Come controllare la deliverability delle e-mail: Strumenti e suggerimenti

La deliverability delle e-mail si riferisce alla percentuale di e-mail che raggiungono effettivamente la casella di posta, piuttosto che al fatto che siano state inviate con successo. È diverso dal tasso di consegna, che misura solo il numero di e-mail non rimbalzate o rifiutate dal server del destinatario.

Un tasso di consegna elevato non garantisce che le vostre e-mail siano visibili ai destinatari. Molti messaggi con lo stato "consegnato" possono ancora finire nelle cartelle spam o nelle schede delle promozioni, riducendo la vostra effettiva visibilità.

Diversi fattori chiave influenzano la deliverability:

• Autenticazione e-mail
• Reputazione del mittente
• Qualità dei contenuti
• Impegno del destinatario

Insieme, questi elementi determinano se le vostre e-mail finiscono nella posta in arrivo o nella cartella spam.

Perché controllare la deliverability delle e-mail è importante

Potete scrivere le migliori e-mail del mondo, ma se non arrivano nella casella di posta, non conta nulla. Controllare regolarmente la deliverability vi aiuta a individuare i problemi prima che vi costino aperture, clic e conversioni.

Quando le vostre e-mail finiscono nello spam o vengono filtrate, il vostro pubblico non vede mai il vostro messaggio, il che significa che le vostre campagne non possono avere successo, a prescindere dalla qualità del contenuto o del design. Una scarsa deliverability, inoltre, intacca nel tempo la reputazione del vostro mittente. Se le persone continuano a ignorare, cancellare o contrassegnare i vostri messaggi come spam, i provider della posta in arrivo iniziano a considerarvi meno affidabili. Una volta che ciò accade, è ancora più difficile rientrare nella casella di posta.

E c'è anche l'aspetto del budget. State pagando per strumenti, contenuti e gestione delle liste, ma se le vostre e-mail non vengono viste, questa spesa va sprecata. Tenere d'occhio la deliverability protegge sia i vostri risultati che le vostre risorse.

Come controllare la deliverability delle e-mail?

Per assicurarsi che le vostre e-mail raggiungano effettivamente la casella di posta, non basta inviare qualche messaggio di prova. Un vero e proprio test di deliverability significa esaminare le prestazioni delle vostre e-mail su diversi fronti, dall'autenticazione alla reputazione del mittente, dal coinvolgimento alla frequenza di rimbalzo.

Utilizzando gli strumenti giusti e controllando regolarmente, è possibile individuare i piccoli problemi prima che si trasformino in problemi di deliverability più gravi. L'obiettivo è semplice: assicuratevi che le vostre e-mail arrivino sempre dove il vostro pubblico le vedrà.

Ecco alcuni modi affidabili per monitorare e migliorare la deliverability delle vostre e-mail:

Utilizzare strumenti di test di deliverability online

Esistono molti strumenti online per la deliverability delle e-mail che possono essere utilizzati per effettuare un rapido controllo della deliverability delle e-mail. 

• Mail Tester offre un modo economico e semplice per testare la qualità delle vostre newsletter. Ogni volta che si utilizza Mail Tester, viene generato un indirizzo e-mail casuale a cui inviare un messaggio di prova dalla propria newsletter o dal proprio software di posta elettronica. Quindi, si deve cliccare sul pulsante "Controlla il tuo punteggio" e la piattaforma fornirà un punteggio di spam. Mail Tester analizza non solo il messaggio, ma anche il server di posta e gli IP di invio per fornire un rapporto completo sulla qualità delle configurazioni.
• Lo strumento PowerDMARC Analizzatore MailAuth aiuta ad analizzare le intestazioni delle e-mail per identificare le lacune nella deliverability delle e-mail e le fonti di invio potenzialmente dannose. Inoltre, fornisce una panoramica dei record di autenticazione delle e-mail, aiutandovi a risolvere gli errori e a migliorare tempestivamente la deliverability.

Controllare i record di autenticazione delle e-mail

Per ottenere la massima salute delle e-mail, è necessario controllare regolarmente i record di autenticazione delle e-mail e prestare attenzione allo stato di SPF, DKIM e DMARC per evitare che le e-mail finiscano nelle cartelle di spam a causa di errori di autenticazione. 

L'analizzatore DMARC di PowerDMARC fornisce ai proprietari di domini la visibilità necessaria per proteggere il proprio dominio da usi non autorizzati (ad esempio, phishing e spoofing).

Controllate se il vostro dominio è protetto per assicurarvi che la vostra prossima e-mail sia consegnata al destinatario! 

Monitorare la frequenza di rimbalzo e le blacklist

I bounce si verificano quando le e-mail non vengono consegnate. I principali tipi di bounce sono hard e soft. Gli hard bounce si riferiscono a mancate consegne permanenti a causa di indirizzi e domini non validi o inesistenti, mentre i soft bounce includono problemi temporanei come caselle di posta piene o problemi del server. Per ridurli, è necessario monitorare e pulire regolarmente la propria lista e-mail per eliminare gli indirizzi non validi o inattivi. 

Per quanto riguarda le liste nere, molti strumenti online di facile accesso possono mostrare se siete o meno su una lista nera. Esempi di tali strumenti sono Il verificatore di liste nere di PowerDMARC e Strumenti per i postmaster di Googleche aiutano a monitorare le blacklist e a intervenire nel caso in cui ci si trovi in esse.

Esaminare i rapporti sulle e-mail non riuscite

Quando le vostre e-mail non vengono consegnate con successo al destinatario, piattaforme come Microsoft 365 o Office 365 forniscono in genere un codice di errore insieme all'invio di una notifica di stato di consegna (DSN). La categoria di DSN più comune è la rapporto di mancata consegna (NDR). Un motivo comune per gli NDR è un piccolo errore di battitura nell'indirizzo e-mail del destinatario.

Oltre ad altre informazioni, gli NDR includono un codice di errore sul motivo per cui il messaggio non è stato inviato con successo alla casella di posta e sui modi per risolvere il problema. Un'analisi attenta degli NDR può fornire informazioni dettagliate sui problemi attuali e aiutare a identificare i percorsi per superare i problemi di deliverability. 

Controllare la reputazione del mittente

Gli ISP assegnano un punteggio di reputazione del mittente in base alla qualità delle pratiche di invio delle e-mail. Per evitare le blacklist e avere una buona reputazione di mittente, dovreste cercare di creare contenuti coinvolgenti, interattivi e pertinenti alle esigenze e alle preferenze dei vostri destinatari. Dovreste anche mantenere un comportamento di invio equilibrato e affrontare le lacune di deliverability delle e-mail quando le notate. 

Misurare le metriche di coinvolgimento

La deliverability delle e-mail può avere un impatto su altre metriche di coinvolgimento come i tassi di apertura, il CTR, ecc. Se il tasso di recapitabilità è troppo basso, può anche causare reclami per spam e danni alla reputazione. Pertanto, è necessario utilizzare queste metriche per identificare, monitorare e risolvere i problemi di deliverability in tempo. Ricordate che le metriche di engagement spesso non sono numeri a sé stanti, ma sono interconnesse e interdipendenti come parte di un sistema più ampio e completo. 

Come controllare la recapitabilità delle e-mail in Gmail

Se la vostra organizzazione utilizza Gmail o Google Workspace, avete già accesso a diversi strumenti integrati che possono aiutarvi a capire come vengono consegnate le vostre e-mail. Le funzioni di amministrazione di Gmail consentono di tracciare i messaggi, analizzare i risultati di consegna ed esportare i dati per ulteriori verifiche. Questi strumenti consentono di capire se i messaggi arrivano a destinazione, se vengono ritardati o bloccati, aiutandovi a identificare e risolvere tempestivamente potenziali problemi di recapito.

Ecco alcuni modi utili per verificare la deliverability delle e-mail direttamente all'interno di Gmail:

Utilizzo della ricerca nel registro delle e-mail

1. Innanzitutto, accedere alla console di amministrazione di Gmail. Per accedere alle funzioni di reporting è necessario un account amministratore. 
2. Quindi, passare alla sezione Reporting e alla voce Ricerca registro e-mail nella console amministrativa.
3. Il passo successivo consiste nell'incollare l'ID del messaggio fornito dall'utente nel campo di ricerca. 
4. A questo punto, è possibile impostare la data in modo che si allinei con l'intervallo di tempo vicino alla data di invio dell'e-mail.

Rapporti sulla consegna dei messaggi

Per accedere ai rapporti sulla consegna dei messaggi e analizzare le e-mail accettate o rifiutate, accedere alla console amministrativa, selezionare Sicurezza > Centro sicurezza > Dashboard. È quindi possibile fare clic su Visualizza rapporto nel pannello di consegna dei messaggi. 

Personalizzazione ed esportazione dei report

Se desiderate personalizzare i report per un controllo efficiente della deliverability delle e-mail, potete semplicemente utilizzare i menu a discesa che si trovano sopra il grafico. Questi vi permetteranno di personalizzare i report in base a Origine del traffico (cioè, se si tratta di un messaggio esterno o interno), lo specifico Dominioe Intervallo di date (si può scegliere tra le opzioni oggi, ieri o per gli ultimi 31 giorni). Se si desidera generare un foglio di calcolo basato sul grafico, fare clic su Esporta foglio e il foglio verrà salvato nella cartella Il mio driver.

Come controllare la recapitabilità delle e-mail in Outlook

Quando i messaggi di posta elettronica inviati da Outlook sembrano non raggiungere i destinatari, può essere difficile capire se il problema è dovuto al messaggio, alle impostazioni o al server del destinatario. Fortunatamente, Outlook offre diverse funzioni che consentono di verificare cosa è successo dopo aver fatto clic su Invia. Dalle ricevute di consegna che confermano l'avvenuta consegna ai rapporti dettagliati sugli errori e agli strumenti integrati per la risoluzione dei problemi, Outlook aiuta a capire dove si verificano i problemi e come risolverli.

Di seguito sono riportati alcuni modi pratici per controllare e migliorare la deliverability delle e-mail quando si utilizza Outlook.

Ricevute di consegna

Per verificare se il messaggio di posta elettronica è stato consegnato al server del destinatario, Outlook consente di richiedere una ricevuta di consegna. È sufficiente andare nel menu File, selezionare Opzioni, quindi Posta, e selezionare la casella Ricevuta di consegna. Nel caso in cui un'e-mail sia stata consegnata, si riceverà un messaggio di conferma sullo stato di consegna.

Rapporti di mancata consegna (NDR)

Nel caso in cui un messaggio di posta elettronica non sia stato consegnato, Outlook emette un Rapporto di mancata consegna (NDR), che è il tipo più comune di notifica dello stato di consegna (DSN). Il rapporto include un codice di errore che indica le cause del mancato recapito, oltre a soluzioni suggerite e a un link a materiale di aiuto aggiuntivo. 

Risoluzione dei problemi di Microsoft 365

Per gli amministratori di Microsoft 365 esiste uno strumento di risoluzione dei problemi dedicato che aiuta a identificare e risolvere i problemi di consegna delle e-mail. Tuttavia, questo strumento non è disponibile per alcune varianti di Microsoft 365, come quelle governative o quelle gestite da 21Vianet o in Germania.

Approfondimenti sulla posta in arrivo

Questa funzione automatica offre statistiche complete e approfondite per i diversi provider di servizi e-mail, comprese le informazioni relative ai motivi per cui le e-mail sono finite nella cartella spam. Fornisce inoltre consigli utili per aumentare la deliverability delle e-mail.

Migliori pratiche per migliorare la deliverability delle e-mail

Migliorare la deliverability delle e-mail non è un'operazione una tantum, ma un processo continuo che richiede monitoraggio, test e aggiustamenti costanti. Le prestazioni di consegna delle e-mail risentono di qualsiasi problema di minore entità presente nella configurazione delle e-mail, nei contenuti o nei metodi di invio. La reputazione del vostro dominio migliorerà e ridurrete i rischi dei filtri antispam quando implementerete le best practice per la consegna delle e-mail. Le vostre e-mail raggiungeranno con successo le caselle di posta di destinazione grazie all'implementazione di questi metodi comprovati.

Le sezioni seguenti presentano diversi metodi operativi che consentono di proteggere le prestazioni di consegna delle e-mail e di ottenere risultati migliori nelle campagne.

Pulire regolarmente le liste di e-mail

Quando le vostre liste di e-mail includono indirizzi non validi o domini inesistenti, è possibile che si verifichino spesso rimbalzi morbidi e rigidi. Dovete rimuovere immediatamente i domini non validi o inesistenti per evitare i rimbalzi rigidi e rimuovere gli indirizzi che continuano a rimbalzare più volte per ridurre i rimbalzi morbidi. Pulire regolarmente le liste di e-mail vi aiuterà a mantenere la qualità e la pertinenza della lista. 

L'uso del doppio opt-in assicura che la vostra lista includa solo destinatari legittimi, realmente interessati e propensi a interagire con le vostre e-mail.

Impostare una corretta autenticazione delle e-mail

L'autenticazione delle e-mail può aiutarvi a ridurre il rischio di spoofing e phishing e quindi a migliorare la reputazione e la deliverability del dominio. I protocolli di autenticazione delle e-mail, come DMARC, SPF e DKIM, consentono ai proprietari dei domini di autenticare le loro e-mail e di evitare che e-mail valide e sicure finiscano nella cartella dello spam.

È possibile utilizzare un generatore SPF per garantire l'accuratezza del record SPF e sfruttare i servizi di servizi DMARC in hosting per garantire che la vostra soluzione DMARC sia configurata e monitorata correttamente per garantire la massima sicurezza e un'elevata deliverability delle e-mail.

Personalizzate le e-mail ed evitate i fattori di spam

Sapevate che i filtri antispam utilizzano algoritmi sofisticati per analizzare il contenuto delle e-mail e il coinvolgimento dei destinatari? I messaggi generici possono avere un impatto negativo sul vostro tasso di recapito delle e-mail, poiché potrebbero non essere sufficientemente rilevanti da coinvolgere i destinatari; la mancanza di coinvolgimento è anche una bandiera rossa che potrebbe far sì che le vostre future e-mail vengano contrassegnate come spam. 

Pertanto, assicuratevi che le vostre e-mail siano personalizzate, che includano abbastanza testo (ricordate la regola del 60/40 per il rapporto testo/immagine) e che siano inviate in modo equilibrato invece che con picchi improvvisi di volume.

Utilizzare un IP dedicato o un ESP affidabile

Cercate di avere un indirizzo IP dedicato se inviate regolarmente un volume elevato di e-mail. Inoltre, la scelta di un ESP affidabile che disponga di una vasta gamma di funzioni per la deliverability delle e-mail può fornirvi automazione, analisi approfondite, strumenti di reporting completi, nonché segmentazione e gestione delle liste.

Eseguire regolarmente test di deliverability

Diversi strumenti di verifica della deliverability delle e-mail consentono ai proprietari di domini di simulare il modo in cui i diversi ISP gestiscono le loro e-mail in base a fattori quali i modelli di invio e il contenuto delle e-mail.

Pensieri finali

La deliverability delle e-mail rimane un elemento importante ma spesso ignorato per il successo degli sforzi di marketing. Esistono diversi metodi per verificare lo stato di recapitabilità delle e-mail, tra cui approcci generali e soluzioni dedicate fornite da Gmail e Outlook.

Questo articolo illustra come valutare le prestazioni delle e-mail attraverso metodi di test pratici, offrendo al contempo le best practice consolidate per l'impostazione dell'autenticazione e-mail e il monitoraggio delle prestazioni. PowerDMARC offre una soluzione completa per l'autenticazione delle e-mail attraverso la sua demo gratuitache consente di accedere alla sua piattaforma per migliorare la consegna dei messaggi nella posta in arrivo.

Domande frequenti

Qual è un buon tasso di recapito delle e-mail?

Un buon tasso di recapito delle e-mail è solitamente pari o superiore al 95%. Qualsiasi valore inferiore può indicare problemi di reputazione del mittente, di autenticazione o di contenuto che richiedono attenzione.

Con quale frequenza devo testare la deliverability delle mie email?

Eseguite i test di deliverability mensilmente e dopo qualsiasi modifica apportata al vostro dominio o alla configurazione delle e-mail. I test regolari consentono di individuare i problemi che altrimenti potrebbero danneggiare le campagne di marketing.

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Yunes Tarada

Esperto di sicurezza dei domini e delle e-mail presso PowerDMARC

Yunes è un Operations Team Lead di PowerDMARC, esperto di autenticazione e sicurezza delle e-mail. Yunes è un Azure Administrator Associate certificato da Microsoft con certificazioni in CompTIA A+ e molte altre.

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