Perché la sicurezza dei dati è fondamentale per l'email marketing

Autore:
Dmytro Kudrenko
Fondatore e CEO di Stripo

Dmytro Kudrenko è un appassionato di email marketing con oltre 15 anni di esperienza nel settore e 25 anni di esperienza come imprenditore. Tiene regolarmente workshop e conferenze su email marketing, interattività delle email e gamification. La missione di Dmytro è migliorare l'accessibilità e l'utilità dell'email marketing per le aziende e i loro abbonati.

Lasicurezza dei dati è una questione importante da affrontare se si vuole utilizzare efficacemente l'email marketing per acquisire e fidelizzare i clienti. Le minacce alla sicurezza dei dati che si possono incontrare possono causare alla vostra azienda gravi perdite finanziarie e rischi per la reputazione. Le aree chiave in cui è possibile proteggere i dati sono il modo in cui si inviano le e-mail e il modo in cui si raccolgono e si archiviano i dati per utilizzarli nelle campagne future.

In questo articolo scoprirete le principali minacce alla sicurezza dei dati che le aziende e i loro clienti devono affrontare e le strategie efficaci per superarle.

Importanza della sicurezza dei dati nel marketing via e-mail

Sempre più aziende si trovano ad affrontare una serie di minacce informatiche che possono compromettere in modo significativo la loro reputazione e stabilità finanziaria. Dal phishing alla perdita di dati, le e-mail sono un obiettivo primario per i criminali informatici. Ecco perché è fondamentale sapere come proteggere le e-mail e i dati.

Secondo il rapporto IBM Cost of a Data Breach Report 2023il costo medio globale di una violazione dei dati nel 2023 è stato di 4,45 milioni di dollari, con un aumento del 15% rispetto ai tre anni precedenti.

La protezione dei dati è anche una questione di mantenimento della fiducia dei clienti per le aziende che utilizzano l'email marketing. La personalizzazione è una tendenza chiave per un email marketing efficace, quindi i dati degli utenti sono necessari. 

Affinché i vostri clienti condividano i dati con voi, devono avere fiducia nel fatto che li stiate mantenendo al sicuro. Inoltre, se le vostre e-mail assomigliano a e-mail di phishing, i client di posta elettronica truffaldini le invieranno semplicemente alla casella spam e il vostro email marketing non otterrà risultati. 

Per gli strumenti di terze parti, la sfida è anche quella di proteggere i dati dei loro clienti e dei loro abbonati.

Per tutti questi motivi, chi si occupa di email marketing deve applicare le migliori misure di sicurezza delle e-mail sicurezza delle e-mail, di cui parleremo.

Casi di violazione dei dati nell'email marketing

In base alla mia esperienza, ho osservato (e continuo ad osservare), per noi e per i nostri clienti, le quattro minacce alla sicurezza dei dati più diffuse che arrivano via e-mail.

Attacchi di phishing

Il caso più famoso, da cui è fondamentale proteggersi, è quello delle le e-mail di phishing. In questo attacco, gli hacker inviano e-mail che fingono di essere vostre e chiedono ai vostri clienti di fare qualcosa a vostro nome - ad esempio, di fornire informazioni sensibili - inviando e-mail che sembrano legittime.

Secondo il Rapporto sul phishing 2024 del team ThreatLabz di Zscaler, gli attacchi di phishing sono aumentati del 58.2% nel 2023 rispetto all'anno precedente. Le minacce di phishing hanno raggiunto nuovi livelli di difficoltà nel 2023, spinte dalla crescita degli strumenti di intelligenza artificiale generativa.

Attacchi di iniezione

Le iniezioni sono un'altra minaccia comune. Gli aggressori aggiungono uno script dannoso ai campi dei moduli di iscrizione alle e-mail. Ad esempio, nel campo "Il tuo nome" scrivono "Guadagna 500 dollari in 20 minuti" e forniscono un link. Quando una persona riceve un'e-mail di questo tipo da un servizio affidabile, non fa altro che cliccare su un link dannoso ed eseguire uno script: in questo modo l'aggressore può accedere al pannello di amministrazione, hackerare qualcosa o ottenere dati.

Per evitare attacchi di tipo injection, è necessario controllare e convalidare attentamente i valori dei campi. Che il vostro servizio sia popolare o meno, gli hacker potrebbero tentare di violarlo.

Sfruttamento dei dati

Un altro problema è rappresentato dai casi in cui gli aggressori rubano i dati dalle e-mail e li utilizzano per introdursi nei sistemi. Ad esempio, gli ID nascosti dei contatti, le informazioni sulla cache o altri dati personalizzati che in qualche modo sono finiti nell'email possono essere utilizzati per accedere al sistema. Per evitare ciò, è importante ridurre al minimo l'uso di tali dati nelle e-mail e garantirne l'archiviazione affidabile.

Fughe di dati

Le fughe di dati si verificano quando qualcuno utilizza il vostro account di amministrazione con la posta elettronica per inviare messaggi ai vostri clienti o esportare dati privati. Di conseguenza, le informazioni riservate vengono perse o utilizzate in modo improprio. Per evitare ciò, è necessario garantire un adeguato controllo dell'accesso ai dati, la loro crittografia e un monitoraggio regolare.

Le minacce sono molte di più e bisogna capire quanto facilmente i dati possono essere compromessi. Possiamo suggerire diverse best practice per proteggerli.

Aree chiave su cui concentrarsi per la sicurezza dei dati nell'email marketing

Per garantire sicurezza delle e-mailconsiderare le quattro aree principali in cui è possibile proteggere facilmente i dati e capire che siete voi, e non un altro sistema, è responsabile di questa protezione.

Per tutte queste aree, è fondamentale sapere di cosa avete bisogno per organizzare il processo, come monitorare per evitare che qualcosa vada storto e come rivedere costantemente.

Cerchiamo di capire tutto uno per uno.

1. Come si inviano le e-mail?

Quando si inviano e-mail ai propri abbonati, è necessario ridurre al minimo la possibilità di perdita di dati o di utilizzo delle e-mail da parte di criminali informatici. Ecco alcuni metodi che potete utilizzare.

• Implementare DKIM, SPF, DMARC e BIMI 

Per rendere il più sicuro possibile l'invio di e-mail dal proprio dominio aziendale, è possibile aggiungere record DNS di autenticazione e-mail per SPF, DKIM e DMARC per i protocolli SPF, DKIM e DMARC. Questi protocolli aiutano a convalidare l'autenticità delle e-mail e la legittimità delle fonti di invio.

Un ulteriore modo per verificare la legittimità è il segno di spunta blu di BIMI e Gmail. Una volta implementato BIMIè possibile visualizzare il logo dell'azienda nella casella di posta elettronica insieme a un segno di verifica blu, come mostrato di seguito:

• Utilizzare i validatori di e-mail e controllare le trappole per lo spam

I validatori di e-mail controllano che un indirizzo e-mail sia valido, formattato correttamente... Le trappole per lo spam sono indirizzi e-mail creati proprio per catturare gli spammer. Non vengono utilizzati per comunicazioni legittime, quindi qualsiasi e-mail inviata a una trappola per spam è considerata indesiderata e probabilmente dannosa.

Utilizzate periodicamente i validatori di e-mail per pulire e mantenere le vostre liste di e-mail. Questo aiuta a rimuovere gli indirizzi non validi e a identificare potenziali trappole per lo spam.

• Implementare strategie di ripiego

Le strategie di fallback proteggono da problemi imprevisti che potrebbero compromettere la sicurezza dei dati e-mail. Eseguite regolarmente il backup dei dati e-mail in luoghi sicuri e accessibili. Questo garantisce il ripristino delle e-mail in caso di perdita o danneggiamento dei dati.

• Collaborare con i postmaster per migliorare la deliverability

Postmaster è uno di questi strumenti che si possono utilizzare per analizzare le prestazioni delle e-mail. Vi aiuta a determinare il vostro punteggio di spam, la reputazione di IP e domini e gli errori di consegna. Utilizzate le informazioni di Postmaster dei più diffusi client di posta elettronica Google, Yahoo e Outlook per assicurarvi di essere in regola.

In alternativa, è possibile esaminare i rapporti rapporti DMARC e la reputazione IP sulla dashboard di PowerDMARC per analizzare la deliverability e le prestazioni delle vostre e-mail. Si tratta di una soluzione unica per gestire e monitorare le attività di invio e i processi di autenticazione delle e-mail.

• Gestire i rimbalzi per dominio

Tracciate le e-mail rimbalzate in base al dominio del destinatario per identificare ed evitare le trappole dello spam e l'invio a indirizzi non validi o dannosi che possono danneggiare la vostra reputazione. Tassi di rimbalzo elevati possono segnalare problemi di sicurezza, come un server di invio compromesso o un attacco di phishing.

Monitoraggio e revisioni

Tutti questi metodi sono importanti non solo da implementare una volta, ma anche da utilizzare per il monitoraggio continuo, ossia per controllare i rapporti sull'autenticazione delle e-mail, per tenere traccia di tutti gli indicatori e anche per rivedere gli aggiornamenti delle politiche DKIM, SPF e DMARC.

2. Come si memorizzano i dati?

Per condurre un email marketing efficace, è necessario raccogliere e archiviare i dati degli abbonati. Le buone pratiche di archiviazione dei dati sono fondamentali per proteggere questi dati dagli hacker.

Ecco alcuni suggerimenti che aiutano a conservare i dati in modo sicuro.

• Utilizzare password e chiavi di crittografia forti

Proteggete l'accesso agli account di posta elettronica e ai dati in essi contenuti assicurando che le password siano complesse, uniche e regolarmente aggiornate e che le chiavi di crittografia siano forti e gestite in modo sicuro. In questo modo si evitano accessi non autorizzati e fughe di dati, proteggendo le informazioni sensibili.

• Implementare soluzioni di archiviazione sicura dei dati

Utilizzate i vostri servizi per archiviare immagini e altri dati per evitare i problemi associati all'utilizzo di servizi di terze parti che potrebbero essere bloccati a causa di attività di spam. Dovete distinguervi il più possibile dai servizi che potrebbero danneggiarvi indirettamente.

Ecco un esempio di ciò che può accadere. Se utilizzate un servizio di archiviazione di immagini di terze parti e a un certo punto diventa spammoso perché anche gli spammer hanno iniziato a usarlo in massa, il servizio verrà bloccato da tutti i client di posta elettronica, e voi con lui.

Per questo motivo, creiamo tutti i link nel nostro dominio per tutte le e-mail create in Stripo, il che ci permette di evitare problemi di blocco e aumenta il livello di sicurezza. Potete anche utilizzare i vostri IP, ma se avete molti dati, dovrete acquistarne altri, cosa che non sempre ha senso.

• Assicuratevi che i servizi in cui memorizzate i vostri dati siano sicuri e certificati.

Se utilizzate strumenti di terze parti, assicuratevi che siano conformi a tutti gli standard di sicurezza necessari. Altrimenti, i vostri dati potrebbero essere protetti in modo inadeguato, creando ulteriori rischi. Gli hacker possono fare di tutto; la vostra sicurezza deve essere al top per ridurre al minimo questi rischi.

Quando si sceglie un sistema per il lavoro, bisogna prestare attenzione alla durata dell'attività dell'azienda sul mercato. I sistemi di piccole dimensioni che sono apparsi solo di recente si trovano spesso ad affrontare problemi di sicurezza man mano che acquistano popolarità. Questo può portare a gravi violazioni e alla necessità di ricostruire completamente il sistema, con conseguenti costi per l'intera azienda.

Assicuratevi che il servizio che userete abbia uno o più di questi punti: 

• ha superato le necessarie certificazioni riconosciute e note nel settore, come la certificazione di sicurezza dei dati SOC 2, il certificato per lo standard di sicurezza internazionale "ISO/IEC 27001:2013" e la valutazione CASA di Google;

• tutti i processi, sia documentali che infrastrutturali, sono configurati per garantire il massimo livello di sicurezza;
• ha un reparto speciale che si occupa dei protocolli d'azione interni e un sistema trasparente di notifica ai clienti in caso di problemi (ad esempio, nell'editor di Stripo, moderiamo manualmente ogni e-mail creata dai clienti e teniamo traccia delle richieste di creazione di e-mail di phishing);
• e, ad esempio, è riconosciuto come sicuro dalla comunità degli hacker white-hat.

Monitoraggio e revisioni

Per mantenere la sicurezza dell'archiviazione dei dati, monitorare regolarmente i registri di accesso, controllare il sistema per verificare eventuali tentativi di accesso non autorizzati, monitorare gli standard di crittografia e aggiornarli se necessario, nonché modificare le password e le chiavi di crittografia.

3. Come si organizza come si organizza e si controlla l'accesso ai dati?

Il fattore successivo che influenza la sicurezza dei dati è chi vi accede e come. Questo vale sia per i dati aziendali che per quelli di clienti, utenti e abbonati.

Per proteggerli, prestate attenzione a quanto segue:

• L'implementazione dell'autenticazione a più fattori (MFA) è un approccio molto sottovalutato. Molte aziende non utilizzano l'MFA, pensando che sia opzionale. Tuttavia, l'esperienza dimostra che contribuisce ad aumentare la sicurezza e a ridurre il rischio di accesso non autorizzato al sistema.
• Implementare e rivedere i controlli di accesso degli utenti: dare a tutti ruoli di amministrazione o consentire l'esportazione e l'importazione di dati è un errore comune. Le informazioni riservate devono essere limitate solo ai dipendenti che ne hanno realmente bisogno per svolgere le loro mansioni. I dipendenti non dovrebbero avere accesso ai database esportati per evitare il rischio di un loro utilizzo non autorizzato. Il più delle volte, le fughe di notizie avvengono proprio a causa di dipendenti scontenti che hanno avuto accesso ai database e hanno deciso di approfittare di questa opportunità.
• Monitorare le attività sospette (esportazioni, importazioni, trigger, dimensioni dei segmenti). Per evitare fughe di dati, monitorare l'attività degli utenti e analizzare i modelli di accesso regolarmente. Se notate attività insolite, come l'uso frequente di trigger o cambiamenti nei ruoli degli utenti, questo può essere un segnale per ulteriori indagini. Ad esempio, se qualcuno esporta regolarmente grandi quantità di dati o se ex dipendenti hanno ancora accesso al sistema, ciò potrebbe indicare una potenziale minaccia.
• L'uso degli indirizzi seed per rilevare le fughe di dati comporta la creazione e l'utilizzo di indirizzi e-mail unici e rintracciabili per monitorare i luoghi in cui i dati potrebbero essere impropriamente condivisi o divulgati. Se questi indirizzi di partenza ricevono e-mail inaspettate, ciò può indicare che i dati sono stati esposti, aiutando a identificare e ridurre le violazioni.

Monitoraggio e revisioni

Per mantenere il controllo sull'accesso ai dati sensibili, monitorare gli schemi di accesso degli utenti per individuare eventuali anomalie, tenere traccia degli eventi di esportazione, importazione e lancio ed esaminare regolarmente le dimensioni dei segmenti per individuare eventuali incongruenze, l'efficacia dell'MFA e attività insolite sugli indirizzi di origine.

4. Come utilizzate i dati nelle nuove campagne e-mail?

Una semplice regola dell'email marketing è quella di raccogliere e utilizzare solo i dati degli utenti necessari per migliorare l'efficacia delle vostre campagne email.

Quindi, quando preparate le vostre e-mail, assicuratevi che siano pertinenti a Migliori pratiche di progettazione di e-mail sicure e che tengano conto di quanto segue:

• non includere mai le informazioni sensibili dei clienti nei link o nella personalizzazione, nel caso in cui l'e-mail venga reinviata o condivisa con un'altra persona che può utilizzare questi dati. I dati utilizzati per la personalizzazione devono essere minimi e ben protetti;
• convalidate i valori di tutti i campi di contatto che raccogliete, verificate l'eventuale iniezione dei valori e non consentite l'elaborazione automatica dei dati senza verifica.

Monitoraggio e revisioni

Ricordate di monitorare regolarmente le e-mail per verificare l'uso improprio di informazioni personali e le vulnerabilità di iniezione. Prestate particolare attenzione ai modelli di e-mail, alle impostazioni di personalizzazione e ai test di penetrazione dei campi di contatto.

Riassumendo 

Garantire la sicurezza dei dati è un processo costante che richiede un approccio proattivo, attenzione ai dettagli e aggiornamenti regolari. Seguire le raccomandazioni di questo articolo vi aiuterà a minimizzare i rischi e a proteggere i vostri dati e quelli dei vostri clienti da accessi non autorizzati. Monitorate le nuove minacce, migliorate i vostri metodi di protezione e scegliete partner affidabili per mantenere sicuro il vostro email marketing.