Quarantena Microsoft: come individuare e sbloccare le e-mail in quarantena in Outlook
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I punti chiave da prendere in considerazione
- La quarantena di Microsoft non è una cartella di Outlook; i messaggi in quarantena vengono conservati nel portale di sicurezza di Microsoft 365.
- Gli utenti e gli amministratori dispongono di livelli di accesso diversi per controllare, sbloccare o gestire le e-mail in quarantena.
- Le e-mail possono essere messe in quarantena per diversi motivi, tra cui tentativi di phishing, malware, spam di massa, regole DLP e autenticazione e-mail non riuscita.
- Anche le e-mail legittime possono essere messe in quarantena quando l'autenticazione SPF, DKIM o DMARC non va a buon fine.
- Le e-mail in quarantena non vengono eliminate immediatamente, ma conservate per un periodo limitato a seconda del motivo della quarantena e delle politiche aziendali.
- Un'autenticazione corretta delle e-mail può ridurre il rischio che i messaggi legittimi vengano messi in quarantena e migliorare l'affidabilità del tuo dominio.
- La quarantena di Microsoft e il parametro DMARC `p=quarantine` sono due cose diverse. La prima è il meccanismo di Microsoft per il blocco temporaneo delle e-mail, mentre la seconda è una politica DMARC pubblicata nel DNS.
Se un’e-mail importante che stavi aspettando non è mai arrivata, oppure hai ricevuto improvvisamente una notifica del tipo “Hai dei messaggi in quarantena”, probabilmente hai a che fare con la quarantena di Microsoft. La quarantena di Microsoft è una funzione di sicurezza che trattiene i messaggi potenzialmente pericolosi o indesiderati in un ambiente protetto prima che possano raggiungere la tua casella di posta in arrivo.
Trovare i messaggi smarriti è solitamente molto semplice. Questa guida spiega dove si trova la quarantena di Outlook, come individuare e sbloccare i messaggi in quarantena e perché le e-mail finiscono lì.
Dove si trova la cartella di quarantena di Outlook?
Un punto che spesso crea confusione tra gli utenti è la ricerca, all’interno del proprio client di posta elettronica, di una cartella denominata “Quarantena”. In realtà, la quarantena non è una cartella presente in Outlook.
A differenza della cartella “Posta indesiderata”, che si trova all’interno della tua casella di posta e contiene i messaggi sospettati di essere spam, la quarantena di Microsoft 365 è un’area separata e centralizzata gestita dalle impostazioni di sicurezza della tua organizzazione. Microsoft indirizza i messaggi di posta elettronica alla cartella “Posta indesiderata” quando sembrano essere spam di basso livello, ma li indirizza alla quarantena quando attivano criteri di sicurezza di livello superiore, come quelli anti-phishing, anti-malware o in caso di errori di autenticazione rigorosi.
Trattandosi di un ambiente separato, non è possibile accedere alla quarantena di Outlook direttamente dal desktop o dall'app di posta elettronica per dispositivi mobili. È invece necessario accedere al portale di sicurezza di Microsoft 365 tramite un browser web per visualizzare i messaggi bloccati.
Come accedere alla quarantena di Outlook (passo dopo passo)
La procedura per accedere ai messaggi in quarantena e gestirli varia a seconda che si tratti di un utente finale alla ricerca della propria posta o di un amministratore IT che gestisce la posta per l'intera organizzazione.
In qualità di utente finale
Se vuoi semplicemente recuperare le tue e-mail smarrite, segui questi passaggi:
1. Apri un browser e vai all'indirizzo security.microsoft.com/quarantine.
2. Accedi utilizzando le credenziali standard del tuo account Microsoft 365 aziendale o scolastico.
3. Verrai reindirizzato alla pagina " Email e collaborazione > Revisione > Quarantena ".
4. Seleziona la scheda "Email " per visualizzare l'elenco di tutti i messaggi messi in quarantena specificatamente per te.
Vista utente della pagina di quarantena di Outlook nel portale Microsoft 365 Defender.
In qualità di amministratore
Gli amministratori dispongono di una visione d'insieme più ampia, che consente loro di gestire i messaggi in quarantena per tutti gli utenti dell'organizzazione.
1. Accedi al portale Microsoft 365 Defender all'indirizzo security.microsoft.com.
2. Accedere a " Posta elettronica e collaborazione" > "Revisione" > "Quarantena".
3. Per impostazione predefinita, la vista mostra tutti gli elementi in quarantena. È possibile personalizzare le colonne facendo clic su “Personalizza colonne” per aggiungere campi quali “Indirizzo del mittente”, “Indirizzo del destinatario”, “Tipo di politica” e “Rilasciato da”.
4. Fare clic su un messaggio qualsiasi per aprire un riquadro a comparsa dettagliato contenente le intestazioni del messaggio, l'analisi delle minacce e le opzioni di rilascio.
“Hai messaggi in quarantena”: cosa significa quell’e-mail
Anziché costringerti a controllare manualmente il portale, il tuo reparto IT ha probabilmente configurato Microsoft 365 in modo da inviarti un'e-mail di notifica relativa alla quarantena. Queste notifiche vengono inviate a intervalli regolari, solitamente ogni giorno o ogni settimana, a seconda di come l'amministratore ha configurato la politica.
L'e-mail di notifica contiene un riepilogo dei messaggi messi in quarantena di recente. Direttamente dall'e-mail stessa, di solito è possibile cliccare sui link per "Esamina", "Rilascia" o "Blocca mittente " senza dover accedere manualmente al portale.
Si tratta di una truffa di phishing? Gli hacker spesso falsificano queste notifiche per rubare le tue credenziali Microsoft. Una vera notifica di quarantena di Microsoft proviene sempre da un indirizzo Microsoft legittimo (spesso [email protected]) e ti reindirizza esclusivamente al sito security.microsoft.com. Se i link rimandano a un URL sconosciuto o ti chiedono di effettuare l'accesso a una pagina insolita, segnalalo immediatamente al tuo team IT.
Come sbloccare un’e-mail in quarantena in Outlook
Quando trovi un'e-mail legittima bloccata in quarantena, puoi richiedere che venga trasferita nella tua casella di posta in arrivo. A seconda delle politiche della tua organizzazione, potresti essere in grado di sbloccarla autonomamente, oppure la tua richiesta potrebbe richiedere l'approvazione di un amministratore.
Email di stampa
Seleziona il messaggio nell'elenco della quarantena e fai clic sull'icona "Rilascia". Se la tua organizzazione lo consente, l'e-mail verrà recapitata immediatamente nella tua casella di posta in arrivo di Outlook. Se l'e-mail è stata messa in quarantena per un motivo grave (ad esempio, sospetto malware), il pulsante potrebbe riportare la dicitura "Richiedi rilascio", che invia un avviso al tuo amministratore IT affinché esamini e approvi l'azione.
Rilascio di un messaggio dalla quarantena di Microsoft 365.
Condividi via e-mail
Se non sei sicuro che un'e-mail sia sicura, puoi utilizzare l'opzione "Condividi e-mail ". Ciò ti consente di inoltrare una copia del messaggio messo in quarantena a un collega o al tuo helpdesk IT per avere un secondo parere, senza che la minaccia venga effettivamente rilasciata nella tua casella di posta.
Altre azioni
Cliccando sui tre puntini (Altro) si accedono a ulteriori opzioni, quali " Visualizza le intestazioni del messaggio " per la risoluzione dei problemi tecnici, "Anteprima del messaggio " per visualizzarne il contenuto in tutta sicurezza senza eseguire alcun codice dannoso, oppure "Elimina dalla quarantena " per rimuovere definitivamente lo spam.
Quarantena significa eliminazione?
No, "in quarantena" non significa "cancellato". I messaggi in quarantena vengono conservati in modo sicuro in uno stato temporaneo. Rimangono nel portale di quarantena finché l'utente o un amministratore non interviene su di essi, oppure fino alla scadenza del loro periodo di conservazione. Se non viene intrapresa alcuna azione prima della scadenza del periodo di conservazione, i messaggi vengono cancellati definitivamente per liberare spazio di archiviazione.
Perché le e-mail vengono messe in quarantena in Outlook?
Microsoft 365 sottopone ogni e-mail in arrivo a una serie di controlli di sicurezza a più livelli. I motivi più comuni per cui un’e-mail finisce nella cartella di quarantena di Outlook sono legati al mancato superamento di tali controlli.
Le e-mail vengono solitamente messe in quarantena se vengono identificate come:
- Spam altamente attendibile
- Email di massa (come le newsletter di marketing invadenti)
- Tentativi di phishing
- Messaggi contenenti malware
- Messaggi che attivano le regole interne di prevenzione della perdita di dati (DLP) o le regole relative al flusso di posta
Il fattore di autenticazione delle e-mail
Un altro motivo importante per cui le email legittime finiscono in quarantena è un’autenticazione inadeguata. Se il dominio del mittente non supera i controlli SPF (Sender Policy Framework), DKIM (DomainKeys Identified Mail) o DMARC, Microsoft 365 considera l’email altamente sospetta. Se sono le email in uscita della tua azienda a finire nelle quarantene dei destinatari, hai un problema di autenticazione. Dovreste utilizzare uno strumento gratuito di verifica dei record DMARC o SPF per accertarvi che i vostri record DNS siano configurati correttamente e superino gli standard di autenticazione delle e-mail.
I messaggi vengono conservati in base alle politiche di conservazione predefinite, sebbene gli amministratori possano personalizzare tali limiti fino a un massimo di 30 giorni.
| Motivo della quarantena | Periodo di conservazione predefinito |
|---|---|
| Ampiezza o volume | 15 giorni |
| Phishing altamente credibile | 15 giorni |
| Malware | 15 giorni |
| Regole di flusso della posta | 30 giorni |
Semplifica la quarantena di Microsoft con PowerDMARC
Se le e-mail in uscita legittime della tua organizzazione vengono spesso segnalate e messe in quarantena da Microsoft 365 (o da altri server di ricezione), la causa principale è spesso la mancanza o il malfunzionamento dei protocolli di autenticazione. PowerDMARC ti aiuta a risolvere questo problema semplificando l’implementazione e il monitoraggio di SPF, DKIM e DMARC. Rendendo il tuo dominio pienamente conforme, eviti che le tue e-mail legittime vengano messe in quarantena e proteggi la reputazione di invio del tuo marchio.
Sei pronto a evitare che le tue e-mail legittime finiscano in quarantena su Microsoft? Scopri DMARC per Office 365 e inizia oggi stesso ad autenticare il tuo dominio.
Come evitare che le e-mail finiscano in quarantena
In qualità di destinatario, non è possibile disattivare completamente la quarantena di Outlook, né sarebbe consigliabile farlo. Tuttavia, se un mittente attendibile specifico viene costantemente bloccato, è possibile richiedere il sblocco e chiedere all'amministratore IT di aggiungere il dominio o l'indirizzo IP del mittente alla lista dei mittenti autorizzati dell'organizzazione.
Se sei un amministratore, puoi rendere meno restrittive le politiche antispam e anti-phishing oppure reindirizzare i messaggi sospetti di spam alla cartella "Posta indesiderata" anziché metterli in quarantena.
In qualità di mittente, l'unico modo per evitare che le tue e-mail finiscano in quarantena è correggere l'infrastruttura di autenticazione del tuo dominio, in modo che i server di destinazione si fidino della tua posta.
Criteri di quarantena di Microsoft (per amministratori)
Le politiche di quarantena in Microsoft 365 consentono agli amministratori di stabilire esattamente cosa gli utenti possono e non possono fare con i propri messaggi in quarantena. Ad esempio, un amministratore può configurare una politica che consenta agli utenti di sbloccare autonomamente i messaggi di spam, ma che richieda l'approvazione dell'amministratore per sbloccare qualsiasi messaggio contrassegnato come tentativo di phishing ad alto rischio.
Queste politiche determinano inoltre se gli utenti ricevano tali riepiloghi periodici delle notifiche. Gli amministratori possono creare e assegnare queste regole nel portale Defender, nella sezione “Politiche relative alle minacce”. Per istruzioni complete sulla configurazione, consultare la documentazione ufficiale di Microsoft sulle politiche di quarantena.
Spiegazione della differenza tra quarantena e rifiuto in DMARC
È importante chiarire che la quarantena di Microsoft non è la stessa cosa di una politica di quarantena DMARC. La quarantena di Microsoft è l’area di stoccaggio fisico della posta in arrivo. Il parametro p=quarantine di DMARC è un’istruzione che si pubblica nel proprio DNS per indicare agli altri server come gestire la posta che dichiara di provenire da te. Puoi scoprire di più su come funziona nella nostra guida sulla politica di quarantena DMARC.
Domande frequenti
Come si accede alla quarantena di Outlook?
Non è possibile accedervi direttamente dall'app Outlook. È necessario aprire un browser web, andare su security.microsoft.com/quarantine ed effettuare l'accesso con le proprie credenziali Microsoft 365.
Come funziona la quarantena in Outlook?
Quando Microsoft 365 rileva un'e-mail ad alto rischio, intercetta il messaggio prima che raggiunga la posta in arrivo e lo archivia in un'area di stoccaggio sicura e centralizzata. Gli utenti o gli amministratori devono esaminare manualmente l'e-mail e autorizzarne la consegna, se ritenuta sicura.
Come si disattiva la quarantena di Outlook?
Gli utenti finali non possono disattivare la quarantena. Gli amministratori possono modificare i criteri relativi alle minacce per reindirizzare lo spam meno grave alla cartella "Posta indesiderata", ma la quarantena non può e non deve essere disattivata completamente.
Perché Outlook mette le e-mail in quarantena?
Le e-mail vengono messe in quarantena quando attivano i filtri di sicurezza per malware, attacchi di phishing altamente probabili, spam massiccio e aggressivo, oppure quando il dominio del mittente non supera i controlli di autenticazione delle e-mail come SPF o DMARC.
In Outlook c'è una cartella "Quarantena"?
No, "Quarantena" non è una cartella all'interno del client di Outlook. Si tratta di un portale separato, disponibile all'indirizzo security.microsoft.com, a cui è necessario accedere tramite un browser web.
Per quanto tempo le e-mail rimangono in quarantena in Microsoft?
Per impostazione predefinita, la maggior parte delle e-mail di spam e phishing viene trattenuta per 15 giorni, mentre i messaggi intercettati dalle regole di filtraggio vengono trattenuti per 30 giorni. Una volta scaduto il periodo di conservazione, i messaggi vengono eliminati definitivamente.
Posso sbloccare da solo un’e-mail in quarantena o deve farlo un amministratore?
Dipende dalle politiche di quarantena della propria organizzazione e dalla gravità della minaccia. Spesso gli utenti possono sbloccare autonomamente lo spam standard, ma le e-mail di phishing o contenenti malware ad alto rischio richiedono solitamente che un amministratore le esamini e ne approvi lo sblocco.
La quarantena di Microsoft è la stessa cosa della cartella “Posta indesiderata”?
No. La cartella "Posta indesiderata" si trova all'interno della tua casella di posta e intercetta lo spam di basso livello. Il portale di quarantena è un'area di contenimento amministrativa separata, progettata per le minacce ad alto rischio che Microsoft non vuole affatto vicino alla tua casella di posta.
Esperto di sicurezza dei domini e della posta elettronica presso PowerDMARC
Ahona è la Marketing Manager di PowerDMARC, con oltre 5 anni di esperienza nella scrittura di argomenti di cybersecurity, specializzata in sicurezza dei domini e delle e-mail. Ahona ha conseguito una laurea in Giornalismo e Comunicazione, consolidando la sua carriera nel settore della sicurezza dal 2019.
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