8 zagrożeń bezpieczeństwa współdzielonych kont e-mail
przez
Czas odczytu: 7 min
Współdzielone konta e-mail to takie, do których dostęp i korzystanie z nich jest możliwe dla wielu osób, zazwyczaj w obrębie tej samej rodziny lub organizacji. Mogą wydawać się wygodne, ponieważ umożliwiają wielu osobom zarządzanie obciążeniem pracą i zapewniają, że wiadomości e-mail nie pozostaną bez odpowiedzi. Jednak korzystanie ze współdzielonego adresu e-mail stwarza wiele zagrożeń dla bezpieczeństwa i naraża wszystkich użytkowników i organizacje na niebezpieczeństwo.
Kluczowe wnioski
- Współdzielone konta e-mail mogą prowadzić do słabej ochrony hasłem, zwiększając podatność na próby włamań.
- Odpowiedzialność jest zagrożona, gdy wielu użytkowników uzyskuje dostęp do współdzielonego adresu e-mail, co utrudnia śledzenie działań podejmowanych na koncie.
- Celowe ataki ze strony obecnych lub byłych pracowników mogą mieć miejsce, jeśli kontrola dostępu nie jest prowadzona prawidłowo.
- Problemy z przechowywaniem danych pojawiają się, gdy dostęp do poufnych informacji jest możliwy nawet po usunięciu wiadomości e-mail przez użytkownika.
- Zgodność z przepisami branżowymi jest często niemożliwa w przypadku współdzielonych kont e-mail ze względu na nieodłączne zagrożenia bezpieczeństwa.
Znaczenie bezpieczeństwa poczty e-mail
Bezpieczeństwo poczty elektronicznej jest ważną częścią bezpieczeństwa każdej firmy. Każdego roku setki tysięcy osób pada ofiarą ataków phishingowych, powodując znaczną utratę danych oraz niewyobrażalne szkody finansowe i wizerunkowe. Monitorowanie pracowników i upewnianie się, że przestrzegają oni najlepszych praktyk może wzmocnić cyfrową obronę. Wdrożenie protokołów uwierzytelniania poczty elektronicznej, takich jak DMARC, SPF i DKIM pomaga chronić przed atakami typu phishing i spoofing, weryfikując legalność nadawców wiadomości e-mail i zmniejszając ryzyko nieautoryzowanego użycia domeny.
Jednym ze sposobów na to jest korzystanie z legalnego oprogramowania szpiegowskiego. Według pisarza technicznego Noah Edisa Recenzja Flexispyoprogramowanie to może być na przykład wykorzystywane do monitorowania urządzeń firmowych w celu zapewnienia przestrzegania najlepszych praktyk i poprawy odpowiedzialności. W niektórych regionach istnieją wymogi prawne wymagające od pracodawców informowania swoich pracowników o wszelkich środkach lub narzędziach monitorowania - np. RODO w UE - ale nie dotyczy to skali globalnej.
Uprość bezpieczeństwo z PowerDMARC!
Czym są współdzielone adresy e-mail?
Współdzielony adres e-mail to pojedynczy adres e-mail, korzystający z jednego konta e-mail, który ma wielu użytkowników. Wszyscy użytkownicy logują się do konta przy użyciu tych samych danych logowania. Współdzielone adresy e-mail mogą być używane w domach, przez rodziny, a nawet w firmach. Są powszechnie używane na przykład przez działy obsługi klienta, gdzie wielu pracowników odpowiada na wiadomości e-mail wysyłane na jeden adres.
Ponieważ wszyscy członkowie zespołu używają tych samych danych logowania i mają dostęp do tych samych adresów e-mail, a także ponieważ członkowie zespołu zmieniają działy lub nawet opuszczają firmę, może to oznaczać, że dziesiątki lub więcej osób uzyska dostęp do konta. To sprawia, że firma jest podatna na ataki od wewnątrz, a jednocześnie zwiększa ryzyko ataku zewnętrznego.
8 powodów, dla których powinieneś unikać udostępnianych adresów e-mail
Współdzielone adresy e-mail są wygodne i mogą być przydatne w niektórych przypadkach, ale stwarzają pewne zagrożenia bezpieczeństwa. Oto kilka typowych powodów, dla których należy unikać ich używania:
1. Słabe hasła
Bezpieczne hasła powinny składać się z wielkich i małych liter, cyfr i znaków specjalnych. Nie powinny zawierać ciągów znaków, które są sekwencjami, dobrze znanymi słowami i frazami ani niczego, co jest łatwe do odgadnięcia. 8 na 10 włamań do firm jest spowodowanych użyciem słabych lub skradzionych haseł, co sprawia, że wybór i używanie bezpiecznych haseł jest integralną częścią bezpieczeństwa danych .
Współdzielone konta e-mail mają zazwyczaj proste hasła. Wielu użytkowników potrzebuje dostępu do konta, a administratorowi łatwiej jest przypisać proste hasło. Wielu użytkowników używa również tych samych haseł do wielu różnych kont, więc jeśli otrzymali hasło dostępu do swojej poczty e-mail, istnieje szansa, że ponownie użyją tego hasła w innym miejscu. Aby zmniejszyć ryzyko, zawsze używaj silnych, unikalnych haseł dla każdego konta i upewnij się, że są one zgodne z najlepszymi praktykami bezpieczeństwa.
2. Odpowiedzialność
Jeśli wiele osób ma dostęp do konta e-mail, używając tej samej nazwy użytkownika i hasła, praktycznie niemożliwe jest ustalenie, kto co zrobił. Jeśli dochodzi do celowego naruszenia danych i poufne wiadomości e-mail są udostępniane, bardzo trudno jest stwierdzić, kto udostępnił te informacje, korzystając ze współdzielonych kont e-mail. Z punktu widzenia biznesowego utrudnia to również ustalenie, kto wysłał lub odpowiedział na wiadomości z konta e-mail.
Brak odpowiedzialności nie polega na wymierzaniu kary. Jeśli występuje naruszenie bezpieczeństwa lub ryzyko, pracownicy i użytkownicy poczty e-mail muszą zostać przeszkoleni w zakresie najlepszych praktyk. Aby to zrobić, musisz zidentyfikować, kto potrzebuje szkolenia, w przeciwnym razie możesz zniechęcić użytkowników, którzy stosują się do najlepszych praktyk. Innym elementem odpowiedzialności jest ustalenie, kto odpowiada za odpowiadanie na które wiadomości e-mail. Członkowie zespołu będą musieli sprawdzać każdą wiadomość e-mail, aby upewnić się, że otrzymała ona terminową odpowiedź.
3. Celowy atak
Wiadomości e-mail, nawet te od klientów, mogą zawierać bardzo poufne dane: informacje, których nie chcesz udostępniać konkurentom ani stronom zewnętrznym. W przypadku współdzielonych kont e-mail może być trudno śledzić, kto dokładnie ma dostęp do konta. Oprócz obecnych pracowników, którzy potrzebują dostępu, pracownicy opuszczają organizacje. Nie wszystkie naruszenia danych i ataki pochodzą spoza firmy. Wiele z nich jest inicjowanych przez pracowników lub byłych pracowników.
Mało prawdopodobne jest, aby hasło do poczty e-mail było zmieniane za każdym razem, gdy nastąpi wewnętrzne przetasowanie lub odejdzie pracownik. Mimo że większość firm natychmiast ogranicza inne formy dostępu, gdy pracownik odchodzi. To sprawia, że firma jest podatna na celowe ataki ze strony obecnych lub niezadowolonych byłych pracowników.
4. Przechowywanie danych
W większości przypadków pracownicy używają oprogramowania poczty e-mail, takiego jak Outlook, aby uzyskać dostęp do współdzielonej poczty e-mail. Oprogramowanie jest instalowane na ich komputerze i umożliwia osobom pełny dostęp do konta. Mogą odbierać i wysyłać wiadomości e-mail, pobierać załączniki i wykonywać funkcje administracyjne na koncie.
Nawet jeśli użytkownik usunie poufną wiadomość e-mail, jeśli jej treść znajduje się w oprogramowaniu pocztowym innego użytkownika lub pobrał on załączone pliki, dane te nadal istnieją. Może to być problematyczne w przypadku wrażliwych danych biznesowych. Może to również stanowić zagrożenie dla bezpieczeństwa w przypadku wiadomości phishingowych i podejrzanych plików. Jeden użytkownik może rozpoznać oszustwo i usunąć wiadomość e-mail, ale jeśli ta wiadomość została już otwarta lub pobrana, nadal stanowi zagrożenie dla całej firmy.
5. Niezgodność
Niektóre branże, takie jak opieka zdrowotna, mają surowe zasady ochrony danych i komunikacji, w tym wymagania dotyczące bezpieczeństwa poczty e-mail . Organizacje w tej branży muszą przestrzegać tych zasad, w przeciwnym razie mogą zostać ukarane karami pieniężnymi. W najcięższych przypadkach licencje na prowadzenie działalności firm mogą zostać cofnięte.
Większość zasad dotyczących zgodności danych wymaga, aby użytkownicy posiadali oddzielne konta e-mail, ponieważ pomaga to zapewnić integralność danych, utrudnia ataki zewnętrzne i chroni dane poszczególnych osób.
6. Zwiększona złożoność
Udostępnianie danych logowania do poczty e-mail może wydawać się najprostszym rozwiązaniem. Każdemu, kto potrzebuje dostępu, przydzielana jest ta sama nazwa użytkownika i hasło, a wszyscy użytkownicy mogą odpowiadać na wiadomości e-mail. Jednak jeśli firma chce zapewnić dobre bezpieczeństwo danych, w rzeczywistości zwiększa to złożoność na wiele sposobów.
Każdy użytkownik musi otrzymać dane logowania. Kiedy użytkownik opuszcza dział, a zwłaszcza jeśli opuszcza firmę, dane te powinny zostać zmienione. Oznacza to przesłanie nowych danych logowania wszystkim członkom zespołu. Nieuchronnie ktoś zapomni nowych danych. A jeśli nastąpi naruszenie danych lub inny problem z bezpieczeństwem, dział IT będzie musiał sporo poszperać, aby znaleźć przyczynę naruszenia i wzmocnić obronę przed przyszłymi atakami. I chociaż niektórzy użytkownicy mogą potrzebować dostępu administracyjnego, aby móc wprowadzać zmiany na samym koncie e-mail, inni użytkownicy nie będą go potrzebować, co oznacza próbę utworzenia ograniczeń dostępu użytkowników na koncie współdzielonym.
7. Dodatkowe zagrożenia inżynierii społecznej
Inżynieria społeczna jest jedną z najczęściej stosowanych taktyk uzyskiwania dostępu do kont e-mail i innych danych o znaczeniu krytycznym. Phishing jest jedną z form inżynierii społecznej, polegającą na przekonaniu odbiorcy wiadomości e-mail do kliknięcia łącza i wprowadzenia nazwy użytkownika i hasła na fałszywej stronie. Istnieją jednak również inne taktyki inżynierii społecznej, a im więcej użytkowników ma dostęp do współdzielonego konta, tym więcej potencjalnych punktów wejścia dla hakerów stosujących te taktyki.
Najbardziej skutecznym sposobem na załatanie tych luk jest posiadanie oddzielnych kont z oddzielnymi danymi logowania dla wszystkich użytkowników. Co najmniej przekierowanie poczty e-mail może pomóc załatać niektóre luki w zabezpieczeniach.
8. Ograniczenie dostępu
Nie wszyscy członkowie zespołu potrzebują tego samego poziomu dostępu do konta, a różni członkowie zespołu mogą potrzebować dostępu do określonych wiadomości e-mail. W przypadku współdzielonych kont e-mail nie jest to możliwe. Każdy, kto ma dostęp do konta, będzie mógł zobaczyć i nawet odpowiedzieć na każdą wiadomość e-mail. Podobnie niektórzy użytkownicy będą musieli mieć dostęp do szczegółów konta i je zmieniać, podczas gdy inni będą potrzebować tylko dostępu do poczty e-mail.
Można to osiągnąć, zapewniając niektórym użytkownikom dostęp do programu pocztowego i innych użytkowników do samego konta, ale jest to jeszcze bardziej skomplikowane, ponieważ gdy użytkownik ma już nazwę użytkownika i hasło do konta, nadal może uzyskać dostęp do Internetu, aby potencjalnie wprowadzać zmiany.
Podsumowanie
Współdzielone e-maile wydają się wygodne, ponieważ mają tylko jedną nazwę użytkownika i hasło. Są one współdzielone między użytkownikami, a każdy może uzyskać dostęp do wiadomości e-mail i odpowiadać na nie na koncie. Jednak współdzielone e-maile stanowią większe ryzyko bezpieczeństwa i mogą faktycznie zwiększyć poziom złożoności dla firm, które poważnie traktują bezpieczeństwo danych.
Chroń swoją domenę i zwiększ bezpieczeństwo poczty e-mail dzięki zaawansowanym rozwiązaniom bezpieczeństwa poczty e-mail PowerDMARC. Wypróbuj je bezpłatnie już dziś!
Ekspert ds. bezpieczeństwa domen i poczty e-mail w PowerDMARC
Ahona jest Marketing Managerem w PowerDMARC, z ponad 5-letnim doświadczeniem w pisaniu na tematy związane z cyberbezpieczeństwem, specjalizującym się w bezpieczeństwie domen i poczty elektronicznej. Ahona posiada dyplom ukończenia studiów podyplomowych w zakresie dziennikarstwa i komunikacji, umacniając swoją karierę w sektorze bezpieczeństwa od 2019 roku.
Latest posts by Ahona Rudra (zobacz wszystkie)
- Czy Cold Email jest nadal skuteczny w 2025 roku? Najlepsze praktyki dotyczące zasięgu i bezpieczeństwa - 20 czerwca 2025 r.
- Studium przypadku DMARC MSP: Jak PrimaryTech uprościł bezpieczeństwo domeny klienta dzięki PowerDMARC - 18 czerwca 2025 r.
- Fałszywe alarmy DMARC: Przyczyny, poprawki i przewodnik zapobiegania - 13 czerwca 2025 r.
