Comment envoyer des e-mails sécurisés dans Outlook : guide étape par étape
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Dernière mise à jour : 5 Temps de lecture : 5 min
Points clés à retenir
- Outlook utilise Microsoft Purview Message Encryption, ce qui vous permet d'envoyer des e-mails sécurisés sans avoir recours à des extensions tierces.
- Vous pouvez crypter vos messages via l'onglet « Options » ou en utilisant un déclencheur dans l'objet, tel que [ENCRYPT], si votre administrateur a configuré cette fonctionnalité.
- Lorsque vous cryptez un e-mail, Outlook protège automatiquement tous les fichiers joints à ce message.
- Vous pouvez envoyer des e-mails sécurisés aux utilisateurs de Gmail ou de Yahoo ; il leur suffit d'utiliser un code d'accès à usage unique pour les consulter.
- Le chiffrement masque le contenu, mais les protocoles DMARC et SPF que vous êtes bien l'expéditeur légitime.
Les fuites de données et le phishing sont monnaie courante aujourd'hui ; envoyer des informations sensibles par e-mail classique représente donc, en toute honnêteté, un risque considérable. La bonne nouvelle, c'est qu'Outlook intègre déjà des outils pour protéger vos messages : vous n'avez donc même pas besoin de télécharger des applications supplémentaires ni d'utiliser des outils tiers au hasard.
Si vous envoyez un contrat juridique, des coordonnées bancaires ou des informations médicales confidentielles, ce guide vous explique en détail comment utiliser le chiffrement d'Outlook pour préserver la confidentialité de vos données professionnelles. Si vous souhaitez approfondir certains aspects techniques, comme la différence entre S/MIME et OME, vous pouvez consulter notre guide sur le chiffrement des e-mails dans Outlook.
Que signifie « Courrier électronique sécurisé » dans Outlook ?
La messagerie sécurisée dans Outlook garantit que votre message est protégé pendant son acheminement sur Internet et lorsqu'il se trouve dans une boîte de réception. Elle remplit en fait deux fonctions principales :
- Chiffrement : cette fonction transforme votre e-mail en un format illisible et brouillé, de sorte que seule la personne à qui vous l'avez envoyé puisse le lire.
- Contrôle d'accès : cela vous permet de définir certaines règles de base, comme empêcher l'autre personne de transférer ou de copier ce que vous avez écrit.
La bonne nouvelle, c'est que cela fonctionne avec n'importe quel service de messagerie, et que la personne à qui vous envoyez un message n'a pas besoin d'installer un logiciel bizarre juste pour ouvrir ce que vous lui avez envoyé.
Comment envoyer un e-mail sécurisé dans Outlook (Microsoft 365 / Version classique)
Si vous utilisez la version de bureau d'Outlook ou l'interface standard de Microsoft 365, le moyen le plus simple de verrouiller un message est d'utiliser le menu Options.
Étape par étape :
1. Ouvrez Outlook, puis cliquez sur « Nouveau message ».
2. Allez dans l'onglet Options.
3. Cliquez sur le bouton « Crypter ».
Capture d'écran tirée du site officiel
4. Choisissez l'une de ces options :
- « Cryptage seul » : cette option crypte le message tout en permettant au destinataire d'y répondre ou de le transférer.
- Ne pas transférer : cette option crypte le message et empêche le destinataire de le transférer à son tour.
Capture d'écran tirée du site officiel
5. Rédigez votre message, puis cliquez sur « Envoyer ».
Remarque: vous devez disposer d'un abonnement spécifique pour cela, tel que Microsoft 365 Business Premium ou un plan Entreprise.
Ce que voit le destinataire
Si le destinataire de votre e-mail utilise également Outlook, le message s'ouvre normalement et s'accompagne d'une petite icône en forme de cadenas. S'il utilise un autre service, comme Gmail, il reçoit un lien vers un portail sécurisé. Il peut alors se connecter avec son compte Google ou utiliser un code d'accès à usage unique envoyé dans sa boîte de réception pour lire l'e-mail.
Utilisez la ligne d'objet pour envoyer des e-mails sécurisés
De nombreuses entreprises mettent en place des règles de flux de messagerie pour gagner en rapidité. Ces règles déclenchent le chiffrement en fonction de mots spécifiques.
Mode d'emploi :
1. Créez un nouvel e-mail.
2. Dans le champ « Objet », tapez [ENCRYPT], puis ajoutez le texte de votre objet.
3. Envoyez l'e-mail comme vous le feriez habituellement.
C'est idéal si vous souhaitez garantir la sécurité sans avoir à naviguer dans les menus. N'oubliez pas que cela ne fonctionne que si votre administrateur informatique a configuré cette option. Vous devriez d'abord envoyer un e-mail test à une adresse personnelle pour vous assurer que cela fonctionne bien au sein de votre organisation.
Comment envoyer des pièces jointes sécurisées par e-mail via Outlook
Beaucoup de gens se demandent également si leurs fichiers sont en sécurité. Lorsque vous cryptez un e-mail Outlook, tout fichier que vous joignez est automatiquement crypté avec le corps du message.
Une protection supplémentaire grâce aux étiquettes de confidentialité
Si votre service utilise les étiquettes de confidentialité, vous disposez d'un contrôle encore plus poussé sur le sort réservé à ces fichiers :
1. Dans la nouvelle fenêtre de messagerie, cliquez sur « Sensibilité ».
2. Choisissez une mention telle que « Confidentiel » ou « Très confidentiel ».
3. Ces libellés permettent de crypter automatiquement les e-mails et d'ajouter des règles.
Vous pouvez également protéger par un mot de passe un fichier PDF ou Excel avant de le joindre.
Fonctionnement de la messagerie Outlook sécurisée avec l'authentification des e-mails
Le chiffrement protège le contenu de vos e-mails, mais il ne permet pas de vérifier qui les a envoyés. C'est pourquoi SPF, DKIM et DMARC sont si importants.
Un pirate informatique peut toujours « usurper » l'identité d'un expéditeur pour faire croire qu'un e-mail provient de votre patron, même s'il utilise un système de chiffrement. Pour empêcher cela, des services tels que PowerDMARC peuvent vous aider:
- Mettez fin à l'usurpation d'identité : assurez-vous que seuls vos serveurs autorisés envoient des e-mails depuis votre domaine.
- Améliorer la délivrabilité : les e-mails authentifiés ne finissent pas dans le dossier des spams.
- Visibilité : utilisez un tableau de bord pour voir exactement qui envoie des e-mails en votre nom.
Pour une configuration complète, vous pouvez suivre nos guides sur la configuration de DMARC pour Office 365 et de DKIM pour Microsoft Office 365.
Problèmes courants liés au chiffrement dans Outlook
Même avec les outils intégrés, vous pourriez rencontrer quelques petits contretemps numériques. Voici comment y remédier :
- Le destinataire ne parvient pas à l'ouvrir : s'il n'utilise pas de compte Microsoft, il doit généralement recourir au code d'accès à usage unique.
- Le bouton est grisé : cela se produit si vous disposez d'un forfait « Famille » personnel ou si votre administrateur ne vous a pas attribué la licence appropriée.
- Erreur de code dans l'objet : la méthode [ENCRYPT] est une règle manuelle. Si elle ne fonctionne pas, cela signifie que votre équipe informatique n'a pas activé ce déclencheur spécifique.
- Échec de la livraison : si vos e-mails sécurisés ne parviennent pas à leur destinataire, vérifiez si vos paramètres SPF, DKIM ou DMARC bloquent ces messages.
Résumé
Une fois que vous savez où se trouvent les boutons, il est très facile d'envoyer un e-mail sécurisé. Que vous choisissiez de cliquer sur l'option de chiffrement ou simplement d'ajouter rapidement la mention « chiffré » dans l'objet, vous faites tout ce qu'il faut pour protéger vos informations personnelles. Cela ne prend qu'une seconde, et c'est bien mieux que de devoir faire face à une fuite massive de données par la suite.
Le chiffrement protège le « contenu », mais il ne prouve pas toujours que c'est bien vous qui l'avez envoyé. Si vous souhaitez protéger votre identité et vous assurer que vos e-mails ne finissent pas dans un dossier de spam, vous devez vérifier vos paramètres d'authentification.
Découvrez notre outil d'analyse DMARC pour voir comment PowerDMARC contribue à lutter contre l'usurpation d'identité et à améliorer la délivrabilité de vos e-mails.
Foire aux questions
La messagerie Outlook est-elle sécurisée par défaut ?
Outlook utilise le protocole TLS pour sécuriser les e-mails lors de leur transfert entre les serveurs. Cependant, il ne protège pas les messages une fois qu'ils se trouvent dans une boîte de réception. Vous devez utiliser le bouton « Chiffrer » ou d'autres services de chiffrement des e-mails.
Les e-mails Outlook sont-ils cryptés pendant leur transfert ?
Outlook utilise le protocole TLS pour sécuriser vos e-mails pendant leur transfert. Cependant, le protocole TLS ne protège que le « trajet » de l'e-mail ; il n'empêche pas quelqu'un de simplement le transférer une fois que l'e-mail est arrivé dans sa boîte de réception.
Comment savoir si ma messagerie Outlook est sécurisée ?
Lorsque vous rédigez un message, recherchez l'icône représentant un cadenas ou une bannière indiquant « Crypté ». Vous pouvez également vous rendre dans « Options », puis « Crypter », pour vous en assurer.
Les e-mails cryptés d'Outlook sont-ils conformes à la norme HIPAA ?
C'est tout à fait possible ! Il vous suffit de disposer d'un accord de partenariat commercial signé avec Microsoft et d'utiliser le chiffrement pour tout ce qui concerne les données de santé confidentielles. Il est également recommandé de vous assurer que votre domaine utilise le protocole MTA-STS.
Puis-je envoyer un e-mail sécurisé à une personne qui ne fait pas partie de mon organisation ?
Oui, s'ils se connectent avec leur propre compte ou utilisent le code temporaire.
Comment envoyer un e-mail sécurisé dans Outlook sur Mac ?
C'est comme sous Windows. Créez un nouveau message, cliquez sur l'onglet « Options », puis sur « Chiffrer ». Assurez-vous simplement que votre application Office est à jour.
Expert en sécurité des domaines et des courriels chez PowerDMARC
Yunes est chef d'équipe des opérations chez PowerDMARC et possède des connaissances approfondies en matière d'authentification et de sécurité des courriels. Yunes est certifié Microsoft Azure Administrator Associate et possède des certifications CompTIA A+ et bien d'autres encore.
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