Outlookで安全なメールを送信する方法：ステップバイステップガイド

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Microsoft 365 で機密性の高いメッセージを保護するために、Outlook の組み込みの暗号化オプションや件名を活用する方法、およびベストプラクティスについて学びましょう。

byユネス・タラダ

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Outlookで安全なメールを送信する方法：ステップバイステップガイド

主なポイント

  • OutlookではMicrosoft Purview Message Encryptionが使用されているため、サードパーティ製のプラグインをインストールしなくても、安全なメールを送信できます。
  • 「オプション」タブから暗号化を行うか、管理者が設定している場合は、[ENCRYPT] のような件名トリガーを使用して暗号化できます。
  • メールを暗号化すると、Outlookはそのメッセージに添付されたファイルを自動的に保護します。
  • GmailやYahoo!メールのユーザーに安全なメールを送信できます。受信側はワンタイムパスワードを入力するだけでメールを確認できます。
  • 暗号化はコンテンツを隠しますが、DMARCとSPFはあなたが正当な送信者であることを証明します。

昨今、データ漏洩やフィッシング詐欺が後を絶たないため、機密情報を普通のメールで送るだけでも、正直なところ大きなリスクを伴います。幸いなことに、Outlookにはメッセージを保護するための機能がすでに組み込まれているため、追加のアプリをダウンロードしたり、見知らぬサードパーティ製ツールを使ったりする必要はありません。

法的契約書、銀行情報、または個人の健康情報などを送信する場合、このガイドでは、Outlookの暗号化機能を活用してビジネス上の機密情報を保護する方法を詳しく解説します。S/MIMEとOMEの違いなど、より技術的な詳細を知りたい方は、Outlookでのメール暗号化方法に関するガイドをご覧ください。

Outlookにおける「セキュアメール」とはどういう意味ですか？

Outlookの「セキュアメール」機能は、メッセージがインターネット上を転送されている間も、受信トレイに保存されている間も、その内容を厳重に保護します。具体的には、主に以下の2つの役割を果たします：

  • 暗号化：これにより、メールは解読不可能な暗号化された形式に変換されるため、実際に送信した相手だけが読むことができます。
  • アクセス制御：これにより、相手がメッセージを転送したり、あなたの書き込みをコピーしたりできないようにするなど、基本的なルールを設定できます。

良い点は、どのメールサービスでも利用できること、そしてメッセージの受信者が、あなたが送ったものを開くためにわざわざ変なソフトをインストールする必要がないことです。

Outlook で安全なメールを送信する方法（Microsoft 365 / クラシック）

デスクトップ版のOutlookまたはMicrosoft 365の標準ビューを使用している場合、メッセージをロックする最も簡単な方法は、「オプション」メニューから行うことです。

手順：

1. Outlookを開き、「新しいメール」をクリックします。

2. [オプション] タブに移動します。

3. 「暗号化」ボタンをクリックします。

セキュアメール

公式サイトからのスクリーンショット

4. 以下のいずれかのオプションを選択してください：

  • 「暗号化のみ」：メッセージを暗号化しますが、受信者が返信や転送を行うことは可能です。
  • 転送禁止：メッセージを暗号化し、受信者がそれ以上転送できないようにします。

セキュアメール

公式サイトからのスクリーンショット

5. メッセージを入力し、「送信」をクリックします。

注：これを利用するには、Microsoft 365 Business Premium や Enterprise プランなどの特定のサブスクリプションが必要です。

受信者が目にするもの

メールの受信者もOutlookを使用している場合、メッセージは通常通り表示され、小さな鍵のアイコンが表示されます。Gmailなどの別のサービスを使用している場合は、セキュアなポータルへのリンクが表示されます。受信者は、Googleアカウントでサインインするか、受信トレイに送信されたワンタイムパスコードを使用してメールを読むことができます。

件名を活用して安全なメールを送信する

多くの企業では、処理を高速化するためにメールフロー規則を設定しています。これらの規則は、特定の単語に基づいて暗号化を実行します。

使い方：

1. 新しいメールを作成します。

2.件名欄に「[ENCRYPT]」と入力し、その後に件名を入力してください。

3. 普段通りメールを送信してください。

メニューを操作せずにセキュリティを確保したい場合には、これが最適です。ただし、これはIT管理者が設定を行っている場合にのみ機能することに注意してください。まず個人のメールアドレスにテストメールを送信し、組織内で正常に動作するか確認することをお勧めします。

Outlookで安全なメールの添付ファイルを送信する方法

「添付ファイルも安全に守られるのか」と尋ねる方も多くいらっしゃいます。Outlookのメールを暗号化すると、添付ファイルも本文と同様に自動的に暗号化されます。

「機密ラベル」による追加の保護

職場で機密ラベルを使用している場合、それらのファイルの取り扱いについて、さらに細かく制御することができます：

1. 新しいメールウィンドウで、「機密性」をクリックします。

2. 「機密」や「極秘」などのラベルを選択してください。

3.これらのラベルは、メールを自動的に暗号化し、ルールを追加することができます。

PDFやExcelファイルを添付する前に、パスワードを設定することもできます。

メール認証によるOutlookメールのセキュリティ機能

暗号化はメールの内容を保護しますが、送信者が誰であるかを証明するものではありません。だからこそ、SPF、DKIM、DMARCが非常に重要になるのです。

ハッカーは、たとえ暗号化を使用していたとしても、メールを「なりすまして」上司から送られたように見せかけることが可能です。これを防ぐには、PowerDMARCのようなサービスが役立ちます：

  • なりすましを防止：ドメインからのメール送信は、承認されたサーバーのみが行うようにしてください。
  • 配信率を改善：認証済みメールはスパムフォルダに入らないようになります。
  • 可視性：ダッシュボードを使用して、誰があなたの代わりにメールを送信しているかを正確に確認できます。

完全な設定を行うには、Office 365 向け DMARC設定ガイドおよびMicrosoft Office 365 DKIM 設定ガイドをご参照ください。

Outlookの暗号化に関するよくある問題

組み込みのツールを使っても、デジタル上のちょっとしたトラブルに遭遇することがあるかもしれません。その対処法は以下の通りです：

  • 受信者がファイルを開けない場合：Microsoft アカウントを使用していない場合は、通常、ワンタイム パスコードによる代替手段を利用する必要があります。
  • ボタンがグレー表示になっています：これは、個人向け「ファミリー」プランをご利用の場合、または管理者が適切なライセンスを割り当てていない場合に発生します。
  • 件名コードの処理に失敗しました：[ENCRYPT] メソッドは手動ルールです。動作しない場合は、IT チームがその特定のトリガーを有効にしていない可能性があります。
  • 配信に失敗した場合：セキュリティ保護されたメールが届かない場合は、SPF、DKIM、またはDMARCの設定によってメッセージがブロックされていないか確認してください。

まとめ

ボタンの場所さえ分かれば、安全なメールを送るのはとても簡単です。「暗号化」オプションをクリックするにしても、件名に「暗号化」と一言添えるだけでも、個人情報を守るための最善の対策となります。ほんの数秒で済む作業ですが、後で大規模な情報漏洩に対処するよりはるかに賢明な選択です。

暗号化は「封筒」をロックしますが、それが実際にあなた自身が送信したものであることを必ずしも証明するわけではありません。身元を保護し、メールがスパムフォルダに埋もれてしまうのを防ぎたいなら、認証設定を確認する必要があります。

当社のDMARCアナライザーをご確認ください。PowerDMARCがなりすましを防止し、メールの配信率を向上させる仕組みをご確認いただけます。

よくあるご質問

Outlookのメールはデフォルトで安全ですか？

Outlookでは、サーバー間を移動するメールを保護するためにTLSが使用されます。しかし、受信トレイに保存された後のメッセージは保護されません。メッセージを保護するには、「暗号化」ボタンを使用するか、その他のメール暗号化サービスを利用する必要があります。

Outlookのメールは送信中に暗号化されますか？

Outlookでは、メールの送信中にデータを保護するためにTLSを使用しています。しかし、TLSはメールが送信される「過程」を保護するのみであり、メールが受信トレイに届いた後に誰かがそれを転送することを防ぐことはできません。

Outlookのメールが安全かどうか、どうすればわかりますか？

メッセージを入力する際は、南京錠のアイコンや「暗号化済み」と書かれたバナーがあるか確認してください。また、「オプション」から「暗号化」を選択して、再度確認することもできます。

Outlookの暗号化メールはHIPAAに準拠していますか？

可能です！マイクロソフトとの間で署名済みの業務提携契約（BAA）を結んでいればよく、個人の健康情報を含むデータについてはすべて暗号化する必要があります。また、ドメインでMTA-STSを使用していることを確認しておくことをお勧めします。

自分の組織に所属していない相手に、安全なメールを送信することはできますか？

はい、自分のアカウントでログインするか、一時的なコードを使用すれば可能です。

Mac版のOutlookで安全なメールを送信するにはどうすればよいですか？

Windowsと同じ手順です。新しいメッセージを作成し、「オプション」タブを選択して、「暗号化」をクリックしてください。ただし、Officeアプリが最新バージョンに更新されていることを確認してください。

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