Jak sprawdzić dostarczalność wiadomości e-mail?

Czy wiesz, że jedna na sześć legalnych wiadomości e-mail nigdy nie dociera do zamierzonego odbiorcy? Firmy inwestują tygodnie i miesiące w przygotowanie idealnej kampanii e-mail marketingowej i znaczne zasoby finansowe tylko po to, aby odkryć, że ich e-maile lądują w folderze spamu.

Aby uniknąć marnowania czasu, pieniędzy i innych cennych zasobów, ważne jest regularne sprawdzanie dostarczalności wiadomości e-mail. Dostarczalność wiadomości e-mail mierzy, ile wysłanych wiadomości e-mail dociera do skrzynki odbiorczej odbiorcy. Wskaźnik dostarczalności wiadomości e-mail to procent wiadomości e-mail pomyślnie dostarczonych do skrzynek odbiorczych odbiorców.

Jak sprawdzić dostarczalność wiadomości e-mail?

Oto kilka ogólnych narzędzi i metod sprawdzania dostarczalności wiadomości e-mail.

Korzystanie z narzędzi do testowania dostarczalności online

Istnieje wiele narzędzi do testowania dostarczalności online, których można użyć do szybkiego sprawdzenia dostarczalności wiadomości e-mail. 

• Mail Tester zapewnia tani i łatwy sposób testowania jakości newsletterów. Za każdym razem, gdy korzystasz z Mail Tester, generuje on losowy adres e-mail, na który możesz wysłać wiadomość testową ze swojego newslettera lub oprogramowania pocztowego. Następnie należy kliknąć przycisk "Sprawdź swój wynik", a platforma poda wynik spamu. Mail Tester analizuje nie tylko wiadomości, ale także serwer pocztowy i adresy IP, aby dostarczyć kompleksowy raport na temat jakości konfiguracji.
• Narzędzie PowerDMARC Narzędzie MailAuth Analyzer pomaga analizować nagłówki wiadomości e-mail w celu identyfikacji luk w dostarczalności wiadomości e-mail i potencjalnie złośliwych źródeł wysyłania. Daje również przegląd rekordów uwierzytelniania poczty elektronicznej, pomagając w rozwiązywaniu błędów i szybkiej poprawie dostarczalności.

Sprawdzanie rekordów uwierzytelniania poczty e-mail

Powinieneś regularnie sprawdzać swoje rekordy uwierzytelniania poczty e-mail i zwracać uwagę na statusy SPF, DKIM i DMARC, aby upewnić się, że Twoje wiadomości nie pojawiają się w folderach spamu z powodu błędów uwierzytelniania. 

Analizator DMARC firmy PowerDMARC zapewnia właścicielom domen widoczność, której potrzebują, aby chronić swoją domenę przed nieautoryzowanym użyciem (np. phishingiem i spoofingiem).

Sprawdź, czy Twoja domena jest chroniona, aby upewnić się, że następna wiadomość e-mail zostanie bezpiecznie dostarczona do zamierzonego odbiorcy! 

Monitorowanie współczynników odrzuceń i czarnych list

Odbicia występują, gdy wiadomości e-mail nie zostaną dostarczone. Główne rodzaje odrzuceń to twarde i miękkie. Twarde odesłania odnoszą się do trwałych niepowodzeń w dostarczaniu z powodu nieprawidłowych lub nieistniejących adresów i domen, podczas gdy miękkie odesłania obejmują tymczasowe problemy, takie jak pełne skrzynki odbiorcze lub problemy z serwerem. Aby je ograniczyć, należy regularnie monitorować i czyścić listę mailingową, aby pozbyć się nieprawidłowych lub nieaktywnych adresów. 

Jeśli chodzi o czarne listy, wiele łatwo dostępnych narzędzi online może pokazać, czy jesteś na czarnej liście, czy nie. Przykłady takich narzędzi obejmują PowerDMARC's Blacklist Checker i Google Postmaster Toolsktóre pomagają monitorować czarne listy i podejmować działania w przypadku znalezienia się na nich.

Analiza raportów niedostarczenia (NDR)

Gdy wiadomości e-mail nie zostaną pomyślnie dostarczone do docelowego odbiorcy, platformy takie jak Microsoft 365 lub Office 365 zazwyczaj podają kod błędu wraz z wysłaniem powiadomienia o stanie dostawy (DSN). Najpopularniejszą kategorią DNS jest raport o niedostarczeniu (NDR). Częstym powodem NDR jest drobna literówka w adresie e-mail odbiorcy.

Oprócz innych informacji, raporty NDR zawierają kod błędu informujący o tym, dlaczego wiadomość nie została pomyślnie wysłana do skrzynki odbiorczej oraz sposoby rozwiązania problemu. Dokładna analiza raportów NDR może dostarczyć szczegółowych informacji na temat bieżących problemów i pomóc w zidentyfikowaniu sposobów na przezwyciężenie niepowodzeń w dostarczalności. 

Ocena reputacji nadawcy

Dostawcy usług internetowych przypisują ocenę reputacji nadawcy na podstawie jakości praktyk wysyłania wiadomości e-mail. Aby uniknąć czarnych list i mieć dobrą reputację nadawcy, powinieneś starać się tworzyć treści, które są angażujące, interaktywne i odpowiednie dla potrzeb i preferencji docelowych odbiorców. Powinieneś także utrzymywać zrównoważone zachowanie w zakresie wysyłania wiadomości i eliminować luki w dostarczalności e-maili, gdy je zauważysz. 

Pomiar wskaźników zaangażowania

Dostarczalność wiadomości e-mail może wpływać na inne wskaźniki zaangażowania, takie jak współczynniki otwarć, CTR itp. Może również skutkować skargami na spam i prowadzić do utraty reputacji, jeśli wskaźnik dostarczalności jest zbyt niski. Dlatego też powinieneś używać takich wskaźników do identyfikowania, śledzenia i rozwiązywania problemów z dostarczalnością na czas. Należy pamiętać, że wskaźniki zaangażowania często nie są samodzielnymi liczbami, ale są ze sobą powiązane i współzależne jako część większego, kompleksowego systemu. 

Sprawdzanie dostarczalności wiadomości e-mail w Gmailu

Oto kilka wskazówek, jak sprawdzić dostarczalność wiadomości e-mail, w szczególności w Gmailu. 

Korzystanie z wyszukiwania w dzienniku wiadomości e-mail

1. Najpierw zaloguj się do konsoli administratora Gmaila. Konto administratora jest wymagane, aby uzyskać dostęp do funkcji raportowania. 
2. Następnie przejdź do sekcji Raportowanie i kliknij przycisk Wyszukiwanie dziennika wiadomości e-mail w konsoli administratora.
3. Następnym krokiem będzie wklejenie identyfikatora wiadomości podanego przez użytkownika w polu wyszukiwania. 
4. Tam można ustawić datę tak, aby była zgodna z ramami czasowymi zbliżonymi do daty wysłania wiadomości e-mail.

Raporty dostarczenia wiadomości

Aby uzyskać dostęp do raportów dostarczania wiadomości i analizować zaakceptowane lub odrzucone wiadomości e-mail, przejdź do konsoli administratora, wybierz Security > Security Center > Dashboard. Następnie możesz kliknąć Wyświetl raport w panelu dostarczania wiadomości. 

Dostosowywanie i eksportowanie raportów

Jeśli chcesz dostosować raporty w celu skutecznego sprawdzenia dostarczalności wiadomości e-mail, możesz po prostu skorzystać z rozwijanych menu znajdujących się nad wykresem. Umożliwią one dostosowanie raportów według Źródło ruchu (tj. czy jest to wiadomość zewnętrzna czy wewnętrzna), określonej Domenai Zakres dat (do wyboru są opcje z dnia dzisiejszego, wczorajszego lub z ostatnich 31 dni). Jeśli chcesz wygenerować arkusz kalkulacyjny danych na podstawie wykresu, kliknij Eksportuj arkusz, a zostanie on zapisany w folderze Mój sterownik.

Sprawdzanie dostarczalności wiadomości e-mail w Outlooku

Outlook oferuje kilka metod sprawdzania dostarczalności wiadomości e-mail:

Potwierdzenia dostawy

Aby sprawdzić, czy wiadomość e-mail została dostarczona na serwer odbiorcy, program Outlook umożliwia zażądanie potwierdzenia dostarczenia. Wystarczy przejść do menu Plik, wybrać Opcje, a następnie Poczta i zaznaczyć pole Potwierdzenie dostarczenia. Jeśli wiadomość e-mail została dostarczona, otrzymasz wiadomość z potwierdzeniem statusu dostawy.

Raporty o braku dostawy (NDR)

W przypadku, gdy wiadomość e-mail nie została dostarczona, program Outlook wydaje raport o niedostarczeniu (NDR), który jest najczęstszym typem powiadomienia o stanie dostarczenia (DSN). Obejmuje on kod błędu wymieniający przyczyny niepowodzenia, wraz z sugerowanymi rozwiązaniami i linkiem do dodatkowych materiałów pomocy. 

Microsoft 365 Troubleshooter

Istnieje dedykowane narzędzie do rozwiązywania problemów dla administratorów Microsoft 365, które pomaga identyfikować i rozwiązywać problemy z dostarczaniem wiadomości e-mail. Narzędzie to nie jest jednak dostępne dla niektórych wariantów Microsoft 365, takich jak rządowe lub obsługiwane przez 21Vianet lub w Niemczech.

Analiza skrzynki odbiorczej

Ta zautomatyzowana funkcja oferuje dokładne, kompleksowe statystyki dla różnych dostawców usług e-mail, w tym informacje związane z tym, dlaczego wiadomości e-mail wpadły do folderu spamu. Zawiera również przydatne wskazówki dotyczące zwiększania dostarczalności wiadomości e-mail.

Najlepsze praktyki poprawiające dostarczalność wiadomości e-mail

Oto kilka wskazówek, których możesz przestrzegać, aby poprawić dostarczalność wiadomości e-mail. 

Regularne czyszczenie list e-mailowych

Jeśli twoje listy e-mail zawierają nieprawidłowe adresy lub nieistniejące domeny, możesz często doświadczać miękkich i twardych odrzuceń. Powinieneś natychmiast usunąć nieprawidłowe lub nieistniejące domeny, aby uniknąć twardych odrzuceń i usunąć adresy, które ciągle odrzucają, aby zmniejszyć liczbę miękkich odrzuceń. Regularne czyszczenie list mailingowych pomoże utrzymać ich jakość i trafność. 

Korzystanie z podwójnej zgody zapewnia, że lista zawiera tylko legalnych odbiorców, którzy są naprawdę zainteresowani i prawdopodobnie zaangażują się w twoje e-maile.

Skonfiguruj prawidłowe uwierzytelnianie poczty e-mail

Uwierzytelnianie poczty e-mail może pomóc zmniejszyć ryzyko spoofingu i phishingu a tym samym zwiększyć reputację domeny i dostarczalność. Protokoły uwierzytelniania poczty elektronicznej, takie jak DMARC, SPF i DKIM, umożliwiają właścicielom domen uwierzytelnianie ich wiadomości e-mail i zapobiegają wpadaniu prawidłowych, bezpiecznych wiadomości e-mail do folderu spamu.

Można użyć niezawodnego Generator SPF aby zapewnić dokładność rekordu SPF i wykorzystać hostowane usługi DMARC aby upewnić się, że rozwiązanie DMARC jest poprawnie skonfigurowane i monitorowane w celu zapewnienia maksymalnego bezpieczeństwa i wysokiej dostarczalności wiadomości e-mail.

Personalizacja wiadomości e-mail i unikanie spamu

Czy wiesz, że filtry antyspamowe wykorzystują zaawansowane algorytmy do analizy treści wiadomości e-mail i zaangażowania odbiorców? Ogólne wiadomości mogą negatywnie wpłynąć na wskaźnik dostarczalności wiadomości e-mail, ponieważ mogą nie być wystarczająco istotne, aby zaangażować odbiorców; brak zaangażowania jest również czerwoną flagą, która może spowodować, że przyszłe wiadomości e-mail zostaną oznaczone jako spam. 

Dlatego upewnij się, że Twoje e-maile są spersonalizowane, zawierają wystarczającą ilość tekstu (pamiętaj o zasadzie 60/40 dotyczącej stosunku tekstu do obrazu) i są wysyłane w sposób zrównoważony, a nie nagłe skoki ilości wiadomości e-mail.

Korzystaj z dedykowanego adresu IP lub renomowanego serwera ESP

Jeśli regularnie wysyłasz dużą liczbę wiadomości e-mail, spróbuj mieć dedykowany adres IP. Ponadto wybór renomowanego dostawcy usług poczty elektronicznej, który ma wiele różnych funkcji dostarczalności wiadomości e-mail, może zapewnić automatyzację, dokładną analitykę, kompleksowe narzędzia do raportowania, a także segmentację i zarządzanie listami.

Regularne przeprowadzanie testów dostarczalności

Różne narzędzia do testowania dostarczalności wiadomości e-mail pozwalają właścicielom domen symulować sposób, w jaki różni dostawcy usług internetowych obsługują ich wiadomości e-mail w oparciu o takie czynniki, jak wzorce wysyłania i treść wiadomości e-mail.

Przemyślenia końcowe

Dostarczalność wiadomości e-mail jest kluczowym, ale często pomijanym czynnikiem sukcesu działań marketingowych. Na szczęście istnieje wiele sposobów na sprawdzenie aktualnego statusu dostarczalności wiadomości e-mail, zarówno ogólnych, jak i dedykowanych, specyficznych metod oferowanych przez Gmaila i Outlooka. 

W tym artykule omówiliśmy różne narzędzia i metody sprawdzania dostarczalności poczty elektronicznej, a także przedstawiliśmy wskazówki dotyczące najlepszych praktyk, takich jak regularne monitorowanie i prawidłowe konfigurowanie uwierzytelniania poczty elektronicznej. Jeśli szukasz kompleksowego pakietu do uwierzytelniania poczty elektronicznej, skontaktuj się z PowerDMARC już dziś i uzyskaj wsparcie w zakresie uwierzytelniania i dostarczalności poczty elektronicznej na jednej platformie!

• O
• Latest Posts

Milena Baghdasaryan

Specjalista ds. treści w PowerDMARC

Milena jest wykwalifikowaną pisarką i twórczynią treści z ponad 7-letnim doświadczeniem w tworzeniu angażujących treści na temat IT, cyberbezpieczeństwa, wirtualnych wydarzeń i nie tylko. Ma udokumentowane doświadczenie w dostarczaniu wysokiej jakości prac dla międzynarodowych magazynów i jest absolwentką prestiżowych instytucji, takich jak New York University Abu Dhabi, UWC China i College of Europe.

Najnowsze posty autorstwa Milena Baghdasaryan (zobacz wszystkie)

• Jak sprawdzić dostarczalność wiadomości e-mail? - 2 kwietnia 2025 r.
• Najlepsze narzędzia do sprawdzania DKIM w 2025 roku - 31 marca 2025 r.
• Słynne naruszenia danych i ataki phishingowe: Czego możemy się nauczyć - 27 marca 2025 r.