Überprüfung der E-Mail-Zustellbarkeit: Tools und Tipps

Die Zustellbarkeit von E-Mails bezieht sich auf den Prozentsatz der E-Mails, die tatsächlich den Posteingang erreichen, und nicht nur darauf, ob sie erfolgreich versendet wurden. Sie unterscheidet sich von der Zustellungsrate, die nur misst, wie viele E-Mails vom Server des Empfängers nicht gebounct oder zurückgewiesen wurden.

Eine hohe Zustellungsrate ist keine Garantie dafür, dass Ihre E-Mails von den Empfängern auch gesehen werden. Viele Nachrichten mit dem Status "zugestellt" können immer noch in Spam-Ordnern oder unter den Registerkarten für Werbeaktionen landen, was Ihre tatsächliche Sichtbarkeit verringert.

Mehrere Schlüsselfaktoren beeinflussen die Zustellbarkeit:

• E-Mail-Authentifizierung
• Ruf des Absenders
• Qualität des Inhalts
• Engagement des Empfängers

Zusammen bestimmen diese Elemente, ob Ihre E-Mails im Posteingang oder im Spam-Ordner landen.

Warum die Überprüfung der Zustellbarkeit von E-Mails wichtig ist

Sie können die besten E-Mails der Welt schreiben, aber wenn sie nicht im Posteingang landen, ist das alles egal. Die regelmäßige Überprüfung Ihrer Zustellbarkeit hilft Ihnen, Probleme zu erkennen, bevor sie Sie Öffnungen, Klicks und Konversionen kosten.

Wenn Ihre E-Mails im Spam stecken bleiben oder herausgefiltert werden, bekommt Ihr Publikum Ihre Nachricht nicht zu sehen - was bedeutet, dass Ihre Kampagnen nicht erfolgreich sind, egal wie gut der Inhalt oder das Design ist. Eine schlechte Zustellbarkeit beeinträchtigt mit der Zeit auch Ihren Ruf als Absender. Wenn Ihre Nachrichten ständig ignoriert, gelöscht oder als Spam markiert werden, werden Sie von den Posteingangsanbietern als weniger vertrauenswürdig eingestuft. Wenn das passiert, ist es noch schwieriger, wieder in den Posteingang zu gelangen.

Und dann ist da noch der finanzielle Aspekt. Sie zahlen für Tools, Inhalte und Listenverwaltung - aber wenn Ihre E-Mails nicht gesehen werden, sind diese Ausgaben umsonst. Wenn Sie die Zustellbarkeit im Auge behalten, schützen Sie sowohl Ihre Ergebnisse als auch Ihre Ressourcen.

Wie prüft man die Zustellbarkeit von E-Mails?

Um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails tatsächlich im Posteingang ankommen, reicht es nicht aus, ein paar Testnachrichten zu versenden. Echte Zustellbarkeitstests bedeuten, dass Sie die Leistung Ihrer E-Mails an mehreren Fronten überprüfen - von der Authentifizierung und Absenderreputation bis hin zu Engagement und Bounce-Raten.

Durch den Einsatz der richtigen Tools und regelmäßige Kontrollen können Sie kleine Probleme erkennen, bevor sie sich zu größeren Zustellbarkeitsproblemen entwickeln. Das Ziel ist einfach: Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mails immer dort ankommen, wo Ihre Zielgruppe sie tatsächlich sieht.

Im Folgenden finden Sie einige zuverlässige Methoden zur Überwachung und Verbesserung der Zustellbarkeit Ihrer E-Mails:

Verwendung von Online-Zustellbarkeitsprüfungs-Tools

Es gibt viele Online-Tools für die Zustellbarkeit von E-Mails, mit denen Sie die Zustellbarkeit von E-Mails schnell überprüfen können. 

• Mail Tester bietet eine kostengünstige und einfache Möglichkeit, die Qualität Ihrer Newsletter zu testen. Jedes Mal, wenn Sie Mail Tester verwenden, wird eine zufällige E-Mail-Adresse generiert, an die Sie eine Testnachricht aus Ihrem Newsletter oder Ihrer E-Mail-Software senden können. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Check your score", und die Plattform gibt Ihnen eine Spam-Bewertung. Mail Tester analysiert nicht nur Ihre Nachricht, sondern auch Ihren Mailserver und sendet IPs, um einen umfassenden Bericht über die Qualität Ihrer Konfigurationen zu erstellen.
• PowerDMARCs MailAuth Analyzer Werkzeug hilft Ihnen bei der Analyse von E-Mail-Headern, um Lücken in der E-Mail-Zustellbarkeit und potenziell bösartige Sendequellen zu identifizieren. Es gibt Ihnen auch einen Überblick über Ihre E-Mail-Authentifizierungsdatensätze und hilft Ihnen, Fehler zu beheben und Ihre Zustellbarkeit umgehend zu verbessern.

Prüfen Sie Ihre E-Mail-Authentifizierungsdaten

Für eine maximale E-Mail-Gesundheit sollten Sie Ihre E-Mail-Authentifizierungseinträge regelmäßig überprüfen und auf den SPF-, DKIM- und DMARC-Status achten, um zu vermeiden, dass Ihre E-Mails aufgrund von Authentifizierungsfehlern in Spam-Ordnern landen. 

Der DMARC-Analysator von PowerDMARC bietet Domaininhabern die nötige Transparenz, um ihre Domain vor unbefugter Nutzung (z. B. Phishing und Spoofing) zu schützen.

Prüfen Sie, ob Ihre Domäne geschützt ist, um sicherzustellen, dass Ihre nächste E-Mail sicher an den gewünschten Empfänger zugestellt wird! 

Überwachung von Absprungraten und schwarzen Listen

Bounces treten auf, wenn E-Mails nicht zugestellt werden können. Die wichtigsten Arten von Bounces sind Hard und Soft Bounces. Bei Hard Bounces handelt es sich um dauerhafte Zustellungsfehler aufgrund ungültiger oder nicht vorhandener Adressen und Domänen, während Soft Bounces vorübergehende Probleme wie volle Posteingänge oder Serverprobleme umfassen. Um sie zu reduzieren, sollten Sie Ihre E-Mail-Liste regelmäßig überwachen und bereinigen, um ungültige oder inaktive Adressen zu entfernen. 

Wenn es um schwarze Listen geht, können viele leicht zugängliche Online-Tools zeigen, ob Sie auf einer schwarzen Liste stehen oder nicht. Beispiele für solche Tools sind PowerDMARCs Blacklist Checker und Google Postmaster Toolsdie Ihnen helfen, Blacklists zu überwachen und Maßnahmen zu ergreifen, falls Sie sich darin wiederfinden.

Berichte über fehlgeschlagene E-Mails überprüfen

Wenn Ihre E-Mails nicht erfolgreich an den Empfänger zugestellt werden, geben Plattformen wie Microsoft 365 oder Office 365 in der Regel einen Fehlercode an und senden eine Benachrichtigung über den Zustellungsstatus (DSN). Die häufigste DNS-Kategorie ist der Nicht-Zustellungsbericht (NDR). Ein häufiger Grund für NDRs ist ein kleiner Tippfehler in der E-Mail-Adresse des Empfängers.

Neben anderen Informationen enthalten NDRs auch einen Fehlercode, der angibt, warum Ihre Nachricht nicht erfolgreich an den Posteingang gesendet wurde, sowie Möglichkeiten zur Lösung des Problems. Eine sorgfältige Analyse der NDRs kann detaillierte Einblicke in die aktuellen Probleme liefern und Ihnen helfen, Wege zur Behebung von Zustellbarkeitsfehlern zu finden. 

Prüfen Sie die Reputation Ihres Absenders

Internetdienstanbieter vergeben einen Absenderreputationswert auf der Grundlage der Qualität Ihrer E-Mail-Versandpraktiken. Um schwarze Listen zu vermeiden und einen guten Ruf als Absender zu haben, sollten Sie versuchen, Inhalte zu erstellen, die ansprechend, interaktiv und relevant für die Bedürfnisse und Vorlieben Ihrer Zielpersonen sind. Außerdem sollten Sie ein ausgewogenes Versandverhalten beibehalten und Lücken in der E-Mail-Zustellbarkeit beheben, wenn Sie sie bemerken. 

Messung von Engagement-Metriken

Die Zustellbarkeit von E-Mails kann sich auf andere Engagement-Kennzahlen wie Öffnungsraten, CTR usw. auswirken. Sie kann auch zu Spam-Beschwerden führen und den Ruf schädigen, wenn die Zustellbarkeitsrate zu niedrig ist. Daher sollten Sie solche Metriken nutzen, um Zustellbarkeitsprobleme rechtzeitig zu erkennen, zu verfolgen und zu beheben. Denken Sie daran, dass Engagement-Kennzahlen oft keine eigenständigen Zahlen sind, sondern als Teil eines größeren, umfassenden Systems miteinander verbunden und voneinander abhängig sind. 

Überprüfen der E-Mail-Zustellbarkeit in Google Mail

Wenn Ihr Unternehmen Google Mail oder Google Workspace verwendet, haben Sie bereits Zugriff auf mehrere integrierte Tools, die Ihnen dabei helfen können, zu verstehen, wie Ihre E-Mails zugestellt werden. Die Verwaltungsfunktionen von Google Mail ermöglichen es Ihnen, Nachrichten zu verfolgen, Zustellungsergebnisse zu analysieren und Daten für weitere Überprüfungen zu exportieren. Diese Tools geben Aufschluss darüber, ob Nachrichten ihr Ziel erreichen, verzögert oder blockiert werden, und helfen Ihnen, potenzielle Zustellbarkeitsprobleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

Hier finden Sie einige nützliche Möglichkeiten, um die Zustellbarkeit von E-Mails direkt in Google Mail zu überprüfen:

E-Mail-Protokollsuche verwenden

1. Melden Sie sich zunächst bei Ihrer Gmail Admin-Konsole an. Für den Zugriff auf die Berichtsfunktionen ist ein Administratorkonto erforderlich. 
2. Navigieren Sie dann zum Abschnitt Berichte und wählen Sie E-Mail-Protokollsuche in der Verwaltungskonsole.
3. Der nächste Schritt wäre das Einfügen der vom Benutzer angegebenen Nachrichten-ID in das Suchfeld. 
4. Dort können Sie das Datum so einstellen, dass es mit dem Zeitrahmen übereinstimmt, der in der Nähe des Versanddatums der E-Mail liegt.

Berichte über die Zustellung von Nachrichten

Um auf Berichte zur Nachrichtenzustellung zuzugreifen und akzeptierte oder abgelehnte E-Mails zu analysieren, navigieren Sie zur Verwaltungskonsole und wählen Sie Sicherheit > Sicherheitscenter > Dashboard. Klicken Sie dann im Bereich Nachrichtenzustellung auf Bericht anzeigen. 

Anpassen und Exportieren von Berichten

Wenn Sie die Berichte für eine effiziente Überprüfung der E-Mail-Zustellbarkeit anpassen möchten, können Sie einfach die Dropdown-Menüs oberhalb der Grafik verwenden. Damit können Sie die Berichte anpassen je nach Verkehrsquelle (d. h., ob es sich um eine externe oder interne Nachricht handelt), der spezifischen Domäneund Datumsbereich (Sie können zwischen den Optionen heute, gestern oder für die letzten 31 Tage wählen). Wenn Sie auf der Grundlage des Diagramms eine Datentabelle erstellen möchten, klicken Sie auf "Blatt exportieren", und die Tabelle wird in Ihrem Ordner "Mein Treiber" gespeichert.

So prüfen Sie die Zustellbarkeit von E-Mails in Outlook

Wenn von Outlook gesendete E-Mails ihre Empfänger nicht zu erreichen scheinen, kann es schwierig sein, herauszufinden, ob das Problem an Ihrer Nachricht, Ihren Einstellungen oder dem Server des Empfängers liegt. Glücklicherweise bietet Outlook mehrere Funktionen, mit denen Sie verfolgen können, was passiert ist, nachdem Sie auf Senden geklickt haben. Von Übermittlungsbestätigungen, die die erfolgreiche Übermittlung bestätigen, bis hin zu detaillierten Fehlerberichten und integrierten Tools zur Fehlerbehebung hilft Outlook Ihnen zu verstehen, wo Probleme auftreten und wie sie behoben werden können.

Im Folgenden finden Sie einige praktische Möglichkeiten, die Zustellbarkeit von E-Mails in Outlook zu überprüfen und zu verbessern.

Lieferscheine

Um zu überprüfen, ob Ihre E-Mail an den Server des Empfängers zugestellt wurde, können Sie in Outlook eine Zustellungsbestätigung anfordern. Gehen Sie einfach in das Menü Datei, wählen Sie Optionen, dann Mail und aktivieren Sie das Kästchen Zustellungsbestätigung. Wenn eine E-Mail zugestellt wurde, erhalten Sie eine Bestätigungsnachricht über den Zustellungsstatus.

Berichte über Nichtlieferungen (NDRs)

Falls eine E-Mail nicht zugestellt werden konnte, gibt Outlook einen Nichtzustellungsbericht (NDR) aus, der die häufigste Art der Zustellstatusbenachrichtigung (DSN) ist. Diese enthält einen Fehlercode, der die Ursachen für den Fehler angibt, sowie Lösungsvorschläge und einen Link zu zusätzlichen Hilfsmaterialien. 

Microsoft 365-Fehlerbehebung

Es gibt ein spezielles Tool zur Fehlerbehebung für Microsoft 365-Administratoren, das dabei hilft, Probleme bei der E-Mail-Zustellung zu erkennen und zu beheben. Dieses Tool ist jedoch für einige Microsoft 365-Varianten nicht verfügbar, wie z. B. für Government oder die von 21Vianet oder in Deutschland betriebenen Varianten.

Einblicke in den Posteingang

Diese automatisierte Funktion bietet gründliche, umfassende Statistiken für verschiedene E-Mail-Dienstanbieter, einschließlich Informationen darüber, warum E-Mails im Spam-Ordner gelandet sind. Außerdem gibt sie nützliche Tipps zur Steigerung der Zustellbarkeit von E-Mails.

Bewährte Praktiken zur Verbesserung der Zustellbarkeit von E-Mails

Die Verbesserung der E-Mail-Zustellbarkeit ist keine einmalige Aufgabe, sondern ein fortlaufender Prozess, der eine konsequente Überwachung, Prüfung und Anpassung erfordert. Ihre E-Mail-Zustellungsleistung leidet unter allen kleinen Problemen, die in Ihrer E-Mail-Konfiguration, Ihrem Inhalt oder Ihren Versandmethoden bestehen. Wenn Sie die bewährten Verfahren für die E-Mail-Zustellung anwenden, verbessern Sie den Ruf Ihrer Domäne und verringern das Risiko von Spam-Filtern. Durch die Anwendung dieser bewährten Methoden erreichen Ihre E-Mails erfolgreich die Posteingänge der Empfänger.

In den folgenden Abschnitten werden mehrere operative Methoden vorgestellt, mit denen Sie Ihre E-Mail-Zustellleistung schützen und gleichzeitig bessere Kampagnenergebnisse erzielen können.

Regelmäßig E-Mail-Listen bereinigen

Wenn Ihre E-Mail-Listen ungültige Adressen oder nicht existierende Domänen enthalten, kann es häufig zu Soft- und Hardbounces kommen. Sie sollten ungültige oder nicht existierende Domänen sofort entfernen, um Hard Bounces zu vermeiden, und Adressen entfernen, die immer wieder bouncen, um Soft Bounces zu reduzieren. Wenn Sie Ihre E-Mail-Listen regelmäßig bereinigen, können Sie die Qualität und Relevanz der Liste aufrechterhalten. 

Durch die doppelte Anmeldung wird sichergestellt, dass Ihre Liste nur legitime Empfänger enthält, die wirklich interessiert sind und sich wahrscheinlich mit Ihren E-Mails beschäftigen.

Einrichten einer ordnungsgemäßen E-Mail-Authentifizierung

Die E-Mail-Authentifizierung kann Ihnen helfen, das Risiko von Spoofing und Phishing und dadurch den Ruf der Domäne und die Zustellbarkeit zu verbessern. E-Mail-Authentifizierungsprotokolle wie DMARC, SPF und DKIM ermöglichen es Domaininhabern, ihre E-Mails zu authentifizieren und zu verhindern, dass gültige, sichere E-Mails im Spam-Ordner landen.

Sie können einen zuverlässigen SPF-Generator um die Genauigkeit Ihres SPF-Datensatzes zu gewährleisten und die gehostete DMARC-Dienste um sicherzustellen, dass Ihre DMARC-Lösung korrekt konfiguriert ist und überwacht wird, um maximale Sicherheit und eine hohe Zustellbarkeit von E-Mails zu gewährleisten.

E-Mails personalisieren und Spam-Trigger vermeiden

Wussten Sie, dass Spam-Filter ausgeklügelte Algorithmen nutzen, um den Inhalt von E-Mails und das Engagement der Empfänger zu analysieren? Generische Nachrichten können sich negativ auf Ihre Zustellbarkeitsrate auswirken, da sie möglicherweise nicht relevant genug sind, um Ihre Empfänger anzusprechen; mangelndes Engagement ist auch ein rotes Tuch, das dazu führen kann, dass Ihre zukünftigen E-Mails als Spam markiert werden. 

Achten Sie daher darauf, dass Ihre E-Mails personalisiert sind, genügend Text enthalten (denken Sie an die 60/40-Regel für das Verhältnis von Text zu Bild) und in einem ausgewogenen Verhältnis versendet werden, anstatt plötzliche Spitzen im E-Mail-Volumen zu erzeugen.

Verwenden Sie eine dedizierte IP oder einen seriösen ESP

Versuchen Sie es mit einer dedizierten IP-Adresse, wenn Sie regelmäßig eine große Menge an E-Mails versenden. Wenn Sie sich für einen seriösen E-Mail-Anbieter entscheiden, der über eine Vielzahl von E-Mail-Zustellbarkeitsfunktionen verfügt, können Sie sich auf Automatisierung, gründliche Analysen, umfassende Berichtstools sowie auf Segmentierung und Listenverwaltung verlassen.

Regelmäßige Tests der Zustellbarkeit durchführen

Verschiedene Tools zum Testen der E-Mail-Zustellbarkeit ermöglichen es Domaininhabern zu simulieren, wie verschiedene ISPs ihre E-Mails auf der Grundlage von Faktoren wie Sendemustern und E-Mail-Inhalten behandeln.

Abschließende Überlegungen

Die Zustellbarkeit von E-Mails ist nach wie vor ein wichtiges, aber häufig vernachlässigtes Element für den Erfolg von Marketingmaßnahmen. Es gibt mehrere Methoden, um den aktuellen Status Ihrer E-Mail-Zustellbarkeit zu überprüfen, darunter allgemeine Ansätze und spezielle Lösungen, die Gmail und Outlook bieten.

Dieser Artikel zeigt, wie die E-Mail-Leistung durch praktische Testmethoden bewertet werden kann, und bietet bewährte Best Practices für die Einrichtung der E-Mail-Authentifizierung und die Leistungsüberwachung. PowerDMARC bietet eine vollständige E-Mail-Authentifizierungslösung über seine kostenlosen Demoan, mit der Sie auf die Plattform zugreifen können, um die Zustellung Ihrer Nachrichten im Posteingang zu verbessern.

Häufig gestellte Fragen

Was ist eine gute E-Mail-Zustellbarkeitsrate?

Eine hohe Zustellbarkeitsrate für E-Mails liegt in der Regel bei 95 % oder höher. Alles, was darunter liegt, kann auf Probleme mit der Reputation Ihres Absenders, der Authentifizierung oder dem Inhalt hinweisen, die behoben werden müssen.

Wie oft sollte ich die Zustellbarkeit meiner E-Mails testen?

Führen Sie die Zustellbarkeitstests monatlich und nach jeder Änderung an Ihrer Domain oder E-Mail-Konfiguration durch. Regelmäßige Tests ermöglichen es Ihnen, Probleme zu erkennen, die sonst Ihre Marketingkampagnen beeinträchtigen könnten.

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Yunes Tarada

Experte für Domain- und E-Mail-Sicherheit bei PowerDMARC

Yunes ist Operations Team Lead bei PowerDMARC und verfügt über Expertenwissen im Bereich E-Mail-Authentifizierung und -Sicherheit. Yunes ist ein Microsoft-zertifizierter Azure Administrator Associate mit Zertifizierungen in CompTIA A+ und vielen mehr.

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