Wie verschlüsselt man E-Mails in Outlook?
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Wenn Sie eine vertrauliche E-Mail versenden und Angst haben, dass ihr Inhalt während der Übertragung manipuliert wird, sollten Sie lernen, wie man eine E-Mail in Outlook verschlüsselt.
Bis zum Jahr 2023 wird sich der globale Markt für E-Mail-Verschlüsselung auf 6,2 Milliarden USDwas erheblich ist. Aufgrund der Annahme und Ausweitung des Trends zur Arbeit von zu Hause aus nach COVID-19 und einer steigenden Flut von BEC-Betrug und Phishing-Betrug, sind Unternehmen verpflichtet, zu lernen, wie man E-Mails in Outlook und anderen Plattformen verschlüsselt. Darüber hinaus wurden auch an der Regulierungsfront Fortschritte gemacht; viele Regierungen und Regulierungsbehörden haben Regeln für die E-Mail-Sicherheit aufgestellt, und es erübrigt sich zu sagen, dass die E-Mail-Verschlüsselung einer der hervorgehobenen Faktoren ist.
Da diese Regeln nicht gebogen werden können und wir nicht erwarten, dass Cyberkriminelle heiliggesprochen werden, ist es besser, wenn wir unsere E-Mail-Sicherheitsmaßnahmen überprüfen. Beginnen wir also damit, zu verstehen, wie man E-Mails in Outlook verschlüsselt.
Wichtigste Erkenntnisse
- Die E-Mail-Verschlüsselung ist für den Schutz vertraulicher Informationen vor Cyberangriffen wie Phishing und E-Mail-Spoofing unerlässlich.
- Für die Verschlüsselung von E-Mails in Outlook stehen sowohl die S/MIME- als auch die Microsoft 365 Message Encryption-Methode zur Verfügung.
- Die Verwendung von E-Mail-Verschlüsselung hilft Unternehmen bei der Einhaltung von Vorschriften wie GDPR und HIPAA und verringert das Risiko von rechtlichen Problemen und Geldstrafen.
- Die Implementierung von E-Mail-Verschlüsselung kann den Austausch sensibler Daten zwischen Mitarbeitern und Kunden schützen und die Datensicherheit insgesamt erhöhen.
- Die Automatisierung von E-Mail-Sicherheitsmaßnahmen kann menschliche Fehler minimieren und so die Cybersicherheitslage Ihres Unternehmens verbessern.
Was ist E-Mail-Verschlüsselung in Outlook?
Die E-Mail-Verschlüsselung in Outlook ist die Übersetzung einer Nachricht von lesbarem Klartext in ein nicht entzifferbares Format, das für Hacker und andere Unbefugte unverständlich ist.
Aber wie entschlüsselt und liest der gewünschte Empfänger sie dann?
Damit dies funktioniert, erhält der gewünschte Empfänger einen öffentlichen Schlüssel, der an die E-Mail angehängt wird. Der Server des Empfängers gleicht den öffentlichen Schlüssel mit dem privaten Schlüssel ab; bei erfolgreichem Abgleich wird die Nachricht entschlüsselt. Jeder Empfänger ohne den entsprechenden privaten Schlüssel sieht jedoch nur den unentschlüsselbaren Text.
Wie verschlüsselt man Outlook-E-Mails?
Outlook führt die Verschlüsselung mit zwei Methoden: S/MIME-Verschlüsselung und Microsoft 365 Message Encryption.
S/MIME-Verschlüsselung
Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions oder S/MIME ist ein Verschlüsselungsprotokoll, das Ihre E-Mails gegen gängige Cyberangriffe wie Phishing, E-Mail-Spoofing und andere schützt. Es verwendet digitale Signaturen und Public-Key-Kryptographie, um die Vertraulichkeit, Integrität und Authentizität von E-Mail-Nachrichten zu gewährleisten.
Microsoft 365 Nachrichtenverschlüsselung
Diese Methode steht ausschließlich Nutzern mit einem Office 365-E-Mail-Konto zur Verfügung und ermöglicht es ihnen, verschlüsselte Nachrichten an die gewünschten Empfänger zu versenden, unabhängig von ihrem E-Mail-Dienstanbieter.
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Verschlüsselung von E-Mails in Outlook mit der S/MIME-Verschlüsselungsmethode
Um mit der S/MIME-basierten E-Mail-Verschlüsselung zu beginnen, müssen die Benutzer sicherstellen, dass sowohl der Absender als auch der gewünschte Empfänger dieselbe E-Mail-Anwendung verwenden und ein gültiges S/MIME-Zertifikat in ihrem Outlook installiert haben. Das digitale Zertifikat besteht aus einem Paar von öffentlichen und privaten Schlüsseln.
Sobald Sie Ihr digitales Zertifikat installiert haben, folgen Sie diesen Schritten, um es in Outlook zu konfigurieren:
- Navigieren Sie im Menü 'Datei' zu Optionen > Trust Center > Trust Center-Einstellungen.
- Gehen Sie dann mit dem Cursor zum linken Bereich, wählen Sie "E-Mail-Sicherheit" und wählen Sie "Einstellungen" unter der Option "E-Mail verschlüsseln".
- Klicken Sie unter Zertifikate und Algorithmen auf Auswählen und wählen Sie das S/MIME-Zertifikat aus.
- Klicken Sie auf 'Ok'.
Für Office Insider mit aktiviertem Microsoft 365-Abonnement.
- Wählen Sie Optionen > Verschlüsseln > Verschlüsseln mit S/MIME.
Bitte beachten Sie, dass die Option "Mit S/MIME verschlüsseln" nur sichtbar ist, wenn ein S/MIME-Zertifikat auf Ihrem Gerät installiert ist.
Benutzer, die mit Outlook 2019 und Outlook 2016 arbeiten, müssen Optionen > Berechtigungen wählen.
Das war's. Jetzt sind Sie bereit, verschlüsselte E-Mails in Outlook mit der S/MIME-Methode zu versenden. Sobald S/MIME konfiguriert ist, können Sie eine neue E-Mail verfassen, die Option "Verschlüsseln" in der E-Mail-Symbolleiste auswählen und "Senden" wählen. Wenn der Empfänger die E-Mail erhält, verwendet Outlook seinen privaten Schlüssel, um die Nachricht nahtlos zu entschlüsseln, ohne dass zusätzliche Schritte erforderlich sind.
Wie verschlüsselt man Office 365 Outlook-E-Mails?
Da Sie sich bei der ersten Methode um die Installation und Konfiguration von Zertifikaten kümmern müssen, wird vorgeschlagen, dass Sie lernen, wie Sie E-Mails in Outlook mit der Office 365 Message Encryption-Methode verschlüsseln.
Wenn Sie also wichtige und vertrauliche Anhänge versenden, denken Sie daran, dass diese Methode auch diese verschlüsselt. Klingt das nicht nach einer reinen Win-Win-Situation?
Um loszulegen, müssen Sie nur sicherstellen, dass Sie Ihren Office 365-Abonnementplan auf einen Plan aktualisieren, der OME bietet. Folgen Sie anschließend den einfachen Schritten.
Für Microsoft 365-Abonnenten:
- Wählen Sie "Optionen".
- Wählen Sie "Verschlüsseln".
- Wählen Sie die gewünschte Verschlüsselung mit den gewünschten Einschränkungen (z. B. Nur verschlüsseln oder Nicht weiterleiten).
Für Outlook 2019 und 2016:
- Wählen Sie "Optionen".
- Wählen Sie 'Berechtigungen'.
- Wählen Sie die Verschlüsselungsoption mit den gewünschten Einschränkungen (z. B. "Nicht weiterleiten")
Lernen, eine einzelne Nachricht zu verschlüsseln
- Klicken Sie auf "Datei" und gehen Sie zu "Eigenschaften".
- Klicken Sie auf Sicherheitseinstellungen > Nachrichteninhalte und Anhänge verschlüsseln.
- Verfassen Sie Ihre Nachricht und senden Sie sie wie gewohnt ab.
Lernen, alle ausgehenden Nachrichten zu verschlüsseln
- Gehen Sie auf die Registerkarte "Datei" und wählen Sie Optionen > Trust Center-Einstellungen.
- Navigieren Sie zur Registerkarte "E-Mail-Sicherheit" und aktivieren Sie anschließend das Kontrollkästchen "Inhalte und Anhänge für ausgehende Nachrichten verschlüsseln", das Sie unter "Verschlüsselte E-Mail" finden.
- Unter "Einstellungen" können Sie einige zusätzliche Änderungen nach Ihren Wünschen vornehmen.
Warum sollten Sie E-Mails verschlüsseln?
Es ist schon mühsam genug, eine E-Mail zu verfassen, Anhänge vorzubereiten und daran zu denken, sie anzuhängen, bevor man auf die Schaltfläche "Senden" drückt - warum also noch ein weiteres Problem hinzufügen? Und ist es die Mühe überhaupt wert?
Die Antwort auf diese Frage lautet also "Ja". Es gibt zwei Hauptgründe, die Sie berücksichtigen müssen.
1. Datenschutz
CXOs und Mitarbeiter (oder nennen wir sie Vertreter) eines Unternehmens tauschen täglich viele E-Mails aus. Je nach Art und Umfang eines Unternehmens kann die tägliche Anzahl auch in die Hunderte oder Tausende gehen. In den meisten Fällen enthalten diese Nachrichten vertrauliche Informationen über Ihr Unternehmen, einschließlich der Kundendatenbank. Glauben Sie, dass Sie es sich leisten können, diese Daten anfällig für Angriffe und Ausbeutung zu machen?
Auch die GDPR, eine umfassende Datenschutzverordnung der Europäischen Union, empfiehlt dringend die Verschlüsselung von E-Mails.
Der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) in den Vereinigten Staaten schreibt die Verwendung von E-Mail-Verschlüsselung für die Übermittlung elektronischer geschützter Gesundheitsinformationen (ePHI) vor, um den Datenschutz und die Datensicherheit zu gewährleisten.
2. Geldbußen und rechtliche Fragen
Das Versäumnis, E-Mails zu verschlüsseln, kann in Branchen, in denen der Schutz bestimmter Datentypen vorgeschrieben ist (z. B. Gesundheitswesen, Finanzwesen), rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Die Einhaltung solcher Vorschriften durch Verschlüsselung kann Unternehmen vor kostspieligen rechtlichen Schritten und Strafen bewahren.
Darüber hinaus vermeiden Unternehmen durch die Vermeidung von Datenschutzverletzungen potenzielle finanzielle Verluste in Form von Anwaltskosten, behördlichen Geldstrafen (die gemäß den Datenschutzgesetzen erheblich sein können) und Rufschädigung.
Abschließende Worte
Die schwindelerregende Zunahme von Cyberangriffen auf E-Mails erinnert uns daran, dass wir in solide Cybersicherheitspraktiken investieren sollten. Die Verschlüsselung von E-Mails in Outlook ist zwar nicht so komplex, wie es klingt, aber die Automatisierung Ihrer Implementierung zur Vermeidung menschlicher Fehler ist der Schlüssel zu einer soliden Sicherheitslage.
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Experte für Domain- und E-Mail-Sicherheit bei PowerDMARC
Yunes ist Operations Team Lead bei PowerDMARC und verfügt über Expertenwissen im Bereich E-Mail-Authentifizierung und -Sicherheit. Yunes ist ein Microsoft-zertifizierter Azure Administrator Associate mit Zertifizierungen in CompTIA A+ und vielen mehr.
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