Come controllare la deliverability delle e-mail?

Lo sapevate che una su sei email legittime non raggiunge mai il destinatario? Le aziende investono settimane e mesi per creare la campagna di email marketing perfetta e ingenti risorse finanziarie per poi scoprire che le loro email finiscono nella cartella dello spam.

Per evitare sprechi di tempo, denaro e altre risorse preziose, è importante effettuare regolarmente un controllo della deliverability delle e-mail. La deliverability delle e-mail misura il numero di e-mail inviate che raggiungono la casella di posta del destinatario. Il tasso di deliverability delle e-mail è la percentuale di e-mail consegnate con successo alla casella di posta dei destinatari.

Come controllare la deliverability delle e-mail?

Ecco alcuni strumenti e metodi generali per verificare la deliverability delle e-mail.

Utilizzo degli strumenti di verifica della deliverability online

Esistono molti strumenti di test di deliverability online che possono essere utilizzati per effettuare un rapido controllo della deliverability delle e-mail. 

• Mail Tester offre un modo economico e semplice per testare la qualità delle vostre newsletter. Ogni volta che si utilizza Mail Tester, viene generato un indirizzo e-mail casuale a cui inviare un messaggio di prova dalla propria newsletter o dal proprio software di posta elettronica. Quindi, si deve cliccare sul pulsante "Controlla il tuo punteggio" e la piattaforma fornirà un punteggio di spam. Mail Tester analizza non solo il messaggio, ma anche il server di posta e gli IP di invio per fornire un rapporto completo sulla qualità delle configurazioni.
• Lo strumento PowerDMARC Analizzatore MailAuth aiuta ad analizzare le intestazioni delle e-mail per identificare le lacune nella deliverability delle e-mail e le fonti di invio potenzialmente dannose. Inoltre, fornisce una panoramica dei record di autenticazione delle e-mail, aiutandovi a risolvere gli errori e a migliorare tempestivamente la deliverability.

Controllo dei record di autenticazione e-mail

È necessario controllare regolarmente i record di autenticazione delle e-mail e prestare attenzione allo stato di SPF, DKIM e DMARC per assicurarsi che i messaggi non appaiano nelle cartelle di spam a causa di errori di autenticazione. 

L'analizzatore DMARC di PowerDMARC fornisce ai proprietari di domini la visibilità necessaria per proteggere il proprio dominio da usi non autorizzati (ad esempio, phishing e spoofing).

Controllate se il vostro dominio è protetto per assicurarvi che la vostra prossima e-mail sia consegnata al destinatario! 

Monitoraggio della frequenza di rimbalzo e delle blacklist

I bounce si verificano quando le e-mail non vengono consegnate. I principali tipi di bounce sono hard e soft. Gli hard bounce si riferiscono a mancate consegne permanenti a causa di indirizzi e domini non validi o inesistenti, mentre i soft bounce includono problemi temporanei come caselle di posta piene o problemi del server. Per ridurli, è necessario monitorare e pulire regolarmente la propria lista e-mail per eliminare gli indirizzi non validi o inattivi. 

Per quanto riguarda le liste nere, molti strumenti online di facile accesso possono mostrare se siete o meno su una lista nera. Esempi di tali strumenti sono Il verificatore di liste nere di PowerDMARC e Strumenti per i postmaster di Googleche aiutano a monitorare le blacklist e a intervenire nel caso in cui ci si trovi in esse.

Analisi dei rapporti di mancata consegna (NDR)

Quando le vostre e-mail non vengono consegnate con successo al destinatario, piattaforme come Microsoft 365 o Office 365 forniscono in genere un codice di errore insieme all'invio di una notifica di stato di consegna (DSN). La categoria di DSN più comune è la rapporto di mancata consegna (NDR). Un motivo comune per gli NDR è un piccolo errore di battitura nell'indirizzo e-mail del destinatario.

Oltre ad altre informazioni, gli NDR includono un codice di errore sul motivo per cui il messaggio non è stato inviato con successo alla casella di posta e sui modi per risolvere il problema. Un'analisi attenta degli NDR può fornire informazioni dettagliate sui problemi attuali e aiutare a identificare i percorsi per superare i problemi di deliverability. 

Valutazione della reputazione del mittente

Gli ISP assegnano un punteggio di reputazione del mittente in base alla qualità delle pratiche di invio delle e-mail. Per evitare le blacklist e avere una buona reputazione di mittente, dovreste cercare di creare contenuti coinvolgenti, interattivi e pertinenti alle esigenze e alle preferenze dei vostri destinatari. Dovreste anche mantenere un comportamento di invio equilibrato e affrontare le lacune di deliverability delle e-mail quando le notate. 

Misurare le metriche di coinvolgimento

La deliverability delle e-mail può avere un impatto su altre metriche di coinvolgimento come i tassi di apertura, il CTR, ecc. Se il tasso di recapitabilità è troppo basso, può anche causare reclami per spam e danni alla reputazione. Pertanto, è necessario utilizzare queste metriche per identificare, monitorare e risolvere i problemi di deliverability in tempo. Ricordate che le metriche di engagement spesso non sono numeri a sé stanti, ma sono interconnesse e interdipendenti come parte di un sistema più ampio e completo. 

Verifica della deliverability delle e-mail in Gmail

Ecco alcuni suggerimenti su come controllare la deliverability delle e-mail in particolare in Gmail. 

Utilizzo della ricerca nel registro e-mail

1. Innanzitutto, accedere alla console di amministrazione di Gmail. Per accedere alle funzioni di reporting è necessario un account amministratore. 
2. Quindi, passare alla sezione Reporting e alla voce Ricerca registro e-mail nella console amministrativa.
3. Il passo successivo consiste nell'incollare l'ID del messaggio fornito dall'utente nel campo di ricerca. 
4. A questo punto, è possibile impostare la data in modo che si allinei con l'intervallo di tempo vicino alla data di invio dell'e-mail.

Rapporti sulla consegna dei messaggi

Per accedere ai rapporti sulla consegna dei messaggi e analizzare le e-mail accettate o rifiutate, accedere alla console amministrativa, selezionare Sicurezza > Centro sicurezza > Dashboard. È quindi possibile fare clic su Visualizza rapporto nel pannello di consegna dei messaggi. 

Personalizzazione ed esportazione dei report

Se desiderate personalizzare i report per un controllo efficiente della deliverability delle e-mail, potete semplicemente utilizzare i menu a discesa che si trovano sopra il grafico. Questi vi permetteranno di personalizzare i report in base a Origine del traffico (cioè, se si tratta di un messaggio esterno o interno), lo specifico Dominioe Intervallo di date (si può scegliere tra le opzioni oggi, ieri o per gli ultimi 31 giorni). Se si desidera generare un foglio di calcolo basato sul grafico, fare clic su Esporta foglio e il foglio verrà salvato nella cartella Il mio driver.

Verifica della recapitabilità delle e-mail in Outlook

Outlook offre diversi metodi per verificare la recapitabilità dei messaggi di posta elettronica:

Ricevute di consegna

Per verificare se il messaggio di posta elettronica è stato consegnato al server del destinatario, Outlook consente di richiedere una ricevuta di consegna. È sufficiente andare nel menu File, selezionare Opzioni, quindi Posta, e selezionare la casella Ricevuta di consegna. Nel caso in cui un'e-mail sia stata consegnata, si riceverà un messaggio di conferma sullo stato di consegna.

Rapporti di mancata consegna (NDR)

Nel caso in cui un messaggio di posta elettronica non sia stato consegnato, Outlook emette un Rapporto di mancata consegna (NDR), che è il tipo più comune di notifica dello stato di consegna (DSN). Il rapporto include un codice di errore che indica le cause del mancato recapito, oltre a soluzioni suggerite e a un link a materiale di aiuto aggiuntivo. 

Risoluzione dei problemi di Microsoft 365

Per gli amministratori di Microsoft 365 esiste uno strumento di risoluzione dei problemi dedicato che aiuta a identificare e risolvere i problemi di consegna delle e-mail. Tuttavia, questo strumento non è disponibile per alcune varianti di Microsoft 365, come quelle governative o quelle gestite da 21Vianet o in Germania.

Approfondimenti sulla posta in arrivo

Questa funzione automatica offre statistiche complete e approfondite per i diversi provider di servizi e-mail, comprese le informazioni relative ai motivi per cui le e-mail sono finite nella cartella spam. Fornisce inoltre consigli utili per aumentare la deliverability delle e-mail.

Migliori pratiche per migliorare la deliverability delle e-mail

Ecco alcuni consigli da seguire per migliorare la deliverability delle e-mail. 

Pulire regolarmente gli elenchi di e-mail

Quando le vostre liste di e-mail includono indirizzi non validi o domini inesistenti, è possibile che si verifichino spesso rimbalzi morbidi e rigidi. Dovete rimuovere immediatamente i domini non validi o inesistenti per evitare i rimbalzi rigidi e rimuovere gli indirizzi che continuano a rimbalzare più volte per ridurre i rimbalzi morbidi. Pulire regolarmente le liste di e-mail vi aiuterà a mantenere la qualità e la pertinenza della lista. 

L'uso del doppio opt-in assicura che la vostra lista includa solo destinatari legittimi, realmente interessati e propensi a interagire con le vostre e-mail.

Impostare una corretta autenticazione delle e-mail

L'autenticazione delle e-mail può aiutarvi a ridurre il rischio di spoofing e phishing e quindi a migliorare la reputazione e la deliverability del dominio. I protocolli di autenticazione delle e-mail, come DMARC, SPF e DKIM, consentono ai proprietari dei domini di autenticare le loro e-mail e di evitare che e-mail valide e sicure finiscano nella cartella dello spam.

È possibile utilizzare un generatore SPF per garantire l'accuratezza del record SPF e sfruttare i servizi di servizi DMARC in hosting per garantire che la vostra soluzione DMARC sia configurata e monitorata correttamente per garantire la massima sicurezza e un'elevata deliverability delle e-mail.

Personalizzare le e-mail ed evitare le cause dello spam

Sapevate che i filtri antispam utilizzano algoritmi sofisticati per analizzare il contenuto delle e-mail e il coinvolgimento dei destinatari? I messaggi generici possono avere un impatto negativo sul vostro tasso di recapito delle e-mail, poiché potrebbero non essere sufficientemente rilevanti da coinvolgere i destinatari; la mancanza di coinvolgimento è anche una bandiera rossa che potrebbe far sì che le vostre future e-mail vengano contrassegnate come spam. 

Pertanto, assicuratevi che le vostre e-mail siano personalizzate, che includano abbastanza testo (ricordate la regola del 60/40 per il rapporto testo/immagine) e che siano inviate in modo equilibrato invece che con picchi improvvisi di volume.

Utilizzare un IP dedicato o un ESP affidabile

Cercate di avere un indirizzo IP dedicato se inviate regolarmente un volume elevato di e-mail. Inoltre, la scelta di un ESP affidabile che disponga di una vasta gamma di funzioni per la deliverability delle e-mail può fornirvi automazione, analisi approfondite, strumenti di reporting completi, nonché segmentazione e gestione delle liste.

Eseguire regolarmente test di deliverability

Diversi strumenti di verifica della deliverability delle e-mail consentono ai proprietari di domini di simulare il modo in cui i diversi ISP gestiscono le loro e-mail in base a fattori quali i modelli di invio e il contenuto delle e-mail.

Pensieri finali

La deliverability delle e-mail è un fattore cruciale, ma spesso trascurato, per il successo degli sforzi di marketing. Fortunatamente, esistono numerosi modi per verificare lo stato di recapitabilità delle e-mail, sia quelli generali che i metodi specifici offerti da Gmail e Outlook. 

In questo articolo abbiamo illustrato vari strumenti e metodi per controllare la deliverability delle e-mail, fornendo anche suggerimenti sulle best practice, come il monitoraggio regolare e la corretta impostazione dell'autenticazione delle e-mail. Se siete alla ricerca di una suite completa per l'autenticazione delle e-mail, contattate oggi stesso PowerDMARC e ottenete il supporto per i vostri obiettivi di autenticazione e deliverability delle e-mail in un'unica piattaforma!

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Milena Baghdasaryan

Specialista dei contenuti presso PowerDMARC

Milena è un'abile scrittrice e creatrice di contenuti con oltre 7 anni di esperienza nella creazione di contenuti coinvolgenti su IT, cybersicurezza, eventi virtuali e altro. Ha una comprovata esperienza nella realizzazione di lavori di alta qualità per riviste internazionali e si è laureata in istituzioni prestigiose come la New York University Abu Dhabi, l'UWC China e il College of Europe.

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