Waarom gegevensbeveiliging cruciaal is voor e-mailmarketing

Auteur:
Dmytro Kudrenko
Oprichter en CEO van Stripo

Dmytro Kudrenko is een toegewijde e-mailmarketingenthousiasteling met meer dan 15 jaar ervaring in de branche en 25 jaar ervaring als ondernemer. Hij geeft regelmatig workshops en lezingen over e-mailmarketing, e-mailinteractiviteit en gamification. Dmytro's missie is om de toegankelijkheid en het nut van e-mailmarketing voor bedrijven en hun abonnees te verbeteren.

Gegevensbeveiliging is een belangrijk onderwerp als u e-mailmarketing effectief wilt inzetten om klanten te werven en te behouden. De bedreigingen voor gegevensbeveiliging waarmee u te maken kunt krijgen, kunnen uw bedrijf ernstige financiële verliezen en reputatierisico's opleveren. De belangrijkste gebieden waarop u gegevens kunt beschermen, zijn de manier waarop u e-mails verzendt en hoe u gegevens verzamelt en opslaat voor gebruik in toekomstige campagnes.

In dit artikel lees je meer over de belangrijkste bedreigingen voor de gegevensbeveiliging waarmee bedrijven en hun klanten worden geconfronteerd en effectieve strategieën om deze te overwinnen.

Het belang van gegevensbeveiliging bij e-mailmarketing

Steeds meer bedrijven worden geconfronteerd met allerlei cyberbedreigingen die hun reputatie en financiële stabiliteit aanzienlijk kunnen aantasten. Van phishing tot gegevensverlies, e-mail is een belangrijk doelwit voor cybercriminelen. Daarom is het belangrijk om te weten hoe u uw e-mails en gegevens kunt beschermen.

Volgens IBM's Cost of a Data Breach Report 2023bedroegen de wereldwijde gemiddelde kosten van een datalek in 2023 $4,45 miljoen, een stijging van 15% ten opzichte van de voorgaande drie jaar.

Gegevensbescherming is ook een kwestie van klantenvertrouwen behouden voor bedrijven die e-mailmarketing gebruiken. Personalisering is een belangrijke trend voor effectieve e-mailmarketing, dus zijn er gebruikersgegevens nodig. 

Als uw klanten gegevens met u willen delen, moeten ze erop kunnen vertrouwen dat u ze veilig bewaart. Als uw e-mails er bovendien uitzien als phishing-e-mails, zullen scam e-mailclients ze gewoon naar de spambox sturen en zal uw e-mailmarketing geen resultaten opleveren. 

Voor tools van derden is het ook een uitdaging om de gegevens van hun klanten en abonnees te beschermen.

Om al deze redenen moeten e-mailmarketeers de beste e-mailbeveiliging praktijken toepassen, die we zullen bespreken.

Gevallen van datalekken bij e-mailmarketing

Mijn ervaring is dat ik voor ons en onze klanten de vier meest voorkomende bedreigingen voor gegevensbeveiliging via e-mail heb waargenomen (en nog steeds waarneem).

Phishing-aanvallen

Het bekendste geval, dat cruciaal is om je tegen te beschermen, is phishing e-mails. Bij deze aanval sturen hackers e-mails die doen alsof ze van jou zijn en vragen ze je klant om iets in jouw naam te doen - bijvoorbeeld om gevoelige informatie te verstrekken - door e-mails te sturen die er legitiem uitzien.

Volgens het 2024 Phishing-rapport van het Zscaler ThreatLabz-team zijn phishing-aanvallen toegenomen met 58.2% in 2023 vergeleken met het jaar daarvoor. Phishing-bedreigingen bereikten in 2023 nieuwe moeilijkheidsniveaus, gedreven door de groei van generatieve AI-tools.

Injectieaanvallen

Injecties zijn een andere veel voorkomende bedreiging. Aanvallers voegen een kwaadaardig script toe aan de velden van het inschrijfformulier. Ze schrijven bijvoorbeeld in het veld "Uw voornaam" "verdien 500 dollar in 20 minuten" en geven een link. Wanneer een persoon zo'n e-mail ontvangt van een vertrouwde service, klikt hij eenvoudigweg op een kwaadaardige link en voert hij een script uit, waardoor de aanvaller toegang krijgt tot het beheerderspaneel, iets kan hacken of gegevens kan verkrijgen.

Om injectieaanvallen te vermijden, moet je de waarden van de velden die je hebt zorgvuldig controleren en valideren. Of je service nu populair is of niet, hackers kunnen proberen hem te hacken.

Exploitatie van gegevens

Een ander probleem is wanneer aanvallers gegevens uit e-mails stelen en gebruiken om in te breken in systemen. Bijvoorbeeld verborgen ID's van contactpersonen, cache-informatie of andere persoonlijke gegevens die op de een of andere manier in de e-mail terecht zijn gekomen kunnen worden gebruikt om toegang te krijgen tot het systeem. Om dit te voorkomen, is het belangrijk om het gebruik van dergelijke gegevens in e-mails te minimaliseren en ervoor te zorgen dat ze betrouwbaar worden opgeslagen.

Datalekken

Datalekken ontstaan wanneer iemand je beheeraccount met e-mail gebruikt om berichten naar je klanten te sturen of privégegevens te exporteren. Hierdoor gaat vertrouwelijke informatie verloren of wordt deze misbruikt. Om dit te voorkomen, is het noodzakelijk om te zorgen voor een goede controle op gegevenstoegang, gegevensversleuteling en regelmatige controle.

Er zijn veel meer bedreigingen en je moet begrijpen hoe gemakkelijk gegevens gecompromitteerd kunnen worden. We kunnen verschillende best practices voorstellen om ze te beschermen.

Belangrijkste aandachtspunten voor gegevensbeveiliging bij e-mailmarketing

Om te zorgen voor e-mailbeveiligingoverweeg de vier hoofdgebieden waar u gemakkelijk gegevens kunt beschermen en begrijp dat u, en niet een ander systeem, verantwoordelijk bent voor deze bescherming.

Voor al deze gebieden is het van cruciaal belang om te weten wat je nodig hebt om het proces te organiseren, hoe je moet controleren om te voorkomen dat er iets fout gaat en hoe je voortdurend moet evalueren.

Laten we alles een voor een begrijpen.

1. Hoe verstuur je e-mails?

Wanneer je e-mails verstuurt naar je abonnees, moet je de kans op gegevensverlies of het gebruik van je e-mails door cybercriminelen minimaliseren. Hier zijn enkele methoden die je kunt gebruiken.

• DKIM, SPF, DMARC en BIMI implementeren 

Om e-mails die vanaf uw bedrijfsdomein worden verzonden zo veilig mogelijk te maken, kunt u DNS-records voor e-mailverificatie toevoegen voor SPF, DKIM en DMARC protocollen. Deze protocollen helpen de authenticiteit van e-mails en de legitimiteit van versturende bronnen te valideren.

Een extra manier om legitimiteit te verifiëren is BIMI en het blauwe geverifieerde vinkje van Gmail. Zodra u BIMI implementeertkunt u het bedrijfslogo in de mailbox weergeven, samen met een blauw verificatievinkje, zoals hieronder wordt weergegeven:

• Gebruik e-mailvalidators en controleer op spamvallen

E-mailvalidators controleren of een e-mailadres geldig is en correct is geformatteerd. Spamtraps zijn e-mailadressen die speciaal zijn gemaakt om spammers te vangen. Ze worden niet gebruikt voor legitieme communicatie, dus elke e-mail die naar een spamval wordt gestuurd, wordt beschouwd als ongewenst en mogelijk kwaadaardig.

Gebruik regelmatig e-mailvalidators om je e-maillijsten op te schonen en te onderhouden. Dit helpt bij het verwijderen van ongeldige adressen en het identificeren van potentiële spamvallen.

• Terugvalstrategieën implementeren

Fallback-strategieën beschermen tegen onverwachte problemen die de beveiliging van e-mailgegevens in gevaar kunnen brengen. Maak regelmatig back-ups van e-mailgegevens op veilige en toegankelijke locaties. Dit zorgt ervoor dat e-mails kunnen worden hersteld in geval van gegevensverlies of corruptie.

• Werk samen met postmasters voor betere bezorgbaarheid

Postmaster is zo'n tool die je kunt gebruiken om e-mailprestaties te analyseren. Het helpt je bij het bepalen van je spamscore, IP- en domeinreputatie en afleverfouten. Gebruik de postmasterinformatie van de populaire e-mailclients Google, Yahoo en Outlook om er zeker van te zijn dat je op schema ligt.

U kunt ook uw DMARC-rapporten en IP-reputatie bekijken op het PowerDMARC dashboard om de deliverability en prestaties van je e-mail te analyseren. Dit is een one-stop oplossing voor het beheren en bewaken van uw e-mailverzendactiviteiten en e-mailverificatieprocessen.

• Bounces per domein beheren

Traceer gebouncede e-mails op basis van het domein van de ontvanger om spamtraps te identificeren en te voorkomen en e-mails naar ongeldige of schadelijke adressen te sturen die je reputatie kunnen schaden. Hoge bouncepercentages kunnen wijzen op beveiligingsproblemen, zoals een gecompromitteerde verzendserver of een phishingaanval.

Monitoring en beoordelingen

Al deze methoden zijn niet alleen belangrijk om eenmalig te implementeren, maar ook om te gebruiken voor voortdurende controle, namelijk om rapporten over e-mailverificatie te controleren, alle indicatoren bij te houden en ook om DKIM-, SPF- en DMARC-beleidsupdates te controleren.

2. Hoe sla je gegevens op?

Voor effectieve e-mailmarketing moet u gegevens van abonnees verzamelen en opslaan. Een goede gegevensopslag is cruciaal om deze gegevens te beschermen tegen hackers.

Hier zijn enkele tips die je helpen om de gegevens veilig op te slaan.

• Gebruik sterke wachtwoorden en encryptiesleutels

Bescherm de toegang tot e-mailaccounts en de gegevens die ze bevatten door ervoor te zorgen dat wachtwoorden complex, uniek en regelmatig bijgewerkt zijn en dat encryptiesleutels sterk zijn en veilig worden beheerd. Dit voorkomt onbevoegde toegang en lekken van gegevens en beschermt gevoelige informatie.

• Oplossingen voor veilige gegevensopslag implementeren

Gebruik je eigen services om afbeeldingen en andere gegevens op te slaan om problemen te voorkomen die gepaard gaan met het gebruik van services van derden die mogelijk worden geblokkeerd vanwege spamactiviteiten. Je moet je zoveel mogelijk onderscheiden van services die je indirect schade kunnen berokkenen.

Hier is een voorbeeld van wat er kan gebeuren. Als je een opslagdienst voor afbeeldingen van een derde partij gebruikt en deze op een gegeven moment spammy wordt omdat spammers er ook massaal gebruik van zijn gaan maken, wordt de dienst door alle e-mailclients geblokkeerd en jij dus ook.

Daarom maken we alle koppelingen in ons eigen domein voor alle e-mails die in Stripo zijn gemaakt, waardoor we blokkeerproblemen kunnen voorkomen en het beveiligingsniveau verhogen. Je kunt ook je eigen IP's gebruiken, maar als je veel gegevens hebt, moet je er meer kopen, wat niet altijd zinvol is.

• Zorg ervoor dat de diensten waar u uw gegevens opslaat veilig en gecertificeerd zijn

Als je tools van derden gebruikt, zorg er dan voor dat deze voldoen aan alle noodzakelijke beveiligingsstandaarden. Anders zijn uw gegevens mogelijk onvoldoende beschermd, wat extra risico's met zich meebrengt. Hackers kunnen alles doen; je beveiliging moet top zijn om deze risico's te minimaliseren.

Let bij het kiezen van een werkend systeem op de duur van de activiteiten van het bedrijf op de markt. Kleine systemen die nog maar net op de markt zijn, krijgen vaak te maken met beveiligingsproblemen naarmate ze populairder worden. Dit kan leiden tot ernstige inbreuken en de noodzaak van een volledige herbouw van het systeem, wat het hele bedrijf kan kosten.

Zorg ervoor dat de service die je gaat gebruiken een of meer van deze punten heeft: 

• het is geslaagd voor de noodzakelijke certificeringen die erkend en bekend zijn in de branche, zoals het gegevensbeveiligingscertificaat SOC 2, het certificaat voor de internationale beveiligingsstandaard "ISO/IEC 27001:2013" en de CASA-beoordeling van Google;

• alle processen, zowel documentaire als infrastructurele, zijn geconfigureerd om het hoogste beveiligingsniveau te garanderen;
• het heeft een speciale afdeling die zich bezighoudt met interne actieprotocollen en een transparant systeem om klanten op de hoogte te stellen in geval van problemen (in de Stripo-editor bijvoorbeeld, modereren we handmatig elke e-mail die door klanten wordt gemaakt en houden we verzoeken bij om phishing-e-mails te maken);
• en wordt bijvoorbeeld als veilig erkend door de white-Hat hacking gemeenschap.

Monitoring en beoordelingen

Om de beveiliging van uw gegevensopslag te handhaven, controleert u regelmatig de toegangslogs, controleert u het systeem op pogingen tot onbevoegde toegang, controleert u de coderingsstandaarden en werkt u deze zo nodig bij, en wijzigt u wachtwoorden en coderingssleutels.

3. Hoe organiseer en beheer je de toegang tot gegevens?

De volgende factor die van invloed is op de beveiliging van gegevens is wie er toegang toe heeft en hoe. Dit geldt voor bedrijfsgegevens en voor gegevens van klanten, gebruikers en abonnees.

Let op het volgende om ze te beschermen:

• Het implementeren van multi-factor authenticatie (MFA) is een zeer onderschatte aanpak. Veel bedrijven gebruiken MFA niet en denken dat het optioneel is. De ervaring leert echter dat het de beveiliging verhoogt en het risico op ongeautoriseerde toegang tot het systeem vermindert.
• Implementeer en controleer de toegang van gebruikers - iedereen beheerdersrollen geven of export en import van gegevens toestaan is een veelgemaakte fout. Vertrouwelijke informatie mag alleen toegankelijk zijn voor medewerkers die deze informatie echt nodig hebben om hun taken uit te voeren. Werknemers mogen geen toegang hebben tot geëxporteerde databases om het risico op ongeoorloofd gebruik te vermijden. Meestal worden lekken juist veroorzaakt door ontevreden werknemers die toegang hadden tot databases en besloten om van deze mogelijkheid gebruik te maken.
• Controleer op verdachte activiteiten (export, import, triggers, segmentgrootte). Om datalekken te voorkomen, moet je regelmatig gebruikersactiviteiten controleren en toegangspatronen analyseren. Als je ongewone activiteit opmerkt, zoals veelvuldig gebruik van triggers of wijzigingen in gebruikersrollen, kan dit een signaal zijn voor verder onderzoek. Als iemand bijvoorbeeld regelmatig grote hoeveelheden gegevens exporteert of als voormalige werknemers nog steeds toegang hebben tot het systeem, kan dit wijzen op een potentiële bedreiging.
• Het gebruik van seed-adressen om datalekken te detecteren houdt in dat unieke, traceerbare e-mailadressen worden aangemaakt en gebruikt om te controleren waar gegevens mogelijk onjuist worden gedeeld of gelekt. Als deze seed-adressen onverwachte e-mails ontvangen, kan dit erop wijzen dat gegevens zijn blootgesteld, waardoor inbreuken kunnen worden geïdentificeerd en beperkt.

Monitoring en beoordelingen

Om de toegang tot gevoelige gegevens onder controle te houden, controleer je de toegangspatronen van gebruikers op afwijkingen, volg je export-, import- en startgebeurtenissen en controleer je regelmatig de segmentomvang op inconsistenties, MFA-effectiviteit en ongebruikelijke activiteit op bronadressen.

4. Hoe gebruik je gegevens in nieuwe e-mailcampagnes?

Een eenvoudige regel voor e-mailmarketing is om alleen die gebruikersgegevens te verzamelen en te gebruiken die nodig zijn om de effectiviteit van uw e-mailcampagnes te verbeteren.

Zorg er dus bij het opstellen van je e-mails voor dat ze relevant zijn voor Best practices voor veilig e-mailontwerp en dat u rekening houdt met het volgende:

• Neem nooit gevoelige informatie van klanten op in koppelingen of personalisatie voor het geval die e-mail opnieuw wordt verzonden of wordt gedeeld met een andere persoon die deze gegevens kan gebruiken. Gegevens die worden gebruikt voor personalisatie moeten minimaal zijn en goed worden beschermd;
• valideer de waarden van alle contactvelden die u verzamelt, controleer op mogelijke injectie van de waarden en sta geen automatische gegevensverwerking toe zonder verificatie.

Monitoring en beoordelingen

Vergeet niet om e-mails regelmatig te controleren op misbruik van persoonlijke gegevens en kwetsbaarheden bij injecties. Besteed speciale aandacht aan e-mailsjablonen, personalisatie-instellingen en penetratietests van contactvelden.

Samenvattend 

Het waarborgen van gegevensbeveiliging is een continu proces dat een proactieve aanpak, aandacht voor detail en regelmatige updates vereist. Door de aanbevelingen in dit artikel op te volgen, kunt u uw risico's minimaliseren en uw gegevens en die van uw klanten beschermen tegen ongeautoriseerde toegang. Controleer op nieuwe bedreigingen, verbeter uw beveiligingsmethoden en kies betrouwbare partners om uw e-mailmarketing veilig te houden.