Dlaczego bezpieczeństwo danych ma kluczowe znaczenie dla e-mail marketingu

Autor:
Dmytro Kudrenko
Założyciel i dyrektor generalny Stripo

Dmytro Kudrenko jest entuzjastą e-mail marketingu z ponad 15-letnim doświadczeniem w branży i 25-letnim doświadczeniem jako przedsiębiorca. Regularnie prowadzi warsztaty i wykłady na temat e-mail marketingu, interaktywności e-maili i grywalizacji. Misją Dmytro jest zwiększenie dostępności i użyteczności e-mail marketingu dla firm i ich subskrybentów.

Bezpieczeństwo danych jest ważną kwestią, którą należy się zająć, jeśli chcesz skutecznie wykorzystywać marketing e-mailowy do pozyskiwania i utrzymywania klientów. Zagrożenia związane z bezpieczeństwem danych mogą spowodować poważne straty finansowe i utratę reputacji firmy. Kluczowe obszary, w których można chronić dane, to sposób wysyłania wiadomości e-mail oraz sposób gromadzenia i przechowywania danych do wykorzystania w przyszłych kampaniach.

W tym artykule dowiesz się o głównych zagrożeniach bezpieczeństwa danych, na jakie narażone są firmy i ich klienci, oraz o skutecznych strategiach ich przezwyciężania.

Znaczenie bezpieczeństwa danych w e-mail marketingu

Coraz więcej firm staje w obliczu różnych cyberzagrożeń, które mogą znacząco wpłynąć na ich reputację i stabilność finansową. Od phishingu po utratę danych, poczta elektroniczna jest głównym celem cyberprzestępców. Dlatego wiedza o tym, jak chronić wiadomości e-mail i dane, ma kluczowe znaczenie.

Według raportu IBM Cost of a Data Breach Report 2023globalny średni koszt naruszenia bezpieczeństwa danych w 2023 r. wyniósł 4,45 mln USD, co stanowi 15% wzrost w porównaniu z poprzednimi trzema latami.

Ochrona danych jest również kwestią utrzymania zaufania klientów dla firm korzystających z e-mail marketingu. Personalizacja jest kluczowym trendem w skutecznym marketingu e-mailowym, dlatego potrzebne są dane użytkowników. 

Aby klienci udostępniali Ci dane, muszą mieć pewność, że są one bezpieczne. Ponadto, jeśli Twoje wiadomości e-mail wyglądają jak wiadomości phishingowe, oszukańczy klienci poczty e-mail po prostu wyślą je do skrzynki spamowej, a Twój marketing e-mailowy nie przyniesie rezultatów. 

W przypadku narzędzi firm trzecich wyzwaniem jest również ochrona danych ich klientów i subskrybentów.

Z tych wszystkich powodów marketerzy e-mailowi muszą stosować najlepsze praktyki bezpieczeństwa praktyki, które omówimy.

Uprość bezpieczeństwo danych w e-mail marketingu dzięki PowerDMARC!

Przypadki naruszenia danych w e-mail marketingu

Z mojego doświadczenia wynika, że zaobserwowałem (i nadal obserwuję), dla nas i naszych klientów, cztery najbardziej rozpowszechnione zagrożenia bezpieczeństwa danych, które pochodzą z poczty elektronicznej.

Ataki phishingowe

Najbardziej znanym przypadkiem, przed którym należy się chronić, są wiadomości phishingowe. W tym ataku hakerzy wysyłają e-maile, które udają Twoje i proszą klienta o zrobienie czegoś w Twoim imieniu - na przykład o podanie poufnych informacji - wysyłając e-maile, które wyglądają na legalne.

Zgodnie z raportu Raport phishingowy 2024 opracowanego przez zespół Zscaler ThreatLabz, ataki phishingowe wzrosły o 58.2% w 2023 r. w porównaniu z rokiem poprzednim. Zagrożenia phishingowe osiągnęły nowy poziom trudności w 2023 r., napędzany rozwojem narzędzi generatywnej sztucznej inteligencji.

Ataki typu injection

Injection to kolejne powszechne zagrożenie. Atakujący dodają złośliwy skrypt do pól formularza subskrypcji wiadomości e-mail. Na przykład w polu "Twoje imię" wpisują "zarób 500 dolarów w 20 minut" i podają link. Gdy dana osoba otrzyma taką wiadomość e-mail z zaufanej usługi, po prostu klika złośliwy link i uruchamia skrypt - wtedy atakujący może uzyskać dostęp do panelu administracyjnego, zhakować coś lub uzyskać dane.

Aby uniknąć ataków typu injection, należy dokładnie sprawdzać i weryfikować wartości pól. Niezależnie od tego, czy usługa jest popularna, czy nie, hakerzy mogą próbować ją zhakować.

Wykorzystywanie danych

Innym problemem jest wykradanie danych z wiadomości e-mail i wykorzystywanie ich do włamywania się do systemów. Na przykład, ukryte identyfikatory kontaktów, informacje z pamięci podręcznej lub inne spersonalizowane dane, które w jakiś sposób znalazły się w wiadomości e-mail mogą zostać wykorzystane do uzyskania dostępu do systemu. Aby tego uniknąć, ważne jest, aby zminimalizować wykorzystanie takich danych w wiadomościach e-mail i zapewnić ich niezawodne przechowywanie.

Wycieki danych

Wycieki danych zdarzają się, gdy ktoś używa konta administratora z pocztą e-mail do wysyłania wiadomości do klientów lub eksportowania prywatnych danych. W rezultacie dochodzi do utraty lub niewłaściwego wykorzystania poufnych informacji. Aby tego uniknąć, konieczne jest zapewnienie odpowiedniej kontroli dostępu do danych, szyfrowania danych i regularnego monitorowania.

Zagrożeń jest znacznie więcej i powinieneś zrozumieć, jak łatwo można narazić dane na szwank. Możemy zasugerować kilka najlepszych praktyk w celu ich ochrony.

Kluczowe obszary, na których należy się skupić w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych w e-mail marketingu

Aby zapewnić bezpieczeństwo poczty e-mailRozważ cztery główne obszary, w których możesz łatwo chronić dane i zrozum, że to Ty, a nie jakiś inny system, jest odpowiedzialny za tę ochronę.

W przypadku wszystkich tych obszarów kluczowe znaczenie ma wiedza na temat tego, co jest potrzebne do zorganizowania procesu, jak monitorować, aby zapobiec nieprawidłowościom i jak stale dokonywać przeglądu.

Zrozummy wszystko po kolei.

1. Jak wysyłać wiadomości e-mail?

Wysyłając wiadomości e-mail do subskrybentów, należy zminimalizować możliwość utraty danych lub wykorzystania wiadomości przez cyberprzestępców. Oto kilka metod, których możesz użyć.

• Wdrożenie DKIM, SPF, DMARC i BIMI 

Aby wiadomości e-mail wysyłane z domeny firmowej były tak bezpieczne, jak to tylko możliwe, można dodać rekordy DNS uwierzytelniania wiadomości e-mail dla SPF, DKIM i DMARC protokoły. Protokoły te pomagają zweryfikować autentyczność wiadomości e-mail i legalność źródeł wysyłania.

Dodatkowym sposobem weryfikacji legalności jest niebieski znacznik weryfikacji BIMI i Gmail. Po wdrożeniu BIMImożesz wyświetlać logo firmy w skrzynce pocztowej wraz z niebieskim znacznikiem weryfikacji, jak pokazano poniżej:

• Używaj walidatorów wiadomości e-mail i sprawdzaj pułapki spamowe

Walidatory poczty e-mail sprawdzają, czy adres e-mail jest prawidłowy i czy jest poprawnie sformatowany. Pułapki spamowe to adresy e-mail utworzone właśnie w celu wyłapywania spamerów. Nie są one używane do legalnej komunikacji, więc każda wiadomość e-mail wysłana do pułapki spamowej jest uważana za niechcianą i potencjalnie złośliwą.

Korzystaj z walidatorów poczty e-mail okresowo, aby czyścić i utrzymywać swoje listy e-mail. Pomaga to usunąć nieprawidłowe adresy i zidentyfikować potencjalne pułapki spamowe.

• Wdrożenie strategii awaryjnych

Strategie awaryjne chronią przed nieoczekiwanymi problemami, które mogą zagrozić bezpieczeństwu danych poczty e-mail. Regularnie twórz kopie zapasowe danych e-mail w bezpiecznych i dostępnych lokalizacjach. Zapewnia to możliwość przywrócenia wiadomości e-mail w przypadku utraty lub uszkodzenia danych.

• Współpraca z nadawcami pocztowymi w celu zapewnienia lepszej dostarczalności

Postmaster jest jednym z takich narzędzi, które można wykorzystać do analizy wydajności poczty e-mail. Pomaga ono określić wynik spamu, reputację IP i domeny oraz błędy dostarczania. Skorzystaj z informacji postmastera popularnych klientów poczty e-mail Google, Yahoo i Outlook, aby upewnić się, że jesteś na dobrej drodze.

Alternatywnie, możesz przejrzeć swoje Raporty DMARC i reputację IP na pulpicie nawigacyjnym PowerDMARC, aby przeanalizować dostarczalność i wydajność poczty elektronicznej. Jest to kompleksowe rozwiązanie do zarządzania i monitorowania działań związanych z wysyłaniem wiadomości e-mail i procesami uwierzytelniania poczty elektronicznej.

• Zarządzanie odesłaniami według domeny

Śledzenie odesłanych wiadomości e-mail na podstawie domeny odbiorcy w celu identyfikacji i uniknięcia pułapek spamowych oraz wysyłania ich na nieprawidłowe lub złośliwe adresy, które mogą zaszkodzić Twojej reputacji. Wysoki współczynnik odrzuceń może sygnalizować problemy z bezpieczeństwem, takie jak zainfekowany serwer wysyłający lub atak phishingowy.

Monitorowanie i przeglądy

Wszystkie te metody są ważne nie tylko do jednorazowego wdrożenia, ale także do ciągłego monitorowania, a mianowicie do sprawdzania raportów uwierzytelniania poczty e-mail, śledzenia wszystkich wskaźników, a także do przeglądania aktualizacji polityk DKIM, SPF i DMARC.

2. Jak przechowywać dane?

Prowadzenie skutecznego marketingu e-mailowego wymaga gromadzenia i przechowywania danych subskrybentów. Dobre praktyki przechowywania danych mają kluczowe znaczenie dla ochrony tych danych przed hakerami.

Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci bezpiecznie przechowywać dane.

• Używanie silnych haseł i kluczy szyfrujących

Chroń dostęp do kont e-mail i zawartych w nich danych, upewniając się, że hasła są złożone, unikalne i regularnie aktualizowane, a klucze szyfrowania są silne i bezpiecznie zarządzane. Zapobiega to nieautoryzowanemu dostępowi i wyciekom danych, chroniąc poufne informacje.

• Wdrażanie bezpiecznych rozwiązań do przechowywania danych

Korzystaj z własnych usług do przechowywania obrazów i innych danych, aby uniknąć problemów związanych z korzystaniem z usług stron trzecich, które mogą być blokowane z powodu aktywności spamowej. Należy w jak największym stopniu odróżnić się od usług, które mogą pośrednio zaszkodzić użytkownikowi.

Oto przykład tego, co może się stać. Jeśli korzystasz z usługi przechowywania obrazów innej firmy i w pewnym momencie staje się ona spamerska, ponieważ spamerzy również zaczęli z niej masowo korzystać, usługa zostanie zablokowana przez wszystkich klientów poczty e-mail, a wraz z nią Ty.

Z tego powodu tworzymy wszystkie linki we własnej domenie dla wszystkich e-maili tworzonych w Stripo, co pozwala nam uniknąć problemów z blokowaniem i zwiększa poziom bezpieczeństwa. Możesz również użyć własnych IP, ale jeśli masz dużo danych, będziesz musiał kupić więcej, co nie zawsze ma sens.

• Upewnij się, że usługi, w których przechowujesz swoje dane, są bezpieczne i certyfikowane.

Jeśli korzystasz z narzędzi innych firm, upewnij się, że spełniają one wszystkie niezbędne standardy bezpieczeństwa. W przeciwnym razie dane mogą być nieodpowiednio chronione, stwarzając dodatkowe ryzyko. Hakerzy mogą zrobić wszystko; Twoje zabezpieczenia muszą być na najwyższym poziomie, aby zminimalizować to ryzyko.

Wybierając system do pracy, należy zwrócić uwagę na czas działania firmy na rynku. Małe systemy, które pojawiły się dopiero niedawno, często napotykają na problemy związane z bezpieczeństwem w miarę zdobywania popularności. Może to prowadzić do poważnych naruszeń i konieczności całkowitej przebudowy systemu, co może kosztować całą firmę.

Upewnij się, że usługa, z której będziesz korzystać, ma co najmniej jeden z tych punktów: 

• Przeszedł niezbędne certyfikaty uznane i znane w branży, takie jak certyfikat bezpieczeństwa danych SOC 2, certyfikat międzynarodowej normy bezpieczeństwa "ISO/IEC 27001:2013" oraz ocenę CASA firmy Google;

• wszystkie procesy, zarówno dokumentacyjne, jak i infrastrukturalne, są skonfigurowane tak, aby zapewnić najwyższy poziom bezpieczeństwa;
• Posiada specjalny dział, który zajmuje się wewnętrznymi protokołami działań i przejrzystym systemem powiadamiania klientów w przypadku problemów (na przykład w edytorze Stripo ręcznie moderujemy każdą wiadomość e-mail utworzoną przez klientów i śledzimy prośby o tworzenie wiadomości phishingowych);
• i, na przykład, jest uznawany za bezpieczny przez społeczność hakerów w białych kapeluszach.

Monitorowanie i przeglądy

Aby zachować bezpieczeństwo przechowywania danych, należy regularnie monitorować dzienniki dostępu, sprawdzać system pod kątem prób nieautoryzowanego dostępu, monitorować standardy szyfrowania i aktualizować je w razie potrzeby oraz zmieniać hasła i klucze szyfrowania.

3. Jak organizować i kontrolować dostęp do danych?

Kolejnym czynnikiem wpływającym na bezpieczeństwo danych jest to, kto będzie miał do nich dostęp i w jaki sposób. Dotyczy to zarówno danych firmowych, jak i danych klientów, użytkowników i subskrybentów.

Aby je chronić, należy zwrócić uwagę na następujące kwestie:

• Wdrożenie uwierzytelniania wieloskładnikowego (MFA) jest bardzo niedocenianym podejściem. Wiele firm nie korzysta z uwierzytelniania wieloskładnikowego, uważając je za opcjonalne. Doświadczenie pokazuje jednak, że pomaga ono zwiększyć bezpieczeństwo i zmniejsza ryzyko nieautoryzowanego dostępu do systemu.
• Wdrożenie i weryfikacja kontroli dostępu użytkowników - nadawanie wszystkim ról administratorów lub zezwalanie na eksport i import danych jest częstym błędem. Poufne informacje powinny być ograniczone tylko do tych pracowników, którzy naprawdę potrzebują ich do wykonywania swoich obowiązków, najlepiej udokumentowanych na liście kontrolnej ról. Pracownicy nie powinni mieć dostępu do wyeksportowanych baz danych, aby uniknąć ryzyka ich nieautoryzowanego użycia. Najczęściej do wycieków dochodzi właśnie z powodu niezadowolonych pracowników, którzy mieli dostęp do baz danych i postanowili wykorzystać tę okazję.
• Monitorowanie podejrzanych działań (eksport, import, wyzwalacze, rozmiar segmentu). Aby zapobiec wyciekom danych, należy regularnie monitorować aktywność użytkowników i analizować wzorce dostępu. Jeśli zauważysz nietypową aktywność, taką jak częste korzystanie z wyzwalaczy lub zmiany ról użytkowników, może to być sygnał do dalszego dochodzenia. Na przykład, jeśli ktoś regularnie eksportuje duże ilości danych lub jeśli byli pracownicy nadal mają dostęp do systemu, może to wskazywać na potencjalne zagrożenie.
• Wykorzystanie adresów seed do wykrywania wycieków danych wiąże się z tworzeniem i wykorzystywaniem unikalnych, identyfikowalnych adresów e-mail do monitorowania miejsc, w których dane mogą być niewłaściwie udostępniane lub wyciekać. Jeśli te adresy zalążkowe otrzymają nieoczekiwane wiadomości e-mail, może to wskazywać, że dane zostały ujawnione, pomagając w identyfikacji i łagodzeniu naruszeń.

Monitorowanie i przeglądy

Aby zachować kontrolę nad dostępem do wrażliwych danych, monitoruj wzorce dostępu użytkowników pod kątem anomalii, śledź zdarzenia eksportu, importu i uruchamiania oraz regularnie sprawdzaj rozmiary segmentów pod kątem niespójności, skuteczności MFA i nietypowej aktywności na adresach źródłowych.

4. Jak wykorzystywać dane w nowych kampaniach e-mailowych?

Prostą zasadą marketingu e-mailowego jest gromadzenie i wykorzystywanie tylko tych danych użytkownika, które są niezbędne do poprawy skuteczności kampanii e-mailowych.

Przygotowując wiadomości e-mail, upewnij się, że są one istotne dla Najlepsze praktyki bezpiecznego projektowania wiadomości e-mail i wziąć pod uwagę następujące kwestie:

• Nigdy nie umieszczaj poufnych informacji klientów w linkach lub personalizacji na wypadek, gdyby wiadomość e-mail została ponownie wysłana lub udostępniona innej osobie, która może wykorzystać te dane. Dane wykorzystywane do personalizacji powinny być minimalne i dobrze chronione;
• weryfikować wartości wszystkich gromadzonych pól kontaktowych, sprawdzać pod kątem możliwości wprowadzenia wartości i nie zezwalać na automatyczne przetwarzanie danych bez weryfikacji.

Monitorowanie i przeglądy

Pamiętaj, aby regularnie monitorować wiadomości e-mail pod kątem niewłaściwego wykorzystania danych osobowych i luk w zabezpieczeniach. Zwróć szczególną uwagę na szablony wiadomości e-mail, ustawienia personalizacji i testy penetracyjne pól kontaktowych.

Podsumowanie 

Zapewnienie bezpieczeństwa danych to ciągły proces, który wymaga proaktywnego podejścia, dbałości o szczegóły i regularnych aktualizacji. Postępowanie zgodnie z zaleceniami zawartymi w tym artykule pomoże ci zminimalizować ryzyko i chronić dane twoje i twoich klientów przed nieautoryzowanym dostępem. Monitoruj nowe zagrożenia, ulepszaj metody ochrony i wybieraj wiarygodnych partnerów, aby zapewnić bezpieczeństwo marketingu e-mailowego.