• Home
  • Blog
  • Privacy van gegevens in e-mailcommunicatie: Compliance, risico's en best practices

Privacy van gegevens in e-mailcommunicatie: Compliance, risico's en best practices

Gegevensprivacy in e-mailcommunicatie verwijst naar de bescherming en vertrouwelijkheid van persoonlijke gegevens. Lees meer over de regelgeving rond gegevensprivacy, met name GDPR.

door

Leestijd: 5 min
Privacy van gegevens in e-mailcommunicatie: Compliance, risico's en best practices
Inhoudsopgave-

Sinds de EU de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft aangenomen in 2018zijn bedrijven gedwongen hun e-mailmarketingpraktijken te heroverwegen. De gevolgen van het overtreden van de privacyregels zijn geen grap - een enkel geval van Amazon en zijn kolossale boete van € 746 miljoen is daar het bewijs van.

Aan de andere kant is GDPR geen belemmering voor het succes van e-mailmarketingcampagnes. Bedrijven die hun publiek zorgvuldig segmenteren en een strategie uitwerken, genereren nog steeds ROI en, wat nog belangrijker is, ze koesteren zinvolle relaties met hun abonnees. Als dit het effect is dat u hoopt te bereiken, lees dan verder. Hieronder geven we een overzicht van de belangrijkste regels waaraan merken moeten voldoen, analyseren we enkele risico's en bieden we de beste praktijken om leads te blijven converteren met uw e-mailmarketingcampagnes. 

Belangrijkste concepten voor GDPR-naleving 

De Algemene Verordening Gegevensbescherming heeft verschillende artikelen die allemaal gericht zijn op een veilige en eerlijke verwerking van persoonlijke gegevens. Toch moeten in de context van e-mailcommunicatie vier belangrijke concepten op de voorgrond staan.

Het verkrijgen van expliciete en geïnformeerde toestemming van abonnees is waarschijnlijk de belangrijkste verandering onder de GDPR. Dit betekent dat elke toekomstige ontvanger vrijwillig zijn e-mail moet delen met het merk en moet bevestigen dat hij klaar is om promotionele aanbiedingen te ontvangen. 

De pre-GDPR-praktijk om websitebezoekers vooraf aangevinkte vakjes aan te bieden die gebruikers abonneren op wekelijkse promotiebrieven behoort dus tot het verleden. Tegenwoordig is het noodzakelijk dat abonnees deze vakjes zelf aanvinken - en idealiter zouden ze de keuze moeten hebben hoeveel vakjes ze kunnen aanvinken.

Transparantie en verantwoording

Deze verordening is de logische voortzetting van de vorige. De 'uitdrukkelijke en geïnformeerde' toestemming vereist dat merken transparant zijn over hun beleid. Dit omvat niet alleen hoe vaak het bedrijf marketingmateriaal zal sturen, maar ook welke persoonlijke gegevens het merk zal verzamelen en hoe het deze zal beschermen tegen phishingpogingen.

De enige manier om hieraan te voldoen is om altijd links naar het Privacybeleid van de organisatie op te nemen in de opt-in formulieren. Maar het is ook belangrijk om dit beleid begrijpelijk te maken. Met het oude excuus van 'niemand leest het ooit' kom je niet ver. Merken die hun beleid opzettelijk moeilijk te volgen maken, riskeren juridische gevolgen en zware boetes. Software voor het beheer van gegevensprivacy kan helpen om aan deze regels te voldoen, vooral voor bedrijven die grote hoeveelheden klantgegevens beheren.

Optie voor het verwijderen van gegevens voor abonnees 

Onder GDPR hebben alle e-mailabonnees het recht om vergeten te worden. Dit betekent dat wanneer abonnees vragen om verwijdering van hun persoonlijke gegevens, deze gegevens moeten worden verwijderd. Wanneer iemand zich afmeldt van de mailinglijst, moeten ook alle eerder verzamelde gegevens worden verwijderd.

Bescherming van abonneegegevens

gegevensprivacy in e-mail

Het aantal phishingaanvallen Het aantal phishingaanvallen blijft groeien en ze worden steeds geraffineerder. E-mails zijn bijzonder kwetsbaar voor phishingaanvallen en daarom zijn bedrijven verplicht om de persoonlijke gegevens van hun abonnees zo goed mogelijk te beschermen. Dit houdt veel praktijken in, van het minimaliseren van het verzamelen en analyseren van gegevens tot het versleutelen van alle gevoelige gegevens en het uitvoeren van regelmatige veiligheidscontroles. Als het systeem wordt geschonden, wordt het bedrijf aansprakelijk gesteld - wat een ander groot risico is voor bedrijven die e-mailmarketingcampagnes uitvoeren onder GDPR.

Deze punten vatten in wezen alle belangrijke regels samen die e-mailmarketeers moeten volgen bij het uitvoeren van hun promotiecampagnes. Laten we nu de best practices bekijken om de risico's te beperken en meer geïnformeerde abonnees voor je mailingdatabase te blijven aantrekken. 

Beste e-mailmarketingpraktijken om te voldoen aan GDPR

gegevensprivacy in e-mail

Bij e-mailmarketing komen de belangrijkste GDPR-punten neer op slechts vier essentiële aspecten. De best practices zijn diverser en hangen grotendeels af van de specifieke bedrijfsomstandigheden. Toch kunnen bedrijven nooit de fout in gaan met de hieronder beschreven tactieken. 

Het vermijden van alle mogelijke dubbelzinnigheden is de zekerste weg om te voldoen aan GDPR. Gebruik duidelijke taal in alle aanmeldingsformulieren. Vermijd juridisch jargon of dubbelzinnigheden. Vermeld expliciet wat voor soort materiaal de abonnees zullen ontvangen en hoe vaak. 

Bijvoorbeeld: "door u in te schrijven voor onze nieuwsbrief gaat u ermee akkoord om maandelijks updates over onze producten te ontvangen. Hier ligt de nadruk op 'akkoord' - volgens GDPR is de instemming van de gebruiker het belangrijkste dat telt. 

In sommige gevallen kunnen merken geïnteresseerd zijn in het versturen van verschillende promotiematerialen. In dat geval is het het beste om verschillende vakjes te introduceren die websitebezoekers kunnen aanvinken. Het scheiden van maandelijkse nieuwsbrieven van kortingen en promoties is een solide strategie die gebruikers een zekere mate van controle geeft over het materiaal dat ze ontvangen. Met deze tip kunnen marketeers twee vliegen in één klap slaan: ze voldoen aan de GDPR en zorgen ervoor dat hun marketingmateriaal terechtkomt bij ontvankelijke abonnees die er vrijwillig mee hebben ingestemd om het te ontvangen.

De meeste merken kunnen hun promotiemateriaal opsplitsen in:

  • Kortingen en promoties
  • Nieuwsbrieven 
  • Product updates 
  • Tutorials en uitlegmateriaal

Dat kan allemaal in verschillende vormen - e-mailupdates, podcasts, blogs of video's. Maar welke vorm je ook kiest, de expliciete toestemming van de ontvanger is een must om juridische gevolgen te voorkomen. En vergeet niet dat merken geen van deze vakjes meer vooraf kunnen aanvinken - de beslissing is nu volledig aan de gebruiker. 

Privacybeleid gemakkelijk toegankelijk maken

Onder GDPR zijn bedrijven verplicht om hun privacybeleid toegankelijk en begrijpelijk te maken voor de lezers. Natuurlijk is het, anders dan bij inschrijfformulieren, niet eenvoudig om alle juridische termen in een volledig privacybeleid te vermijden. De beste suggestie is om het document goed door te lezen om onduidelijkheden weg te nemen en ervoor te zorgen dat iedereen het kan begrijpen. 

Verberg de uitschrijfknop niet

Dit is een absolute must - zelfs gebruikers met de meest eenvoudige computervaardigheden zouden geen moeite moeten hebben om zich af te melden voor nieuwsbrieven. Zorg ervoor dat je een afmeldlink opneemt in elke promotiebrief die je verstuurt. Het is ook goed om te vragen naar de reden van afmelding, maar zorg ervoor dat gebruikers het hele proces in een paar klikken kunnen voltooien. 

Eisen voor e-mailverzenders van Google en Yahoo voor 2024 hebben één-klik afmelding verplicht gesteld voor alle verzenders van bulk e-mail.

Robuuste maatregelen voor gegevensbescherming gebruiken

Omdat bedrijven aansprakelijk kunnen worden gesteld voor onbevoegde inbreuken op gegevens, is het het beste om een specialist in gegevensbeveiliging in te huren en regelmatige veiligheidscontroles uit te voeren. Dit omvat versleuteling, het monitoren van gegevenstoegang en -controle, het ondertekenen van relevante veiligheidsovereenkomsten met externe leveranciers, enzovoort. Zonder goed opgeleide professionals kan het veilig houden van gegevens een probleem worden - vooral gezien het feit dat kleine bedrijven net zo kwetsbaar zijn voor cyberaanvallen als grote internationale organisaties - vaak zelfs kwetsbaarder omdat maar weinig kleine bedrijven investeren in adequate beveiligingsmaatregelen.

Bovendien worden e-mailgegevens beter beschermd en worden spoofing-aanvallen voorkomen, DMARC implementatie sterk aanbevolen

Gegevensverzameling tot een minimum beperken 

Een ander goed advies dat merken zou moeten helpen om GDPR na te leven, is het minimaliseren van gegevensverzameling. Dit beleid vermindert de potentiële schade in het geval van een datalek en biedt abonnees de privacy die GDPR voorstaat. Het idee is om zo min mogelijk informatie te verzamelen - en toch zou het genoeg moeten zijn om een goede leadsegmentatie te garanderen. 

Bij sommige merken, zoals retail en e-commerce, hoeft dit geen uitdaging te zijn. De voornaam, leeftijd en geslacht zijn meestal voldoende voor een gesegmenteerde marketingcampagne. Bij het adverteren van professionele SaaS-software kan de situatie wat lastiger worden. Het is nog steeds van vitaal belang om het verzamelen van gegevens tot een minimum te beperken om boetes en andere juridische gevolgen te voorkomen. 

Door deze nalevingspunten in gedachten te houden en de best passende praktijken te kiezen om GDPR-overtredingen te vermijden, zouden bedrijven hun e-mailcampagnes probleemloos moeten kunnen uitvoeren. Alles bij elkaar komt het neer op het verkrijgen van expliciete toestemming, het respecteren van de privacy van de abonnees en het versturen van waardevolle informatie. Dezelfde praktijken zijn essentieel voor het succes van elke e-mailcampagne, ongeacht de wettelijke voorschriften waaraan de organisatie is onderworpen.

gegevensprivacy in e-mail

Nieuwste berichten van Ahona Rudra (zie alle)
Watering hole aanvallen: Definitie, gevaren en preventiewaterpoel-aanvaldetectie en reactie op bedreigingenUw gids voor detectie en reactie van bedreigingen