Email in coda: Cosa significa e come risolverlo

Hai scritto un'e-mail importante e hai cliccato su "Invia", ma invece di vedere la rassicurante conferma "Inviato", ti accorgi che il tuo messaggio è bloccato con lo stato "In coda". È frustrante, e capita a moltissime persone.

Un'e-mail in coda è semplicemente un messaggio in attesa di essere inviato dal client di posta elettronica al server del destinatario. Anche se di solito si tratta di uno stato temporaneo che si risolve da solo nel giro di pochi secondi o minuti, l'accodamento persistente può indicare problemi di fondo che richiedono la vostra attenzione.

In questo blog spieghiamo cosa significa quando un'e-mail viene messa in coda e come eliminarla per risparmiare tempo ed evitare che i messaggi importanti rimangano bloccati.

Cosa significa "e-mail in coda"?

Un'e-mail in coda è un messaggio in uscita che è stato temporaneamente inserito in un'area di attesa (la "coda") dal client di posta elettronica o dal server di posta perché non è pronto per essere inviato immediatamente. Essa passa invece attraverso diversi server utilizzando protocolli come il Simple Mail Transfer Protocol (SMTP).

La messa in coda delle e-mail è una fase normale del processo di invio. Immaginala come un ufficio postale digitale: la tua e-mail attende il proprio turno per essere elaborata e recapitata. Nella maggior parte dei casi, le email in coda vengono inviate in pochi secondi non appena la connessione è stabile e il server è pronto a riceverle.

Tuttavia, quando un'e-mail rimane in coda per un periodo prolungato, segnala che qualcosa impedisce il normale processo di trasmissione. Potrebbe trattarsi di un problema a livello dell'utente (ad esempio, problemi di connettività), del server del provider di posta elettronica o del server di posta del destinatario.

Come funzionano le e-mail in coda nei diversi client di posta elettronica

Il comportamento delle email in coda varia a seconda del client di posta elettronica utilizzato. Ogni piattaforma memorizza i messaggi bloccati in una posizione diversa e gestisce i tentativi di invio a modo suo. Ecco esattamente cosa aspettarsi in ciascun caso.

Gmail

• Le e-mail in coda vengono visualizzate nella Posta in uscita con l'etichetta «in coda» sotto l'oggetto
• La causa più comune è un'interruzione della sincronizzazione di Gmail, dall'attivazione della modalità offline o da un'interruzione della connessione ai server di Google
• La modalità Risparmio dati e l'ottimizzazione della batteria sui dispositivi mobili possono impedire all'app Gmail di sincronizzarsi in background
• L'aggiornamento manuale della schermata della Posta in uscita può innescare l'invio una volta ripristinata la connessione
• Se nelle impostazioni dell'account Gmail è attivata la modalità offline, le e-mail rimarranno in coda finché non tornerai alla modalità online

Prospettiva

• I messaggi in coda si trovano nella cartella "Posta in uscita" e vengono visualizzati in corsivo con una piccola icona a forma di orologio
• Gli utenti possono avviare manualmente l'invio cliccando su "Invia/Ricevi tutte le cartelle" o premendo il tasto F9
• Impostazioni SMTP errate sono una causa frequente di messaggi bloccati in Outlook, poiché impediscono all'applicazione di connettersi al server di posta in uscita
• Le e-mail con allegati di grandi dimensioni, superiori al limite di 25 MB, rimarranno in coda a tempo indeterminato finché l'allegato non verrà ridotto

Apple Mail

• Apple Mail mette in coda le e-mail nella Posta in uscita quando il dispositivo è offline o presenta problemi di connessione
• Una volta ristabilita una connessione Internet stabile, Apple Mail tenta automaticamente di inviare nuovamente i messaggi in attesa
• Se le e-mail continuano a rimanere in sospeso dopo la riconnessione, le cause più probabili sono impostazioni SMTP errate o una connessione di rete limitata

Yahoo Mail

• Yahoo Mail conserva i messaggi in coda nella cartella "Bozze" quando si è offline o in caso di problemi di connessione
• Una volta ripristinata una connessione Internet affidabile, Yahoo tenta automaticamente di inviarli
• Le code persistenti su Yahoo indicano solitamente problemi legati alle dimensioni degli allegati, impostazioni dell'account errate o una versione dell'app non aggiornata

Perché la mia e-mail è in coda? Le cause più comuni

Se la tua e-mail è in coda e non viene inviata, c'è sempre un motivo specifico alla base. Le e-mail in coda possono verificarsi per molte ragioni, da una semplice interruzione della connessione a problemi più complessi a livello di server o di dominio. Ecco le cause più comuni da verificare.

Connessione a Internet scadente

Per arrivare al server di posta, le e-mail necessitano di una connessione stabile. Un segnale Wi-Fi debole o una connessione dati mobile instabile possono interrompere completamente il processo di invio.

Inoltre, le e-mail di grandi dimensioni sono particolarmente vulnerabili, poiché un'interruzione della connessione durante l'invio fa tornare il messaggio direttamente in coda. Passare a una connessione Internet più affidabile è solitamente la soluzione più rapida.

Sovraccarico del server

Se il server del provider di posta elettronica è occupato o sta registrando un picco di richieste, mette i messaggi in coda per gestire il carico del server.

Nei periodi di traffico intenso, i messaggi vengono elaborati uno alla volta e la tua e-mail deve semplicemente attendere il proprio turno. Si tratta quasi sempre di una situazione temporanea che si risolve da sola nel giro di pochi minuti, senza che tu debba intervenire in alcun modo.

Problemi con il server del destinatario

Se il server del destinatario è offline, pieno o applica filtri molto rigidi ai messaggi, la tua e-mail non verrà recapitata immediatamente.

Il server mittente trattiene il messaggio e riprova a inviarlo a intervalli regolari finché il server destinatario non diventa disponibile. Da parte tua, l'e-mail sembra semplicemente bloccata in coda.

Accessori di grandi dimensioni

Sia Gmail che Outlook applicano un limite di 25 MB per gli allegati per ogni messaggio, e la maggior parte degli altri provider applica limiti simili. Le e-mail contenenti file di grandi dimensioni che superano tale soglia rimarranno in coda a tempo indeterminato.

Comprimere i file prima di allegarli, oppure condividerli tramite un link anziché come allegato diretto, risolve immediatamente il problema.

Limiti di invio superati

I provider di posta elettronica impongono limiti di invio per prevenire lo spam. Gmail, ad esempio, limita gli account gratuiti a 500 destinatari al giorno. Il superamento di queste soglie metterà in coda i messaggi aggiuntivi fino al ripristino del limite.

Problemi tecnici dell'app o software obsoleto

I bug presenti nelle versioni obsolete di un'app di posta elettronica possono causare il blocco dei messaggi, mentre le impostazioni di ottimizzazione della batteria sui dispositivi mobili possono limitare la sincronizzazione in background e interrompere il processo di invio.

Una cache dell'app danneggiata è un'altra causa frequente che può far sì che le e-mail rimangano in coda anche quando la connessione a Internet è perfettamente stabile.

Impostazioni SMTP errate

Se l'indirizzo del server di posta in uscita, il numero di porta o le credenziali di autenticazione non sono corretti, l'app non può stabilire la connessione necessaria per l'invio.

Tutte le e-mail in uscita verranno messe in coda finché le impostazioni SMTP non saranno corrette. Si tratta di un problema comune dopo la configurazione di un nuovo account o quando un provider aggiorna la configurazione del proprio server.

Record di autenticazione e-mail mancanti

Per i domini aziendali personalizzati, manca SPF o DKIM possono causare ritardi nelle e-mail o far sì che queste vengano segnalate per un ulteriore controllo da parte dei server di ricezione.

Senza questi dati, i server di ricezione non possono verificare l'identità del mittente e potrebbero mettere i messaggi in attesa di ulteriori controlli. Configurare correttamente autenticazione e-mail è essenziale per garantire una consegna affidabile da qualsiasi dominio personalizzato.

Soluzioni dettagliate per risolvere il problema delle e-mail in coda

In qualità di leader nel settore dell'autenticazione delle e-mail, vi consigliamo di non lasciare che le e-mail in coda interrompano il vostro flusso di lavoro. Ecco come risolvere il problema, passo dopo passo.

Passaggio 1: Controlla la tua connessione a Internet

Per prima cosa, verifica di avere una connessione stabile. Passa dal Wi-Fi ai dati mobili (o viceversa) per vedere se questo risolve il problema. Puoi anche verificare la velocità della tua connessione utilizzando strumenti online, poiché una velocità ridotta spesso causa code.

Passaggio 2: riavvia l'app di posta elettronica o il dispositivo

Chiudi completamente l'applicazione di posta elettronica e riaprila. Se questo non funziona, riavvia il dispositivo. Questa semplice operazione risolve i problemi temporanei e spesso fa sì che le email in coda vengano inviate immediatamente.

Fase 3: Ridurre le dimensioni dell'allegato

Se le vostre e-mail contengono file di grandi dimensioni, considerate queste alternative:

• Comprimi i file utilizzando ZIP o altri strumenti di compressione.
• Utilizza servizi di archiviazione cloud come Google Drive o Dropbox e condividi invece i link. Ideale per condividere un portfolio interattivo o presentazioni.
• Dividere gli allegati di grandi dimensioni in più email (anche se questa soluzione non è l'ideale per l'esperienza utente).

Passaggio 4: Verifica delle impostazioni SMTP

Verifica che le impostazioni del server di posta in uscita siano corrette.

Per Gmail, il server SMTP deve essere smtp.gmail.com con la porta 587 (TLS) o 465 (SSL). Outlook utilizza smtp.office365.com sulla porta 587. Consultare la documentazione del proprio provider di posta elettronica per le impostazioni specifiche.

Lettura consigliata: SSL vs TLS: qual è la differenza e perché è importante

Passaggio 5: Svuota la cache dell'app di posta elettronica

A volte la cache accumulata può interferire con il funzionamento dell'app di posta elettronica durante l'invio dei messaggi. Sui dispositivi mobili, puoi accedere alle impostazioni, aprire l'app di posta elettronica e svuotare la cache per ricominciare da zero.

Evita semplicemente di cancellare i dati dell'app, a meno che tu non abbia eseguito un backup dei dati del tuo account.

Passaggio 6: Aggiorna o reinstalla l'app

I client di posta elettronica obsoleti presentano spesso bug che causano problemi di accodamento.

Controlla se sono disponibili aggiornamenti nel tuo app store. Se hai già installato l'ultima versione, disinstallare e reinstallare l'app a volte può risolvere il problema.

Passaggio 7: Verifica i limiti di invio delle e-mail

Se hai raggiunto il limite giornaliero del tuo provider, attendi 24 ore. Una volta che il limite si sarà azzerato, i tuoi messaggi dovrebbero essere inviati normalmente. Se invii spesso grandi volumi di messaggi, uno strumento dedicato all'email marketing è solitamente la soluzione più adatta.

Come evitare che le e-mail finiscano in coda

Prevenire è più semplice che risolvere i problemi. La maggior parte dei problemi relativi alle e-mail in coda può essere evitata con una configurazione adeguata e alcune buone abitudini.

Utilizza una connessione stabile e controlla le dimensioni degli allegati

Invia i messaggi importanti solo se disponi di una connessione Internet affidabile, evitando di utilizzare una connessione dati mobile debole o instabile. Per le e-mail che contengono file di grandi dimensioni, passa al Wi-Fi prima di inviarle.

Rispetta il limite di 20-25 MB imposto dalla maggior parte dei provider comprimendo i file in anticipo oppure condividendo i contenuti di grandi dimensioni tramite Google Drive o un servizio simile e inserendo invece un link nel corpo del messaggio.

Mantieni aggiornata la tua app e pulita la cache

Attiva gli aggiornamenti automatici per la tua app di posta elettronica, in modo da avere sempre l'ultima versione. Gli sviluppatori rilasciano regolarmente correzioni per i bug che interferiscono con il processo di invio, e l'utilizzo di una versione obsoleta è una delle cause più facilmente evitabili dell'accumulo di email in coda.

Svuotare periodicamente la cache dell'app, soprattutto su Android, impedisce l'accumulo di dati danneggiati che potrebbero interferire in modo impercettibile con l'invio in background.

Verifica le impostazioni SMTP e controlla i limiti di invio

Quando configuri un nuovo account e-mail, controlla attentamente l'indirizzo del server di posta in uscita, la porta e il metodo di autenticazione; se dovessero insorgere improvvisamente problemi con l'invio dei messaggi, verifica immediatamente queste impostazioni.

Se invii regolarmente grandi volumi di messaggi, controlla quanto sei vicino al limite giornaliero di invio previsto dal tuo provider e distribuisci gli invii in blocco nell'arco della giornata per evitare di raggiungere il limite massimo in un breve lasso di tempo.

Impostare una corretta autenticazione delle e-mail

Per le organizzazioni che inviano messaggi da un dominio aziendale personalizzato, la configurazione di SPF, DKIM e DMARC è il modo più efficace per garantire che le e-mail raggiungano la casella di posta del destinatario senza ritardi.

Un'infrastruttura di invio non verificata o configurata in modo errato aumenta la probabilità che i messaggi vengano trattenuti dai server di destinazione per un ulteriore controllo. L'utilizzo di SMTP verificati e di strumenti di consegna affidabili migliora ulteriormente la deliverability e riduce l'accumulo di messaggi in coda sul lato server.

Come funzionano le e-mail in coda sulle principali piattaforme di posta elettronica

La posizione in cui viene archiviata l'e-mail in attesa, il tempo di attesa e i fattori che determinano un nuovo tentativo dipendono dalla piattaforma che stai utilizzando. Ecco cosa aspettarsi per ciascuna di esse.

Gmail (mobile e desktop)

Nell'app mobile di Gmail, le email in coda vengono visualizzate nella Posta in uscita con l'etichetta "in coda". Puoi toccare il messaggio per visualizzarlo o eliminarlo. Su desktop, Gmail di solito visualizza brevemente "Invio in corso..." prima di completare l'operazione, anche se eventuali problemi di connessione potrebbero causare ritardi.

Soluzione rapida per Gmail su dispositivi mobili: Scorri verso il basso nella schermata della Posta in uscita per aggiornare la pagina; spesso questa operazione fa partire l'invio delle email in coda.

Prospettiva

Outlook mostra i messaggi in coda nella cartella "Posta in uscita". Questi appaiono in corsivo e sono contrassegnati da una piccola icona a forma di orologio. Le versioni desktop di Outlook in genere elaborano automaticamente le code quando si è online.

Soluzione rapida per Outlook: Fai clic su "Invia/Ricevi tutte le cartelle" o premi F9 per avviare manualmente il processo di invio.

Yahoo Mail

Yahoo mette in coda le e-mail quando si lavora offline o si verificano problemi di connessione. I messaggi rimangono nella cartella "Bozze" finché non è possibile inviarli. Yahoo non mostra uno stato specifico di "in coda", ma segnalerà gli errori di invio.

Soluzione rapida per Yahoo: Assicurati di essere connesso a Internet e clicca nuovamente su "Invia" dalla cartella Bozze.

Apple Mail

Apple Mail su iOS e macOS mette in coda le e-mail nella Posta in uscita quando è offline. L'app invia automaticamente i messaggi in coda quando ci si ricollega a Internet.

Soluzione rapida per Apple Mail: Vai su Posta in uscita > Posta in uscita e scorri verso il basso per aggiornare su iOS, oppure controlla Posta > Controllo connessione su macOS per vedere lo stato della connessione.

Quando le e-mail in coda segnalano un problema più grave

Un singolo messaggio in coda non è solitamente motivo di preoccupazione. Tuttavia, quando i messaggi rimangono bloccati in modo ricorrente nonostante una connessione stabile e impostazioni corrette dell'app, ciò indica solitamente un problema più generale.

Ecco i problemi di fondo più comuni da approfondire.

Problemi relativi alla reputazione del dominio

I server di ricezione valutano l'affidabilità del dominio mittente prima di accettare i messaggi. Una scarsa reputazione del dominio , causata da alti tassi di reclami per spam, modelli di invio sospetti o ripetuti errori di autenticazione, può far sì che le e-mail vengano declassate o bloccate del tutto.

Controllare regolarmente i rapporti sui rimbalzi e sui ritardi aiuta a individuare tempestivamente questi andamenti.

Inviare messaggi in modo coerente e correttamente autenticato nel tempo è il modo più affidabile per ricostruire la reputazione e ridurre i ritardi di consegna.

Mancano i record SPF e DKIM

Per le organizzazioni che inviano messaggi da un dominio personalizzato, la mancanza di record SPF o DKIM rappresenta una causa significativa e spesso trascurata di accumulo persistente dei messaggi in coda.

Senza di essi, i server di ricezione non possono verificare l'identità del mittente e potrebbero mettere i messaggi in attesa di ulteriori controlli.

Aggiungendo DMARC a SPF e DKIM si ottiene un sistema di autenticazione completo che riduce il rischio che i messaggi vengano messi in coda o respinti dal server del destinatario. PowerDMARC’s ti aiuta ti aiuta a identificare e correggere le lacune di autenticazione prima che diventino problemi di deliverability ricorrenti.

Filtraggio lato server e liste di blocco

Se il tuo dominio o l'IP di invio è stato inserito in una lista di blocco, le e-mail potrebbero rimanere in coda a tempo indeterminato senza mai essere recapitate. Ciò accade più frequentemente alle organizzazioni che gestiscono campagne di email a freddo o invii di massa senza un'adeguata gestione delle liste o un sistema di autenticazione.

Verificare se il proprio dominio figura nelle principali liste di blocco è un passo diagnostico importante.

Infrastruttura obsoleta o configurata in modo errato

Il verificarsi persistente di code può anche indicare una configurazione della posta elettronica errata a livello aziendale. Tra le cause più comuni figurano record DNS errati, certificati TLS scaduti sul server di posta o l'utilizzo di un relay SMTP che i principali provider non considerano più affidabile.

Una revisione sistematica dei tuoi record DNS, della configurazione dell'autenticazione e dell'infrastruttura di invio è l'approccio corretto quando le soluzioni di base non hanno risolto il problema.

Stanco dei problemi di consegna delle e-mail? PowerDMARC può aiutarti.

È abbastanza facile risolvere da soli i problemi relativi alle e-mail in coda causati da interruzioni della connessione o da allegati troppo pesanti. Tuttavia, quando la causa principale è l'autenticazione, la reputazione del dominio o l'affidabilità a livello di server, si tratta di problemi che vanno ben oltre un semplice riavvio dell'applicazione.

È proprio qui che entra in gioco PowerDMARC. Se la tua organizzazione invia e-mail da un dominio personalizzato e riscontri code persistenti, ritardi nella consegna o messaggi che non arrivano mai a destinazione, è probabile che la tua configurazione di autenticazione delle e-mail presenti delle lacune.

PowerDMARC ti offre una visibilità completa sullo stato di autenticazione della tua posta elettronica, ti aiuta a identificare ogni mittente che invia messaggi per conto del tuo dominio e ti accompagna dal monitoraggio iniziale fino alla piena applicazione delle misure. Il risultato è una migliore deliverability, una reputazione del dominio più solida e un numero molto inferiore di messaggi che rimangono bloccati o vengono contrassegnati prima di raggiungere la loro destinazione.

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Domande frequenti

1. Cosa succede se un'e-mail in coda non viene mai inviata?

L'e-mail rimarrà nella Posta in uscita fino a quando non verrà eliminata manualmente o non verrà risolto il problema che ne impedisce la consegna.

2. Per quanto tempo rimane un'e-mail in coda?

La maggior parte dei client di posta elettronica conserva i messaggi in coda per un tempo indefinito fino all'invio o all'eliminazione, anche se alcuni possono spegnerli dopo 72 ore e spostarli nelle bozze.

3. È possibile eliminare o annullare un'e-mail in coda?

Sì, è possibile eliminare le e-mail in coda dalla Posta in uscita prima che vengano inviate, selezionando il messaggio e scegliendo l'opzione di eliminazione.

4. Come faccio a inviare un'e-mail bloccata?

Inizia controllando la tua connessione a Internet e assicurandoti che sia stabile. Una volta verificato ciò, aggiorna la Posta in uscita scorrendo verso il basso sul cellulare o cliccando su "Aggiorna" sul computer. Se l'e-mail continua a non essere inviata, avvia manualmente l'invio cliccando su "Invia/Ricevi tutte le cartelle" o premendo il tasto F9 in Outlook. Se nessuna di queste soluzioni funziona, copia il contenuto dell'e-mail, elimina il messaggio bloccato e creane uno nuovo da inviare.

5. Il fatto che l'e-mail sia in coda significa che il mio messaggio è stato bloccato?

No, un'e-mail in coda non è bloccata. Sta semplicemente in attesa di essere inviata a causa di problemi temporanei, come una connessione instabile o ritardi del server. Le e-mail bloccate vengono respinte dal server del destinatario e non verranno recapitate finché non verrà risolto il problema alla base.

6. Per quanto tempo un'e-mail rimane in coda prima di essere inviata?

La maggior parte delle e-mail in coda viene inviata nel giro di pochi secondi o minuti una volta ripristinata la connessione. Tuttavia, se il problema persiste, le e-mail possono rimanere in coda a tempo indeterminato finché non si interviene manualmente o non si risolve il problema alla radice.

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Ayan Bhuiya

Shift Lead, esperto di sicurezza delle infrastrutture e delle e-mail presso PowerDMARC

Con oltre 13 anni di esperienza nella sicurezza informatica, Ayan Bhuiya è specializzato in infrastrutture, continuità aziendale, gestione del rischio e sicurezza delle e-mail. Attualmente ricopre il ruolo di Shift Lead presso PowerDMARC. Ha conseguito un diploma post-laurea in Networking e Sicurezza e vanta una comprovata esperienza nella conduzione di iniziative strategiche di sicurezza per mitigare le minacce e garantire la resilienza aziendale.

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