Cos’è la modalità riservata di Gmail? Come funziona e quanto è sicura

La modalità riservata di Gmail è un'impostazione integrata in Gmail che consente di impostare una data di scadenza per un messaggio, richiedere un codice di accesso via SMS per aprirlo e impedire al destinatario di inoltrarlo, copiarlo, stamparlo o scaricarlo. Se vuoi sapere cos'è la modalità riservata in Gmail, la risposta è semplice: si tratta di una funzione di controllo rigoroso degli accessi, non di una crittografia end-to-end.

Quando si vede l'icona del lucchetto e dell'orologio nella finestra di composizione del messaggio, si è tentati di pensare che i propri dati siano completamente al sicuro. Molti utenti utilizzano questa funzione per inviare documenti finanziari, documenti relativi alle risorse umane e dati aziendali sensibili. Tuttavia, comprendere la realtà tecnica di questa funzione è fondamentale per la sicurezza dei propri dati.

Questa guida completa illustra le effettive funzionalità della funzione, il funzionamento della tecnologia sottostante, come utilizzarla su diversi dispositivi e cosa esattamente non protegge.

A cosa serve la modalità riservata in Gmail?

La modalità riservata di Gmail applica un livello di controllo degli accessi a livello di interfaccia ai messaggi inviati. Anziché proteggere l'e-mail matematicamente tramite la crittografia, limita le azioni che il destinatario può compiere all'interno del proprio client di posta elettronica.

Di seguito è riportata una descrizione dettagliata delle quattro principali misure di protezione che questa funzione applica alle tue comunicazioni.

Queste restrizioni sono estremamente efficaci contro gli errori involontari. Se invii una nota riservata e vuoi impedire che un collega la inoltri accidentalmente al reparto sbagliato, questa funzione funziona alla perfezione. Impedisce gli errori quotidiani degli utenti, ma non ferma gli autori di attacchi malevoli determinati a sottrarre i tuoi dati.

Come funziona la modalità riservata di Gmail?

Per comprendere i limiti di sicurezza della funzione “Modalità riservata” di Google, è necessario capire come vengono trasmessi i messaggi. Il meccanismo fondamentale che la maggior parte delle guide concorrenti non spiega è il modello dei link ospitati.

Quando si invia un’e-mail standard, il corpo del messaggio e gli allegati vengono instradati attraverso Internet e recapitati direttamente nella casella di posta del destinatario. Il server di posta del destinatario prende in carico i dati.

La modalità riservata di Gmail stravolge completamente questa architettura di consegna. Il corpo del messaggio e gli allegati non vengono mai effettivamente consegnati al server di posta del destinatario. Gmail, invece, archivia il contenuto in modo sicuro sui propri server. Il sistema invia quindi al destinatario un’e-mail provvisoria contenente un link univoco.

Quando il destinatario clicca su questo link, viene reindirizzato a una pagina web ospitata da Google che mostra il tuo messaggio.

Poiché Google mantiene il possesso del contenuto vero e proprio, può controllarne l'accesso in tempo reale. Quando si imposta una data di scadenza, si sta semplicemente indicando a Google di interrompere quel collegamento dopo un certo periodo di tempo. La scadenza funziona revocando l'accesso alla copia ospitata, non cancellando i dati dal dispositivo del destinatario.

L'esperienza dell'utente varia a seconda del provider di posta elettronica utilizzato:

• Per i destinatari di Gmail: i contenuti ospitati da Google vengono visualizzati senza problemi all'interno dell'interfaccia standard di Gmail. Sembrano una normale e-mail, ma l'interfaccia disattiva i pulsanti di stampa e di inoltro.
• Per i destinatari che non utilizzano Gmail: gli utenti che utilizzano Outlook, Yahoo o server di posta aziendali ricevono un’e-mail in cui viene indicato che hanno ricevuto un messaggio riservato. Per leggere il testo, devono cliccare su un link per aprire una pagina web sicura di Google nel proprio browser.

È fondamentale sottolineare che il mittente conserva sempre una copia permanente del messaggio nella propria cartella “Messaggi inviati”. Il messaggio non si autodistrugge mai veramente.

Come utilizzare la modalità riservata di Gmail (passo dopo passo)

Per utilizzare questa funzione bastano pochi clic. Le impostazioni sono integrate direttamente nella finestra standard di composizione dei messaggi per tutti gli utenti. È possibile trovare le istruzioni ufficiali e gli aggiornamenti nella guida "Inviare e aprire email riservate" della Guida di Gmail.

Sul desktop

L'interfaccia desktop rappresenta il modo più veloce per applicare queste impostazioni alla posta in uscita.

1. Apri la tua casella di posta Gmail e clicca sul pulsante “Scrivi” per creare una nuova bozza.

2. Guarda la barra degli strumenti di formattazione in basso, accanto al pulsante “Invia”. Individua l’icona che raffigura un lucchetto con un orologio davanti.

3. Fai clic su questa icona per attivare o disattivare la modalità riservata in Gmail. Un pannello delle impostazioni si sovrapporrà alla tua bozza.

4. Imposta il periodo di validità dal menu a tendina.

5. Scegli il requisito di codice di accesso che preferisci.

6. Fare clic su “Salva”. La finestra di composizione diventerà blu, a indicare che la modalità è attiva.

7. Finisci di scrivere la tua e-mail e clicca su "Invia".

Su dispositivi mobili (iOS e Android)

Il flusso di lavoro su dispositivi mobili è identico sia sui dispositivi Apple che su quelli Android.

1. Apri l'app ufficiale di Gmail sul tuo smartphone o tablet.
2. Tocca il pulsante "Scrivi " nell'angolo in basso a destra.
3. Tocca l'icona del menu con i tre puntini situata nell'angolo in alto a destra dello schermo.
4. Seleziona la modalità "Riservato " dal menu a tendina.
5. Attiva la funzione per visualizzare le impostazioni relative alla scadenza e al codice di accesso.
6. Modifica le impostazioni secondo necessità.
7. Tocca il segno di spunta o il pulsante “Salva” nell’angolo in alto a destra.
8. Completa il tuo messaggio e invialo.

Impostazione di una data di scadenza

L'interfaccia ti obbliga a scegliere una durata predefinita per il tuo messaggio. Non è possibile impostare una data e un'ora personalizzate. Gli intervalli di scadenza attualmente disponibili nell'interfaccia utente sono: 1 giorno, 1 settimana, 1 mese, 3 mesi o 5 anni.

Il conto alla rovescia inizia nel momento esatto in cui clicchi su “Invia”. Se scegli “1 giorno”, il link smetterà di funzionare esattamente 24 ore dopo che il messaggio sarà stato inviato.

Aggiunta di un codice di accesso via SMS

L'autenticazione è una componente fondamentale del controllo degli accessi. Gmail offre due opzioni distinte per verificare l'identità del destinatario prima che questi possa aprire il link ospitato.

• Nessun codice di accesso via SMS: se selezioni questa opzione, i destinatari che utilizzano Gmail potranno aprire il messaggio direttamente senza ulteriori passaggi. I destinatari che utilizzano indirizzi e-mail diversi da Gmail riceveranno un’e-mail separata contenente un codice di accesso monouso che dovranno inserire per visualizzare la pagina web.

• Codice di accesso via SMS: se si seleziona questa opzione, tutti i destinatari dovranno inserire un codice inviato tramite SMS sul proprio cellulare.

L'opzione SMS presenta un importante problema in termini di privacy. Per utilizzarla, tu, in qualità di mittente, devi digitare manualmente il numero di telefono del destinatario in un campo di Google. Ciò comporta la trasmissione di un numero di telefono potenzialmente privato ai server di Google. I sostenitori della privacy segnalano spesso questo aspetto come un compromesso negativo, specialmente se stai comunicando con qualcuno che evita attivamente i servizi di Google.

Inoltre, i codici di accesso via SMS non sono disponibili in tutto il mondo. Questa funzionalità dipende dalle partnership regionali di Google con gli operatori di telecomunicazioni.

Come revocare l'accesso prima della data di scadenza

Non è necessario attendere che il timer scada. Se invii un documento riservato a un collaboratore esterno e il suo progetto termina in anticipo, puoi interrompere manualmente il collegamento immediatamente.

1. Apri la posta in arrivo di Gmail e vai alla cartella " Messaggi inviati".

2. Individua e apri l'e-mail riservata che hai inviato in precedenza.

3. In fondo al messaggio, fare clic sul pulsante " Rimuovi accesso".

4. Il link del destinatario viene immediatamente disattivato. Se il destinatario tenterà di aprirlo nuovamente, visualizzerà un messaggio di errore che indica che il link è scaduto.

La modalità riservata di Gmail è crittografata?

Questa è la domanda più frequente e più importante che gli utenti pongono. La risposta diretta è no. La modalità riservata di Gmail non prevede la crittografia end-to-end.

I tuoi messaggi sono protetti dal protocollo TLS (Transport Layer Security) standard mentre transitano su Internet. Una volta giunti a Google, vengono crittografati mentre sono archiviati nell’infrastruttura di Google.

Tuttavia, è Google a detenere le chiavi di decrittografia. Ciò significa che i sistemi automatizzati di Google, e potenzialmente anche il personale di Google in caso di mandato di comparizione, possono leggere il contenuto dei tuoi messaggi. Questa funzione garantisce il controllo degli accessi, ma non una vera e propria crittografia.

Se hai bisogno di un sistema in cui solo il mittente e il destinatario siano in possesso delle chiavi, devi informarti su cosa sia la crittografia delle e-mail. Una vera privacy richiede protocolli come S/MIME o la crittografia lato client (CSE) di Google.

Ecco un confronto tra i diversi livelli di sicurezza.

Da cosa non protegge la modalità riservata di Gmail

Il pericolo di questa funzione risiede nel modo in cui viene percepita dagli utenti. Quando le persone vedono l'icona di un lucchetto, danno per scontato che i propri dati siano al sicuro. Per valutare il livello di sicurezza della Modalità riservata di Gmail è necessario esaminarne con obiettività i limiti tecnici.

Di seguito sono elencate le vulnerabilità specifiche da tenere in considerazione prima di utilizzare questa funzionalità con dati altamente sensibili.

Schermate e fotografie reali

Il software disattiva solo i pulsanti nativi all'interno del client di posta elettronica. Non ha alcun controllo sul sistema operativo del destinatario.

La stessa documentazione ufficiale di Google afferma chiaramente che questa funzione non impedisce ai destinatari di acquisire schermate o scattare foto dei messaggi e degli allegati. Un destinatario può semplicemente premere il tasto “Print Screen” sulla tastiera oppure avvicinare lo smartphone allo schermo e scattare una foto dei dati riservati.

Software dannoso e dispositivi compromessi

Le protezioni sono strettamente a livello di interfaccia. Se il computer di un destinatario è stato compromesso e infettato da malware, keylogger o estensioni del browser dannose, tali programmi possono facilmente estrarre i dati dallo schermo. La funzione non è in grado di proteggere i tuoi dati una volta che questi vengono visualizzati su un dispositivo non sicuro.

Le critiche dell'EFF sulla conservazione dei dati

Nel 2018, l’Electronic Frontier Foundation (EFF) ha pubblicato una dura critica alla terminologia utilizzata da Google. L’EFF ha sottolineato che definire questi messaggi “scaduti” è estremamente fuorviante per gli utenti comuni.

Quando un messaggio scade, semplicemente non è più visibile al destinatario. Non cessa però di esistere. Il messaggio rimane pienamente recuperabile dal mittente nella cartella "Inviati". Ancora più importante, rimane sui server di Google a tempo indeterminato, nel rispetto delle politiche standard di conservazione dei dati di Google e delle richieste legali di divulgazione delle informazioni.

Il divario dovuto alle idee errate degli utenti

I dati scientifici dimostrano che gli utenti fraintendono in modo sostanziale il funzionamento di questa funzione.

Uno studio condotto nel 2022 dai ricercatori Al Qahtani, Javed e Shehab presso l’UNC Charlotte ha esaminato il modo in cui le persone percepiscono l’icona del lucchetto. Nel loro studio qualitativo, il 58% dei partecipanti credeva erroneamente che le e-mail inviate in modalità riservata fossero crittografate end-to-end.
Ancora più allarmante è il fatto che il 63% dei partecipanti abbia dichiarato che il motivo principale per cui utilizzava questa funzione era la condivisione di documenti altamente sensibili. Gli utenti trasmettono regolarmente documenti di identità ufficiali, documenti finanziari aziendali e informazioni mediche private partendo dal presupposto errato che Google non possa vedere tali dati.

Quel divario tra ciò che le persone credono e ciò che la funzione fa realmente rappresenta il vero rischio per la sicurezza.

Identità del mittente e attacchi di spoofing

La modalità riservata limita le azioni che un destinatario può compiere con un messaggio. Non serve assolutamente a verificare chi sia il vero mittente del messaggio.

Un malintenzionato può facilmente falsificare un'e-mail per farla sembrare proveniente dal vostro amministratore delegato o dal vostro reparto risorse umane. L'autore dell'attacco può quindi presentare il proprio messaggio falso in modalità riservata per farlo sembrare più legittimo e urgente. L'icona del lucchetto induce i destinatari in un falso senso di sicurezza.

Per verificare l'identità del mittente di un messaggio, è necessario implementare un'autenticazione di dominio rigorosa. Per comprendere meglio questi concetti, di seguito è riportato un elenco di guide che puoi consultare:

1. Che cos'è l'autenticazione delle e-mail?
2. Che cos’è lo spoofing delle e-mail?
3. Che cos’è il DMARC?

La modalità riservata di Gmail è conforme alla normativa HIPAA?

Le strutture sanitarie chiedono spesso se questa opzione sia conforme alle leggi sulla riservatezza dei dati sanitari. La risposta richiede alcune precisazioni.

Google sarà lieta di sottoscrivere un Accordo di collaborazione commerciale (BAA) relativo al servizio Gmail di base per i clienti a pagamento di Google Workspace.

Tuttavia, il semplice fatto di attivare o disattivare la modalità riservata non costituisce di per sé una misura di controllo valida ai fini della conformità all’HIPAA.

La conformità dipende interamente dal fatto che la vostra organizzazione disponga di un accordo BAA firmato e che l'ambiente Workspace sia configurato secondo rigide linee guida di sicurezza. Non è possibile fare affidamento su un timer di scadenza per proteggere le informazioni sanitarie dei pazienti.

Inoltre, gli account Gmail personali gratuiti (indirizzi che terminano con @gmail.com) non sono mai conformi alla normativa HIPAA, indipendentemente dalle impostazioni utilizzate. Verificate sempre l’ambito del vostro BAA direttamente con l’assistenza di Google Workspace prima di trasmettere dati protetti.

Modalità riservata, e-mail standard ed e-mail crittografata: quando utilizzare ciascuna di esse

Per scegliere il metodo di comunicazione più adatto è necessario abbinare lo strumento alla propria specifica classificazione dei dati. Non utilizzare uno strumento crittografico complesso per condividere il menu del pranzo, né uno strumento di controllo degli accessi di base per condividere un numero di previdenza sociale.

La modalità riservata è ideale quando si desidera garantire una corretta gestione dei dati. Se devi inviare credenziali di accesso temporanee a un collaboratore di fiducia e vuoi assicurarti che tali credenziali non rimangano nella sua casella di posta per cinque anni, questo è lo strumento perfetto.

Se hai a che fare con dati soggetti a normative o con ambienti ostili, questo non è lo strumento adatto. Per garantire una privacy effettiva, devi implementare S/MIME. Leggi la nostra guida tecnica su come inviare e-mail sicure con Gmail per scoprire come implementare sistemi di crittografia efficaci nella tua organizzazione.

Come disattivare la modalità riservata in Gmail

La gestione di questa funzione varia a seconda che si tratti di un singolo utente o di un amministratore IT.

Se sei il mittente e desideri rimuovere la restrizione da una bozza che stai scrivendo, ti basta cliccare sull'icona con il lucchetto e l'orologio nella parte inferiore della finestra di composizione e disattivare l'interruttore. La finestra tornerà da blu a bianca.

Se gestisci una rete aziendale, potresti voler impedire del tutto ai dipendenti di utilizzare questa funzione. Gli amministratori IT spesso la disattivano perché i messaggi scaduti possono creare problemi per l’e-discovery aziendale, l’archiviazione a fini di conformità e le politiche di conservazione dei dati a fini legali.

Per disattivare questa funzione a livello di organizzazione, è necessario accedere all'infrastruttura di backend. È possibile seguire la guida ufficiale della Guida per gli amministratori di Google Workspace.

1. Accedi alla tua console di amministrazione di Google Workspace.
2. Accedi alle impostazioni utente di Gmail.
3. Scorri verso il basso fino a trovare la sezione “Modalità riservata”.
4. Deseleziona la casella “Abilita modalità riservata”.
5. Salva le modifiche. I tuoi dipendenti non vedranno più l’icona del lucchetto nella finestra di composizione dei messaggi.

Domande frequenti

La modalità riservata di Gmail è affidabile?

Sì. Si tratta di una funzionalità di Google del tutto legittima che applica con efficacia controlli di accesso di base quali date di scadenza, autenticazione tramite SMS e restrizioni alla stampa. Tuttavia, non è uno strumento crittografico e non garantisce una privacy assoluta nei confronti di Google o di aggressori determinati.

Il destinatario può comunque fare uno screenshot di un’e-mail riservata?

Sì. Google conferma esplicitamente nella propria documentazione che questa funzione non può impedire la creazione di screenshot a livello di dispositivo né lo scatto di fotografie. Si limita a rimuovere i pulsanti nativi di copia, inoltro e stampa presenti all’interno del programma di posta elettronica.

È possibile scaricare gli allegati da un’e-mail inviata in modalità riservata?

No. L'opzione di download nativa è disabilitata sia per il corpo del messaggio che per tutti i file allegati. I destinatari possono visualizzare gli allegati in tutta sicurezza all'interno del visualizzatore protetto del browser, ma non possono salvare i file direttamente sul proprio disco rigido locale.

Cosa succede quando scade un'e-mail inviata in modalità riservata?

Il destinatario perde immediatamente l'accesso ai dati. Il link web che ha ricevuto restituirà un errore e non visualizzerà più il contenuto. Tuttavia, l'e-mail originale rimane archiviata in modo permanente nella cartella "Messaggi inviati" del mittente e conservata sui server di Google.

La modalità riservata funziona anche con destinatari che non utilizzano Gmail?

Sì. Gli utenti che non utilizzano Gmail ricevono un'e-mail standard contenente un link sicuro. Cliccando sul link, il messaggio crittografato si apre su una pagina web sicura ospitata da Google. A seconda delle impostazioni, potrebbe essere necessario richiedere e inserire un codice di accesso via SMS per sbloccare quella pagina.

La modalità riservata è disponibile nell'account Gmail personale gratuito?

Sì. La funzione è completamente gratuita e disponibile per tutti. Sia gli utenti privati di Gmail con account gratuito sia i clienti aziendali a pagamento di Google Workspace hanno accesso alle stesse funzionalità di controllo degli accessi nella finestra di composizione dei messaggi.

Parole finali

La modalità riservata di Gmail è un'ottima funzione di praticità, ma non costituisce un rigoroso controllo di sicurezza. Limita efficacemente ciò che un destinatario collaborativo e ben intenzionato può fare involontariamente con il tuo messaggio. Impedisce gli inoltri accidentali ed evita che le password temporanee rimangano nelle vecchie caselle di posta.

Il vero pericolo sta nel dare per scontato che questa funzione garantisca la privacy crittografica. Come ha dimostrato lo studio dell’UNC Charlotte, la maggior parte degli utenti crede erroneamente che questo strumento crittografi i propri dati e li nasconda a Google. In realtà non fa né l’una né l’altra cosa.

Adatta sempre i tuoi strumenti di sicurezza al livello effettivo di sensibilità dei tuoi dati. Se gestisci informazioni soggette a normative, è necessario ricorrere a una crittografia adeguata.

Se stai valutando il livello complessivo di sicurezza della tua posta elettronica, assicurati innanzitutto che il tuo dominio non possa essere oggetto di spoofing da parte di malintenzionati. Esegui un controllo rapido e gratuito con il nostro Domain Analyzer per verificare se la tua infrastruttura è vulnerabile allo spoofing.

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Ahona Rudra

Esperto di sicurezza dei domini e della posta elettronica presso PowerDMARC

Ahona è la Marketing Manager di PowerDMARC, con oltre 5 anni di esperienza nella scrittura di argomenti di cybersecurity, specializzata in sicurezza dei domini e delle e-mail. Ahona ha conseguito una laurea in Giornalismo e Comunicazione, consolidando la sua carriera nel settore della sicurezza dal 2019.

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