Perché le mie e-mail finiscono nella cartella dello spam? Cause, soluzioni e una lista di controllo diagnostica

Le e-mail finiscono nella cartella dello spam quando i provider di posta elettronica smettono di fidarsi del mittente. Tale sfiducia è solitamente dovuta a un controllo SPF, DKIM o DMARC fallito, a una reputazione compromessa del dominio o dell’IP, all’inserimento in una lista di blocco o a un modello di invio che non corrisponde al comportamento abituale.

Per i team di marketing, questo costo si traduce in una perdita di coinvolgimento e di ricavi. Per i team IT e di sicurezza, invece, evidenzia un problema più profondo: una falla nell’autenticazione, un mittente non autorizzato o una violazione della conformità che incide contemporaneamente sulla posta transazionale e sulla fiducia dei clienti.

La maggior parte delle organizzazioni gestisce la posta tramite diversi mittenti autorizzati contemporaneamente, tra cui Microsoft 365, Google Workspace, sistemi CRM, piattaforme di marketing, sistemi di gestione dei ticket e strumenti per la gestione delle buste paga. È sufficiente una sola fonte configurata in modo errato per far finire la posta legittima nella cartella dello spam e, in assenza di un sistema di reportistica centralizzato, il team ne rileva solo il sintomo senza individuarne la causa. Le cause rientrano in una manciata di categorie e l’ordine in cui vengono verificate è importante.

Da sapere

Google considera un tasso di segnalazioni di spam superiore allo 0,1% come un segnale di allarme e superiore allo 0,3% come un problema grave. A livelli più elevati, la deliverability cala drasticamente e il danno persiste anche dopo la fine della campagna che lo ha causato, poiché la reputazione viene valutata in base alla cronologia piuttosto che all'invio più recente.

Cause comuni per cui le e-mail finiscono nella cartella dello spam

Se le tue e-mail continuano a finire nella cartella dello spam, significa che i provider di posta elettronica rilevano nel tuo comportamento di invio o nella configurazione dei messaggi qualcosa che sembra rischioso o inaffidabile. I filtri antispam sono progettati per proteggere gli utenti, quindi ogni problema, tra cui l’assenza di autenticazione, un basso livello di coinvolgimento, un uso eccessivo di immagini o la mancanza di link di , può far finire le tue email fuori dalla posta in arrivo.

Le cause si possono raggruppare in tre categorie. Affrontarle in quest’ordine permette di risparmiare tempo, poiché un errore di autenticazione farà finire la posta nella cartella dello spam, indipendentemente da quanto il contenuto sia pulito.

Autenticazione e configurazione del mittente

L'SPF consente di specificare quali server di posta sono autorizzati a inviare email per conto del proprio dominio. Se l'SPF non è configurato correttamente o se manca del tutto, i server di ricezione non saranno in grado di verificare se l'email proviene da una fonte autorizzata. Gli hacker possono inoltre sfruttare questa vulnerabilità per inviare email non autorizzate a nome dell'utente, con il risultato che le email verranno contrassegnate come spam.

Senza DKIM, i server dei destinatari potrebbero considerare sospette le tue e-mail, poiché il server del destinatario non è in grado di convalidare la firma e potrebbe mettere in dubbio la legittimità del tuo messaggio. Se i record SPF o DKIM non sono allineati, possono causare errori nei controlli DMARC. Ciò potrebbe comportare la messa in quarantena o il rifiuto delle e-mail, a seconda della politica DMARC in vigore.

I record SPF sono inoltre limitati a 10 ricerche DNS. Man mano che i team aggiungono piattaforme SaaS, CRM e sistemi di assistenza, il record supera silenziosamente tale limite e l’SPF inizia a generare errori per i mittenti legittimi. L'appiattimento SPF e la gestione automatizzata dell’SPF mantengono il record entro il limite man mano che l’elenco dei mittenti cresce.

La complessità degli ambienti dei mittenti aggrava il problema. I domini aziendali spesso autorizzano contemporaneamente Microsoft 365, Google Workspace, sistemi CRM, strumenti di automazione del marketing, strumenti di gestione dei ticket, sistemi di gestione delle buste paga e applicazioni regionali. È sufficiente che un solo servizio non sia allineato e, in assenza di reportistica DMARC centralizzata, il team si accorge che la deliverability è diminuita senza sapere quale fornitore ne sia la causa.

Errore comune

Considerare l’SPF come una configurazione da effettuare una sola volta. Ogni nuovo strumento che invia e-mail aggiunge ricerche DNS, e il limite massimo di 10 ricerche viene raggiunto senza alcun messaggio di errore né avviso. Il record inizia semplicemente a restituire un errore permanente (permerror) e tutte le fonti autorizzate tramite esso smettono immediatamente di funzionare. Verificate l’SPF con la stessa frequenza con cui integrate i fornitori.

Reputazione, qualità della lista e comportamento di invio

La reputazione del mittente è un punteggio di affidabilità che i provider di posta elettronica calcolano nel tempo sulla base della cronologia del dominio e degli indirizzi IP dell'utente. Questo spiega perché un'e-mail tecnicamente corretta proveniente da un dominio compromesso finisca comunque nella cartella dello spam.

• Inserimento in lista nera: Quando si è inseriti in una lista di blocco, è possibile che la deliverability delle email sia molto bassa e che i messaggi vengano costantemente classificati come spam. Le liste di blocco includono indirizzi IP o domini sospetti che in passato hanno inviato spam o malware.
• Alti tassi di rimbalzo: Quando le tue liste di indirizzi e-mail contengono indirizzi non validi o inattivi, i provider di posta elettronica rilevano tassi di rimbalzo più elevati e un coinvolgimento inferiore, il che indebolisce la reputazione del mittente.
• Basso coinvolgimento: Bassi tassi di apertura, cancellazioni immediate e campagne ignorate indicano ai provider che i destinatari non desiderano ricevere l'e-mail, e i filtri ne riducono la priorità anche quando l'autenticazione è corretta.
• Picchi di volume: I provider si aspettano un comportamento prevedibile. Un dominio che improvvisamente invia un volume 10 volte superiore al normale viene interpretato come un picco di spam, e il rischio è maggiore per i nuovi domini, i nuovi indirizzi IP e le recenti migrazioni di piattaforma.
• Rischi legati all'IP condiviso: L'invio di e-mail da un indirizzo IP condiviso che ha già una cattiva reputazione può comportare l'inclusione nella lista dello spam anche se i contenuti e l'autenticazione sono corretti.
• Elenchi acquistati o raccolti tramite scraping: I destinatari non hanno mai acconsentito a ricevere comunicazioni, i tassi di reclamo sono elevati e questi elenchi sono il nascondiglio delle trappole antispam.
• Trappole antispam: Indirizzi che non sono mai appartenuti a un utente reale o che sono stati abbandonati e riutilizzati. Finire in una di queste trappole indica che stai inviando email utilizzando dati obsoleti o non verificati.
• Registrazioni effettuate da bot: I moduli compilati automaticamente generano indirizzi non validi che causano messaggi di errore. I campi CAPTCHA e honeypot nei moduli di registrazione ne bloccano la maggior parte.

Contenuti e conformità

Le parole che possono far scattare i filtri antispam, sia nell’oggetto che nel corpo dell’e-mail, potrebbero far finire le tue e-mail nella cartella dello spam. Tra gli esempi di parole che possono far scattare i filtri antispam figurano espressioni come “miglior prezzo”, “un sacco di soldi”, “bonus in contanti”, “reddito extra” e frasi simili. Anche gli oggetti fuorvianti che non corrispondono al contenuto dell’e-mail contribuiscono ad aumentare il tasso di reclami.

Se la formattazione HTML non è corretta, le tue e-mail potrebbero finire nella cartella dello spam. Anche un uso eccessivo di immagini e una quantità insufficiente di testo possono portare all'invio delle e-mail nella cartella dello spam, e la mancanza di un testo in chiaro alternativo è di per sé un segnale noto che attiva i filtri antispam.

Se non si include un link per annullare l'iscrizione nelle e-mail di massa, i destinatari non interessati non possono disiscriversi. Ciò può comportare un aumento dei reclami per spam e dei bounce permanenti. L'annullamento dell'iscrizione con un solo clic è ormai un requisito formale imposto da Google, Yahoo e Microsoft ai mittenti di e-mail di massa, piuttosto che una semplice cortesia.

Come individuare il problema

Prima di modificare i record DNS o riscrivere i contenuti, verifica che si verifichi effettivamente l'inserimento nella lista dello spam e individua quale segnale lo sta causando. Segui la sequenza nell'ordine indicato, poiché ogni passaggio restringe l'ambito di analisi del successivo.

1. Invia messaggi di prova ai principali provider. Utilizza account Gmail, Outlook e Yahoo di cui hai il controllo e verifica se il posizionamento varia a seconda del provider. Un problema relativo a un singolo provider è da ricondurre ai dati sulla reputazione di quel provider piuttosto che ai tuoi dati.
2. Verifica la validità di SPF, DKIM e DMARC. Controlla che tutti e tre i record non presentino errori di sintassi, verifica che corrispondano al dominio "Da" visibile e assicurati di non superare il limite di 10 ricerche.
3. Verifica tutte le fonti di invio. Elenca tutte le piattaforme autorizzate a inviare messaggi a nome del tuo dominio, quindi verifica che ciascuna di esse superi l'autenticazione. Le fonti sconosciute in questo contesto sono da ricondurre a shadow IT o a spoofing.
4. Analizza le intestazioni delle e-mail. Aprire un messaggio ricevuto, visualizzare le intestazioni originali e leggere il campo Authentication-Results per i verdetti relativi a SPF, DKIM e DMARC.
5. Verifica lo stato della lista di blocco. Verifica il dominio e l'IP di invio confrontandoli con le principali liste di blocco DNS. La presenza in una lista di blocco significativa può impedire la consegna a tutti i destinatari.
6. Esamina i dati relativi ai bounce e ai reclami. Estrai il report sui bounce dal tuo ESP ed elimina immediatamente gli hard bounce. Google Postmaster Tools e il Complaint Feedback Loop di Yahoo riportano i tassi di reclamo per dominio.
7. Verifica i requisiti di base in materia di conformità. Verifica che la disiscrizione con un clic funzioni nelle inviazioni in massa e controlla che il livello della tua politica DMARC soddisfi i requisiti per i mittenti di inviazioni in massa.
8. Monitora i risultati nel tempo. Utilizza i report aggregati DMARC ed esegui ripetutamente i test di posizionamento per confermare che la correzione abbia funzionato, anziché dare per scontato che sia così.

L'inserimento nello spam non equivale al rifiuto

Una distinzione permette di evitare molte indagini inutili. Se il tuo messaggio finisce nella cartella dello spam, significa che il server di destinazione lo ha accettato e poi gli ha assegnato un punteggio negativo. Se invece il messaggio non arriva affatto, significa che è stato respinto durante la sessione SMTP, e la causa è diversa.

Il rifiuto è solitamente dovuto a una politica DMARC impostata su p=reject da parte del destinatario, all’inserimento in una lista di blocco o a un errore grave di autenticazione. Controlla i codici di errore nei tuoi log di consegna, poiché le risposte 5xx contengono solitamente una stringa che indica il controllo specifico in cui si è verificato l’errore. Risolvi l’errore segnalato, richiedi la rimozione dalla lista di blocco se si tratta di un caso di questo tipo e verifica che tutto sia in regola prima di riprovare. Concentrarsi sulla qualità dei contenuti quando i log indicano un rifiuto significa sprecare l’opportunità di recuperare la reputazione del mittente.

Come evitare che le e-mail finiscano nello spam

La soluzione giusta dipende dal segnale che ha determinato il posizionamento. Inizia dai segnali tecnici di affidabilità che i fornitori valutano per primi, per poi passare ai contenuti, alla qualità degli elenchi e al coinvolgimento.

Configurare e verificare SPF, DKIM e DMARC

Puoi utilizzare uno strumento gratuito strumento di verifica SPF per verificare il proprio record SPF, individuare eventuali errori di sintassi e assicurarsi di rientrare nel limite di 10 ricerche DNS. Utilizzate il nostro strumento gratuito di verifica dei record DMARC per analizzare il tuo record e ottenere informazioni precise sulla validità del tuo record DNS. PowerDMARC offre anche un strumento di verifica DKIM per aiutarti a cercare, controllare e convalidare il tuo record DNS DKIM.

Per i team aziendali, gli errori SPF tendono a manifestarsi subito dopo l'aggiunta di un nuovo strumento SaaS senza un corrispondente aggiornamento DNS; pertanto, è opportuno integrare la verifica dei record tie nel processo di onboarding del fornitore, anziché in caso di incidente.

Utilizzare uno strumento di verifica della deliverability

Lo strumento MailAuth Analyzer di PowerDMARC consente di inviare un’e-mail vuota a un indirizzo generato automaticamente. Ciò fornisce un’analisi dettagliata delle intestazioni delle email con DMARC, DKIM, SPF, MTA-STSe BIMI . Ciò può aiutarti a testare la deliverability delle tue email e a risolvere eventuali problemi senza influire sui destinatari reali.

Verifica se il tuo dominio o indirizzo IP è presente nella lista nera

Lo strumento di verifica delle blacklist di PowerDMARC ti aiuta a monitorare domini e indirizzi IPv4 o IPv6 su oltre 200 liste di blocco DNS in tempo reale, consentendo ai team IT di individuare eventuali problemi di reputazione prima che questi compromettano la consegna su larga scala.

Pulite la vostra lista di e-mail

Aggiorna regolarmente le tue liste di indirizzi e-mail in modo che includano solo contatti attivi e validi. Rimuovi immediatamente gli indirizzi con "hard bounce", elimina definitivamente quelli che hanno annullato l'iscrizione e utilizza la procedura di doppio opt-in per le nuove iscrizioni, in modo da evitare fin dall'inizio che le trappole antispam e gli indirizzi non validi entrino nella lista.

Evita le parole che possono far scattare i filtri antispam e le affermazioni fuorvianti

Evita di utilizzare oggetti delle e-mail che possano sembrare troppo commerciali o simili a spam. Assicurati che i contenuti siano realmente utili, informativi e pertinenti per il tuo pubblico. Evita gli abbreviatori di URL, i link con reindirizzamenti aperti e i tipi di allegati comunemente associati al malware.

Bilanciare testo, immagini, link e allegati

Limita i link a quelli strettamente necessari al messaggio, evita le catene di reindirizzamenti che rendono poco chiara la destinazione e riduci al minimo gli allegati. I segnali strutturali sono importanti tanto quanto la formulazione del testo.

Consiglio pratico

Cerca di mantenere un rapporto di almeno il 60% di testo e il 40% di immagini, e invia sempre un’alternativa in testo semplice insieme alla versione HTML. Un messaggio solo in HTML è un noto segnale di spam perché la maggior parte dei client si aspetta un’alternativa multipart, e i filtri che analizzano la struttura del messaggio valutano negativamente la sua assenza.

Per gli MSP: monitoraggio centralizzato dei domini dei clienti

Se gestisci la sicurezza della posta elettronica o il DNS per più clienti, i problemi legati allo spam possono rapidamente diventare un onere per l’assistenza. Una dashboard centralizzata mostra quali domini dei clienti presentano fonti non valide, record SPF non corretti, firme DKIM mancanti o problemi di reputazione, senza dover cambiare strumento o leggere il codice XML grezzo. Il programma MSP e MSSP offre ai fornitori di servizi un'unica piattaforma per monitorare, applicare le politiche e generare report su tutti i domini dei clienti.

Guida rapida alle cause e alle soluzioni

Come evitare che le e-mail finiscano nella cartella dello spam a lungo termine

Impostare il posizionamento una volta sola non è sufficiente. La deliverability diminuisce con il cambiare dei fornitori, l’invecchiamento delle liste e l’evoluzione delle campagne; pertanto, questo lavoro va inserito in un programma piuttosto che in un ticket.

Come aiuta PowerDMARC

Gli strumenti gratuiti di verifica dei record confermano la validità di un record nel giorno stesso in cui vengono eseguiti. Non segnalano, però, quando un nuovo fornitore smette di rispettare gli standard tre settimane dopo, quando una fonte non autorizzata inizia a inviare messaggi o quando un dominio viene inserito nell’elenco. È proprio in quel divario tra la convalida una tantum e la visibilità continua che si annida l’invio ripetuto di spam.

• Copertura da un'unica piattaforma: DMARC, SPF, DKIM, BIMI, MTA-STS e TLS-RPT monitorati da un'unica postazione
• Visibilità del mittente: fonti autorizzate, configurate in modo errato e non autorizzate identificate in ogni dominio
• Gestione SPF: appiattimento automatico che mantiene i record al di sotto del limite massimo di 10 ricerche man mano che lo stack cresce
• Servizi in hosting: DMARC, SPF, DKIM, BIMI, MTA-STS e TLS-RPT in hosting per ridurre il lavoro manuale sul DNS e gli errori che ne derivano
• Monitoraggio della reputazione: domini e indirizzi IP monitorati su oltre 200 liste di blocco DNS in tempo reale per un allarme tempestivo
• Assistenza 24 ore su 24: assistenza tecnica durante la fase di onboarding, la risoluzione dei problemi, le verifiche di conformità e gli incidenti di deliverability in tempo reale

PowerDMARC converte i dati aggregati e forensi in dashboard di facile comprensione, consentendo ai team IT e di sicurezza di identificare le fonti non conformi, le lacune nell’autenticazione e i tentativi di spoofing senza dover analizzare manualmente i file XML.

Verifica la deliverability del tuo dominio per scoprire quale fattore sta attualmente ostacolando la tua consegna.

Domande frequenti (FAQ)

L'utilizzo di immagini o link aumenta le probabilità che le e-mail finiscano nello spam?

Sì, è possibile. Troppe immagini, troppi link o link che sembrano sospetti possono attivare i filtri antispam. L'uso di un mix equilibrato di testo e immagini, insieme a URL affidabili, aiuta a mantenere le e-mail più sicure.

La modifica dell'oggetto dell'email può migliorare la deliverability?

A volte. Se l'oggetto contiene parole che provocano spam, punteggiatura eccessiva o un linguaggio fuorviante, aggiornarlo può essere utile. Un oggetto chiaro e onesto migliora i tassi di consegna e di apertura.

Quanto tempo ci vuole per correggere una cattiva reputazione del mittente?

Dipende dalla gravità del problema. La maggior parte dei domini registra miglioramenti nel giro di poche settimane dalla risoluzione di problemi quali tassi di rimbalzo elevati, mancanza di autenticazione o pratiche di invio inadeguate. Nel caso di reputazioni gravemente compromesse, i tempi sono più lunghi.

Perché le e-mail iniziano a finire nella cartella dello spam dopo aver aggiunto un nuovo mittente SaaS?

Il nuovo mittente potrebbe non essere presente nel record SPF, potrebbe non essere firmato con DKIM allineato oppure potrebbe far superare al record il limite di 10 ricerche. Aggiorna l'SPF, configura il DKIM e ricontrolla l'allineamento ogni volta che viene aggiunto uno strumento.

Un nuovo dominio o indirizzo IP può far finire le e-mail nella cartella dello spam?

Sì. I nuovi domini e indirizzi IP non hanno una cronologia di invio, quindi i provider li trattano con cautela. Procedi con un "warm-up" graduale nell'arco di due-sei settimane, iniziando dai destinatari più coinvolti, e pubblica i record di autenticazione prima di inviare qualsiasi volume di messaggi.

Devo creare una versione in testo semplice della mia e-mail per evitare i filtri antispam?

Sì. I messaggi contenenti solo codice HTML sono un segnale noto di spam, poiché la maggior parte dei client si aspetta un’alternativa multipart. La maggior parte delle piattaforme genera automaticamente la parte in testo semplice, anche se è opportuno verificare che tale impostazione sia abilitata.

Perché solo Gmail invia le mie e-mail nella cartella dello spam?

Gmail valuta separatamente la reputazione del dominio e la rende visibile in Google Postmaster Tools. Se gli altri provider effettuano le consegne normalmente, controlla in Postmaster l'andamento della reputazione del dominio e del tasso di spam, anziché verificare nuovamente i tuoi record DNS.

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Milena Baghdasaryan

Specialista dei contenuti presso PowerDMARC

Milena è un'abile scrittrice e creatrice di contenuti con oltre 7 anni di esperienza nella creazione di contenuti coinvolgenti su IT, cybersicurezza, eventi virtuali e altro. Ha una comprovata esperienza nella realizzazione di lavori di alta qualità per riviste internazionali e si è laureata in istituzioni prestigiose come la New York University Abu Dhabi, l'UWC China e il College of Europe.

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