DMARC pour les cabinets d'avocats

Nous comprenons que votre vie privée est importante pour vous et que vous vous souciez de la manière dont vos données personnelles sont utilisées. Nous respectons et apprécions la vie privée de tous nos clients et nous ne collecterons et n'utiliserons les données personnelles que de la manière décrite ici, dans notre politique en matière de cookies et dans nos conditions d'utilisation, et d'une manière qui soit conforme à nos obligations et à vos droits en vertu de la loi.

Cette politique, ainsi que nos conditions d'utilisation et tout autre accord entre vous et nous, définit la base sur laquelle les données personnelles que nous recueillons auprès de vous ou que vous nous fournissez seront traitées.

1. Que couvre cette politique ?
Elle explique comment nous utilisons vos données à caractère personnel : comment elles sont collectées, comment elles sont conservées et comment elles sont traitées. Elle explique également vos droits en vertu de la législation relative à vos données personnelles.

2. Qu'est-ce que les données à caractère personnel ?
Les données à caractère personnel sont définies par le règlement général sur la protection des données (règlement 2016/679) comme "toute information concernant une personne identifiable qui peut être identifiée directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant".

Les données à caractère personnel sont, en termes plus simples, toute information vous concernant qui permet de vous identifier. Les données à caractère personnel comprennent des informations évidentes telles que votre nom et vos coordonnées, mais aussi des informations moins évidentes comme les numéros d'identification, les données de localisation électronique et d'autres identifiants en ligne.

Les données à caractère personnel que nous utilisons sont décrites dans la section 4 ci-dessous.

3. Quels sont mes droits ?
En vertu de la GDPR, si vous êtes résident de l'EEE, vous avez les droits suivants, que nous nous efforcerons toujours de faire respecter :

Le droit d'être informé de la collecte et de l'utilisation de vos données personnelles. Le présent avis de confidentialité devrait vous dire tout ce que vous devez savoir, mais vous pouvez toujours nous contacter pour en savoir plus ou pour poser des questions en utilisant les coordonnées figurant à la section 10.

Le droit d'accéder aux données personnelles que nous détenons à votre sujet. La section 9 vous indiquera comment procéder.

Le droit de faire rectifier vos données personnelles si l'une des données personnelles que nous détenons est inexacte ou incomplète. Pour en savoir plus, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées figurant à la section 10.

Le droit d'être oublié, c'est-à-dire le droit de nous demander de supprimer ou de disposer de toute autre manière des données à caractère personnel vous concernant dont nous disposons. Pour en savoir plus, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées figurant à la section 10.
Le droit de restreindre (c'est-à-dire d'empêcher) le traitement de vos données à caractère personnel.

Le droit de s'opposer à ce que nous utilisions vos données personnelles dans un ou plusieurs buts particuliers.

Le droit à la portabilité des données. Cela signifie que vous pouvez nous demander une copie de vos données à caractère personnel que nous détenons pour les réutiliser avec un autre service ou une autre entreprise dans de nombreux cas.

Droits relatifs à la prise de décision automatisée et au profilage. Nous n'utilisons pas vos données personnelles de cette manière.

Pour plus d'informations sur l'utilisation de vos données personnelles ou l'exercice de vos droits tels que décrits ci-dessus, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées fournies à la section 10.

4. Quelles sont les données personnelles que vous collectez ?
Nous pouvons collecter tout ou partie des données personnelles suivantes (cela peut varier en fonction de votre relation avec nous :

Nom ;
Adresse ;
Adresse électronique ;
Numéro de téléphone ;
Nom de l'entreprise ;
Titre du poste ;
Profession ;
Informations relatives au paiement ;
Informations sur le lieu de travail ;
Informations fournies par des tiers ;
Informations sur la façon dont vous accédez et utilisez nos services (par exemple : pages visitées, site web de référence) ;
Informations sur votre appareil (par exemple : adresse IP anonymisée, type d'appareil) ;
les commentaires et opinions que vous exprimez lorsque vous nous contactez par courrier électronique, par téléphone ou par chat.

5. Comment mes données personnelles sont-elles utilisées ?
Selon le GDPR, nous devons toujours disposer d'une base légale pour l'utilisation des données à caractère personnel. Cela peut être parce que les données sont nécessaires à l'exécution d'un contrat avec vous, parce que vous avez consenti à ce que nous utilisions vos données à caractère personnel ou parce qu'il est dans notre intérêt commercial légitime de les utiliser. Vos données à caractère personnel seront utilisées aux fins suivantes :

Fournir et gérer votre compte (base juridique : contractuelle).
Vous fournir nos produits et services. Vos données personnelles sont nécessaires pour nous permettre de conclure un contrat avec vous (base juridique : contractuelle).

Personnaliser, améliorer et adapter nos produits et services pour vous (base juridique : intérêts légitimes).

Communiquer avec vous. Il peut s'agir de répondre à des courriels ou à des appels de votre part (base juridique : intérêts contractuels et légitimes).

vous fournir par courrier électronique ou postal les informations que vous avez choisies. Vous pouvez vous désabonner ou vous désengager à tout moment en mettant à jour vos préférences de communication dans la page du profil d'utilisateur de votre produit ou en cliquant sur le lien de désabonnement figurant dans les courriels que nous vous adressons (base juridique : intérêts légitimes).

Avec votre permission et/ou lorsque la loi le permet, nous pouvons également utiliser vos données personnelles à des fins de marketing, ce qui peut inclure le fait de vous contacter par e-mail, par téléphone ou par courrier pour vous communiquer des informations, des nouvelles et des offres sur nos produits et services. Nous ne vous enverrons aucun message de marketing illégal ou de spam. Nous nous efforcerons toujours de protéger pleinement vos droits et de respecter nos obligations au titre de la GDPR et des règlements de 2003 sur la vie privée et les communications électroniques (directive CE), et vous aurez toujours la possibilité de vous désengager.

6. Pendant combien de temps conserverez-vous mes données personnelles ?
Nous ne conserverons pas vos données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire compte tenu de la ou des raisons pour lesquelles elles ont été collectées pour la première fois. Vos données à caractère personnel seront donc conservées pendant les périodes suivantes (ou, en l'absence de période fixe, les facteurs suivants seront utilisés pour déterminer la durée de leur conservation) :

Nous utiliserons et conserverons vos données personnelles aussi longtemps qu'il sera nécessaire pour vous fournir notre service et dans le but de satisfaire à toute exigence juridique, comptable ou de rapport. Par la suite, nous ne conserverons les données que sous une forme anonyme afin qu'elles ne puissent plus être associées à vous pour nous aider à améliorer nos produits et services ;

si vous n'êtes pas client et que nous disposons de vos données personnelles pour communiquer avec vous, nous les utiliserons et les conserverons jusqu'à ce que vous nous fassiez savoir que vous ne souhaitez plus recevoir de communications de notre part ou pendant une période maximale de 24 mois ;

7. Comment et où stockez-vous mes données personnelles ?
Nous pouvons stocker ou transférer tout ou partie de vos données personnelles dans des pays qui ne font pas partie de l'Espace économique européen (l'"EEE" comprend tous les États membres de l'UE, plus la Norvège, l'Islande et le Liechtenstein). Ces pays sont appelés "pays tiers" et peuvent ne pas avoir de lois sur la protection des données aussi strictes que celles du Royaume-Uni et/ou de l'EEE. Cela signifie que nous prendrons des mesures supplémentaires afin de garantir que vos données personnelles sont traitées de manière aussi sûre et sécurisée qu'elles le seraient au Royaume-Uni et dans le cadre du GDPR, y compris :

Disposer d'un addenda informatique compatible avec le GDPR avec des sous-processeurs dans des pays tiers ;
S'assurer que ces sous-traitants disposent de procédures de sécurité adéquates.
La sécurité de vos données personnelles est essentielle pour nous, et pour protéger vos données, nous prenons un certain nombre de mesures importantes, dont les suivantes

- Cryptage de vos données pendant leur transit ;
- Si possible, cryptage de vos données lorsqu'elles sont stockées ;
- Des examens annuels indépendants de nos processus et procédures de sécurité via notre certification ISO27001.

8. Partagez-vous mes données personnelles ?
Nous pouvons parfois passer des contrats avec les tiers suivants pour vous fournir des produits et des services en notre nom. Il peut s'agir du traitement des paiements, de la livraison et de la commercialisation. Dans certains cas, ces tiers peuvent avoir besoin d'accéder à tout ou partie des données à caractère personnel vous concernant que nous détenons. Vous pouvez consulter la liste des sous-traitants ici.

Si l'une de vos données personnelles est requise par un tiers, comme décrit ci-dessus, nous prendrons des mesures pour garantir que vos données personnelles sont traitées en toute sécurité et conformément à vos droits, à nos obligations et à celles du tiers en vertu de la loi.

Nous pouvons parfois conclure des contrats avec des tiers (comme décrit ci-dessus) qui sont situés en dehors de l'Espace économique européen (l'"EEE" comprend tous les États membres de l'UE, plus la Norvège, l'Islande et le Liechtenstein). Si des données à caractère personnel sont transférées à un tiers situé en dehors de l'EEE, nous prendrons les mesures nécessaires pour garantir que vos données à caractère personnel sont traitées de manière aussi sûre et sécurisée qu'elles le seraient dans le cadre du GDPR, comme expliqué ci-dessus au point 7.

Dans certaines circonstances limitées, nous pouvons être légalement tenus de partager certaines données à caractère personnel, dont les vôtres, si nous sommes impliqués dans une procédure judiciaire ou si nous nous conformons à des obligations légales, à une décision de justice ou aux instructions d'une autorité gouvernementale.

9. Comment puis-je accéder à mes données personnelles ?
Si vous voulez savoir quelles sont les données à caractère personnel que nous avons sur vous, vous pouvez nous demander des détails sur ces données et une copie de celles-ci (où ces données à caractère personnel sont détenues). C'est ce qu'on appelle une "demande d'accès à l'objet".

Toutes les demandes d'accès par sujet doivent être faites par écrit et envoyées aux adresses électroniques ou postales indiquées à la section 10.

Normalement, il n'y a pas de frais pour une demande d'accès à un sujet. Si votre demande est "manifestement infondée ou excessive" (par exemple, si vous faites des demandes répétitives), des frais peuvent être facturés pour couvrir nos frais administratifs de réponse.

Nous répondrons à votre demande d'accès à l'objet dans un délai de 21 jours et, en tout état de cause, pas plus d'un mois après l'avoir reçue. Normalement, nous nous efforçons de fournir une réponse complète, y compris une copie de vos données personnelles, dans ce délai. Toutefois, dans certains cas, notamment si votre demande est plus complexe, un délai supplémentaire peut être nécessaire, jusqu'à un maximum de trois mois à compter de la date de réception de votre demande. Vous serez tenu pleinement informé de l'état d'avancement de nos travaux.

10. Comment puis-je vous contacter ?
Pour nous contacter à propos de tout ce qui concerne vos données personnelles et la protection des données, y compris pour faire une demande d'accès à un sujet, visitez la page "Contactez-nous

11. Modifications de la présente déclaration de confidentialitéNous pouvons modifier la présente déclaration de confidentialité de temps à autre. Cela peut s'avérer nécessaire, par exemple, en cas de modification de la législation ou de modification de notre activité d'une manière qui affecte la protection des données à caractère personnel.

Toute modification sera disponible ici et, le cas échéant, nous pourrons également vous en informer par courrier électronique et/ou dans nos produits

Version 1.0, 15 janvier 2020