Stop alle e-mail di spam: Proteggere la reputazione del mittente

Le e-mail legittime che finiscono nella cartella spam possono danneggiare il coinvolgimento, rallentare la comunicazione e indebolire la fiducia del pubblico. Molti mittenti pensano che questo accada solo agli spammer, ma in realtà le e-mail finiscono nello spam per una vasta gamma di ragioni tecniche e di contenuto. Anche i messaggi perfettamente legittimi possono essere filtrati se la vostra configurazione non è in linea con i moderni requisiti della casella di posta.

I filtri antispam esaminano decine di segnali prima di decidere dove far arrivare le vostre e-mail. Valutano le impostazioni di autenticazione (SPF, DKIM, DMARC), la reputazione dell'IP e del dominio di invio, i modelli di coinvolgimento passati e persino la formulazione e la struttura del contenuto. Questi sistemi sono progettati per proteggere gli utenti, ma possono anche classificare erroneamente i messaggi validi quando uno qualsiasi di questi segnali sembra rischioso o incoerente.

Per bloccare le e-mail di spam e mantenere i vostri messaggi nella casella di posta, avete bisogno sia di fiducia che di rilevanza: fiducia attraverso una forte autenticazione e una buona reputazione del mittente, e rilevanza attraverso liste pulite, contenuti significativi e un coinvolgimento costante.

Cosa sono le e-mail di spam inviate dal vostro indirizzo e-mail?

Se il vostro indirizzo e-mail viene contraffatto da un aggressore per inviare e-mail false in massa ai vostri destinatari, queste e-mail potrebbero essere contrassegnate come e-mail di spam dal lato del destinatario. Questo può essere dovuto a un tipico caso di email spoofing in cui un aggressore invia un'email dal vostro stesso dominio. 

Quando ciò accade, i server di ricezione faticano a confermare chi ha effettivamente inviato il messaggio. Se i dettagli tecnici dell'e-mail, come il percorso di ritorno o la firma DKIM, non corrispondono al vostro dominio, il sistema considera il messaggio come sospetto. Di conseguenza, anche le vostre e-mail legittime potrebbero finire nello spam perché il vostro dominio inizia a sembrare inaffidabile ai filtri.

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Perché le vostre e-mail finiscono nella cartella dello spam

Anche i filtri antispam possono finire per bloccare le e-mail legittime, soprattutto quando qualcosa nell'impostazione o nel contenuto solleva una bandiera rossa. Non sempre significa che qualcosa sia effettivamente sbagliato, ma solo che i filtri hanno visto qualcosa di cui non si fidano. Capire cosa ha scatenato questa reazione è il primo passo per rimettere in sesto il posizionamento della posta in arrivo e proteggere la reputazione del mittente prima che subisca un colpo.

1. Record di autenticazione e-mail configurati in modo errato

Se SPF, DKIM o DMARC sono impostati in modo errato, il vostro dominio non riesce ad essere autenticato. Piccoli errori, come sintassi errata, spazi extra o caratteri mancanti, possono indurre i filtri a trattare le e-mail come non verificate.

2. Problemi con il selettore DKIM

Non tutti i provider supportano selettori DKIM lunghi o chiavi a 2048 bit. Se il selettore è troppo lungo o non supportato, la firma DKIM può fallire, spingendo le e-mail nello spam.

3. Servizi di terze parti mancanti nel record SPF

Se si utilizzano strumenti come Zoho, HubSpot, Mailchimp o CRM per l'invio di posta elettronica, ma non li si include nel record SPF, i server di ricezione vedranno queste e-mail come non autorizzate. Ciò provoca errori SPF e riduce la vostra deliverability complessiva.

4. Bot o invii massivi automatizzati

Se si utilizzano bot automatici o servizi di invio massivo a basso costo, il comportamento di invio può assomigliare allo spam (anche se le e-mail sono legittime). I modelli di invio ad alto volume e basso coinvolgimento sono segnali di allarme per i filtri.

5. Link rotti o struttura HTML scadente

Le e-mail con link non funzionanti, troppe immagini o codice HTML disordinato possono attivare i filtri antispam. Questi problemi sono comuni nei modelli copiati da una piattaforma all'altra o modificati ripetutamente.

6. Linguaggio che induce allo spam o oggetto fuorviante

Gli oggetti con affermazioni esagerate, tutto maiuscolo, punteggiatura eccessiva o frasi manipolative riducono la fiducia e possono causare il filtraggio. Lo stesso vale per i corpi delle e-mail che sembrano eccessivamente promozionali o che includono parole chiave comuni per lo spam.

Come fermare le e-mail di spam

La risoluzione dei problemi di spam inizia con la corretta configurazione tecnica e con il mantenimento di pratiche di invio sane. Quando il vostro dominio è autenticato e le vostre abitudini di invio delle e-mail appaiono affidabili, i server di posta elettronica sono molto più propensi a consegnare i vostri messaggi alla posta in arrivo anziché alla cartella spam. I passaggi che seguono aiutano a stabilire questa fiducia e a rafforzare la deliverability complessiva.

Impostare SPF, DKIM e DMARC

SPF, DKIM e DMARC autenticano il vostro dominio e dimostrano che le vostre e-mail provengono da una fonte approvata.

• SPF conferma quali server possono inviare la posta per il vostro dominio.
• DKIM aggiunge una firma digitale per dimostrare che il messaggio non è stato alterato.
• DMARC indica ai server di ricezione come gestire i messaggi di posta elettronica che non superano i requisiti SPF o DKIM.

Assicuratevi che questi record siano aggiunti correttamente nelle impostazioni DNS. L'autenticazione corretta è una delle protezioni più efficaci contro il filtraggio dello spam.

Inviare da un dominio verificato

Utilizzare un dominio aziendale o personalizzato (ad esempio, [email protected]) invece di un indirizzo e-mail gratuito. I domini gratuiti mancano di credibilità e hanno maggiori probabilità di essere segnalati dai filtri antispam, mentre i domini aziendali verificati segnalano la legittimità.

Riscaldate il vostro dominio o indirizzo IP

Aumentate lentamente il volume di invio. L'invio di un numero eccessivo di e-mail in una sola volta, soprattutto da un nuovo dominio o IP, può insospettire i server. Un aumento graduale aiuta a stabilire la fiducia e a migliorare il posizionamento nella casella di posta.

Mantenete pulita la vostra lista di e-mail

Rimuovete regolarmente i contatti non validi, inattivi o non impegnati. Un'alta percentuale di rimbalzi o reclami può danneggiare la reputazione del mittente e far finire le e-mail future nello spam. Liste pulite portano a un maggiore coinvolgimento e a una migliore deliverability.

Aggiungere un link di annullamento dell'iscrizione

Prevedete un modo chiaro per consentire ai destinatari di rinunciare all'invio di messaggi. Questo è un requisito legale e impedisce anche ai destinatari di contrassegnare i vostri messaggi come spam. Quando le persone si fidano della possibilità di annullare facilmente l'iscrizione, sono meno propense a contrassegnare le vostre e-mail.

Stop alle e-mail di spam con migliori pratiche di contenuto

I filtri antispam analizzano la formulazione, la formattazione, la struttura e i segnali di coinvolgimento per decidere se il vostro messaggio è affidabile. Migliorando questi elementi, le vostre e-mail appaiono più legittime e aumentano le possibilità di arrivare nella casella di posta.

Mantenere un buon rapporto testo/immagine

Cercate di ottenere circa il 60% di testo e il 40% di immagini. Le e-mail che si basano troppo sulle immagini o che contengono un'immagine grande con poco testo spesso attivano i filtri antispam.

Evitate le parole e le frasi che scatenano lo spam

Espressioni come libero, offerta limitata, agisci orae un linguaggio promozionale simile possono aumentare il punteggio di spam. Mantenete un tono naturale ed evitate formulazioni esagerate o fuorvianti.

Limitare gli allegati e i link

Allegati di grandi dimensioni, troppi link o URL eccessivamente lunghi possono destare sospetti nei filtri antispam, a volte più di quanto ci si aspetti. Mantenere i file di piccole dimensioni, abbreviare i link non necessari e mantenere l'e-mail pulita e semplice aiuta il tuo messaggio ad apparire più sicuro ai sistemi che lo scansionano.

Utilizzate una formattazione HTML adeguata e includete una versione in testo semplice.

Un codice HTML scadente, tag non rispettati o una formattazione disordinata possono far sì che la vostra e-mail venga segnalata. Inviate sempre:

• Una versione HTML correttamente formattata
• Una versione in chiaro

Questo aiuta i filtri antispam a confermare la legittimità del messaggio.

Personalizzate le vostre e-mail

I contenuti personalizzati, come l'uso del nome del destinatario o il riferimento a interazioni passate, tendono ad aumentare il coinvolgimento. Un maggiore coinvolgimento (aperture, risposte, clic) migliora la reputazione del mittente nel tempo, rendendo meno probabile il filtraggio dello spam.

Fattori legali e di conformità che aiutano a bloccare le e-mail di spam

La deliverability delle e-mail riguarda la configurazione tecnica e la qualità dei contenuti, ma è anche legata alla conformità legale. Le leggi antispam come CAN-SPAM (USA), GDPR (UE)e CASL (Canada) stabiliscono regole che proteggono i destinatari e responsabilizzano i mittenti. L'osservanza di queste norme vi mantiene legalmente conformi, migliora la reputazione del vostro mittente e aiuta le vostre e-mail a raggiungere la casella di posta.

• Ottenere un consenso adeguato: La maggior parte delle normative richiede un chiaro consenso prima di inviare e-mail di marketing. Che si tratti di moduli di opt-in o di sottoscrizioni confermate, il consenso mostra ai provider di posta elettronica che il pubblico desidera i vostri messaggi.
• Fornite informazioni accurate sul mittente: Le vostre e-mail dovrebbero sempre includere la vostra vera ragione sociale, il dominio e l'indirizzo fisico. La trasparenza segnala la legittimità sia agli utenti che ai filtri antispam.
• Accogliete rapidamente le richieste di annullamento dell'iscrizione: Le leggi richiedono che i link di cancellazione siano facili da trovare e che vengano elaborati prontamente. Quando i destinatari possono cancellarsi senza frustrazioni, i reclami per spam diminuiscono.

Conclusione

Per evitare che le vostre e-mail legittime finiscano nello spam è necessario combinare una solida configurazione tecnica con pratiche di invio coerenti e responsabili. Quando i vostri record di autenticazione sono corretti, i vostri contenuti sono puliti e pertinenti e la vostra reputazione di mittente rimane sana, è molto più probabile che i server di posta si fidino dei vostri messaggi.

Mettendo in atto questi passaggi, vi avvicinerete a diventare un mittente affidabile, le cui e-mail raggiungono costantemente la casella di posta in arrivo anziché la cartella dello spam.

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Domande frequenti (FAQ)

Qual è l'impatto dello spam su Gmail?

Quando Gmail segnala le vostre e-mail come spam, queste saltano completamente la casella di posta. Questo diminuisce la visibilità, riduce il coinvolgimento e danneggia la reputazione del mittente, rendendo ancora più probabile che le e-mail future finiscano nello spam.

Qual è il modo migliore per determinare se un'e-mail è spam?

Controllate il mittente, esaminate l'oggetto e cercate segni come mittenti sconosciuti, link sospetti, errori grammaticali o di formattazione. Se qualcosa non quadra, consideratelo come spam.

Come possono le email di spam inviate dal tuo dominio influenzare la salute del tuo dominio?

Se gli aggressori creano uno spoofing del vostro dominio e inviano spam, i server di ricezione potrebbero perdere fiducia nel vostro dominio. Questo danneggia la reputazione del vostro mittente e può spingere anche le vostre e-mail legittime nelle cartelle di spam.

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Yunes Tarada

Esperto di sicurezza dei domini e delle e-mail presso PowerDMARC

Yunes è un Operations Team Lead di PowerDMARC, esperto di autenticazione e sicurezza delle e-mail. Yunes è un Azure Administrator Associate certificato da Microsoft con certificazioni in CompTIA A+ e molte altre.

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