人事部門のメールおよび給与計算のセキュリティ：グローバルチームのためのベストプラクティス

人事関連のメールは、採用、給与計算、人事管理など、グローバルなチームにわたる現代のビジネス運営において不可欠な要素となっています。給与担当者は新入社員の銀行口座情報を確認し、人事責任者は直接会うことのない従業員にポリシーの更新情報を伝え、採用担当者は3つのタイムゾーンをまたいで内定通知書を送信します。

このスピードは便利ですが、その一方で、詐欺、なりすまし、情報漏洩のリスクも高めます。リクエストが不正であることに誰かが気付く前に、攻撃者は身分証明書を盗んだり、給与の振り込み先を変更したり、あるいはドメインに対する信頼を損なったりすることが可能です。これらすべてが、適切なタイミングで送信されたたった1通の説得力のあるメールによって行われてしまうのです。

人事部門のメールが攻撃者にとって極めて魅力的な標的となる理由

採用、給与計算、人事の各チームは、単にメッセージをやり取りしているだけではありません。機密性の高い記録のやり取り、変更の承認、外部業者との調整も行っています。攻撃者は、これらの部門が個人データと資金の両方に密接に関わっていることを理解しています。そのため、身元が確認されていない送信者、急いで行われた承認、認証が不十分なドメインは、いずれも潜在的な脆弱性となり得ます。

人事部門からのメールには、単なる日常的な事務連絡以上の意味がある

人事関連のメールは、外から見るとごく普通に見えますが、その中には企業内で最も貴重な情報が含まれていることがよくあります。求職者の履歴書、パスポートのコピー、税務書類、雇用契約書、報酬の詳細、福利厚生の書類などは、すべて対外的なワークフローを通じてやり取りされています。

いったんその情報が漏洩してしまうと、その被害は、当初の出来事からかなり時間が経過した後も、候補者や従業員に尾を引く可能性があります。安全なメール運用を徹底することで、日常的な人事関連のメールのやり取りがプライバシーの問題となる前に、そうしたリスクを軽減することができます。

給与管理のセキュリティは、緊急性を「危険信号」として認識することから始まる

従業員が次回の給与支払いの前に銀行口座情報を変更する必要があると申し出たり、上級管理職が緊急の送金を依頼したり、あるいは取引先が支払先情報の変更を申し出たりすることがあります。グローバルな事業展開では、銀行の様式、祝日、承認基準が地域ごとに異なるため、こうした状況を検証することが難しくなります。緊急性を「迅速に行動すべき理由」ではなく「警告サイン」として捉えることが、給与支払いのセキュリティを守るための第一歩となります。

国境を越えた給与管理のセキュリティ：グローバルチームが犯しがちな間違い

給与計算や人事関連の連絡には、礼儀正しさや迅速さだけでなく、確認済みの権限が必要です。これらのチームは、報酬、福利厚生、本人確認データ、雇用状況、休暇記録、およびアクセス権限の変更などを取り扱っています。

グローバルな事業運営において、こうしたワークフローには、現地の税務アドバイザー、地域の給与計算担当者、人事担当者、財務チーム、および社内マネージャーが関与する場合があります。堅固な給与計算のセキュリティ体制を整えることで、すべてのメールを信頼できる指示として扱ってしまうことなく、こうした関係性を有効に活用することができます。

給与請求と給与承認を分離する

給与支払いの依頼は、文章が明確で、見覚えのあるアドレスから送信されたという理由だけで有効とみなすべきではありません。銀行口座の変更、給与額の修正、および振込先変更の依頼については、安全なHRISワークフロー、従業員ポータル、または既知の代替チャネルを通じて確認する必要があります。

このルールは、どの地域でも簡単に順守できるはずです。人事部門からのメールは通知はできますが、承認はできません。これにより、従業員は賃金の未払いから守られ、企業も回避可能な金銭的損失から守られます。

ベンダー、EOR、および地域パートナーの確認

グローバルチームは、採用管理、給与計算、コンプライアンス、福利厚生、および現地の雇用支援について、外部プロバイダーに依存することがよくあります。信頼できるEORサービス、給与計算業者、または人事プラットフォームを利用する場合でも、チームとの連絡が承認されているドメイン、システム、および連絡先に関する記録は依然として必要です。

取引関係に変更が生じるたびに、ベンダーのドメインを確認、記録、および精査する必要があります。新規登録されたドメインや未承認のアドレスから、突如として給与支払いの指示が届いた場合は、チームは直ちに行動を起こす前に一旦立ち止まり、確認を行う必要があります。

あらゆる場面で摩擦を生じさせることなくプライバシーを保護する

人事関連のメールすべてに同レベルの保護が必要というわけではありません。また、すべてのメッセージを同等に機密性の高いものとして扱うと、担当者に負担がかかってしまう可能性があります。ポリシーの通知などは、通常、医療記録や懲戒処分に関する文書、税務書類などとは異なる方法で送信されます。

人事関連の通信をリスク別に分類し、暗号化、セキュアポータル、転送制限、あるいはより厳格な保存期間の設定が必要かどうかを判断します。これにより、従業員の利便性を向上させると同時に、漏洩した場合に深刻な被害をもたらす可能性のあるデータに対して、より強固な保護措置を講じることができます。

メール認証：人事部門のメールセキュリティの基盤

正確なメール認証により、受信メールサーバーは、自社のドメインから送信されたと主張するメッセージが、実際に送信権限を有しているかどうかを判断できるようになります。これは、人事エコシステムに、応募者追跡システム、給与計算プラットフォーム、福利厚生ツール、地域プロバイダー、自動通知サービスなどが含まれている場合に特に重要です。

• 認証管理が徹底されていなければ、正当なメッセージが配信に失敗する一方で、不正なメッセージが貴社のブランドの評判に便乗してしまう可能性があります。

SPFは、誰があなたの代わりにメールを送信できるかを定義します

SPF（Sender Policy Framework）を使用すると、自社のドメインに代わってメッセージを送信することを許可するメールサーバーを指定できます。グローバルな人事業務においては、採用管理ソフトウェア、給与計算ツール、入社手続きシステム、現地のサービスプロバイダーなどを追加するにつれて、そのリストは急速に膨れ上がる可能性があります。

リスクは、正当な送信者を追加し忘れることだけではありません。契約終了後も、以前の送信者をそのまま残してしまうことにもあります。正確で最新のSPFレコードがあれば、自社名義で人事関連のメールを送信する権限を持つ人物を、より厳密に把握することができます。

DKIMは、メッセージが改ざんされていないことを証明するのに役立ちます

DKIM（DomainKeys Identified Mail）は、送信メールにデジタル署名を付加し、受信システムがメッセージが改ざんされずに届いたことを確認できるようにするものです。これは、採用通知書、契約書のリンク、福利厚生の最新情報、方針の変更など、従業員がそれに基づいて行動することが求められる内容を含む人事関連のメールにおいて、特に重要です。

DMARCは、認証を給与管理におけるセキュリティ対策に変える

DMARCは、DKIMおよびSPFを、メッセージの認証に失敗した場合に受信者がどう対応すべきかを示すポリシーと結びつけます。また、貴社の代わりにメールを送信しているすべてのサービス（中央のIT部門やセキュリティチームが見落としている可能性のあるツールを含む）を一覧にしたレポートも生成します。

有効な送信者がすべて特定され、整合性の問題が解決されれば、DMARCの適用により、偽の人事・給与関連の連絡が従業員の受信箱に届くのを未然に防ぐことができます。

採用・人材募集における人事部門のメール運用におけるセキュリティ対策

求職者は、採用担当者、身元調査業者、スケジュール管理ツール、適性検査プラットフォーム、および人材紹介会社からのメールを期待しています。このように多様な送信元が存在するため、不正な履歴書の添付ファイル、偽の採用内定通知書、およびフィッシング目的の面接リンクを見抜くことが難しくなっています。

その目的は、採用のペースを落とすことではなく、正当な人事部門からのメールを十分に識別しやすくすることで、不審なメッセージが際立つようにすることです。

候補者との連絡には、一貫性のあるドメインを使用してください

応募者は、そのメッセージが本当に御社からのものであるかどうかを推測する必要があってはなりません。採用に関する連絡は、個人のアカウントや紛らわしい第三者のアドレスではなく、御社と明確に関連付けられた認証済みのドメインから送信されるべきです。

多くの企業では、強力な認証と監視体制を維持しつつ、採用関連のトラフィックを個別に管理するために、専用の採用用サブドメインを利用しています。人事部門からのメール送信元の一貫性が高ければ高いほど、攻撃者がそれをなりすます余地は少なくなります。

機密性の高い候補者ファイルを受信トレイのスレッドから移動する

メールの添付ファイルは便利に思えますが、候補者のパスポートや就労許可証、署名済みの契約書などが、次々と転送され続けるスレッドの中に含まれてしまうと問題になります。より安全な方法は、監査記録、保存ガイドライン、アクセス制限が整備されたセキュアなゲートウェイを通じて、機密文書を収集することです。

通知、リマインダー、状況報告などは引き続き人事部門のメールで送信できますが、関連するファイルは機密データ用に構築されたシステムに保存する必要があります。これにより、監査、削除依頼、アクセス権限の見直しなども、はるかに管理しやすくなります。

採用担当者が実際の攻撃を見分けられるよう研修を行う

採用担当者は毎日、見知らぬ送信者とやり取りしているため、攻撃の格好の標的となっています。履歴書を装った悪意のある文書、偽のポートフォリオへのリンク、そして緊急の採用を迫る経営幹部を装ったメールなどは、いずれも一般的な攻撃手段です。また、攻撃者はスピアフィッシングの手法を用いて、検知が困難な高度にパーソナライズされたメッセージを作成することもあります。

研修では、実際の兆候に焦点を当てるべきです。具体的には、ドメインの不一致、通常とは異なるファイル形式、予期せぬリクエスト、および正規の連絡経路からの脱却を迫る圧力などです。採用担当者が正当な人事関連メールの通常のパターンを把握していれば、業務の妨げになっているという罪悪感を抱くことなく、例外的なケースに対して疑問を呈することができます。

給与支払いのセキュリティ対策：なぜ単一の対策だけでは不十分なのか

メールセキュリティは、DNSレコードが公開されたり、研修が終了したり、ポリシー文書がアップロードされたりした時点で完了するものではありません。ツールは変化し、ベンダーは入れ替わり、各地域ではシステムが追加され、攻撃者は従来の戦術が通用しなくなると手口を変更します。給与支払いのセキュリティ対策は、組織の実際の運用状況に合わせて常に適応していく必要があります。

• 継続的な監視により、メールセキュリティは単発の技術プロジェクトから、日常的な運用習慣へと変わります。

DMARCレポート機能を活用して、隠れた送信者を特定する

DMARCレポートからは、見落とされていたツール、設定ミスのあるプラットフォーム、および貴社のドメインを使用している、あるいは使用しようとしている不正な送信者が明らかになることがあります。これは重要な点です。なぜなら、人事部門は、特に急成長期において、正当な理由に基づいてシステムを追加することが多いからです。

地域密着型の採用ツールや福利厚生サービスプロバイダーは、ビジネス上不可欠な存在であるかもしれませんが、それでも適切な認証を行う必要があります。DMARCレポートの読み方を学ぶことで、有用なシステムとリスクのあるシステムを見分けるための根拠を得ることができます。

執行に向けた取り組みは慎重に進める

正当な送信元を特定し、整合性を確保したら、ドメインでは、認証されていないメールを隔離し、最終的には拒否するような、より厳格なDMARCポリシーへの移行を進めるべきです。タイミングが重要です。設定が不完全な状態で過度に厳格な適用を行うと、正当な人事部門からのメールの配信に支障をきたす恐れがあります。

• 段階的な導入を行うことで、採用担当者、給与計算チーム、従業員、あるいは候補者を不意を突くことなく、給与計算のセキュリティと人事関連のメール保護を強化することができます。

まとめ

採用、給与計算、人事業務を担当するグローバルチームは信頼を基盤としていますが、その信頼を維持するには技術的なサポートが不可欠です。一見本物に見えるメールによって、偽の採用通知が送られたり、給与の振り込み先が変更されたり、従業員の個人情報が漏洩したり、あるいはチームが頼りにしているパートナーを装った攻撃が行われたりする恐れがあります。

ドメインの認証、明確な人事メールポリシーの策定、送信環境の監視、そして受信トレイ外での機密性の高いリクエストの検証を行うことで、偽のメッセージが届くのを大幅に防ぎ、正当なメッセージが信頼されやすくなります。国際的な従業員数が増加するにつれ、給与計算のセキュリティと人事メールの信頼性は、単発のプロジェクトとしてではなく、継続的な運用基準として扱うようにしてください。

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Ahona Rudra

ドメインとメールセキュリティのエキスパートPowerDMARC

AhonaはPowerDMARCのマーケティングマネージャーで、サイバーセキュリティのトピックについて5年以上の執筆経験があり、ドメインと電子メールのセキュリティを専門としている。ジャーナリズムとコミュニケーションの卒業後学位を取得し、2019年からセキュリティ分野でキャリアを固めている。

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