вы внедрите BIMIвы сможете отображать логотип компании в почтовом ящике вместе с синей отметкой о проверке, как показано ниже:

• Используйте валидаторы электронной почты и проверяйте их на наличие ловушек для спама

Валидаторы электронной почты проверяют, действителен ли адрес электронной почты, правильно ли он отформатирован. Спам-ловушки - это адреса электронной почты, созданные специально для ловли спамеров. Они не используются для легитимной связи, поэтому любое письмо, отправленное на такой адрес, считается нежелательным и, возможно, вредоносным.

Периодически используйте валидаторы электронной почты для очистки и поддержания списков рассылки. Это поможет удалить недействительные адреса и выявить потенциальные ловушки для спама.

• Реализуйте запасные стратегии

Стратегии резервного копирования защищают от непредвиденных проблем, которые могут поставить под угрозу безопасность данных электронной почты. Регулярно создавайте резервные копии данных электронной почты в безопасных и доступных местах. Это гарантирует возможность восстановления электронной почты в случае потери или повреждения данных.

• Работа с почтовыми службами для повышения эффективности доставки

Postmaster один из таких инструментов, который можно использовать для анализа эффективности электронной почты. С его помощью вы можете определить рейтинг спама, репутацию IP-адреса и домена, а также ошибки доставки. Используйте информацию о почтовом мастере популярных почтовых клиентов Google, Yahoo и Outlook, чтобы убедиться, что вы на верном пути.

Кроме того, вы можете просмотреть отчёты DMARC и репутацию IP-адреса на панели PowerDMARC, чтобы проанализировать доставляемость и эффективность вашей электронной почты. Это универсальное решение для управления и мониторинга деятельности по отправке электронной почты и процессов аутентификации электронной почты.

• Управление отказами по доменам

Отслеживайте отклоненные письма по домену получателя, чтобы выявлять и избегать спам-ловушек и отправки на недействительные или вредоносные адреса, которые могут повредить вашей репутации. Высокий процент отказов может свидетельствовать о проблемах с безопасностью, например о взломе сервера отправки или фишинговой атаке.

Мониторинг и обзоры

Все эти методы важно не только внедрить один раз, но и использовать для постоянного мониторинга, а именно: проверять отчеты об аутентификации электронной почты, отслеживать все показатели, а также проверять обновления политик DKIM, SPF и DMARC.

2. Как вы храните данные?

Для эффективного маркетинга по электронной почте необходимо собирать и хранить данные подписчиков. Правильные методы хранения данных имеют решающее значение для защиты этих данных от хакеров.

Вот несколько советов, которые помогут вам хранить данные в безопасности.

• Используйте надежные пароли и ключи шифрования

Защитите доступ к учетным записям электронной почты и содержащимся в них данным, обеспечив сложные, уникальные и регулярно обновляемые пароли, а также надежное и безопасное управление ключами шифрования. Это предотвращает несанкционированный доступ и утечку данных, защищая конфиденциальную информацию.

• Внедрение решений для безопасного хранения данных

Используйте собственные сервисы для хранения изображений и других данных, чтобы избежать проблем, связанных с использованием сторонних сервисов, которые могут быть заблокированы из-за спама. Вы должны максимально отстраниться от сервисов, которые могут косвенно навредить вам.

Вот пример того, что может произойти. Если вы используете сторонний сервис хранения изображений, и в какой-то момент он становится спамерским, потому что спамеры тоже начали массово его использовать, сервис будет заблокирован всеми почтовыми клиентами, а вместе с ним и вы.

Поэтому мы создаем все ссылки в собственном домене для всех писем, созданных в Stripo, что позволяет нам избежать проблем с блокировкой и повышает уровень безопасности. Вы также можете использовать собственные IP, но если у вас много данных, вам придется покупать дополнительные, что не всегда имеет смысл.

• Убедитесь, что сервисы, где вы храните свои данные, безопасны и сертифицированы.

Если вы используете инструменты сторонних производителей, убедитесь, что они соответствуют всем необходимым стандартам безопасности. В противном случае ваши данные могут быть недостаточно защищены, что создаст дополнительные риски. Хакеры могут сделать все, что угодно, поэтому ваша безопасность должна быть на высшем уровне, чтобы минимизировать эти риски.

Выбирая систему для работы, обратите внимание на продолжительность работы компании на рынке. Небольшие системы, появившиеся совсем недавно, по мере завоевания популярности часто сталкиваются с проблемами безопасности. Это может привести к серьезным нарушениям и необходимости полной перестройки системы, что может дорого обойтись всему бизнесу.

Убедитесь, что сервис, которым вы будете пользоваться, имеет один или несколько из этих пунктов: 

• Она прошла необходимые сертификации, признанные и известные в отрасли, такие как сертификация безопасности данных SOC 2, сертификат по международному стандарту безопасности "ISO/IEC 27001:2013" и оценка CASA от Google;

• все процессы, как документальные, так и инфраструктурные, настроены на обеспечение высочайшего уровня безопасности;
• В компании есть специальный отдел, который занимается внутренними протоколами действий и прозрачной системой оповещения клиентов в случае возникновения проблем (например, в редакторе Stripo мы вручную модерируем каждое письмо, созданное клиентами, и отслеживаем запросы на создание фишинговых писем);
• и, например, признана безопасной сообществом хакеров White-Hat.

Мониторинг и обзоры

Для поддержания безопасности хранилища данных регулярно следите за журналами доступа, проверяйте систему на предмет попыток несанкционированного доступа, следите за стандартами шифрования и обновляйте их по мере необходимости, а также меняйте пароли и ключи шифрования.

3. Как вы организуете и контролируете доступ к данным?

Следующий фактор, влияющий на безопасность данных, - кто и как будет получать к ним доступ. Это относится как к данным компании, так и к данным клиентов, пользователей и абонентов.

Чтобы защитить их, обратите внимание на следующее:

• Внедрение многофакторной аутентификации (MFA) - очень недооцененный подход. Многие компании не используют MFA, считая ее необязательной. Однако опыт показывает, что она помогает повысить безопасность и снизить риск несанкционированного доступа к системе.
• Внедрите и пересмотрите контроль доступа пользователей - предоставление всем желающим ролей администраторов или разрешение экспорта и импорта данных является распространенной ошибкой. Доступ к конфиденциальной информации должен быть ограничен только теми сотрудниками, которым она действительно необходима для выполнения своих обязанностей, что в идеале должно быть зафиксировано в контрольном списке ролей. Сотрудники не должны иметь доступа к экспортированным базам данных, чтобы избежать риска их несанкционированного использования. Чаще всего утечки происходят именно из-за недовольных сотрудников, которые получили доступ к базам данных и решили воспользоваться этой возможностью.
• Отслеживайте подозрительную активность (экспорт, импорт, триггеры, размер сегмента). Чтобы предотвратить утечку данных, регулярно отслеживайте активность пользователей и анализируйте шаблоны доступа. Если вы заметили необычную активность, например частое использование триггеров или изменение ролей пользователей, это может быть сигналом для дальнейшего расследования. Например, если кто-то регулярно экспортирует большие объемы данных или если бывшие сотрудники все еще имеют доступ к системе, это может свидетельствовать о потенциальной угрозе.
• Использование начальных адресов для обнаружения утечек данных подразумевает создание и использование уникальных, отслеживаемых адресов электронной почты для отслеживания мест возможного неправомерного распространения или утечки данных. Если на эти адреса приходят неожиданные электронные письма, это может свидетельствовать о том, что данные были раскрыты, что поможет выявить и смягчить последствия утечки.

Мониторинг и обзоры

Чтобы обеспечить контроль над доступом к конфиденциальным данным, отслеживайте шаблоны доступа пользователей на предмет аномалий, отслеживайте события экспорта, импорта и запуска, регулярно проверяйте размеры сегментов на предмет несоответствий, эффективность MFA и необычную активность на исходных адресах.

4. Как вы используете данные в новых кампаниях по электронной почте?

Простое правило email-маркетинга - собирать и использовать только те данные о пользователях, которые необходимы для повышения эффективности ваших email-кампаний.

Поэтому при подготовке писем убедитесь, что они соответствуют Лучшие практики безопасного оформления электронной почты и примите во внимание следующее:

• Никогда не включайте конфиденциальную информацию клиентов в ссылки или персонализацию, если письмо будет отправлено повторно или передано другому лицу, которое может использовать эти данные. Данные, используемые для персонализации, должны быть минимальными и хорошо защищенными;
• Проверяйте значения всех собираемых контактных полей, проверяйте возможность подстановки значений и не допускайте автоматической обработки данных без проверки.

Мониторинг и обзоры

Не забывайте регулярно проверять электронные письма на предмет неправомерного использования личной информации и уязвимостей для инъекций. Особое внимание уделяйте шаблонам писем, настройкам персонализации и тестированию полей контактов на проникновение.

Подведение итогов 

Обеспечение безопасности данных - это постоянный процесс, требующий проактивного подхода, внимания к деталям и регулярного обновления. Соблюдение рекомендаций, приведенных в этой статье, поможет вам минимизировать риски и защитить свои данные и данные ваших клиентов от несанкционированного доступа. Отслеживайте новые угрозы, совершенствуйте методы защиты и выбирайте надежных партнеров, чтобы обеспечить безопасность вашего email-маркетинга.