Por qué la seguridad de los datos es crucial para el marketing por correo electrónico

Autor:
Dmytro Kudrenko
Fundador y CEO de Stripo

Dmytro Kudrenko es un entusiasta del marketing por correo electrónico con más de 15 años de experiencia en el sector y 25 como empresario. Imparte regularmente talleres y conferencias sobre email marketing, interactividad del correo electrónico y gamificación. La misión de Dmytro es mejorar la accesibilidad y la utilidad del marketing por correo electrónico para las empresas y sus suscriptores.

La seguridad de los datos es una cuestión importante que hay que abordar si se quiere utilizar eficazmente el marketing por correo electrónico para captar y fidelizar clientes. Las amenazas a la seguridad de los datos que puede encontrar pueden causar a su empresa graves pérdidas económicas y riesgos para su reputación. Las áreas clave en las que puede proteger los datos son cómo envía los correos electrónicos y cómo recopila y almacena los datos para utilizarlos en futuras campañas.

En este artículo, conocerá las principales amenazas para la seguridad de los datos a las que se enfrentan las empresas y sus clientes, así como estrategias eficaces para superarlas.

Importancia de la seguridad de los datos en el marketing por correo electrónico

Cada vez más empresas se enfrentan a diversas ciberamenazas que pueden afectar significativamente a su reputación y estabilidad financiera. Desde el phishing hasta la pérdida de datos, el correo electrónico es un objetivo prioritario para los ciberdelincuentes. Por eso es fundamental saber cómo proteger el correo electrónico y los datos.

Según el Cost of a Data Breach Report 2023el coste medio mundial de una filtración de datos en 2023 fue de 4,45 millones de dólares, lo que supone un aumento del 15 % con respecto a los tres años anteriores.

La protección de datos también es una cuestión de mantener la confianza de los clientes para las empresas que utilizan el marketing por correo electrónico. La personalización es una tendencia clave para un marketing por correo electrónico eficaz, por lo que se necesitan datos de los usuarios. 

Para que sus clientes compartan datos con usted, necesitan confiar en que los mantiene seguros. Además, si sus correos electrónicos parecen correos de phishing, los clientes de correo electrónico fraudulentos simplemente los enviarán a la bandeja de spam, y su marketing por correo electrónico no obtendrá resultados. 

Para las herramientas de terceros, el reto es también proteger los datos de sus clientes y abonados.

Por todas estas razones, los profesionales del marketing por correo electrónico deben aplicar las mejores medidas de seguridad seguridad del correo electrónico.

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Casos de violación de datos en el marketing por correo electrónico

Según mi experiencia, he observado (y sigo observando), para nosotros y nuestros clientes, las cuatro amenazas más frecuentes a la seguridad de los datos que llegan a través del correo electrónico.

Ataques de phishing

El caso más famoso, contra el que es crucial protegerse, es el de los correos electrónicos de phishing. En este ataque, los hackers envían correos electrónicos que simulan ser suyos y piden a su cliente que haga algo en su nombre -por ejemplo, que facilite información sensible- mediante correos electrónicos que parecen legítimos.

Según el Informe sobre phishing 2024 realizado por el equipo de Zscaler ThreatLabz, los ataques de phishing aumentaron un 58.2% en 2023 en comparación con el año anterior. Las amenazas de phishing alcanzaron nuevos niveles de dificultad en 2023, impulsadas por el crecimiento de las herramientas de IA generativa.

Ataques de inyección

Las inyecciones son otra amenaza común. Los atacantes añaden un script malicioso a los campos de los formularios de suscripción de correo electrónico. Por ejemplo, en el campo "Su nombre", escriben "gane 500 dólares en 20 minutos" y dan un enlace. Cuando una persona recibe un correo de este tipo de un servicio de confianza, simplemente hace clic en un enlace malicioso y ejecuta un script: entonces el atacante puede acceder al panel de administración, piratear algo u obtener datos.

Para evitar los ataques de inyección, debe comprobar y validar cuidadosamente los valores de los campos. Tanto si tu servicio es popular como si no, los hackers pueden intentar piratearlo.

Explotación de datos

Otro problema es cuando los atacantes roban datos de los correos electrónicos y los utilizan para piratear sistemas. Por ejemplo, los identificadores ocultos de los contactos, la información de la caché u otros datos personalizados que de algún modo acabaron en el correo electrónico pueden utilizarse para acceder al sistema. Para evitarlo, es importante minimizar el uso de estos datos en los correos electrónicos y garantizar su almacenamiento fiable.

Fugas de datos

Las fugas de datos se producen cuando alguien utiliza su cuenta de administrador con correo electrónico para enviar mensajes a sus clientes o exportar datos privados. Como resultado, se pierde información confidencial o se hace un uso indebido de ella. Para evitarlo, es necesario garantizar un control adecuado del acceso a los datos, su encriptación y una supervisión periódica.

Hay muchas más amenazas, y debes comprender lo fácil que es poner en peligro los datos. Podemos sugerir varias buenas prácticas para protegerlos.

Áreas clave para la seguridad de los datos en el marketing por correo electrónico

Para garantizar seguridad del correo electrónicoconsidere las cuatro áreas principales en las que puede proteger fácilmente los datos y comprenda que usted, y no otro sistema, es el responsable de esta protección.

En todos estos ámbitos, es fundamental saber qué se necesita para organizar el proceso, cómo supervisarlo para evitar que algo vaya mal y cómo revisarlo constantemente.

Entendamos todo uno por uno.

1. ¿Cómo se envían los correos electrónicos?

Cuando envíe correos electrónicos a sus suscriptores, debe minimizar la posibilidad de pérdida de datos o de que los ciberdelincuentes utilicen sus correos. Aquí tienes algunos métodos que puedes utilizar.

• Implantar DKIM, SPF, DMARC y BIMI 

Para que los correos electrónicos enviados desde tu dominio empresarial sean lo más seguros posible, puedes añadir registros DNS de autenticación de correo electrónico para SPF, DKIM y DMARC . Estos protocolos ayudan a validar la autenticidad de los correos electrónicos y la legitimidad de las fuentes de envío.

Una forma adicional de verificar la legitimidad es BIMI y la marca de verificación azul de Gmail. Una vez que implementes BIMIpuedes mostrar el logotipo de la empresa en el buzón junto con una marca de verificación azul, como se muestra a continuación:

• Utilice validadores de correo electrónico y compruebe si hay trampas de spam

Los validadores de correo electrónico comprueban que una dirección de correo electrónico es válida, está formateada correctamente.. Las trampas de spam son direcciones de correo electrónico creadas precisamente para atrapar a los spammers. No se utilizan para la comunicación legítima, por lo que cualquier correo electrónico enviado a una trampa de spam se considera no deseado y posiblemente malicioso.

Utilice validadores de correo electrónico periódicamente para limpiar y mantener sus listas de correo electrónico. Esto ayuda a eliminar direcciones no válidas y a identificar posibles trampas de spam.

• Aplicar estrategias alternativas

Las estrategias de respaldo protegen contra problemas inesperados que podrían comprometer la seguridad de los datos de correo electrónico. Realice periódicamente copias de seguridad de los datos de correo electrónico en ubicaciones seguras y accesibles. Así se garantiza la restauración de los mensajes en caso de pérdida o corrupción de los datos.

• Trabaje con los administradores de correos para mejorar la capacidad de entrega

Postmaster es una de esas herramientas que puede utilizar para analizar el rendimiento del correo electrónico. Te ayuda a determinar tu puntuación de spam, reputación de IP y dominio, y errores de entrega. Utiliza la información de Postmaster de los clientes de correo electrónico más populares, Google, Yahoo y Outlook, para asegurarte de que vas por buen camino.

También puede revisar sus informes DMARC y la reputación IP en el panel de control de PowerDMARC para analizar la entregabilidad y el rendimiento de su correo electrónico. Se trata de una solución integral para gestionar y supervisar las actividades de envío y los procesos de autenticación del correo electrónico.

• Gestión de rebotes por dominio

Rastrea los correos rebotados en función del dominio del destinatario para identificar y evitar trampas de spam y envíos a direcciones no válidas o maliciosas que pueden dañar tu reputación. Un alto porcentaje de rebotes puede indicar problemas de seguridad, como un servidor de envío comprometido o un ataque de phishing.

Control y revisiones

Todos estos métodos son importantes no sólo para aplicarlos una vez, sino también para utilizarlos en la supervisión continua, es decir, para comprobar los informes de autenticación del correo electrónico, hacer un seguimiento de todos los indicadores y también revisar las actualizaciones de las políticas DKIM, SPF y DMARC.

2. ¿Cómo se almacenan los datos?

Para realizar un marketing por correo electrónico eficaz, es necesario recopilar y almacenar los datos de los suscriptores. Unas buenas prácticas de almacenamiento de datos son cruciales para protegerlos de los hackers.

Aquí tienes algunos consejos que te ayudarán a almacenar los datos de forma segura.

• Utilice contraseñas y claves de cifrado seguras

Proteja el acceso a las cuentas de correo electrónico y a los datos que contienen asegurándose de que las contraseñas son complejas, únicas y se actualizan con regularidad, y de que las claves de cifrado son sólidas y se gestionan de forma segura. Así se evitan accesos no autorizados y fugas de datos, protegiendo la información sensible.

• Implantar soluciones seguras de almacenamiento de datos

Utiliza tus propios servicios para almacenar imágenes y otros datos para evitar los problemas asociados al uso de servicios de terceros que pueden estar bloqueados debido a la actividad de spam. Tienes que desmarcarte en la medida de lo posible de servicios que puedan perjudicarte indirectamente.

He aquí un ejemplo de lo que puede ocurrir. Si utilizas algún servicio de almacenamiento de imágenes de terceros, y en algún momento se convierte en spam porque los spammers también han empezado a utilizarlo en masa, el servicio será bloqueado por todos los clientes de correo electrónico, y tú junto con él.

Debido a esto, creamos todos los enlaces en nuestro propio dominio para todos los correos electrónicos creados en Stripo, lo que nos permite evitar problemas de bloqueo y aumenta el nivel de seguridad. También puedes usar tus propias IPs, pero si tienes muchos datos, tendrás que comprar más, lo que no siempre tiene sentido.

• Asegúrese de que los servicios donde almacena sus datos son seguros y están certificados

Si utiliza herramientas de terceros, asegúrese de que cumplen todas las normas de seguridad necesarias. De lo contrario, sus datos podrían estar insuficientemente protegidos, lo que crearía riesgos adicionales. Los hackers pueden hacer cualquier cosa; tu seguridad debe ser de primera para minimizar estos riesgos.

A la hora de elegir un sistema para trabajar, preste atención a la antigüedad de la empresa en el mercado. Los sistemas pequeños de reciente aparición suelen enfrentarse a problemas de seguridad a medida que ganan popularidad. Esto puede dar lugar a graves infracciones y a la necesidad de reconstruir el sistema por completo, lo que puede suponer un coste para toda la empresa.

Asegúrese de que el servicio que va a utilizar dispone de uno o varios de estos puntos: 

• ha superado las certificaciones necesarias reconocidas y conocidas en el sector, como la certificación de seguridad de datos SOC 2, el certificado de la norma internacional de seguridad "ISO/IEC 27001:2013" y la evaluación CASA de Google;

• todos los procesos, tanto documentales como infraestructurales, están configurados para garantizar el máximo nivel de seguridad;
• dispone de un departamento especial que se ocupa de los protocolos de actuación internos y de un sistema transparente de notificación a los clientes en caso de problemas (por ejemplo, en el editor Stripo, moderamos manualmente cada correo electrónico creado por los clientes y rastreamos las solicitudes de creación de correos electrónicos de suplantación de identidad);
• y, por ejemplo, es reconocido como seguro por la comunidad de hackers de sombrero blanco.

Control y revisiones

Para mantener la seguridad de su almacenamiento de datos, supervise periódicamente los registros de acceso, compruebe el sistema en busca de intentos de acceso no autorizados, supervise las normas de cifrado y actualícelas según sea necesario, y cambie las contraseñas y las claves de cifrado.

3. 3. ¿Cómo organizas y controlas el acceso a los datos?

El siguiente factor que influye en la seguridad de los datos es quién accederá a ellos y cómo. Esto se aplica tanto a los datos de la empresa como a los de los clientes, usuarios y abonados.

Para protegerlos, presta atención a lo siguiente:

• Implantar la autenticación multifactor (MFA) es un enfoque muy infravalorado. Muchas empresas no la utilizan, pensando que es opcional. Sin embargo, la experiencia demuestra que ayuda a aumentar la seguridad y reduce el riesgo de acceso no autorizado al sistema.
• Implemente y revise sus controles de acceso de usuarios: otorgar a todo el mundo funciones de administrador o permitir la exportación e importación de datos es un error común. La información confidencial debe limitarse sólo a los empleados que realmente la necesitan para desempeñar sus funciones, idealmente documentada en una lista de control de funciones. Los empleados no deben tener acceso a las bases de datos exportadas para evitar el riesgo de que se utilicen sin autorización. La mayoría de las veces, las filtraciones se producen precisamente por culpa de empleados descontentos que tenían acceso a las bases de datos y decidieron aprovechar esta oportunidad.
• Supervise las actividades sospechosas (exportaciones, importaciones, activadores, tamaño de los segmentos). Para evitar fugas de datos, supervise la actividad de los usuarios y analice los patrones de acceso con regularidad. Si observa una actividad inusual, como el uso frecuente de activadores o cambios en las funciones de los usuarios, puede ser una señal para seguir investigando. Por ejemplo, si alguien exporta regularmente grandes cantidades de datos o si antiguos empleados siguen teniendo acceso al sistema, esto podría indicar una amenaza potencial.
• El uso de direcciones semilla para detectar fugas de datos implica crear y utilizar direcciones de correo electrónico únicas y rastreables para controlar dónde podrían compartirse o filtrarse datos indebidamente. Si estas direcciones semilla reciben correos electrónicos inesperados, esto puede indicar que los datos han sido expuestos, ayudando a identificar y mitigar las brechas.

Control y revisiones

Para mantener el control sobre el acceso a datos confidenciales, supervise los patrones de acceso de los usuarios en busca de anomalías, realice un seguimiento de los eventos de exportación, importación y lanzamiento, y revise periódicamente el tamaño de los segmentos en busca de incoherencias, la eficacia de la AMF y la actividad inusual en las direcciones de origen.

4. ¿Cómo se utilizan los datos en las nuevas campañas de correo electrónico?

Una regla sencilla del marketing por correo electrónico es recopilar y utilizar únicamente los datos del usuario necesarios para mejorar la eficacia de sus campañas de correo electrónico.

Así que cuando prepare sus correos electrónicos, asegúrese de que son relevantes para Mejores prácticas de diseño de correo electrónico seguro y que tengas en cuenta lo siguiente:

• no incluya nunca información sensible de los clientes en los enlaces o en la personalización por si ese correo se reenvía o se comparte con otra persona que pueda utilizar esos datos. Los datos utilizados para la personalización deben ser mínimos y estar bien protegidos;
• valide los valores de todos los campos de contacto que recopile, compruebe la posible inyección de los valores y no permita el tratamiento automático de datos sin verificación.

Control y revisiones

Recuerde vigilar regularmente los correos electrónicos para detectar el uso indebido de información personal y vulnerabilidades de inyección. Preste especial atención a las plantillas de correo electrónico, los ajustes de personalización y las pruebas de penetración de los campos de contacto.

Resumen 

Garantizar la seguridad de los datos es un proceso constante que requiere un enfoque proactivo, atención a los detalles y actualizaciones periódicas. Seguir las recomendaciones de este artículo le ayudará a minimizar los riesgos y a proteger sus datos y los de sus clientes frente a accesos no autorizados. Esté atento a las nuevas amenazas, mejore sus métodos de protección y elija socios fiables para mantener la seguridad de su marketing por correo electrónico.