Bewährte Praktiken für kalte E-Mails: Zustellbarkeit verbessern

Die Best Practices für kalte E-Mails haben sich in den letzten Jahren weiter entwickelt, als den meisten Vermarktern bewusst ist. Logischerweise sollte die Praxis des Versendens von kalten E-Mails aufgrund von KI-Chatbots, Instant Messengern, In-App-Pitches, Funnel-Automatisierung und KI-gesteuerten Hosting-Plattformen und anderen Technologien, die zur automatischen Durchführung von Kampagnen verwendet werden, überholt sein. Dennoch ist die Praxis des Cold E-Mailing auch im Jahr 2025 noch wirksam.

Tatsache ist, dass Ihre E-Mail herausgefiltert oder ignoriert wird, wenn sie als Spam erscheint, nicht glaubwürdig ist oder grundlegende Sicherheitsanforderungen nicht erfüllt. Aus diesem Grund hängt der Erfolg moderner Cold-E-Mails von zwei wesentlichen Elementen ab, nämlich Vertrauen und Zustellbarkeit.

Bewährte Praktiken für kalte E-Mails

Der Inhalt der E-Mail wird irrelevant, wenn die Nachricht nicht im Posteingang des Empfängers ankommt.

Die Praxis des Cold-E-Mail-Marketings wird negativ wahrgenommen, weil sie nicht korrekt ausgeführt wird. Sie lassen die Recherche aus. Sie behandeln potenzielle Kunden wie Nummern. Sie bombardieren sie, anstatt sie aufzubauen.

Diese Schritte sollten Sie bei Ihren E-Mail-Marketingbemühungen befolgen:

Authentifizieren Sie Ihre Domäne (SPF, DKIM, DMARC)

Stellen Sie sich Ihre E-Mail wie einen digitalen Händedruck vor. Stellen Sie sich nun vor, Sie würden mit einer Skimaske zu einem Geschäftstreffen erscheinen. So fühlt es sich für die Empfänger an, wenn Ihre E-Mail nicht authentifiziert ist.

Ohne die Durchsetzung von DMARC könnte Ihre Domäne bei Phishing-Angriffengefälscht werden - wasSie möglicherweise erst bemerken, wenn es zu spät ist.

Kalte E-Mails von ungesicherten Domänen werden nicht nur markiert, sondern schaden auch der langfristigen Zustellbarkeit. Wenn eine Ihrer E-Mails eine rote Flagge auslöst, könnte Ihre gesamte Domäne auf einer Blockierliste landen. Viel Glück, dass Sie dann überhaupt noch etwas zustellen können.

Wenn es Ihnen ernst damit ist, Kaltakquise-E-Mails zu einem zuverlässigen Bestandteil Ihrer Pipeline zu machen, ist die Investition in einen Schutz auf Domänenebene keine Option. Es ist die Grundvoraussetzung.

Führen Sie eine saubere und verifizierte E-Mail-Liste

Ihr Absenderruf bleibt positiv, wenn Sie Ihre Kontaktdatenbank richtig verwalten. Der Genauigkeitsgrad Ihrer Kontaktdatenbank entscheidet darüber, ob Ihre E-Mails im Posteingang landen oder in Spam-Ordnern abgelegt werden.

Sie können jeden Kontakt in Ihrer Liste überprüfen, um sicherzustellen, dass die E-Mail-Adressen gültig und aktiv sind. Sie sollten alle Adressen löschen, die bei der Überprüfung Fehler aufweisen. Die Liste muss regelmäßig alle sechzig bis neunzig Tage überprüft werden.

Viele Unternehmen machen den Fehler, Kontaktlisten von Drittanbietern oder automatisierten Tools zu beziehen, anstatt ihre eigenen Listen zu erstellen. Die schnelle Methode, Kontaktlisten von Drittanbietern zu erhalten, führt zu zahlreichen Bounce-E-Mails und Spam-Beschwerden, die dem Ruf Ihrer Domain schaden. Der Aufbau eigener Kontaktlisten ist nach wie vor die effektivste Methode.

Schreiben Sie wie ein Mensch, nicht wie ein Vermarkter

Der Prozess der Listenüberprüfung ermöglicht es Ihnen, Ihre Zielgruppe zu verstehen, so dass Sie mit der Arbeit an Ihren E-Mail-Inhalten beginnen können. Die erfolgreichsten Kaltakquise-E-Mails präsentieren sich als professionelle Kommunikation, die auf Standard-Marketingvorlagen verzichtet.

Der Hauptteil sollte zwischen 100 und 150 Wörter enthalten, wobei ein einfaches Textformat mit minimalen Gestaltungselementen verwendet werden sollte. Der einfachste Ansatz führt manchmal zu den besten Ergebnissen.

Ihre erste Nachricht sollte keine Bilder und Anhänge enthalten, da diese Elemente Spam-Filter auslösen. Die Verwendung von Begriffen wie "kostenlos", "garantiert" oder "begrenztes Angebot" sollte durch eine spezifische Sprache ersetzt werden, die den Anforderungen Ihrer Zielgruppe entspricht. Der Inhalt der E-Mail sollte auch personalisierte Elemente enthalten, die über die einfache Einfügung von Namen hinausgehen und zeigen, dass Sie die Rolle des Empfängers und seine Geschäftsabläufe wirklich verstehen.

Ihre E-Mail sollte nicht mehr als zwei Hyperlinks enthalten und einen einzigen CTA (Call To Action) aufweisen, der alle Elemente im letzten Abschnitt miteinander verbindet.

Senden Sie konsequent und in Maßen

Ihre Fähigkeit, eine gute Zustellbarkeit zu erreichen, hängt davon ab, ob es Ihnen gelingt, ein regelmäßiges Versandverhalten zu entwickeln. Die Anbieter von Postfächern erkennen Ihren Absenderstatus als vertrauenswürdig an, wenn Sie Ihre E-Mails regelmäßig zustellen.

In einem ersten Schritt sollten Sie täglich 10 bis 20 E-Mails versenden, bevor Sie Ihr Volumen je nach Erwärmung Ihrer Domain erhöhen.

Ihr E-Mail-Versand sollte während der üblichen Geschäftszeiten erfolgen, um ein natürliches Versandmuster zu schaffen, das automatisierte Erscheinungen vermeidet. Wenn Sie beginnen, Ihr Volumen zu erhöhen, sollten Sie es auf mehrere Posteingänge verteilen, um die Arbeitslast zu verteilen und mögliche Risiken zu minimieren.

Sie sollten Ihre eigene Tracking-Domain einrichten, anstatt die von den Anbietern bereitgestellten Links zu verwenden, da diese von anderen Benutzern missbraucht werden könnten, um Ihre Zustellbarkeit zu beeinträchtigen.

Überwachung und Aufrechterhaltung der Absenderreputation

Der Prozess der E-Mail-Zustellung muss kontinuierlich gepflegt werden, um erfolgreich zu sein. Ihre Zustellungsprobleme.

Pausieren Sie jede Kampagne, die eine Absprungrate von über fünf Prozent oder Spam-Beschwerden von über 0,1 Prozent aufweist. Wenn Sie diese Grenzwerte überschreiten, könnten Sie Probleme mit der Qualität der Liste oder der Relevanz des Inhalts bekommen. Wenn Sie unter solchen Bedingungen weiterhin E-Mails versenden, kann dies die zukünftige Zustellbarkeit beeinträchtigen und Ihren Ruf als Absender schädigen.

Respektvoll nachfassen

Der Ansatz sollte sowohl beharrlich als auch rücksichtsvoll sein. Die Follow-up-Sequenz sollte drei bis vier Nachrichten umfassen, die im Abstand von drei bis fünf Tagen versandt werden und jeweils einen kurzen Inhalt haben sollten.

Die Follow-up-E-Mail sollte neue Informationen enthalten, anstatt frühere Inhalte zu wiederholen. Die Praxis, identische Nachrichten mehrfach zu versenden, kann für die Empfänger irritierend sein.

Die Konversation sollte ihren natürlichen Charakter behalten, wenn Sie auf Nachrichten innerhalb desselben Threads antworten. Sie sollten jeglichen Kontakt beenden, wenn jemand Ihr Angebot ablehnt oder sich entscheidet, Ihre Mailingliste zu verlassen.

Wie man mit einer markengeschützten Geschäfts-E-Mail Vertrauen in Kalt-E-Mails aufbaut 

Seien wir doch mal ehrlich: Wenn Sie einem potenziellen Kunden immer noch eine E-Mail von Google Mail, Outlook oder einer anderen E-Mail-Adresse mit der Endung @something-weird.biz schicken, haben Sie den Raum bereits verloren. Die Posteingänge sind intelligenter. Die Spam-Filter sind strenger. Und die Menschen sind vorsichtiger denn je.

Eine markengeschützte Geschäfts-E-Mail, die mit Ihrer Domäne verknüpft ist, informiert Ihren Interessenten:

"Dies ist ein echtes Unternehmen, kein Wegwerfkonto."

Es ist ein kleines Detail, das Legitimität signalisiert, und Tools wie One.com machen es lächerlich einfach, es einzurichten. Aber hier ist der Haken: Eine gebrandete E-Mail zu haben, ist nicht mehr genug.

Um tatsächlich im Posteingang zu landen (und zu vermeiden, dass E-Mails im Spam landen), muss Ihre Domain blitzsauber sein. Wir sprechen hier von SPF-, DKIM- und DMARC Datensätzen, die alle richtig konfiguriert sind. Hier kommen Dienste wie PowerDMARC ins Spiel, die Ihnen Transparenz, Schutz und die Gewissheit bieten, dass Ihre Domain nicht gekapert oder gefälscht wird.

Funktionieren Praktiken der Kaltakquise noch?

Der Grund für den schlechten Ruf von Kaltakquise-E-Mails ist einfach: Die Leute machen es schlecht. Sie lassen die Recherche aus. Sie behandeln potenzielle Kunden wie Nummern. Sie bombardieren sie, anstatt sie aufzubauen.

Aber richtig gemachte Kaltakquise? Es funktioniert.

Wirksame Öffentlichkeitsarbeit im Jahr 2025 bedeutet:

• Versenden von relevanten, gezielten Nachrichten
• Personalisierung mit echtem Kontext
• Verwendung von sauberen Listen und warmen Domänen
• Respektierung der Einwilligung und der Privatsphäre

Personalisierung und Relevanz in der Cold-E-Mail-Praxis

Die ineffektivsten Kaltakquise-E-Mails sind diejenigen, die einen unglaublich generischen Inhalt enthalten, der an jeden beliebigen Empfänger hätte geschickt werden können. Die Praxis der Personalisierung im Jahr 2025 erfordert, dass die E-Mails mehr als nur den Namen der Person und des Unternehmens enthalten. Der Empfänger muss verstehen, dass Sie in der Lage sind, ihm bei seiner spezifischen Situation und seinen Schwierigkeiten zu helfen.

Ihre Forschungsbemühungen werden für die Empfänger deutlich, wenn Sie aktuelle Unternehmensankündigungen, Branchenentwicklungen oder Produktaktualisierungen erwähnen. Solche Einschübe sind ein Beweis für Ihre zielgerichtete Öffentlichkeitsarbeit.

Durch die Einbeziehung des Kontextes wird die Personalisierung effektiver. Ihr Ziel sollte es sein, zu zeigen, dass Ihre Botschaft mit den wesentlichen Prioritäten des Empfängers übereinstimmt, anstatt oberflächliche Personalisierungstechniken zu verwenden.

Moderne Prospecting-Tools ermöglichen die Automatisierung von Hintergrundrecherchen und sorgen gleichzeitig für eine individuelle Kommunikation, die sich für die Nutzer authentisch anfühlt. Die Tools helfen Unternehmen, Daten effizienter zu sammeln, aber sie sollten auch weiterhin die Möglichkeit haben, neue Informationen durch menschliche Beobachtung zu entdecken.

Regeln zur Einhaltung von Cold-E-Mails

Die Zustellung von E-Mails hängt von drei wesentlichen Elementen ab, darunter:

• Technische Konfiguration
• Qualität des Inhalts
• Einhaltung von E-Mail-Standards

Jede Kaltakquise-E-Mail muss die Identität des Absenders erkennen lassen, korrekte Betreffzeilen und Kopfzeilen verwenden und eine gültige Geschäftsadresse enthalten, die eine Option zum Abbestellen bietet.

Die Bearbeitung von Abbestellungsanfragen erfordert sofortige Aufmerksamkeit, da sie dazu beiträgt, sowohl das Vertrauen der Kunden zu schützen als auch rechtliche Verpflichtungen zu erfüllen.

Die Datenschutzgrundverordnung (GDPR) in Europa und die CAN-SPAM-Verordnung in den Vereinigten Staaten sollen die Rechte der Privatsphäre schützen und gleichzeitig betrügerische Marketingpraktiken unterbinden. Sie müssen die Grundprinzipien dieser Verordnungen verstehen, zu denen die Einholung einer ordnungsgemäßen Zustimmung und die Pflege korrekter Informationen gehören.

Hohe Beschwerdequoten zeigen den Posteingangsanbietern, dass Ihre Nachrichten unerwünscht sind. Ihre Fähigkeit, Posteingänge zu erreichen, hängt direkt von Ihrer Absenderreputation ab, die leidet, wenn Sie hohe Beschwerdequoten haben.

Ergebnisse in der realen Welt 

Eine kleinere Kampagne mit präziser Zielgruppenansprache wird bessere Ergebnisse erzielen als eine große Kampagne ohne Schwerpunkt. Die Zahl der qualitativ hochwertigen Antworten dient als wichtigster Leistungsindikator und nicht die Gesamtzahl der Antworten.

Intelligente E-Mail-Kampagnen im Jahr 2025 erzielen in der Regel Antwortquoten zwischen 8 und 20 %. Das ist kein massenhafter Erfolg. Es ist ein qualitativ hochwertiges Engagement mit Menschen, die tatsächlich mehr hören wollen.

Stellen Sie sich zum Beispiel ein Startup vor, das eine SaaS-Plattform für das Veranstaltungsmanagement anbietet. Nachdem es seine Domain verifiziert und seine E-Mail-Reputation aufgewärmt hat, sendet das Team personalisierte Nachrichten an 200 qualifizierte Veranstaltungsplaner. Anstelle von breit angelegten Marketingtexten bezieht sich jede Nachricht auf die jüngsten Veranstaltungen des Planers oder auf allgemeine Planungsprobleme. Innerhalb von zwei Wochen verzeichnet die Kampagne eine Antwortrate von 15 %, von denen die meisten von potenziellen Kunden stammen, die Demos anfordern. Da der Ruf der Domäne sauber bleibt, landen auch weiterhin Folgemails in den Posteingängen, was das Engagement im Laufe der Zeit steigert.

In der Praxis bedeutet dies, dass eine kleinere, besser gemanagte Kampagne oft besser abschneidet als eine größere, weniger zielgerichtete. Der Erfolg wird durch die Qualität der Antworten definiert, nicht durch die schiere Menge.

Schlussfolgerung

Für den Erfolg von Cold-E-Mail-Kampagnen im Jahr 2025 müssen Sie eine saubere Kontaktliste führen, natürliche E-Mail-Inhalte erstellen, E-Mails in regelmäßigen Abständen versenden, Ihren Absenderruf schützen, sorgfältig nachfassen und die E-Mail-Compliance-Standards einhalten. Die Umsetzung dieser Best Practices hilft Ihnen, Vertrauen bei Ihren E-Mail-Empfängern und deren Mailbox-Anbietern aufzubauen.

Wenn Sie bereit sind, die Authentifizierung zu verbessern und die Zustellbarkeit zu erhöhen, beginnen Sie damit, Ihre Domain mit PowerDMARC zu sichern, um jede von Ihnen versandte E-Mail zu schützen.

Häufig gestellte Fragen

Was sind die häufigsten Fehler, die die Zustellbarkeit von Cold-E-Mails beeinträchtigen?

Die drei wichtigsten Faktoren, die zu Problemen bei der Zustellung von Cold-E-Mails führen, sind die Kontaminierung von Listen, Authentifizierungsfehler und der zu häufige Versand von E-Mails. Der Ruf Ihrer Domäne leidet, wenn Sie spammige Sprache verwenden, zu viele Links einfügen oder E-Mails in großen Mengen versenden.

Beeinflusst der Wochentag wirklich die Leistung von Cold Mails?

Ja, die Mitte der Woche ist in der Regel die beste Zeit für die Zustellung von E-Mails, da die Postfächer weniger Nachrichten enthalten. Allerdings hängt dies auch von Ihrer Branche und Ihrer Zielgruppe ab. Sie sollten also Ihre E-Mail-Leistungsdaten überwachen, um den effektivsten Sendeplan zu ermitteln.

Welches ist das ideale Verhältnis zwischen neuen und nachbereitenden Cold-E-Mails in einer Kampagne?

Ihre Kampagne sollte eine neue Kontaktaufnahme für jeweils zwei oder drei Folgemitteilungen enthalten. Ihre E-Mail-Kampagne bleibt aktiv und vermeidet Spam-Filter-Auslöser, wenn Sie Follow-up-Nachrichten senden, die neue Informationen enthalten.

Sollte ich KI-Tools zum Verfassen oder Personalisieren von Werbe-E-Mails verwenden?

Sie können sie nutzen, denn KI-Tools können bei der Recherche und Strukturentwicklung helfen. Aber sie sollten nicht Ihre Fähigkeit ersetzen, Ihre E-Mail-Empfänger zu verstehen.

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Ahona Rudra

Experte für Domain- und E-Mail-Sicherheit bei PowerDMARC

Ahona ist Marketing-Managerin bei PowerDMARC und verfügt über mehr als 5 Jahre Erfahrung im Schreiben über Cybersicherheitsthemen, insbesondere im Bereich Domain- und E-Mail-Sicherheit. Ahona hat einen Postgraduierten-Abschluss in Journalismus und Kommunikation und ist seit 2019 in der Sicherheitsbranche tätig.

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