Comment effectuer une analyse des courriels ?

Une analyse des courriels peut vous aider à collecter des données pour améliorer vos efforts de marketing, analyser les lacunes dans la sécurité des courriels et détecter les tentatives d'usurpation d'identité (spoofing).

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Comment effectuer une analyse des courriels ?
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Des milliards d'e-mails sont envoyés chaque jour. Il s'agit du canal de communication le plus efficace pour attirer de nouveaux clients potentiels dans votre entreprise. 

En 2023, 347,3 milliards de courriels seront envoyés et reçus chaque jour dans le monde.347,3 milliards de courriels seront envoyés et reçus dans le monde. Il y aura 4,6 milliards d'abonnés au courrier électronique dans le monde d'ici à 2025. Selon près de 80 % des chefs d'entreprise, les consommateurs dépensent plus (en moyenne 34 % de plus) lorsque leur expérience est personnalisée.

Le marketing par courrier électronique peut aider votre entreprise à atteindre un large public, à rester en contact avec les clients existants et à vendre de nouveaux services et produits aux clients actuels et nouveaux.

Cet article a pour but de vous montrer comment effectuer une analyse des courriels afin d'obtenir de meilleurs résultats.

Analyse des courriels : Qu'est-ce que cela signifie ?

L'analyse des courriels consiste à collecter des données sur le comportement de vos clients afin d'améliorer vos efforts de marketing. Cela peut se faire manuellement ou automatiquement.

Si vous choisissez de le faire manuellement, vous devrez passer des heures à analyser chaque campagne d'e-mail séparément, puis à apporter des modifications en fonction de vos conclusions. La création d'infographies à l'aide d'un outil de création d'infographies est un moyen efficace de visualiser l'analyse de vos courriels. 

Les outils de marketing électronique automatisé facilitent grandement le processus en fournissant des rapports complets sur la façon dont vos abonnés interagissent avec vos courriels, le nombre de messages qu'ils ouvrent, s'ils cliquent sur les liens, etc.

Les avantages de l'analyse des courriels : Améliorer la communication, la collaboration et la conformité

La possibilité d'analyser les données des courriels est un outil très puissant pour améliorer la communication. Elle vous permet de mieux comprendre les modes de communication de votre équipe, ce qui peut vous aider à améliorer l'efficacité et la productivité.

Voici quelques-uns des avantages de l'analyse des courriels :

Mieux comprendre les schémas de communication

Les données relatives aux courriels peuvent être utilisées pour déterminer les communications les plus courantes au sein d'une organisation. Cela peut vous aider à identifier les domaines dans lesquels des améliorations sont nécessaires afin de rationaliser les processus et de vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.

Par exemple, si la plupart des courriels sont envoyés à une seule personne, celle-ci doit être ajoutée en tant que destinataire dans toute correspondance future afin que les autres ne soient pas laissés pour compte.

Améliorer l'efficacité de la communication

Il est également possible d'utiliser les données relatives au courrier électronique pour améliorer l'efficacité de la communication en identifiant les types de messages qui requièrent le plus d'attention et ceux qui n'ont pas besoin d'être pris en compte - ce qui permet aux personnes de se concentrer sur ce qui est le plus important sans perdre de temps sur des détails non pertinents ou sur des tâches qui peuvent être déléguées ailleurs.

Améliorer l'expérience des clients

L'analyse des courriels peut vous aider à envoyer des offres ciblées en fonction des préférences et des comportements des clients. Les clients se sentent ainsi plus appréciés et leur expérience avec votre produit ou service s'en trouve améliorée.

Améliorer la collaboration au sein d'une équipe

Les équipes doivent communiquer efficacement, en particulier lorsqu'elles collaborent à des projets. L'analyse des courriels aide les équipes à rester organisées grâce à des calendriers et des listes de tâches partagés. Elle permet également aux membres de l'équipe de suivre les progrès de chacun en surveillant les réponses et les notes dans chaque fil de messages.

Atténuer les risques et garantir la conformité

Les courriels contiennent parfois des informations sensibles que les entreprises doivent protéger contre un accès ou une divulgation non autorisés. Grâce à un logiciel d'analyse des messages électroniques, les entreprises peuvent garantir la conformité avec les réglementations fédérales telles que HIPAA, GLBA et PCI DSS en contrôlant le contenu de tous les messages envoyés par l'intermédiaire de leurs réseaux.

Le processus d'analyse des courriels : De la collecte des données à la compréhension et à l'action

Le processus d'analyse de l'e-mail est une série d'étapes qui vous aident à comprendre votre public et votre base de clients. 

Il s'agit de la première étape de toute campagne de marketing par courriel, qui permet d'envoyer des courriels pertinents aux bonnes personnes et au bon moment.

  1. Déterminer l'objectif de l'analyse : Avant de commencer l'analyse, déterminez l'objectif et la portée de l'analyse. Définissez le problème à résoudre, les questions auxquelles il faut répondre et les résultats souhaités de l'analyse.
  2. Collecter les données des courriels : Accédez à la plateforme de messagerie et déterminez quels courriels doivent être analysés. Exporter les courriels dans une feuille de calcul ou un outil d'analyse de données.
  3. Préparer les données : Supprimer les doublons, trier les courriels, filtrer les courriels non pertinents et classer les courriels dans des groupes en fonction de l'objectif de l'analyse.
  4. Analyser les données : Utilisez des outils et des techniques d'analyse des données clients pour identifier les sujets communs, les modèles, le volume d'e-mails, les principales parties prenantes et d'autres informations pertinentes. Identifier les domaines de préoccupation et les domaines d'opportunité.
  5. Tirer des conclusions : Résumer les résultats, utiliser les rapports sur les données de marketing, tirer des conclusions sur la base de l'analyse et formuler des recommandations fondées sur les objectifs et les résultats de l'analyse.
  6. Présenter les résultats : Choisissez les visualisations appropriées, préparez un rapport et présentez-le aux parties prenantes. Préparez-vous à expliquer les méthodes, les résultats et les conclusions.
  7. Suivre et répéter : Contrôler les résultats de l'analyse, apporter les ajustements ou les améliorations nécessaires et continuer à itérer et à affiner le processus d'analyse si nécessaire.

Ce processus peut être personnalisé en fonction des exigences spécifiques de l'analyse du courrier électronique.

Identifier et analyser les courriers électroniques frauduleux : Un processus général pour rester en sécurité

Analyse d'un courriel frauduleux peut être un processus complexe, mais voici une procédure générale à suivre :

  1. Déterminer les en-têtes du courrier électronique: Les en-têtes du courriel contiennent des métadonnées qui peuvent aider à identifier la source du courriel. Dans la plupart des clients de messagerie, il est possible d'accéder aux en-têtes en cliquant avec le bouton droit de la souris sur le message et en sélectionnant "Voir la source" ou "Afficher l'original". Recherchez des informations d'en-tête suspectes ou anormales, telles que des adresses électroniques non concordantes, des adresses IP inhabituelles ou des noms de serveurs étranges.
  2. Analysez le contenu du courriel : Recherchez les fautes d'orthographe ou de grammaire, les mises en forme inhabituelles ou d'autres signes indiquant que le courriel peut être frauduleux. Vérifiez l'adresse électronique de l'expéditeur et comparez-la à l'adresse électronique connue de l'expéditeur, si elle est disponible.
  3. Vérifiez les liens : Si le courriel contient des liens, survolez-les sans cliquer pour voir l'URL de destination. Si l'URL semble suspecte ou ne correspond pas à la source déclarée, ne cliquez pas dessus. Copiez et collez plutôt le lien dans un outil d'analyse d'URL pour vérifier s'il y a des menaces potentielles.
  4. Vérifiez les pièces jointes : Si le courriel contient des pièces jointes, scannez-les avec un logiciel antivirus avant de les télécharger ou de les ouvrir. Ne téléchargez pas et n'ouvrez pas les pièces jointes qui semblent suspectes ou qui proviennent de sources inconnues.
  5. Vérifiez l'identité de l'expéditeur : Si le courriel provient d'un expéditeur connu mais semble suspect, contactez l'expéditeur en utilisant une autre méthode de communication pour vérifier l'authenticité du courriel. Si le courriel provient d'un expéditeur inconnu, ne répondez pas et n'engagez pas de dialogue avec lui.
  6. Signalez l'e-mail : S'il semble frauduleux ou usurpé, signalez-le aux autorités compétentes, telles que la Federal Trade Commission ou le groupe de travail anti-hameçonnage (Anti-Phishing Working Group).
  7. Rendre le courrier électronique concis: Les courriels trop longs peuvent déplaire aux lecteurs, c'est pourquoi il est essentiel de rédiger des courriels concis et précis. L'utilisation d'un synthétiseur de texte IA peut aider à éliminer le texte inutile et à rendre l'e-mail plus concis, en veillant à ce qu'il reste attrayant et pertinent pour le public visé.

Conclusion : Tirer parti de la puissance de l'analyse des courriels pour améliorer les performances de l'entreprise

L'analyse des courriels peut fournir des informations précieuses sur les modes de communication, aider à améliorer l'efficacité de la communication, améliorer l'expérience des clients, améliorer la collaboration au sein de l'équipe et atténuer les risques. 

En suivant un processus structuré qui comprend la collecte et la préparation des données, l'analyse des données, l'élaboration de conclusions et la présentation des résultats, les parties prenantes peuvent obtenir des informations précieuses et prendre des décisions éclairées sur la base des résultats de l'analyse.

Cependant, il est important de se rappeler que le succès de l'analyse dépend fortement de la qualité et de la précision des données, ainsi que de l'objectivité et de l'expertise de l'analyste. Il est donc essentiel de planifier et d'exécuter le processus d'analyse avec soin et de continuer à contrôler et à modifier l'approche de l'analyse si nécessaire. 

Ce faisant, les parties prenantes peuvent exploiter la puissance de l'analyse des courriels pour améliorer la communication, la collaboration, la conformité et les performances globales de l'entreprise.

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