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Il fax viene raramente menzionato quando le aziende parlano di sicurezza informatica. Phishing, ransomware e configurazioni errate del cloud attirano tutta l’attenzione, mentre il fax ronza silenziosamente in un angolo, svolgendo il suo lavoro come ha sempre fatto. Eppure, ogni giorno molte informazioni sensibili continuano a circolare in questo modo: contratti, cartelle cliniche, bilanci, documenti legali. Si tratta esattamente del tipo di dati che gli hacker cercano, ed è per questo che la sicurezza del fax merita la stessa attenzione che dedichereste alla vostra posta elettronica o al vostro archivio cloud.

La cosa rassicurante è che non è complicato. Per garantire una buona sicurezza dei fax basta individuare i rischi reali, scegliere gli strumenti giusti e integrare alcune abitudini costanti nel modo di lavorare del proprio team. Ecco come fare.

Che cos’è la sicurezza del fax?

La sicurezza del fax è l'insieme di tecnologia, politiche e prassi quotidiane che garantisce la protezione dei documenti durante l'invio, la ricezione e l'archiviazione tramite fax. Comprende tre aspetti: la protezione dei dati durante il trasferimento, chi può accedere a un documento una volta ricevuto e cosa ne è di tali documenti una volta che hanno esaurito la loro funzione.

Il concetto vale sia per i vecchi apparecchi fax che per le moderne piattaforme digitali, ma i due presentano livelli di rischio molto diversi. Il fax analogico tradizionale invia segnali non crittografati attraverso una linea telefonica e stampa le pagine in un vassoio comune. Il fax online sicuro, al contrario, crittografa la trasmissione, controlla chi può aprire un documento e conserva un registro consultabile di tutto ciò che è avvenuto.

Perché la sicurezza dei fax è ancora importante

È facile liquidare il fax come una reliquia che non rappresenta più un rischio. Il problema è che i settori che fanno maggiore affidamento sul fax, come quello sanitario, finanziario, legale e pubblico, sono proprio quelli che gestiscono le informazioni soggette alle normative più rigorose. Un singolo fax inviato per errore contenente dati dei pazienti o numeri di conto non è solo imbarazzante: può comportare violazioni delle norme di conformità, multe e un vero e proprio crollo della fiducia dei clienti.

Anche il fax tende a sfuggire ai controlli di sicurezza standard. I team esaminano minuziosamente i propri gateway di posta elettronica e proteggono rigorosamente gli archivi cloud, per poi ignorare completamente un apparecchio fax vecchio di decenni che nessuno controlla da anni. È proprio questa lacuna a rendere il fax un bersaglio interessante per gli hacker.

Le vecchie attrezzature creano nuovi problemi

I fax tradizionali sono stati progettati per un ambiente di lavoro che ormai non esiste più. In molti luoghi di lavoro sono ancora esposti alla vista di tutti, stampando automaticamente i documenti in arrivo in un vassoio che chiunque passi di lì può leggere. Quando quelle pagine contengono dati dei clienti o informazioni finanziarie, si crea un rischio concreto di fuga di informazioni.

C'è anche un problema meno evidente. Molti dispositivi obsoleti conservano nella memoria interna copie dei dati inviati e ricevuti. Se si vende, si ricicla o si getta via quel dispositivo senza cancellarne adeguatamente i dati, spesso è possibile recuperare quei file. Non sono molte le aziende disposte ad accettare che il proprio hardware obsoleto diventi fonte di una violazione dei dati mesi dopo aver lasciato la sede.

Anche la trasmissione stessa presenta un punto debole. I segnali fax viaggiano in chiaro sulla rete telefonica pubblica, quindi chiunque abbia accesso alla linea può, in linea di principio, intercettare e ricostruire un documento mentre è ancora in transito.

Il fax digitale risolve più di un problema

Passare all’invio di fax online non è solo una questione di praticità, anche se questo aspetto è sicuramente positivo. Ti offre infatti un controllo molto maggiore sulle informazioni sensibili. I documenti rimangono in formato digitale per tutto il percorso, le persone autorizzate possono accedervi in modo sicuro da qualsiasi luogo e ogni azione lascia una traccia molto più facile da monitorare rispetto alle pile di carta che si accumulano in un vassoio.

Questo è uno dei motivi principali per cui le aziende che intendono ottenere un numero di fax tendono a optare per un servizio di fax virtuale. Una buona piattaforma integra la trasmissione crittografata, account protetti da password e registri di controllo ricercabili senza richiedere al vostro team di modificare il modo in cui invia e riceve effettivamente i documenti. Si ottiene una protezione più efficace fin dal primo giorno e si nota a malapena una differenza nel flusso di lavoro.

Migliori pratiche per la sicurezza dei fax

Una solida sicurezza dei fax non deriva quasi mai da un’unica misura di grande portata. Si tratta piuttosto di una serie di controlli ragionevoli che agiscono in sinergia. Questi sono quelli che contano di più.

Riflettici bene prima di premere "Invia"

La maggior parte degli incidenti di sicurezza relativi ai fax non ha nulla a che vedere con aggressori particolarmente astuti. Si tratta semplicemente di errori banali. Qualcuno digita una cifra sbagliata per sbaglio. Un dipendente prende per sbaglio delle pagine destinate a un collega. Un documento riservato viene inviato a un numero cambiato mesi fa perché nessuno ha aggiornato la rubrica.

Nessuna di queste cose sembra un gran problema sul momento, ma ognuna di esse può rivelarsi rapidamente costosa. Prendere l’abitudine di ricontrollare il destinatario prima di premere “Invia” richiede pochi secondi e permette di evitare gran parte degli errori evitabili. È lo stesso principio che sta alla base della verifica del mittente prima di fidarsi di un’e-mail: un attimo di conferma previene molti danni.

Concedi ai dipendenti l'accesso solo quando ne hanno bisogno

Non tutti devono necessariamente avere accesso a ogni documento. Le autorizzazioni basate sui ruoli limitano l’esposizione nel caso in cui un account venga compromesso o qualcuno acceda per errore a file che non è autorizzato ad aprire. Abbinando tali autorizzazioni a password complesse e all’autenticazione a più fattori, gli accessi non autorizzati diventano davvero difficili da effettuare. Questi piccoli controlli tendono ad avere un impatto ben superiore a quanto ci si potrebbe aspettare.

Considerare la crittografia un requisito imprescindibile

Le informazioni sensibili si trovano in due stati distinti: in transito tra i sistemi e archiviate. Senza crittografia, non sono praticamente protette se vengono intercettate durante il trasferimento o se si accede ad esse tramite un account violato. È consigliabile scegliere una piattaforma che crittografi le trasmissioni in transito e mantenga crittografati i file archiviati.

Molti fornitori di servizi di fax su cloud attivano la crittografia per impostazione predefinita, ma vale comunque la pena verificare esattamente quali aspetti siano coperti prima di sottoscrivere un abbonamento. Puntare sulla sicurezza piuttosto che solo sul prezzo, di solito, si rivela un investimento che ripaga.

Mantenere aggiornati i sistemi

Gli aggiornamenti software non suscitano mai grande entusiasmo, eppure risolvono silenziosamente le falle di sicurezza in continuazione. Che si tratti di software per fax, sistemi operativi, hardware di rete o altro, mantenersi aggiornati chiude le brecce che gli hacker vanno a cercare. Rimandare un aggiornamento di qualche settimana sembra innocuo, finché una di quelle settimane non diventa l’occasione che qualcuno sfrutta per sfruttare un bug per cui era già stata rilasciata una correzione.

Gestione della conservazione e dello smaltimento

I documenti inviati via fax non dovrebbero essere conservati all’infinito. Archivia o esegui il backup dei documenti in un luogo crittografato accessibile solo alle persone autorizzate, definisci i periodi di conservazione in linea con le norme del tuo settore e cancella o distruggi in modo sicuro i documenti una volta scaduto il termine di conservazione. Meno dati sensibili conservi, meno avrai da perdere.

Non considerare l’allenamento come un evento isolato

Gli strumenti riducono i rischi, ma le persone continuano a dover prendere decisioni a discrezione per tutto il giorno. Il tuo team dovrebbe sapere come verificare l’identità di un destinatario, individuare una richiesta sospetta e segnalare un problema senza esitare sul fatto che sia opportuno farlo. Un breve ripasso ogni pochi mesi è molto più efficace di un’unica sessione annuale maratona che tutti avranno già dimenticato entro il lunedì successivo. La sicurezza funziona al meglio quando le buone abitudini diventano parte della routine.

Quando la sicurezza dei fax incontra quella delle e-mail

Il fax non dovrebbe essere considerato come un’isola a sé stante con regole proprie. Deve essere integrato nel resto del programma di sicurezza, dove le politiche relative alle password, la sensibilizzazione del personale, l’applicazione delle patch, la gestione dei dispositivi e la gestione dei documenti si rafforzano a vicenda. Un punto debole in un’area tende a compromettere anche un’altra.

È proprio qui che entra in gioco l’autenticazione delle e-mail. La maggior parte delle organizzazioni che utilizzano ancora il fax gestiscono quegli stessi documenti sensibili tramite e-mail, e gli hacker amano spacciarsi per mittenti affidabili per indurre qualcuno a divulgare tali informazioni. È qui che entra in gioco il trio di SPF, DKIM e DMARC entra in gioco: impedisce ai mittenti non autorizzati di spacciarsi per il vostro dominio e blocca una delle vie più comuni utilizzate per intercettare o reindirizzare le comunicazioni sensibili. Se non ne avete mai sentito parlare, DMARC è il livello di policy che tiene insieme il tutto e indica ai server di destinazione come gestire i messaggi che non superano l’autenticazione.

Considerare il fax e l’e-mail come parti integranti dello stesso quadro di sicurezza dei documenti, anziché come due sistemi distinti, rende molto più facile individuare le lacune prima che si trasformino in incidenti.

Pensieri finali

Il fax continua a svolgere un ruolo importante, soprattutto nei settori in cui ogni giorno circolano informazioni riservate. Ciò che è cambiato sono le aspettative nei confronti delle aziende in merito alla protezione di tali documenti.

L'aggiornamento delle apparecchiature obsolete, la scelta di strumenti digitali sicuri, l'inasprimento dei controlli di accesso e il rafforzamento delle buone abitudini quotidiane contribuiscono a ridurre gradualmente i rischi superflui. E poiché il fax raramente opera in modo isolato, abbinare queste misure a una solida autenticazione delle e-mail e a un programma di sicurezza più ampio garantisce una protezione che si estende effettivamente a tutti i canali. La sicurezza non è quasi mai una singola decisione importante. Molto più spesso, è la somma di tante piccole decisioni coerenti prese ripetutamente.

Domande frequenti sulla sicurezza dei fax

L'invio di fax è sicuro? Può esserlo, se utilizzato correttamente. Il fax analogico tradizionale presenta alcuni punti deboli, tra cui la trasmissione non crittografata e la stampa incustodita dei documenti. Un servizio di fax online configurato correttamente, dotato di crittografia, controlli di accesso e registrazione degli accessi, è generalmente più sicuro sia del fax tradizionale che della normale posta elettronica.

L'invio di fax online è più sicuro rispetto a un apparecchio fax tradizionale? In genere, sì. I servizi online crittografano i documenti sia durante il trasferimento che quando sono archiviati, limitano l’accesso tramite autenticazione e registrano le attività. Gli apparecchi tradizionali inviano segnali non crittografati ed espongono le pagine stampate a chiunque si trovi nelle vicinanze.

Qual è la causa principale degli incidenti di sicurezza relativi ai fax? L'errore umano, con un ampio margine. Numeri digitati erroneamente, pagine inviate all'indirizzo sbagliato e informazioni di contatto non aggiornate causano molte più violazioni rispetto agli attacchi sofisticati: ecco perché la verifica e la formazione sono così importanti.

Quali caratteristiche di sicurezza dovrebbe includere un servizio fax sicuro? Verificate la presenza di trasmissione crittografata, crittografia dei file archiviati, account protetti da password, autenticazione a più fattori, autorizzazioni basate sui ruoli e registri di audit ricercabili.

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Ahona Rudra

Esperto di sicurezza dei domini e della posta elettronica presso PowerDMARC

Ahona è la Marketing Manager di PowerDMARC, con oltre 5 anni di esperienza nella scrittura di argomenti di cybersecurity, specializzata in sicurezza dei domini e delle e-mail. Ahona ha conseguito una laurea in Giornalismo e Comunicazione, consolidando la sua carriera nel settore della sicurezza dal 2019.

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