8 sichere E-Mail-Marketing-Tipps für Online-Unternehmen

E-Mail-Marketing hilft Unternehmen, ihre Kunden zu erreichen, Kontakte zu knüpfen und den Umsatz zu steigern. Allerdings gibt es auch einige potenzielle Gefahren. Nach Angaben des FBI hat die Zahl der BEC-Angriffe (Business Email Compromise) stark zugenommen und verursacht jedes Jahr Verluste in Milliardenhöhe, was unterstreicht, wie wichtig es ist, Ihre E-Mail-Marketingmaßnahmen zu schützen.  

E-Mail-Marketing-Risiken verstehen

Betrüger nutzen gängige Taktiken wie Phishing, Spam und Datenmissbrauch, um persönliche Daten auszunutzen, Betrug zu begehen oder die Informationen zu verkaufen, um sich finanziell zu bereichern. Beim Phishing geben sich Betrüger als vertrauenswürdige Quellen aus, um sensible Informationen zu stehlen, während beim Spam unerwünschte Massen-E-Mails an ahnungslose Opfer verschickt werden.

Andererseits können Hacker auch auf private Informationen, wie z. B. Kundendaten, zugreifen und so Datenschutzverletzungen verursachen, die Ihren Ruf ruinieren oder Sie sogar in Schwierigkeiten mit dem Gesetz bringen können. Vor diesem Hintergrund finden Sie hier 9 praktische Tipps, um beim E-Mail-Marketing sicher zu bleiben.

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Bewährte Praktiken für sicheres E-Mail-Marketing

1. Verwenden Sie die beste Virenschutzsoftware

Antivirensoftware ist die gängigste Methode, um Ihre E-Mail-Marketingbemühungen vor Viren, Phishing-Betrug und Datenverletzungen zu schützen. Es ist wichtig, die die beste Virenschutzsoftware zu finden zu finden, um den bestmöglichen Schutz zu erhalten. Laut dem Technikexperten Krishi Chowdhary bieten hochwertige Antivirenprogramme starke Sicherheit, Echtzeit-Bedrohungserkennung und zuverlässige Leistung, damit Ihre E-Mail-Marketing-Tools und -Daten sicher sind.

Eine gute Virenschutzsoftware kann auch E-Mail-Anhänge und Links auf gefährliche Software überprüfen, die Ihren Daten schaden oder Ihre Kampagnen stören könnte. Bei der Auswahl von Sicherheitstools für Ihr E-Mail-Marketing sollte die Virenschutzsoftware Teil einer umfassenderen Strategie sein, die sichere E-Mail-Marketingplattformen, eine starke Authentifizierung und regelmäßige Sicherheitsaudits umfasst. 

2. Verstehen und Einhalten der E-Mail-Vorschriften

Ein wichtiger Bestandteil des sicheren E-Mail-Marketings ist die Einhaltung von Vorschriften wie der Allgemeinen Datenschutzverordnung (GDPR) in Europa, der kanadischen Anti-Spam-Gesetzgebung (CASL) oder des kalifornischen Consumer Privacy Act (CCPA) in Kalifornien. Diese Gesetze verlangen, dass Sie vor dem Versand von Marketing-E-Mails die ausdrückliche Zustimmung der Empfänger einholen. Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail-Liste nur diejenigen enthält, die sich dafür entschieden haben.

Wenn Sie E-Mail-Adressen sammeln, sollten Sie deutlich machen, welche Art von Inhalten die Abonnenten erhalten werden, und ein Kontrollkästchen einfügen, in dem sie ihre Zustimmung geben können. 

Halten Sie Ihre E-Mail-Liste auf dem neuesten Stand, indem Sie veraltete oder ungültige Adressen entfernen. Regelmäßiges Löschen inaktiver oder unzustellbarer E-Mails schützt Ihren Ruf und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre E-Mails die gewünschte Zielgruppe erreichen. 

Darüber hinaus kann die Nichteinhaltung von Vorschriften auch Konsequenzen haben:

Geldbußen 

Vermarkter oder Organisationen, die sich nicht an die Regeln halten, können mit hohen Geldstrafen belegt werden. Ein deutliches Beispiel ist die Geldstrafe, die die US-Börsenaufsichtsbehörde (SEC) im Jahr 2021 gegen mehrere Maklerfirmen verhängt hat. 

Cambridge Investment Research und KMS Financial Services wurden unter anderem zu einer Geldstrafe von 750.000 Dollar verurteilt, nachdem Hacker die Kontrolle über die E-Mail-Konten ihrer Mitarbeiter erlangt und die persönlichen Daten Tausender Kunden und Klienten preisgegeben hatten.

Schädigung des Rufs

Wenn Sie sich nicht an die Regeln halten, haben die Leute möglicherweise kein Vertrauen mehr in Ihr Unternehmen. Das kann es schwierig machen, Dinge zu verkaufen und neue Kunden zu gewinnen.

Juristischer Ärger

Sie könnten rechtliche Probleme bekommen, wenn Sie die geltenden Vorschriften nicht befolgen. Das kann anstrengend und teuer werden.

3. Verwenden Sie eine sichere E-Mail-Marketing-Plattform

Die Wahl der richtigen E-Mail-Marketing-Plattform ist für die Sicherheit unerlässlich. Unabhängig davon, ob Sie Ihre Kampagnen intern verwalten oder mit kreativen Werbeagenturen zusammenarbeiten, sollten Sie nach Anbietern mit einem guten Ruf und positiven Bewertungen suchen, die einfach zu navigieren und zu bedienen sind, auch wenn Sie technisch nicht versiert sind.

Um Ihre Daten zu schützen, sollten Sie nach Plattformen mit starken Sicherheitsfunktionen wie starker Verschlüsselung und Zwei-Faktor-Authentifizierung suchen. Vertrauenswürdige Anbieter verfügen auch über Möglichkeiten, Phishing-Angriffe auf ihre Nutzer zu verhindern. Mailchimp und Constant Contact sind beliebte Plattformen, die diese Funktionen bieten.

4. Implementierung starker Authentifizierungsmethoden

Schützen Sie die Daten Ihrer Abonnenten mit den folgenden Tools:

MFA 

Verwenden Sie immer die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA), um eine zusätzliche Sicherheitsebene zu schaffen.

Verschlüsselung 

Dadurch werden Ihre Daten verschlüsselt, so dass sie für andere schwer zu lesen sind. Selbst wenn jemand Ihr Kennwort erhält, muss er auf andere Weise nachweisen, dass Sie es sind, um auf Ihr Konto zuzugreifen.

Starke Passwörter 

Verwenden Sie außerdem Passwörter, die sicher, eindeutig und schwer zu erraten sind. Verwenden Sie nicht dasselbe Passwort für mehrere Konten, und aktualisieren Sie Ihre Passwörter regelmäßig. Dieser einfache Schritt kann den unbefugten Zugriff auf Ihre E-Mail-Marketing-Tools verhindern.

5. Einsatz von E-Mail-Authentifizierungsprotokollen

E-Mail-Authentifizierung ist wie das Vorzeigen eines Ausweises, um zu beweisen, dass Sie derjenige sind, der Sie vorgeben zu sein. Sie stellt sicher, dass Ihre E-Mails wirklich von Ihnen und nicht von einem Betrüger stammen. Hier sind einige Tools, die Sie verwenden können:

DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) 

Damit wird festgelegt, wie E-Mail-Server E-Mails behandeln sollen, die die Authentifizierungsprüfung nicht bestehen. DMARC-Richtlinien geben den Postzustellern Anweisungen, was zu tun ist, wenn sie sich nicht sicher sind, ob ein Brief gefälscht ist, und Sie einen Bericht über verdächtige Aktivitäten erhalten.

Geben Sie Ihre E-Mail-Liste nicht an Dritte weiter, es sei denn, dies ist notwendig, und stellen Sie sicher, dass diese strenge Sicherheitsmaßnahmen einhalten. Erstellen Sie regelmäßig Sicherungskopien Ihrer E-Mail-Listen, aber bewahren Sie diese Sicherungen sicher auf, um unbefugten Zugriff zu verhindern.

SPF (Sender Policy Framework)

SPF teilt E-Mail-Servern mit, welche IP-Adressen berechtigt sind, in Ihrem Namen E-Mails zu versenden. So wird verhindert, dass Betrüger gefälschte E-Mails versenden, die vorgeben, Sie zu sein.

DKIM (DomainKeys Identified Mail) 

DKIM fügt Ihren E-Mails eine digitale Signatur hinzu, die beweist, dass auf dem Weg zum Empfänger keine Änderungen vorgenommen wurden.

6. Regelmäßige Sicherheitsaudits durchführen

Um die Sicherheit Ihres E-Mail-Marketings zu gewährleisten, sollten Sie Ihre Kampagnen regelmäßig überwachen, um Schwachstellen in Ihrem E-Mail-Marketing-System zu finden. Überprüfen Sie Ihre E-Mail-Praktiken, Ihre Software und Ihre Datenschutzmaßnahmen.

Ein plötzlicher Rückgang der Öffnungsraten oder der Zustellbarkeit kann auf Probleme hinweisen, z. B. darauf, dass Ihre E-Mails als Spam markiert wurden oder eine Sicherheitsverletzung vorliegt. Wenn Sie wachsam bleiben und sichere E-Mail-Praktiken anwenden, können Sie potenzielle Bedrohungen schnell erkennen und beseitigen.

Um zu überprüfen, ob Ihr System sicher ist, können Sie Tools wie Nessus, OpenVAS oder Qualys verwenden oder einen Sicherheitsexperten mit SaaS-HR-Software beauftragen, der Ihr System überprüft und Sie berät. Um Ihr E-Mail-Marketing sicher zu machen, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Software immer auf dem neuesten Stand ist und Ihre Daten regelmäßig sichern. 

Bewahren Sie Kopien Ihrer E-Mail-Listen, Kampagnendetails und anderer wichtiger Dateien an einem sicheren Ort auf, beispielsweise in einem Cloud-Speicher. Auf diese Weise sind Ihre Daten geschützt und können bei einer Sicherheitsverletzung oder einem Datenverlust problemlos wiederhergestellt werden. Halten Sie immer einen Wiederherstellungsplan bereit, falls etwas schiefgeht.

7. Informieren Sie Ihr Team und Ihre Kunden

Sicherheit ist eine Teamleistung. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team in den bewährten Verfahren des E-Mail-Marketings und den Sicherheitsmaßnahmen gut geschult ist. Halten Sie alle Mitarbeiter durch regelmäßige Schulungen auf dem Laufenden über die neuesten Bedrohungen und wie man sie vermeiden kann.

Ermutigen Sie Ihre Kunden, alle verdächtigen E-Mails zu melden, die sie erhalten. Aus ihren Rückmeldungen können Sie nützliche Informationen gewinnen.

8. Informiert bleiben über Sicherheitsbedrohungen

Die Cybersicherheit ändert sich ständig, daher ist es wichtig, auf dem Laufenden zu bleiben. Informieren Sie sich regelmäßig über neue Bedrohungen und darüber, wie Sie Ihre E-Mail-Marketingaktivitäten schützen können.

Abonnieren Sie Benachrichtigungen von Cybersicherheitsgruppen und aktualisieren Sie Ihre E-Mail-Marketingstrategien nach Bedarf. Wenn beispielsweise eine neue Phishing-Masche auf E-Mail-Vermarkter abzielt, sollten Sie Ihre Sicherheitsmaßnahmen aktualisieren, um geschützt zu bleiben.

9. E-Mail-Metriken verfolgen

Die Verfolgung von E-Mail-Kennzahlen wie Öffnungsraten, Klickraten und Bounce-Raten kann wertvolle Einblicke in die Wirksamkeit Ihrer Kampagnen liefern und dabei helfen, potenzielle Probleme zu identifizieren. Ein plötzlicher Rückgang der Öffnungsraten oder eine hohe Bounce-Rate könnte auf Probleme mit der E-Mail-Zustellbarkeit hindeuten, die mit DNS-Problemen oder anderen technischen Problemen zusammenhängen können.
Die regelmäßige Überwachung dieser Kennzahlen mit E-Mail-Tracking-Tools kann Ihnen helfen, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben, z. B. DNS-Schwachstellen, die sich auf die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails auswirken könnten. In einigen Fällen kann auch ein Google-Such-Scraper verwendet werden, um zu untersuchen, ob Phishing-Seiten oder gefälschte Markeninhalte, die in Suchmaschinen indexiert sind, zu Zustellbarkeits- oder Vertrauensproblemen beitragen.

Zusammenfassung

Sie müssen wachsam sein und regelmäßige Updates durchführen, um Ihr E-Mail-Marketing sicher zu halten. Es ist wichtig, dass Sie auf dem Laufenden bleiben und Ihre Tools und Strategien kontinuierlich verbessern, da sich auch die Sicherheitsbedrohungen ständig weiterentwickeln.

Für Unternehmen, die ihre E-Mail-Zustellbarkeit und Domain-Sicherheit verbessern möchten, kontaktieren Sie uns bei PowerDMARC, um eine kostenlose Expertenberatung zu erhalten.

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Ahona Rudra

Experte für Domain- und E-Mail-Sicherheit bei PowerDMARC

Ahona ist Marketing-Managerin bei PowerDMARC und verfügt über mehr als 5 Jahre Erfahrung im Schreiben über Cybersicherheitsthemen, insbesondere im Bereich Domain- und E-Mail-Sicherheit. Ahona hat einen Postgraduierten-Abschluss in Journalismus und Kommunikation und ist seit 2019 in der Sicherheitsbranche tätig.

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