Outlookでメールを呼び出すには？
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送信したメールを後悔したり、やり直したいと思ったことは誰にでもあるでしょう。このような面倒な状況に陥った時のために、Outlookのメールをリコールする手順を知っておく必要があります。幸いなことに、Outlookユーザーにとって、メールをリコールするのはとても簡単で、誰でもできます！Outlookメールリコールは、すでに送信したメッセージを削除したり置き換えたりできる機能です。
デスクトップアプリまたはウェブバージョンを使ってOutlookでメールを呼び出す方法を理解するには、続きを読むか、マイクロソフトのガイドを参照してください。
主なポイント
- Outlookでメールを呼び出すと、送信済みのメッセージを削除したり置き換えたりすることができます。
- 電子メールの呼び出しは、送信者と受信者の両方が同じ組織内でMicrosoft 365またはMicrosoft Exchangeアカウントを使用している場合にのみ有効です。
- 電子メールのリコールの成功は、受信者がリコールを試みる前に電子メールを開いていないことが条件となります。
- リコール処理中に、元のメールを削除するか、編集した新しいメッセージに置き換えるオプションがあります。
- メール送信後の行動が早ければ早いほど、理想的には2時間以内にメールを呼び出せる可能性が高くなる。
Outlookのメールリコール：その意味と重要性
電子メールを呼び出すとは、受信者のメールボックスから送信済みの電子メールを取り出すことを意味する。その後、このメールを削除するか、新しいメールに置き換えることができます。この機能は、間違った情報や不適切な情報を含むメールを誤って送信してしまった場合や、最悪の状況に陥ってしまった場合に便利です。
ただし、この機能はすべてのメールアカウントと受信者では使用できません。あなたと受信者の両方が同じ組織のMicrosoft 365またはMicrosoft Exchangeメールアカウントを持っている場合にのみ機能します。
お客様のアカウントがMessaging Application Programming Interface (MAPI) またはPost Office Protocol (POPアカウント,のアカウントでは、リコールは機能しません。また、受信者がすでにあなたのメッセージを開封している場合、それを呼び出すことはできません。したがって、この機能は慎重に、必要な場合にのみ使用することをお勧めします。
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Outlookでメールをリコールする理由
Outlookでメールをリコールすべき理由はいくつかありますが、状況や受信者によって異なります。よくあるシナリオは以下の通りです：
- 受信者の間違い： メールの宛先を間違えてしまった、または誤って送信してしまった。
- 間違った情報：メッセージの内容が明確でなかったり、メールの件名に十分な情報がなかったりして、人々があなたの言っていることを理解できない。
- 不完全なメッセージ：添付ファイルやリンクなど、重要な情報を入れ忘れたり、メールマーケティングキャンペーンの1通のメールとしては長すぎて複雑なため送信しなかったり。
- 感情的な内容： 時には、あなたのメッセージに否定的な感情や怒りが含まれていることがあります。
- 間違ったバージョン受信者のニーズや好みに応じてメールを変更する必要がある場合があります。そのような場合は、既存のメッセージを編集して（再度送信して）送信するのではなく、元のメッセージの新しいバージョンを送信する必要があります。
Outlookでメールを呼び出すには？
Outlookで電子メールを呼び出す方法を説明します：
1.を選択します。 送信済みアイテムフォルダを選択します。
2.呼び出したいメッセージを選択するかダブルクリックし、別ウィンドウで開く。
3.選択 ファイル > 情報を選択する。
4.を選択します。 メッセージの再送と呼び出し > このメッセージを呼び出す
5.2つの選択肢から1つを選ぶ：
- このメッセージの未読コピーを削除する:新しいメッセージに置き換えることなく、送信済みのメッセージを呼び出します。
- 未読のコピーを削除し、新しいメッセージに置き換える： 送信済みのメッセージを編集可能な新しいメッセージに置き換えてから再送信します。
6.を選択します。 受信者ごとにリコールの成功または失敗を知らせるのチェックボックスを選択します。
7.確認ダイアログボックスでOKを選択する。
注意を選択した場合 未読のコピーを削除して新しいメッセージに置き換えるを選択すると、元のメッセージが編集用に開きます。送信 送信を選択すると、元のメールは受信者のメールボックスから削除され、新しく編集されたメールに置き換わります。
Outlookの電子メール・リコールが成功したかどうかを確認する
リコールが成功したかどうかを知るには、以下をチェックすることができる：
- 送信済みアイテムフォルダ：メモリーに成功すると、そのメールは 送信済みアイテムフォルダから消えます。
- メッセージ・リコール・レポートメッセージのリコール]を選択すると、受信トレイにメッセージのリコールレポートが届きます。そのメッセージのリンクを選択すると、リコールが成功したか、保留中か、失敗したかを確認できます。
- 受信者：受信者にメールを受け取ったかどうかを尋ねることもできます。受信していなければ、リコールは成功した可能性が高い。
Outlookでメールを呼び出すのにかかる時間は？
それは場合によるOutlookでメールを呼び出すには通常数分しかかからないが、いくつかの要因がそのスピードに影響する：
送信後の時間：早ければ早いほどよい！メールは 2時間以内以内しか呼び出せません。
受信者のステータス：受信者がメールを開いていないか、Outlookを閉じている場合、リコールはより速くなります。開封されたメールは、リコールが試みられたことが通知されるかもしれませんが、完全に撤回されることはありません。
サーバーのワークロード：マイクロソフトのサーバーのトラフィックによっては、リコール処理に若干時間がかかる場合があります。
受信者の数：受信者が多ければ多いほど、リコールするデータも多くなります。大人数でもリコールは速いですが、全員のリコール状況を確認するのに30分かかることもあります。
メールを呼び出すことは、「停止」信号を送るようなものだと考えてください。目的地に早く到達すればするほど、メールが完全に配信されない可能性が高くなります。しかし、たとえ数分かかったとしても、リコールの試みは送信され、状況は緩和されます。
まとめ
Outlookでメールをリコールすることは、ミスを取り消したり、メッセージの送信を変更したりすることができる便利な機能です。ただし、受信者がすでにメールを開封している場合や、別のメールサービスを使用している場合など、必ずしもメールをリコールできるとは限りません。そのため、メールを送信する際には慎重かつ丁寧に行い、この機能は最後の手段としてのみ使用することが大切です。
ドメインとメールセキュリティのエキスパートPowerDMARC
AhonaはPowerDMARCのマーケティングマネージャーで、サイバーセキュリティのトピックについて5年以上の執筆経験があり、ドメインと電子メールのセキュリティを専門としている。ジャーナリズムとコミュニケーションの卒業後学位を取得し、2019年からセキュリティ分野でキャリアを固めている。
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