Eine seriöse E-Mail-Adresse ist mehr als nur Buchstaben und Symbole; sie ist wie ein Ausweis, der das Vertrauen der Menschen in den Gesprächspartner stärkt, wo Ehrlichkeit sehr wichtig ist. In der heutigen sich schnell verändernden Welt der SMS und E-Mails fragt sich jeder, ob die E-Mails, die er erhält, echt sind.
Rund um 3,4 Milliarden Spam-E-Mails werden jeden Tag für Phishing-Angriffe verschickt. Vielleicht haben auch Sie schon viele davon erhalten, aber sie landen meist im Spam-Ordner, ohne dass Sie es je erfahren.
In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie überprüfen können, ob eine E-Mail echt ist, und wie Sie das richtige Tool zur Überprüfung von E-Mails für Ihr Unternehmen auswählen.
Hauptmerkmale einer seriösen E-Mail-Adresse
Bei der E-Mail-Validierung wird geprüft, ob eine E-Mail-Adresse echt ist und von jemandem verwendet wird. Eine gute E-Mail-Adresse sieht richtig aus und gehört zu einer echten Person oder einem echten Unternehmen. Das ist wichtig, weil es zur Sicherheit beiträgt, wenn wir online sind.
Hier sind die wichtigsten Merkmale, die eine seriöse E-Mail-Adresse ausmachen:
- Korrektes Format: Eine rechtmäßige E-Mail-Adresse entspricht dem Standardformat mit einem lokalen Teil, einem "@"-Symbol und einem Domänenteil.
- Aktive Nutzung: Legitime E-Mail-Adressen werden von echten Nutzern für die Kommunikation verwendet.
- Keine Tippfehler oder Irrtümer: Sie sind frei von den üblichen Tippfehlern, die auf eine betrügerische oder falsch eingegebene Adresse hinweisen könnten.
- Kein Wegwerf-E-Mail-Status: Legale E-Mail-Adressen sind keine Wegwerf-E-Mails und sind für eine langfristige Nutzung gedacht.
- Keine ungewöhnlichen Zeichen: Sie enthalten keine ungewöhnlichen Zeichen oder Symbole, die auf verdächtige Aktivitäten hinweisen könnten.
- Nicht auf der schwarzen Liste: Legitime E-Mail-Adressen werden nicht in E-Mail-Blocklisten aufgeführt, was ein Hinweis auf Spam oder bösartige Aktivitäten sein könnte.
- Einhaltung von Vorschriften: Legitime E-Mail-Adressen entsprechen den Vorschriften für die E-Mail-Kommunikation wie der Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR) und die CAN-SPAM Gesetz.
- Reagiert auf Kommunikation: Seriöse E-Mail-Adressen reagieren auf Kommunikationsversuche, was auf einen aktiven und engagierten Nutzer hindeutet.
- Konsistent mit dem Branding: In einem geschäftlichen Kontext sind seriöse E-Mail-Adressen mit dem Branding und den Namenskonventionen des Unternehmens vereinbar.
- Keine ungewöhnlichen Aktivitäten: Legitime E-Mail-Adressen weisen keine ungewöhnlichen oder verdächtigen Aktivitäten auf, wie z. B. das Versenden einer großen Menge von Spam- oder Phishing-E-Mails.
Möglichkeiten zur Überprüfung der Echtheit einer E-Mail-Adresse
Schauen wir uns an, wie Sie überprüfen können, ob eine E-Mail echt ist oder nicht!
Prüfen Sie den Domänennamen
Um zu erkennen, ob eine E-Mail-Adresse möglicherweise nicht korrekt ist, sollten Sie auf den Teil nach dem @-Symbol achten. Gefälschte E-Mails verwenden oft Namen, die wie bekannte Namen klingen, aber kleine Fehler oder Änderungen aufweisen. So ist z. B. gmail.com echt, während etwas wie Gmail.con oder gmoil.com möglicherweise gefälscht sein könnte und eine doppelte Überprüfung erfordert.
Das kann auch bei anderen gängigen Domains wie yahoo.com und hotmail.com passieren. Seien Sie vorsichtig, wenn Sie eine E-Mail-Domäne sehen, die nicht zu der Person passt, von der sie eigentlich stammen sollte.
Es könnte zum Beispiel falsch sein, wenn jemand mit dem Namen John Smith eine E-Mail von acmeproducts.com hat. Wenn der Domänenname viele Zahlen oder seltsame Buchstaben enthält, könnte dies auch bedeuten, dass er gefälscht ist. Auf der anderen Seite bedeuten Domänen, die zu einer bekannten Gruppe oder Person passen, dass die E-Mail vertrauenswürdig ist.
E-Mails, die von Orten wie microsoft.com oder harvard.edu sind glaubwürdiger. Normale Adressen, wie gmail.com für persönliche E-Mails, sind in der Regel sicher. Wenn Sie prüfen, woher die E-Mail kommt, können Sie Fälschungen schnell erkennen, ohne Zeit damit zu verschwenden.
Suchen Sie nach ungewöhnlichen Formatierungen
Achten Sie auf diese Anzeichen dafür, dass eine E-Mail-Adresse gefälscht sein könnte:
- Wenn der Name keine Punkte enthält (wie bei "johndoe" anstelle von "john.doe").
- Unnötige Punkte am Ende ("john.doe.").
- Buchstaben in der falschen Größe, z. B. groß und klein vertauscht ("jOHnSmITH" anstelle von "johnsmith").
- Falsche Endungen wie ".comcom" oder ".mail". Es sollte einfach ".com" sein.
- Webadressen mit Tippfehlern oder fremden Buchstaben hinzugefügt.
Eine gute E-Mail-Adresse hat die folgenden Merkmale:
- Kleinbuchstaben vor dem "@" Zeichen.
- Punkte zur Trennung von Vor-, Mittel- und Nachnamen.
- Keine zusätzlichen Punkte am Ende.
- Die richtige Endung, wie z. B. .com oder .net. Keine Leerzeichen oder seltsamen Symbole.
Wenn Sie Dinge sehen, die nicht richtig aussehen, wie die oben genannten, könnte das bedeuten, dass jemand versucht, Sie auszutricksen. Halten Sie sich an normal aussehende E-Mails, um vor Betrug sicher zu sein.
Überprüfen Sie den Mail-Server
Um herauszufinden, ob eine E-Mail-Adresse echt ist, können Sie den Computer überprüfen, der E-Mails an diese Adresse sendet. Wenn Sie eine E-Mail senden, geht sie über diesen speziellen Computer.
Sie müssen sich einen bestimmten Eintrag in den Einstellungen der Domäne ansehen, um zu sehen, welches System dies tut. Dieser Eintrag gibt Auskunft darüber, welche Computer für den Versand von E-Mails aus dieser Domäne verwendet werden.
Hier erfahren Sie, wie Sie diese Informationen finden können:
- Verwenden Sie den nslookup in Ihrem Terminal oder in der Eingabeaufforderung. Zum Beispiel:
| nslookup -q=MX beispiel.de |
- Verwenden Sie ein Online-Tool wie MX Nachschlagen. Geben Sie einfach den Domänennamen ein.
- Verwenden Sie die dig Befehl. Zum Beispiel:
| dig mx Beispiel.com |
Wenn Sie nachsehen, welche Mailserver mit einer Domäne verbunden sind, zeigt dies, wer die E-Mails für diese Website bearbeitet. Wenn Sie einen funktionierenden Mailserver finden, bedeutet dies, dass die Website der E-Mail echt ist.
Aber denken Sie daran: Auch wenn die Website echt ist, müssen Sie überprüfen, ob die E-Mail-Adresse tatsächlich existiert. Wenn es keinen Mailserver gibt oder der Name der Website (Domäne) niemandem gehört, dann sind E-Mails von dieser Website wahrscheinlich nicht gut.
Wenn Sie also herausfinden wollen, ob eine E-Mail echt oder gefälscht ist, hilft es, zu prüfen, ob die Website mit dem Mailserver übereinstimmt!
Senden Sie eine Test-E-Mail
Um zu sehen, ob eine E-Mail funktioniert, sollten Sie eine einfache Testnachricht senden. Schreiben Sie eine kurze E-Mail mit "Test-E-Mail-Adresse" als Betreff und sagen Sie, "Dies ist nur zur Überprüfung Ihrer E-Mail" in der Nachricht.
Warten Sie dann ab, ob Sie eine Fehlermeldung erhalten, die besagt, dass die E-Mail nicht weitergeleitet wurde, oder ob sie ordnungsgemäß gesendet wurde. Achten Sie aber darauf, dass Sie nicht zu viele E-Mails an Adressen schicken, die Sie nicht kennen. Sie sollten dies nur tun, um sicherzustellen, dass Ihnen jemand die richtige Adresse gegeben hat.
Andernfalls könnten die Leute denken, dass Sie Spam versenden, was zu Problemen mit Ihrem E-Mail-Konto führen könnte. Am besten ist es, wenn Sie die mit Ihnen geteilten E-Mails absichtlich testen, damit niemand Ihre Nachrichten für Junk-Mails hält.
Die Verwendung unangemessener Wörter in einem E-Mail-Text kann auch dazu führen, dass Ihre E-Mail im Spam-Ordner landet. Eine schnelle Lösung, um die Effektivität Ihrer E-Mail zu verbessern, ist die Verwendung eines KI-Absatzumschreibers, um sie prägnanter und informativer zu gestalten.
E-Mail-Zustellbarkeit prüfen
Eine Möglichkeit, die Legitimität einer E-Mail-Adresse zu prüfen, besteht darin, zu sehen, ob sie eingehende E-Mails akzeptiert. Es gibt ein paar Tools, mit denen Sie die Zustellbarkeit von E-Mails testen können:
- Die von Menschen lesbaren Berichte von PowerDMARC: Der einfachste Weg, Ihre Zustellbarkeit zu verfolgen, ist die Überwachung Ihrer Sendequellen und E-Mails auf unserem Dashboard.
- Mailtester - Dieses kostenlose Tool prüft, ob die Mailbox existiert und E-Mails empfangen kann. Es sagt Ihnen, ob die Adresse gebounct wird oder E-Mails akzeptiert.
- MailboxValidator - Ein weiteres kostenloses Validierungstool, das die Zustellbarkeit von E-Mails prüft. Es bestätigt, ob die Mailbox gültig oder ungültig ist.
- EmailListVerify - Dieser kostenpflichtige Dienst prüft E-Mail-Adressen in großen Mengen. Er kann die Zustellbarkeit von Tausenden von E-Mails auf einmal prüfen.
- NeverBounce - Eine kostenpflichtige API für die E-Mail-Überprüfung, die die Zustellbarkeit und andere Faktoren überprüft. Sie bietet Batch-Validierungsfunktionen.
- Searchbug - ein externes Datenunternehmen, das die E-Commerce-Branche durch Anreicherung, Bereinigung und Validierung von E-Mail-Adressen und anderen Daten wie Namen, Telefonnummern und Postanschriften unterstützt.
Um zu prüfen, ob eine E-Mail-Adresse gut ist, geben Sie sie in diese Tools ein. Sie werden versuchen, eine Test-E-Mail zu senden oder den E-Mail-Server zu überprüfen. Wenn die E-Mail ankommt, funktioniert die Adresse wahrscheinlich und ist echt.
Wenn sie jedoch nicht ankommt, ist die Adresse möglicherweise nicht aktiv oder sogar gefälscht. Diese Art des Testens hilft Ihnen, schlechte oder ungenutzte E-Mails von aktiven und echten E-Mails zu unterscheiden. Auf diese und andere Weise können Sie feststellen, ob eine E-Mail verwendet werden kann.
E-Mail-Kopfzeilen nachschlagen
E-Mail-Kopfzeilen enthalten technische Informationen über eine E-Mail, einschließlich des sendenden Mailservers, des empfangenden Mailservers, Datum/Uhrzeit des Versands, Authentifizierungsmethoden und mehr.
Die Anzeige der vollständigen E-Mail-Kopfzeilen kann Aufschluss darüber geben, ob eine E-Mail-Adresse legitim ist.
So überprüfen Sie die E-Mail-Kopfzeilen:
- Öffnen Sie die E-Mail-Nachricht in Ihrem E-Mail-Programm (Google Mail, Outlook usw.).
- Suchen Sie nach der Option zum Anzeigen der "vollständigen Kopfzeilen" oder der "Originalnachricht". Klicken Sie in Google Mail auf den Dropdown-Pfeil neben der Antwort-Schaltfläche und wählen Sie dann "Original anzeigen".
- Überprüfen Sie die Kopfzeilen auf ungewöhnliche oder verdächtige Einträge:
- Empfangen: Die Empfangszeilen zeigen die Server, die die E-Mail durchlaufen hat. Viele Sprünge oder unbekannte Servernamen können darauf hinweisen, dass die Nachricht nicht direkt vom angegebenen Absender stammt.
- Authentifizierung: Methoden wie DKIM und SPF authentifizieren den Absender. Fehlende Authentifizierung deutet auf mögliches Spoofing hin.
- Datum/Uhrzeit: Stark abweichende Datums-/Zeitangaben zwischen Servern können eine Fälschung erkennen lassen.
- Betreff: Die Betreffzeile sollte in allen Kopfzeilen übereinstimmen, wenn sie unverändert bleibt.
- Recherchieren Sie unbekannte Header wie X-Originating-IP, um mehr Kontext zu erfahren.
- Ziehen Sie in Erwägung, die Header zur Analyse durch ein Verifizierungstool laufen zu lassen.
Die Prüfung der vollständigen E-Mail-Kopfzeilen erfordert einige technische Kenntnisse, kann aber wichtige Hinweise auf die Echtheit und den Weg einer E-Mail liefern. Im Zweifelsfall sollten Sie sich die Kopfzeilen ansehen, bevor Sie einem fragwürdigen Absender vertrauen.
Verwenden Sie eine E-Mail-Verifizierungs-API
E-Mail-Überprüfungs-APIs ermöglichen die automatische Überprüfung von E-Mail-Adressen durch einen einfachen API-Aufruf. Dadurch können E-Mail-Adressen im Vergleich zu manuellen Überprüfungsmethoden effizienter validiert werden.
Einige wichtige Vorteile der Verwendung einer E-Mail-Überprüfungs-API umfassen:
- Schnelle Stapelverarbeitung: APIs können Hunderte oder Tausende von E-Mail-Adressen in kürzester Zeit überprüfen, anstatt eine nach der anderen zu verifizieren. Das spart viel Zeit und Aufwand.
- Genauigkeit: APIs verwenden eine Kombination von Validierungstechniken wie Mailserverprüfungen, Syntaxprüfungen und mehr. Dies bietet eine zuverlässigere Genauigkeit als eine einzelne manuelle Methode.
- Einfache Integration: E-Mail-Verifizierungs-APIs verfügen über einfache Integrationsoptionen, so dass sie mit minimalem Programmieraufwand in Anwendungen und Websites integriert werden können.
- Flexible Nutzung: Die meisten E-Mail-Überprüfungs-APIs bieten nutzungsabhängige Preise, flexible Pläne und nutzungsabhängige Gebühren. Dadurch kann der Dienst an jeden E-Mail-Validierungsbedarf angepasst werden.
- Aktualisierte Datenbanken: E-Mail-Überprüfungs-APIs unterhalten Echtzeit-Datenbanken mit gültigen und ungültigen E-Mails, Spam-Trap-Listen und mehr. Dadurch wird sichergestellt, dass bei der Überprüfung von E-Mails die neuesten Daten verwendet werden.
- Programmatischer Zugang: Da der Zugriff auf APIs über Code erfolgt, können die Ergebnisse leicht gespeichert und programmatisch für die weitere Verarbeitung und Analyse verwendet werden.
Durch den Einsatz einer E-Mail-Legitimitäts-API können Unternehmen und Entwickler den Prozess der Überprüfung der E-Mail-Legitimität automatisieren. Dies spart im Vergleich zur manuellen Überprüfung viel Zeit und verbessert gleichzeitig die Genauigkeit.
Hinweis: Diese Methoden sind zwar gültig, aber einige erfordern technische Kenntnisse oder Zugang zu speziellen Tools. Darüber hinaus ist es wichtig zu beachten, dass keine dieser Methoden eine 100-prozentige Genauigkeit bei der Bestimmung der Legitimität einer E-Mail-Adresse garantieren kann.
Wie können Ihnen unzulässige E-Mails schaden?
Eine illegitime E-Mail ist eine nicht autorisierte E-Mail, die mit der Absicht erstellt wurde, nach Details zu fischen oder zu versuchen, bösartige Software in das System einzufügen. Illegitime E-Mails können versuchen, sich als eine legitime E-Mail-Adresse auszugeben.
Es ist bekannt, dass diese unrechtmäßigen E-Mails eine erhebliche Bedrohung darstellen können. Aber die gute Nachricht ist, dass diese Betrüger nichts ausrichten können, wenn Sie die E-Mail nur öffnen. Echte Probleme treten auf, wenn Sie auf einen Phishing-Link in der E-Mail klicken, einen E-Mail-Anhang herunterladen oder auf die E-Mail mit Ihren vertraulichen Daten antworten.
Heißt das also, dass Sie völlig sicher sind, wenn Sie nur eine E-Mail öffnen? Nicht ganz. Das Betrugsrisiko ist zwar sehr gering, aber es besteht immer noch. E-Mails können Zählpixel oder ähnliche Software enthalten, den Empfänger durch Social Engineering zum Handeln verleiten oder bösartigen Code enthalten.
Wie kann man sich also vor betrügerischen E-Mails schützen, die von der eigenen Domäne aus verschickt werden? Sie können ein E-Mail-Authentifizierungsprotokoll, DMARC, verwenden, das zur Bekämpfung von E-Mail-Betrug und Phishing-Angriffen gedacht ist. Es ermöglicht den E-Mail-Empfängern festzustellen, ob eine E-Mail von der spezifischen Domäne stammt, für die sie sich ausgibt, indem sie SPF oder DKIM verwendet. Der Absender kann mit Hilfe einer DMARC-Richtlinie strenge Maßnahmen gegen unzulässige E-Mails festlegen, die von seiner eigenen Domäne aus gesendet werden.
Wenn Sie DMARC für Ihre Domain wünschen, sollten Sie PowerDMARC in Betracht ziehen. Wir stellen DMARC-Berichte in einem für Menschen lesbaren Format bereit, in dem die wichtigsten Punkte in Grafiken, Zahlen und Diagrammen aufgeführt sind. Dies verbessert die Transparenz Ihrer E-Mail-Authentifizierung und hilft Ihnen, Zustellbarkeitsprobleme einfacher zu beheben.
Wie Sie vermeiden, Opfer von E-Mail-Betrügern und Hackern zu werden
Hin und wieder wird jemand Opfer solcher E-Mail-Betrüger und Hacker. Damit das nicht passiert und Sie bessere Tage erleben können, sollten Sie diese 5 Dinge tun:
- Antworten Sie niemals auf Spam-E-Mails. Wenn Sie nicht wissen, von wem die E-Mail stammt, oder die E-Mail übereilt aussieht, ist das ein eindeutiges Zeichen für einen E-Mail-Betrug.
- Achten Sie darauf, dass Ihre Software immer auf dem neuesten Stand ist, denn veraltete Software ist das bevorzugte Ziel von Betrügern und Hackern.
- Da es schwierig ist, Spam-E-Mails einzeln herauszufiltern, sollten Sie einen Anti-Spam-Filter installieren, um bösartige Inhalte einfach herauszufiltern und unter Quarantäne zu stellen. Die großen ESPs haben integrierte Anti-Spam-Filter, die täglich Millionen von E-Mails markieren.
- Wenn auch nur der geringste Zweifel besteht, dass eine E-Mail nicht echt ist, klicken Sie nicht auf Links und laden Sie keine Anhänge herunter.
- Seien Sie immer vorsichtig, wem Sie Ihre persönlichen Daten mitteilen. E-Mail-Betrüger können versuchen, sich als Ihr lang vermisster Freund auszugeben, den Sie vielleicht schon vergessen haben. Dies geschieht nur, damit Sie oder jemand anderes Ihre wichtigen persönlichen Daten leichter preisgeben kann.
Haben Sie auf einen Link in einer betrügerischen E-Mail geklickt? Tun Sie dies so schnell wie möglich!
Wenn Sie einen Link in einer betrügerischen E-Mail geöffnet haben, sollten Sie die folgenden Schritte befolgen, um sich zu schützen:
- Schalten Sie sofort Ihr Wi-Fi oder Ihr Mobilfunknetz aus, damit der Betrüger nicht Ihre vollständigen Daten herunterladen kann.
- Zweitens sollten Sie als Vorsichtsmaßnahme Antiviren-Software verwenden, um potenzielle Bedrohungen zu erkennen und zu beseitigen.
- Melden Sie sich jetzt bei den betroffenen Konten an und ändern Sie die Kennwörter umgehend.
- Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) für mehr Sicherheit aktivieren.
- Erwägen Sie die Verwendung eines Passwortmanagers, um Ihre Konten zuverlässig zu schützen.
- Halten Sie immer ein aktives Backup-Konto bereit, um mögliche Risiken zu mindern, falls etwas Dringendes passiert.
- Melden Sie Phishing-Angriffe an die FTC unter https://reportfraud.ftc.gov/.
- Stellen Sie sicher, dass Sie Kopien wichtiger Dateien haben, um Datenverletzungen oder -verluste zu vermeiden.
- Wenn Sie noch kein externes Laufwerk haben, sollten Sie sich unbedingt eines zulegen, um Fotos, Dokumente, Videos usw. zu sichern.
- Um sich vor Betrug zu schützen, sollten Sie sich bei einem Dienst zum Schutz vor Identitätsdiebstahl anmelden.
- Und schließlich sollten Sie DMARC verwenden, um unzulässige E-Mails zu authentifizieren. DMARC ist zwar kein Allheilmittel, kann aber dazu beitragen, das Risiko des Missbrauchs von Domänennamen und gefälschten E-Mails, die von Ihrer eigenen Domäne aus gesendet werden, zu minimieren.
Letzte Worte
Eine echte E-Mail-Adresse ist wichtig für eine sichere und ehrliche Kommunikation über das Internet. Wenn Sie wissen, was eine E-Mail-Adresse auszeichnet, können sich Menschen und Unternehmen bei der Nutzung des Internets sicherer fühlen.
Mit den hier vorgestellten Tipps kann Ihr Unternehmen E-Mails besser überprüfen, Vertrauen aufbauen und Probleme mit gefälschten E-Mails vermeiden. Auch wenn es keine Garantie dafür gibt, dass die Methoden alle betrügerischen E-Mails aufspüren und zwischen bösartigen oder möglicherweise falsch geschriebenen E-Mail-Adressen unterscheiden können, sind sie eine sinnvolle Vorsichtsmaßnahme.
Wenn Sie sich vergewissern, dass Ihre E-Mails gültig sind, sehen Sie dies als ersten Schritt zu einer sichereren Online-Welt an, indem Sie die Echtheit der E-Mail-Adressen überprüfen. Wenn Sie sich also jemals fragen: "Ist diese E-Mail echt?", denken Sie an diese Richtlinien für sichere Kommunikation.
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