Política de uso aceptable: Elementos clave y ejemplos

En resumen: Una política de uso aceptable (AUP) es su reglamento digital que abarca el uso de la tecnología, la protección frente a riesgos de seguridad y garantiza el cumplimiento normativo. Incluye elementos como el alcance de la política, el uso autorizado y prohibido, la seguridad y la protección de datos, así como la supervisión y la aplicación. PowerDMARC ayuda en la implementación de la AUP con sus herramientas de autenticación y generación de informes.

Tus empleados acceden a las redes de la empresa, envían correos electrónicos, navegan por Internet y utilizan diversos programas informáticos para realizar sus tareas diarias. Esta conectividad es un factor clave para la productividad, pero también abre la puerta a numerosos riesgos derivados de la ciberdelincuencia , pasando por problemas legales y ralentizaciones de la red.

Para ello, una política de uso aceptable (AUP) se convierte en el cortafuegos de su organización frente al comportamiento humano. Define lo que está permitido y lo que no a la hora de utilizar los recursos tecnológicos de su empresa. En esencia, minimiza las amenazas internas del mismo modo que un cortafuegos bloquea el tráfico de red no autorizado.

Pero es más que una simple lista de restricciones. Una PUA establece un marco para proteger tanto a tu organización como a tus empleados.

Esta guía analiza en qué consiste una política de uso aceptable, su importancia para reforzar la seguridad y cómo puedes diseñar una que se adapte a las necesidades de tu organización. Además, destaca cómo estas políticas ayudan a garantizar el cumplimiento de normas como PCI DSS y el RGPD, especialmente para los directores de seguridad de la información (CISO), los responsables de TI y los proveedores de servicios gestionados (MSP) en sectores regulados. Si te encuentras entre ellos, sin duda te interesará leerla.

¿Qué es una política de uso aceptable?

Una política de uso aceptable es un documento formal en el que se establecen las normas y directrices que regulan la forma en que los empleados, los contratistas y otros usuarios pueden acceder a los recursos informáticos de una entidad y hacer uso de ellos.

La política se aplica a todas las personas con acceso a los sistemas de la empresa, incluidos los trabajadores a tiempo parcial, los consultores y, en ocasiones, los invitados o visitantes. Abarca una amplia gama de activos, desde ordenadores y dispositivos móviles hasta el acceso a Internet, sistemas de seguridad del correo electrónico y cuentas en la nube.

Objetivo de una política de uso aceptable

El objetivo principal de una política de uso aceptable es establecer unas expectativas claras sobre el uso de la tecnología, al tiempo que se protegen los activos de la organización y se garantiza el cumplimiento normativo. El ejemplo del cortafuegos mencionado anteriormente encaja muy bien aquí, ya que solo permite el paso de lo que se define como conducta aceptable, mientras que bloquea todo aquello que pueda causar daño.

Estos son los objetivos principales de una política de uso aceptable:

• Protección de activos: Protección de la infraestructura digital, los datos y la propiedad intelectual frente a un uso indebido
• Garantía de cumplimiento: Cumplimiento de requisitos normativos como PCI DSS, el RGPD y las disposiciones del sector
• Mitigación de riesgos: Reducción de las vulnerabilidades de seguridad y del riesgo legal
• Orientación sobre el comportamiento: Definición del uso adecuado y responsable de la tecnología

Por qué las organizaciones necesitan una política de uso aceptable

Las organizaciones necesitan una política de uso aceptable por varias razones que afectan a su seguridad, su situación jurídica y su capacidad operativa.

La seguridad es, sin duda, la ventaja más inmediata. Una PUA ayuda a prevenir comportamientos de riesgo que podrían comprometer los sistemas de su empresa. Al aclarar lo que está y lo que no está permitido, es menos probable que los empleados participen en actividades que den lugar a brechas de ciberseguridad, fugas de datos o infecciones por malware. De este modo, la política actúa como medida preventiva contra las amenazas internas, así como amortiguador frente a errores accidentales.

Desde un punto de vista jurídico, contar con una política de uso aceptable (AUP) bien definida ayuda a proteger a la organización frente a responsabilidad . Si se produce un uso indebido de los recursos de la empresa para actividades ilegales o comportamientos inapropiados, esto permite demostrar que se han establecido políticas claras y que se tomaron las medidas razonables.

La política también contribuye a la estabilidad y la productividad de la red. Restringir las actividades personales que consumen mucho ancho de banda, como los videojuegos, mantiene las redes disponibles para las tareas empresariales esenciales, al tiempo que reduce las distracciones.

Además, una política de uso aceptable (AUP) ayuda a establecer unas expectativas coherentes en toda la organización. En lugar de dejar el uso de la tecnología a la interpretación individual, la política establece normas claras y uniformes que se aplican a todos por igual.

Elementos de una política de uso aceptable

Una política de uso aceptable sólida se basa en varios componentes que, en conjunto, crean un marco adecuado para el uso de la tecnología. Cada elemento cumple una función específica para proteger a la organización y orientar a los usuarios sobre las prácticas permitidas.

Ámbito de aplicación

Definir claramente el ámbito de aplicación es la clave para elaborar una política eficaz. El documento debe especificar exactamente a quién se aplica, como por ejemplo a los consultores o al personal temporal.

La política también debe enumerar los activos digitales a los que se aplica. Entre ellos pueden figurar ordenadores, teléfonos móviles, tabletas, puntos de acceso a la red y sistemas de autenticación de correo electrónico .

Las organizaciones con modalidades flexibles de teletrabajo deberían aclarar cómo se aplica la política a las redes domésticas y a los dispositivos de uso mixto. En este contexto, los equipos podrían adoptar controles centralizados de acceso remoto que mantengan la seguridad de la actividad profesional en los terminales distribuidos. 

Usos autorizados y prohibidos

Esta sección constituye el núcleo de cualquier política de uso aceptable, ya que ofrece orientaciones específicas sobre lo que los empleados pueden y no pueden hacer con los recursos tecnológicos de la empresa. Esta tabla comparativa ofrece ejemplos de recursos digitales que entran dentro del ámbito de aplicación de una política de uso aceptable.

Comparación entre usos aceptables y no aceptables

Los usos autorizados suelen incluir actividades directamente relacionadas con las responsabilidades laborales. La política debe hacer hincapié en que los recursos de la empresa están destinados principalmente a fines comerciales. Veamos en detalle el uso adecuado de áreas como Internet, las redes sociales, el software y el correo electrónico.

Uso de Internet

• Investigación y comunicación en el ámbito empresarial
• Acceso a servicios y aplicaciones en la nube autorizados
• Uso personal limitado durante los descansos
• Recursos de formación y desarrollo profesional

Uso de las redes sociales

• Cuentas oficiales de la empresa en redes sociales (si están autorizadas)
• Redes profesionales relacionadas con tu puesto
• Cumplimiento de las directrices de la empresa sobre redes sociales

Instalación y uso del software

• Solicitudes empresariales preaprobadas del catálogo de software
• Software instalado por el departamento de TI con las licencias correspondientes
• Actualizaciones de seguridad y parches a través de los canales autorizados

Correo electrónico y comunicaciones electrónicas

• Comunicación empresarial con clientes y compañeros de trabajo
• Colaboración en proyectos y uso compartido de documentos
• Configuración de los protocolos de autenticación de correo electrónico (SPF, DKIM, DMARC)
• Notificar cualquier correo electrónico sospechoso o problema de seguridad

Aunque dependen en gran medida de tu sector, podemos agrupar las actividades prohibidas en cuatro categorías comunes a modo de referencia. Son las siguientes:

• Actividades ilegales: Utilizar los recursos de la empresa con fines ilícitos, acceder a contenidos restringidos o ilegales, o participar en actividades fraudulentas
• Infracciones de seguridad: Instalación de software no autorizado, elusión de protocolos de seguridad o intento de acceder a sistemas restringidos sin la debida autorización
• Contenido inapropiado: Acceder, almacenar o distribuir material ofensivo, discriminatorio o inapropiado
• Actividades comerciales personales: Utilizar los recursos de la empresa para proyectos empresariales personales, venta en línea u otras actividades comerciales

Seguridad y protección de datos

En esta sección de la política de uso aceptable (AUP) se describen las responsabilidades de los usuarios en lo que respecta al mantenimiento de la seguridad de la organización y a la protección de los datos confidenciales. Debe transmitir la idea de que se trata de una responsabilidad de todos, y no solo del departamento de TI.

Protección de datos y confidencialidad

Los requisitos de protección de datos son fundamentales para garantizar el cumplimiento de normativas como el RGPD, la HIPAA y la PCI DSS. Los usuarios deben conocer sus obligaciones en lo que respecta al tratamiento de información confidencial. Entre ellas se incluyen las siguientes:

Clasificación y tratamiento de datos

• Público: Información que se puede compartir libremente
• Interno: Información para uso interno exclusivamente
• Confidencial: Información comercial sensible que requiere protección
• Restrito: Datos altamente sensibles, accesibles solo para unas pocas personas

Requisitos de cumplimiento en materia de privacidad

• Obtenga el consentimiento adecuado al recopilar datos
• Gestionar el acceso según los permisos
• Denunciar intentos de phishing o filtraciones de datos sin demora
• Implementar mecanismos de conservación y eliminación de datos

Autenticación y gestión de contraseñas

• Utiliza contraseñas seguras para todas tus cuentas
• Activa la autenticación multifactorial cuando sea posible
• Nunca compartas tus credenciales de inicio de sesión con otras personas
• Notifique inmediatamente las cuentas comprometidas

Gestión de accesos

• Acceder únicamente a los sistemas y datos necesarios para el desempeño de las funciones del puesto
• Cierra la sesión en los sistemas cuando no los utilices
• Solicite los cambios de acceso a través de los canales correspondientes
• Notificar los intentos de acceso no autorizado

Un buen ejemplo de ello sería la política que detalla cómo tu organización aplica protocolos de autenticación del correo electrónico como SPF, DKIMy DMARC. Los usuarios deberán cumplir con su parte a la hora de mantener estas protecciones siguiendo las prácticas de correo electrónico establecidas.

Formación y sensibilización en materia de seguridad

La formación continua en materia de seguridad garantiza que todo el mundo esté al día de las amenazas en constante evolución y de las actualizaciones de las políticas. La formación periódica permite mantener una sólida cultura de seguridad en toda la organización.

Requisitos de formación

• Formación anual en materia de seguridad para todos los usuarios
• Formación específica para cada función dirigida a usuarios con privilegios elevados
• Formación inmediata sobre las últimas novedades en materia de políticas y las nuevas amenazas
• Ejercicios de simulación de phishing y formación en respuesta ante estos ataques

Control y aplicación

Una política de uso aceptable (AUP) eficaz aclara el derecho de la organización a supervisar el uso del sistema con el fin de garantizar la seguridad y el cumplimiento normativo. Esto puede incluir métodos como la supervisión del tráfico de red, la revisión del correo electrónico y los registros de acceso al sistema.

Supervisión y privacidad

También es responsabilidad de la organización encontrar un equilibrio entre las necesidades de seguridad y vigilancia y los derechos de privacidad de los empleados. Una comunicación clara sobre las prácticas de vigilancia contribuye a mantener la confianza al tiempo que garantiza la seguridad. Analicemos el alcance de la vigilancia y las medidas de protección contra ella que ayudan a lograr este equilibrio. 

Ámbito de seguimiento

• Análisis del tráfico de red para detectar amenazas de seguridad
• Análisis de correos electrónicos en busca de malware e incumplimientos de las políticas
• Registro de accesos al sistema y registros de auditoría
• Supervisión del uso de las aplicaciones para garantizar el cumplimiento normativo

Medidas de protección de la privacidad

• La vigilancia se limita a fines comerciales y a necesidades de seguridad
• El acceso a los datos de monitorización está restringido al personal autorizado
• Revisión y procesamiento periódicos de los registros de supervisión
• Cumplimiento de la legislación y la normativa laboral del condado

La política también describe las consecuencias de las infracciones, que pueden ir desde simples advertencias verbales hasta el despido inmediato, en función de la gravedad de la violación de la seguridad. Un sistema de responsabilidad escalonado y con múltiples niveles mantiene las directrices de la política en primer plano para garantizar que las consecuencias se ajusten de forma realista a la infracción.

Plantillas de política de uso aceptable

En realidad, las plantillas son un punto de partida muy utilizado para elaborar una política de uso aceptable, pero nunca pueden considerarse soluciones válidas para todos los casos. Cada empresa funciona de manera diferente. Su política debe reflejar sus entornos digitales específicos, los requisitos del sector y las particularidades culturales.

En lugar de considerar las plantillas como respuestas prefabricadas, deberías verlas como marcos adaptables que requieren una personalización minuciosa. 

Entre las fuentes fiables de plantillas de políticas de uso aceptable (AUP) se incluyen organizaciones profesionales como el SANS Institute, bufetes de abogados especializados en derecho tecnológico y empresas consolidadas de consultoría en ciberseguridad. No obstante, asegúrate de que tus equipos jurídico, de RR. HH. y de TI la revisen minuciosamente antes de su implementación.

La clave está en utilizar las plantillas como fuente de inspiración para la estructura y el lenguaje, y no como imagen final.

Ejemplo de política de uso aceptable

Las políticas de uso aceptable pueden adoptar diversas formas, dependiendo de las necesidades y requisitos de quien las redacte. Muchas organizaciones prefieren un único documento práctico que abarque todos los aspectos del uso de la tecnología, mientras que otras elaboran políticas más complejas con documentos independientes y margen para su revisión.

Entre los ejemplos más comunes de estas políticas especializadas se incluyen las políticas de «traiga su propio dispositivo» (BYOD), las políticas de redes sociales y las políticas tecnológicas para el teletrabajo.

Verás que las empresas tecnológicas y las instituciones educativas suelen publicar sus políticas de uso aceptable. Son ejemplos excelentes de cómo diferentes organizaciones estructuran sus normas.

Al analizar los ejemplos, presta atención a cómo explican conceptos complejos en términos sencillos, cómo estructuran sus listas de actividades prohibidas y cómo logran un equilibrio entre las cuestiones de seguridad y unas directrices fáciles de seguir.

A continuación te ofrecemos un ejemplo bien documentado para que te hagas una idea de cómo se podría estructurar una política de uso aceptable para una empresa tecnológica de tamaño medio:

Ejemplo de estructura de una política de uso aceptable

1. Objetivo y ámbito de aplicación

• Se aplica a todos los empleados, contratistas y usuarios externos
• Abarca todos los dispositivos personales propiedad de la empresa y los relacionados con la actividad empresarial
• Incluye dispositivos BYOD, sistemas de correo electrónico y servicios en la nube

2. Directrices de uso aceptable

• Actividades empresariales y comunicaciones
• Uso personal limitado durante los descansos (30 minutos al día)
• Recursos para la mejora de las competencias y la formación

3. Actividades prohibidas

• Compartir material protegido por derechos de autor con terceros
• Utilizar software o aplicaciones no autorizados
• Acceder a contenidos inapropiados u ofensivos o almacenarlos
• Utilizar los recursos de la empresa para beneficio propio

4. Requisitos de seguridad

• Cambio mensual de contraseñas con autenticación multifactorial
• Notificación inmediata de los incidentes de seguridad al departamento de Recursos Humanos
• Cumplimiento de los protocolos de autenticación del correo electrónico para la reputación del dominio

5. Cumplimiento y consecuencias

• La primera infracción dará lugar a amonestaciones verbales y a un seminario de corrección
• La segunda infracción dará lugar a una denuncia ante el departamento de Recursos Humanos y a una evaluación del rendimiento
• Las infracciones graves o reiteradas pueden dar lugar a la rescisión inmediata del contrato y a posibles acciones legales

Utilice este ejemplo como referencia y siga las prácticas recomendadas por los expertos y la lista de comprobación que se incluyen en la siguiente sección.

Buenas prácticas para crear una política de uso aceptable

Para redactar una política de uso aceptable (AUP) eficaz, es necesario prestar la misma atención tanto al contenido como a la forma en que se elabora. Aprovecha estas buenas prácticas recopiladas para asegurarte de que tu política cumpla sus objetivos:

• Utiliza un lenguaje claro y sencillo: Escribe en términos que puedan entender los empleados sin conocimientos técnicos. Evita la jerga jurídica densa o el lenguaje excesivamente técnico que pueda causar confusión o ser malinterpretado.
• Involucre a las partes interesadas clave desde el principio: Reduzca la brecha entre las necesidades del mundo real y las políticas legalmente vinculantes incluyendo a los usuarios y a los supervisores en la fase de planificación.
• Exigir un acuse de recibo formal: Un acuse de recibo por escrito o firmado digitalmente sirve como prueba legal de que se han comunicado las normas y obligaciones.
• Considera la política como un documento vivo: Dado que está en constante evolución, la política necesitará revisiones y actualizaciones periódicas para adaptarse a los avances y a las necesidades de la empresa. Por lo general, se suelen realizar revisiones anuales.
• Integrar con medidas de seguridad más amplias: La PUA debe complementar las medidas de seguridad técnicas que utilices, como los analizadores de dominio DMARC y verificadores de registros SPF, para reforzar su defensa contra el phishing y la suplantación de identidad.

La siguiente lista de verificación puede ayudarte a implementar la política de uso aceptable (AUP) de forma más eficaz.

Lista de comprobación para la implementación de la PUA

Fase de planificación

• ☐ Crear un equipo multidisciplinar (TI, RR. HH., Asesoría jurídica, Área de negocio)
• ☐ Realizar una evaluación de riesgos y una revisión del cumplimiento normativo
• ☐ Definir el alcance y la aplicabilidad de la política
• ☐ Investigar las mejores prácticas y plantillas del sector

Fase de desarrollo

• ☐ Redactar la política utilizando un lenguaje comprensible
• ☐ Incluir todos los componentes necesarios (alcance, usos, seguridad, cumplimiento)
• ☐ Revisar con un asesor jurídico para verificar el cumplimiento
• ☐ Probar la política con grupos de usuarios representativos

Fase de ejecución

• ☐ Comunicar la política a todos los usuarios afectados
• ☐ Impartir sesiones de formación y sensibilización
• ☐ Recopilar confirmaciones formales de todos los usuarios
• ☐ Establecer mecanismos de seguimiento y cumplimiento

Fase de mantenimiento

• ☐ Programar revisiones anuales de las políticas
• ☐ Supervisar la eficacia y el cumplimiento
• ☐ Actualizar la política relativa a las nuevas tecnologías y amenazas
• ☐ Impartir formación continua y sensibilizar

Reflexiones finales

Una política de uso aceptable es un documento fundamental para la seguridad y la protección jurídica de su organización. Cuando se redacta y se aplica correctamente, empodera a los usuarios al establecer las expectativas adecuadas y protegerlos frente a una amplia gama de riesgos.

Aunque una política de uso aceptable (AUP) bien diseñada es solo una parte de una estrategia de seguridad completa. Las soluciones técnicas que protegen tu red protegida y garantizan la integridad del dominio necesitan que las políticas funcionen en la dirección correcta. Juntas, proporcionan una protección por capas y fiable.

Para reforzar aún más este enfoque, las organizaciones deben asegurarse de que sus dominios estén protegidos contra el uso indebido mediante una política DMARC. El software de solución DMARC permite una autenticación completa del correo electrónico, complementando su política de uso aceptable y reforzando su postura de seguridad general.

A diferencia de las herramientas genéricas de seguridad del correo electrónico, PowerDMARC ofrece una aplicación rigurosa de la política de uso aceptable (AUP), supervisión del cumplimiento normativo e informes prácticos, todo ello en una única plataforma unificada. Su panel de control centralizado permite a las organizaciones supervisar y aplicar políticas en todos los dominios, al tiempo que se garantiza el cumplimiento de los requisitos normativos.

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Preguntas frecuentes

¿Cuál es un ejemplo de política de uso aceptable?

Un ejemplo de política de uso aceptable suele incluir: (1) Objetivo y ámbito de aplicación, en los que se define a quién y a qué se aplica. (2) Usos aceptables, como las comunicaciones empresariales y el uso personal limitado. (3) Actividades prohibidas, como las descargas ilegales y la instalación no autorizada de software. (4) Requisitos de seguridad, entre los que se incluyen el uso de contraseñas seguras y la notificación de incidentes. (5) Procedimientos de aplicación con consecuencias claras en caso de incumplimiento.

¿Cuáles son los cinco aspectos fundamentales de una buena política de uso aceptable?

Las cinco áreas clave de una PUA eficaz son: (1) Ámbito de aplicación y aplicabilidad, que definen su alcance; (2) Usos autorizados y prohibidos, con ejemplos claros; (3) Requisitos de seguridad y protección de datos; (4) Procedimientos de supervisión y cumplimiento; y (5) Procesos de aceptación y revisión de la política. Estos componentes se combinan para crear unas directrices exhaustivas sobre el uso de la tecnología.

¿Cuál es la norma del NIST sobre la política de uso aceptable?

Las directrices del NIST recomiendan que las políticas de uso aceptable incluyan declaraciones claras sobre los usos autorizados, las actividades prohibidas, las consecuencias de su incumplimiento y las responsabilidades de los usuarios. El NIST destaca la importancia de actualizar periódicamente las políticas, formar a los usuarios e integrarlas en marcos de ciberseguridad más amplios para garantizar una protección eficaz de los sistemas de información y el cumplimiento normativo.

¿Cuál es la diferencia entre una política de uso aceptable y una política de uso razonable?

Una política de uso aceptable rige la forma en que los empleados y usuarios interactúan con los recursos tecnológicos de una organización, mientras que una política de uso razonable es un concepto jurídico que se refiere al uso limitado de material protegido por derechos de autor con fines educativos, de comentario o de crítica.

¿Quién es responsable de hacer cumplir una política de uso aceptable?

La aplicación suele implicar a varios departamentos, incluidos los de TI (sistemas de control), RRHH (medidas disciplinarias) y gestión (supervisión diaria), con funciones específicas definidas en la propia política.

¿Con qué frecuencia debe actualizarse una política de uso aceptable?

La mayoría de las organizaciones revisan y actualizan su PUA anualmente, con actualizaciones inmediatas cuando se introducen nuevas tecnologías, surgen amenazas importantes para la seguridad o cambian los requisitos empresariales.

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Maitham Al Lawati

Experto en ciberseguridad, CEO de PowerDMARC

Maitham es un emprendedor tecnológico, experto en ciberseguridad, CEO y fundador de PowerDMARC con más de 15 años de experiencia en el sector. Maitham posee un MBA Global por la Universidad de Manchester y varias certificaciones profesionales, entre ellas CISSP, CISM, CRISC e ISC2 CCSP.

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