FACTS – Leitfaden zur Einrichtung von DKIM, DMARC und SPF

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Erfahren Sie, wie Sie FACTS-DKIM-, DMARC- und SPF-Einträge konfigurieren, um E-Mails Ihrer Schule zu schützen, die Zustellbarkeit zu verbessern und Domain-Spoofing zu verhindern.

von YunesTarada

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FACTS – Leitfaden zur Einrichtung von DKIM, DMARC und SPF

Wichtigste Erkenntnisse

  • DKIM steht für Sie im Vordergrund. FACTS unterstützt keinen Abgleich der „Return-Path“-Domain für benutzerdefinierte Absenderdomains, was bedeutet, dass SPF die DMARC-Konformität fast immer nicht erfüllt. Sie müssen sich auf eine benutzerdefinierte DKIM-Signatur verlassen, um die DMARC-Prüfungen zu bestehen.
  • Beantragen Sie benutzerdefinierte DKIM-Werte. Für FACTS gibt es keine universellen DNS-Werte. Sie müssen sich ausdrücklich an den Support wenden, um die benutzerdefinierte DKIM-Signierung für Ihre spezifische Schuldomain zu aktivieren.
  • Fügen Sie den SPF-Eintrag sorgfältig zusammen. Wenn der FACTS-Support einen SPF-Include-Eintrag oder eine IP-Adresse bereitstellt, fügen Sie diese Ihrem bestehenden SPF-Eintrag hinzu. Erstellen Sie niemals einen zweiten SPF-TXT-Eintrag.
  • Beginnen Sie mit einer einfachen DMARC-Überwachungsrichtlinie (p=none), um aggregierte Berichte zu erhalten und Ihren Datenverkehr zu überprüfen, bevor Sie zu einer strengen Durchsetzungsrichtlinie übergehen.
  • Verwenden Sie ein DMARC-Prüftool eines Drittanbieters wie PowerDMARC, um sofort zu überprüfen, ob Ihre DNS-Konfigurationen aktiv sind und ordnungsgemäß funktionieren.

Wenn Ihre Schule oder Bildungseinrichtung FACTS nutzt, um das Schülerinformationssystem (SIS) zu verwalten und wichtige Mitteilungen an die Familien zu versenden, ist die Einrichtung einer ordnungsgemäßen Domänenauthentifizierung ein absolutes Muss.

Durch die Einrichtung einer ordnungsgemäßen E-Mail-Authentifizierung (SPF, DKIM und DMARC) wird sichergestellt, dass die Domain Ihrer Schule vor Spoofing geschützt ist, und es wird gewährleistet, dass Ihre wichtigen Benachrichtigungen, Anwesenheitsmeldungen und Rechnungsnachrichten sicher in den Posteingängen der Eltern landen und nicht als Spam markiert werden.

Warum sollten Sie Ihre Domain für FACTS authentifizieren?

FACTS ist eine führende Plattform, die von Privatschulen für die Aufnahme von Schülern, die Verwaltung der Schulgebühren und die Kommunikation mit den Familien genutzt wird.

Wenn Sie die erforderlichen Sicherheitsprotokolle für FACTS korrekt konfigurieren, werden Sie sofort Vorteile feststellen:

  • Besserer Schutz: Schützt die Domain Ihrer Schule vor Phishing- und Spoofing-Angriffen, die auf die Familien Ihrer Schüler abzielen.
  • Verbesserte Zustellbarkeit: Stellt sicher, dass strenge E-Mail-Anbieter (wie Gmail und Yahoo) Ihren E-Mails vertrauen, sodass wichtige Mitteilungen der Schule nicht im Spam-Ordner landen.
  • Verbesserte Reputation: Verbessert Ihren Absender-Score und schafft Vertrauen bei globalen E-Mail-Netzwerken.
  • Praktische Transparenz: Bietet transparente Einblicke in jedes System und jeden Drittanbieter, der im Auftrag Ihrer Schule E-Mails versendet.

Schritte zur Konfiguration der FACTS-SPF- und DKIM-Einträge

Da FACTS benutzerdefinierte Domains streng auf Einzelkontobasis verwaltet, benötigen Sie Zugriff auf Ihre DNS-Verwaltungskonsole sowie Unterstützung durch den FACTS-Support.

Schritt 1: Wenden Sie sich an den FACTS-Support für benutzerdefiniertes DKIM

Um die DMARC-Prüfung zu bestehen, müssen Ihre E-Mails mit einem DKIM-Schlüssel signiert sein, der mit Ihrer sichtbaren „Von“-Adresse übereinstimmt.

1. Melden Sie sich bei Ihrem FACTS-SIS-Administratorportal an.

2. Überprüfen Sie die genaue E-Mail-Adresse des Absenders, die für die Kommunikation Ihrer Schule verwendet wird (z. B. [email protected]).

3. Wenden Sie sich an den FACTS-Support und beantragen Sie offiziell, dass die benutzerdefinierte DKIM-Signierung für diese bestimmte Domain aktiviert wird.

4. Der FACTS-Support generiert einen eindeutigen DKIM-Selektor, einen Hostnamen und einen Ziel-CNAME-Wert und stellt Ihnen diese zur Verfügung.

Schritt 2: Fügen Sie den DKIM-Eintrag zu Ihrem DNS hinzu

Wenden Sie sich an Ihren DNS-Anbieter (z. B. Cloudflare, GoDaddy, Namecheap), bei dem die Domain Ihrer Schule verwaltet wird. Erstellen Sie einen neuen CNAME-Eintrag anhand der von FACTS bereitgestellten Angaben.

  • Typ: CNAME
  • Host/Name: [Selektor]._domainkey (z. B. facts1._domainkey)
  • Wert/Ziel: Verwenden Sie die genaue Ziel-URL, die Ihnen vom FACTS-Support mitgeteilt wurde.

Sobald Sie die Daten gespeichert haben, antworten Sie auf Ihr FACTS-Support-Ticket und bitten Sie den Support, die DKIM-Signatur auf ihrer Seite zu überprüfen und zu aktivieren.

Sie können den Eintrag selbst mit dem DKIM-Checker von PowerDMARC überprüfen.

FAKTEN ZU DKIM

Schritt 3: SPF-Eintrag verwalten

Da FACTS im verborgenen „Return-Path“ Ihrer E-Mails eigene Server verwendet, schlägt die SPF-Übereinstimmung bei DMARC-Prüfungen zwangsläufig fehl. Dies ist normal, weshalb Ihre DKIM-Konfiguration so entscheidend ist.

Sollte Ihnen der FACTS-Support jedoch einen bestimmten Einbindungsmechanismus oder einen IP-Bereich für SPF zur Verfügung stellen, sollten Sie diesen in Ihr DNS eintragen.

Wenn Sie bereits über einen SPF-Eintrag verfügen (z. B. für Google Workspace oder Microsoft 365), fügen Sie den FACTS-Include-Befehl einfach vor dem ~all-Tag ein:

  • Wert: v=spf1 include:_spf.google.com include:[provided_facts_spf] ~all

Important: Do not create a second SPF TXT record. Having multiple SPF records will result in a PermError and cause your emails to fail authentication entirely.

Wenn Sie mehrere Absenderquellen verwalten und sich dem Limit nähern, lohnt es sich, einen Blick auf unsere Hosted-SPF-Lös ung zu werfen. Mit dem SPF-Checker von PowerDMARC können Sie Ihren aktuellen Eintrag überprüfen.

FAKTEN ZU DKIM

Schritte zur Aktivierung des FACTS-DMARC-Eintrags

Bei der Konfiguration eines so wichtigen Tools wie FACTS sollten Sie nicht auf gut Glück vorgehen. Wenn Sie keinen DMARC-Eintrag mit aktivierter Berichterstellung haben, können Sie nicht feststellen, ob legitime E-Mails Ihrer Schule die Authentifizierung nicht bestehen oder ob böswillige Akteure Ihre Domain fälschen.

Anstatt zu raten, nutzen Sie den kostenlosen DMARC-Record-Generator von PowerDMARC, um einen umfassenden Record zu erstellen.

1. Rufen Sie das kostenlose DMARC-Record-Generator -Tool von PowerDMARC auf.

2. Wählen Sie für die Richtlinie „p=none“ (reiner Überwachungsmodus) aus. Dadurch wird sichergestellt, dass zunächst keine E-Mails blockiert werden, sodass Sie Zeit haben, Ihren Datenverkehr sicher zu überprüfen, bevor Sie zur Durchsetzung übergehen.

FAKTEN ZU DKIM

Falls Sie sich nicht ganz sicher sind, was „p=none“ bedeutet, finden Sie hier eine kurze Erläuterung der DMARC-Richtlinien:

  • p=none (Monitor): Alle E-Mails werden wie gewohnt zugestellt, es werden jedoch Berichte erstellt, aus denen hervorgeht, wer E-Mails im Namen Ihrer Domain versendet.
  • p=Quarantäne (weiche Durchsetzung): Leitet nicht autorisierte E-Mails direkt in den Spam-/Junk-Ordner des Empfängers weiter.
  • p=ablehnen (strikte Durchsetzung): Blockiert unberechtigte E-Mails vollständig und verhindert so deren Zustellung.

Hinweis: Wenn Sie direkt zu „p=reject“ springen, besteht die Gefahr, dass legitime E-Mails von Mitarbeitern oder andere Schulsoftware blockiert werden. Beginnen Sie mit „p=none“, um Ihren E-Mail-Verkehr sicher zu konfigurieren.

1. Geben Sie Ihre spezielle IT- oder Sicherheits-E-Mail-Adresse in das Feld „Bericht“ ein, um Ihre DMARC-Gesamtberichte (rua) zu erhalten.

2. Melden Sie sich bei Ihrer DNS-Verwaltungskonsole an und fügen Sie einen neuen Eintrag hinzu:

3. Speichern Sie den Datensatz.

Überprüfen Sie Ihre Einrichtung

Schritt 1: Eine Live-E-Mail testen

Senden Sie eine echte FACTS-E-Mail (z. B. eine Anwesenheitsbenachrichtigung oder eine Testnachricht) an ein Postfach, das Sie verwalten. Überprüfen Sie die Kopfzeilen der Nachricht und vergewissern Sie sich, dass unter „Authentication-Results“ ein DKIM-Status „Pass“ angezeigt wird und dass die „d=“-Domain mit der Domain Ihrer Schule übereinstimmt.

Schritt 2: Führen Sie eine abschließende Überprüfung mit PowerDMARC durch

Um sicherzustellen, dass Ihre Konfiguration vollständig korrekt und aktiv ist, führen Sie bitte die folgenden Überprüfungsschritte durch:

Nutzen Sie den kostenlosen DMARC-Record-Checker von PowerDMARC, um sofort zu überprüfen, ob Ihr Eintrag korrekt veröffentlicht wurde.

FAKTEN ZU DKIM

Was Sie in Ihren Ergebnissen zur Domain-Gesundheit erwarten können:

  • DKIM: Bestanden / Angepasst
  • DMARC: Richtlinie erkannt
  • SPF: Gültig (auch wenn die Abgleichung in der Praxis aufgrund der FACTS-Infrastruktur fehlschlägt, sollte der Eintrag selbst gültig sein).

Abschließende Worte

Die Absicherung der E-Mail-Infrastruktur einer Schule ist entscheidend, um Familien auf dem Laufenden zu halten und zu schützen. Wenn Sie die E-Mail-Sicherheit weiter verbessern, sicher von „p=none“ zur DMARC-Durchsetzung übergehen möchten, ohne den Schulbetrieb zu beeinträchtigen, BIMI so konfigurieren möchten, dass das Logo Ihrer Schule im Posteingang angezeigt wird, und Ihre automatisierten Berichte nahtlos überwachen möchten, steht Ihnen das PowerDMARC-Team gerne zur Seite.

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf oder vereinbaren Sie eine Demo mit PowerDMARC, um sich selbst von den Vorteilen einer sichereren E-Mail-Kommunikation zu überzeugen!

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