Kostenlose DMARC-Tools: Prüfprogramme, Generatoren und Überwachung (2026)

Wenn Unternehmen über Cybersicherheit sprechen, kommt das Fax selten zur Sprache. Phishing, Ransomware und Fehlkonfigurationen in der Cloud stehen im Mittelpunkt der Aufmerksamkeit, während das Faxgerät leise in der Ecke vor sich hin surrt und das tut, was es schon immer getan hat. Doch jeden Tag werden auf diesem Weg immer noch zahlreiche sensible Informationen übertragen: Verträge, Krankenakten, Jahresabschlüsse, juristische Unterlagen. Genau diese Art von Daten haben es Angreifer auf abgesehen, weshalb die Faxsicherheit genauso viel Aufmerksamkeit verdient wie Ihre E-Mails oder Ihr Cloud-Speicher.

Das Erfreuliche daran ist, dass es gar nicht so kompliziert ist. Für eine gute Fax-Sicherheit kommt es darauf an, die tatsächlichen Risiken zu kennen, die richtigen Tools auszuwählen und einige konsequente Gewohnheiten in die Arbeitsabläufe Ihres Teams zu integrieren. Und so geht’s.

Was ist Fax-Sicherheit?

Faxsicherheit ist eine Kombination aus Technologie, Richtlinien und alltäglichen Vorgehensweisen, die dafür sorgt, dass Dokumente beim Versenden, Empfangen und Speichern per Fax geschützt sind. Sie umfasst drei Aspekte: den Schutz der Daten während der Übertragung, die Zugriffsberechtigung auf ein Dokument nach dessen Eingang sowie die weitere Verwendung dieser Unterlagen, nachdem sie ihren Zweck erfüllt haben.

Das Prinzip gilt sowohl für alte Faxgeräte als auch für moderne digitale Plattformen, doch die beiden weisen sehr unterschiedliche Risikostufen auf. Beim herkömmlichen analogen Faxversand werden unverschlüsselte Signale über eine Telefonleitung übertragen und die Seiten in ein gemeinsames Fach ausgedruckt. Beim sicheren Online-Faxversand hingegen wird die Übertragung verschlüsselt, es wird kontrolliert, wer ein Dokument öffnen darf, und es wird ein durchsuchbares Protokoll über alle Vorgänge geführt.

Warum die Faxsicherheit nach wie vor wichtig ist

Man könnte das Fax leicht als Relikt abtun, das keine Gefahr mehr darstellt. Das Problem ist jedoch, dass gerade die Branchen, die am stärksten auf das Fax angewiesen sind – wie das Gesundheitswesen, der Finanzsektor, die Rechtsbranche und die öffentliche Verwaltung –, auch diejenigen sind, die mit den strengsten Datenschutzbestimmungen unterliegenden Informationen umgehen. Ein einziges falsch weitergeleitetes Fax voller Patientendaten oder Kontonummern ist nicht nur peinlich. Es kann zu Verstößen gegen Compliance-Vorschriften, Geldstrafen und einem erheblichen Vertrauensverlust bei den Kunden führen.

Auch Faxgeräte fallen bei einer normalen Sicherheitsüberprüfung oft durch das Raster. Die Teams überprüfen ihre E-Mail-Gateways gründlich und sichern ihre Cloud-Speicher ab, gehen dann aber an einem jahrzehntealten Faxgerät vorbei, das seit Jahren von niemandem mehr überprüft wurde. Genau diese Lücke macht Faxgeräte für Angreifer so interessant.

Alte Geräte verursachen neue Probleme

Herkömmliche Faxgeräte wurden für eine Büroumgebung entwickelt, die es so eigentlich gar nicht mehr gibt. An vielen Arbeitsplätzen stehen sie nach wie vor offen herum und drucken eingehende Dokumente automatisch in ein Fach aus, das jeder Vorbeikommende einsehen kann. Wenn diese Seiten Kundenunterlagen oder Finanzdaten enthalten, ist das ein Sicherheitsrisiko, das nur darauf wartet, auszubrechen.

Es gibt aber noch ein weiteres, weniger offensichtliches Problem. Viele ältere Geräte speichern Kopien der gesendeten und empfangenen Daten im internen Speicher. Wenn man ein solches Gerät verkauft, recycelt oder wegwirft, ohne den Speicher ordnungsgemäß zu löschen, lassen sich diese Dateien oft wiederherstellen. Nur wenige Unternehmen möchten, dass ihre alte Hardware noch Monate, nachdem sie das Gebäude verlassen hat, zu einer Datenpanne führt.

Auch die Übertragung selbst weist eine Schwachstelle auf. Faxsignale werden unverschlüsselt über das öffentliche Telefonnetz übertragen, sodass jemand, der Zugriff auf die Leitung hat, ein Dokument grundsätzlich abfangen und rekonstruieren kann, während es noch unterwegs ist.

Digitales Faxen löst mehr als nur ein Problem

Bei der Umstellung auf Online-Fax geht es nicht nur um Bequemlichkeit, auch wenn das natürlich ein Vorteil ist. Sie erhalten dadurch weitaus mehr Kontrolle über vertrauliche Informationen. Die Dokumente bleiben während des gesamten Prozesses in digitaler Form, die richtigen Personen können von überall aus sicher darauf zugreifen, und jede Aktion hinterlässt eine Spur, die sich viel leichter im Blick behalten lässt als Papier, das sich in einem Fach stapelt.

Das ist ein wichtiger Grund, warum Unternehmen, die eine Faxnummer zu erhalten , sich in der Regel für einen virtuellen Faxdienst entscheiden. Eine gute Plattform bietet verschlüsselte Übertragung, passwortgeschützte Konten und durchsuchbare Prüfprotokolle, ohne dass Ihr Team seine gewohnte Vorgehensweise beim Senden und Empfangen von Dokumenten ändern muss. Sie profitieren vom ersten Tag an von einem besseren Schutz und bemerken kaum einen Unterschied im Arbeitsablauf.

Bewährte Verfahren für die Faxsicherheit

Eine hohe Faxsicherheit lässt sich fast nie durch eine einzige große Maßnahme erreichen. Vielmehr handelt es sich um eine Reihe sinnvoller Kontrollmaßnahmen, die zusammenwirken. Dies sind die wichtigsten davon.

Nimm dir Zeit, bevor du auf „Senden“ klickst

Die meisten Sicherheitsvorfälle im Zusammenhang mit Faxgeräten haben nichts mit raffinierten Angreifern zu tun. Sie sind auf ganz gewöhnliche Fehler zurückzuführen. Jemand tippt eine Ziffer falsch ein. Ein Mitarbeiter nimmt versehentlich Seiten mit, die für einen Kollegen bestimmt waren. Eine vertrauliche Datei wird an eine Nummer gesendet, die sich bereits vor Monaten geändert hat, weil niemand die Kontaktliste aktualisiert hat.

Im Moment erscheint das alles nicht besonders schlimm, aber schon eine einzige dieser Fehler kann schnell teuer werden. Es dauert nur wenige Sekunden, sich anzugewöhnen, den Empfänger noch einmal zu überprüfen, bevor man auf „Senden“ klickt – und so lässt sich ein Großteil der vermeidbaren Pannen verhindern. Das gleiche Prinzip gilt auch für die Überprüfung des Absenders, bevor man einer E-Mail vertraut: Ein kurzer Moment der Bestätigung verhindert viel Schaden.

Gewähren Sie Mitarbeitern nur dann Zugriff, wenn sie ihn benötigen

Nicht jeder muss jedes Dokument einsehen können. Rollenbasierte Berechtigungen begrenzen den Zugriffsumfang, falls ein Konto einmal kompromittiert wird oder jemand versehentlich auf Dateien stößt, die er nicht öffnen darf. Kombiniert man diese Berechtigungen mit starken Passwörtern und einer Multi-Faktor-Authentifizierung, wird ein unbefugter Zugriff wirklich schwierig. Diese kleinen Kontrollmaßnahmen haben oft eine weit über ihre Größe hinausgehende Wirkung.

Verschlüsselung als unverzichtbar betrachten

Vertrauliche Daten durchlaufen im Laufe ihres Lebens zwei Phasen: Sie werden zwischen Systemen übertragen oder liegen im Speicher. Ohne Verschlüsselung sind sie nahezu ungeschützt, falls sie unterwegs abgefangen oder über ein gehacktes Konto abgerufen werden. Achten Sie auf eine Plattform, die Daten während der Übertragung verschlüsselt und gespeicherte Dateien im Ruhezustand verschlüsselt hält.

Viele Anbieter von Cloud-Faxdiensten aktivieren die Verschlüsselung standardmäßig, doch es lohnt sich dennoch, vor einer Entscheidung genau zu prüfen, was genau abgedeckt ist. Sich eher nach der Sicherheit als allein nach dem Preis zu richten, zahlt sich in der Regel aus.

Systeme auf dem neuesten Stand halten

Software-Updates sorgen zwar selten für große Begeisterung, schließen aber still und leise ständig Sicherheitslücken. Ob Fax-Software, Betriebssysteme oder Netzwerkhardware – wenn man auf dem neuesten Stand bleibt, werden die Lücken geschlossen, nach denen Angreifer suchen. Ein Update um ein paar Wochen aufzuschieben, scheint harmlos – bis genau eine dieser Wochen zu dem Zeitfenster wird, das jemand nutzt, um eine Schwachstelle auszunutzen, für die es bereits eine Lösung gab.

Aufbewahrung und Entsorgung verwalten

Per Fax übermittelte Unterlagen sollten nicht unbegrenzt aufbewahrt werden. Speichern oder sichern Sie Dokumente an einem verschlüsselten Ort, auf den nur befugte Personen Zugriff haben, legen Sie Aufbewahrungsfristen fest, die den Vorschriften Ihrer Branche entsprechen, und löschen oder vernichten Sie Unterlagen sicher, sobald ihre Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Je weniger sensible Daten Sie vorrätig haben, desto weniger gibt es zu verlieren.

Betrachten Sie Schulungen nicht als einmalige Angelegenheit

Tools verringern das Risiko, aber die Mitarbeiter müssen dennoch den ganzen Tag über Entscheidungen treffen. Ihr Team sollte wissen, wie man einen Empfänger überprüft, eine verdächtige Anfrage erkennt und ein Problem meldet, ohne lange darüber nachzudenken, ob dies überhaupt notwendig ist. Eine kurze Auffrischung alle paar Monate bleibt viel besser im Gedächtnis haften als eine einzige, langwierige jährliche Schulung, die am folgenden Montag bereits wieder vergessen ist. Sicherheit funktioniert am besten, wenn gute Gewohnheiten zur Routine geworden sind.

Wo Fax-Sicherheit auf E-Mail-Sicherheit trifft

Das Fax sollte nicht als eigenständige Insel mit eigenen Regeln betrachtet werden. Es gehört fest in Ihr Sicherheitsprogramm, in dem sich Passwortrichtlinien, Sensibilisierung der Mitarbeiter, Patching, Geräteverwaltung und Dokumentenhandhabung gegenseitig ergänzen. Eine Schwachstelle in einem Bereich kann leicht einen anderen Bereich untergraben.

Genau hier kommt die E-Mail-Authentifizierung ins Spiel. Die meisten Unternehmen, die noch Faxe versenden, übermitteln dieselben vertraulichen Dokumente auch per E-Mail, und Angreifer geben sich gerne als vertrauenswürdige Absender aus, um jemanden dazu zu verleiten, diese Informationen preiszugeben. Hier kommt das Trio aus SPF, DKIM und DMARC ins Spiel: Es verhindert, dass unbefugte Absender Ihre Domain missbrauchen, und verschließt damit einen der häufigsten Wege, über die sensible Kommunikation abgefangen oder umgeleitet wird. Falls Sie sich damit noch nicht auskennen, ist DMARC ist die Richtlinienebene, die alles miteinander verknüpft und den empfangenden Servern mitteilt, wie sie mit E-Mails umgehen sollen, die die Authentifizierung nicht bestehen.

Wenn man Fax und E-Mail als Teile desselben Gesamtkonzepts zur Dokumentensicherheit betrachtet und nicht als zwei voneinander unabhängige Systeme, lassen sich Schwachstellen viel leichter erkennen, bevor sie zu Vorfällen führen.

Abschließende Überlegungen

Das Fax hat nach wie vor seine Berechtigung, insbesondere in Branchen, in denen täglich vertrauliche Informationen ausgetauscht werden. Was sich geändert hat, sind die Erwartungen an Unternehmen hinsichtlich des Schutzes dieser Dokumente.

Die Modernisierung veralteter Geräte, die Auswahl sicherer digitaler Tools, die Verschärfung der Zugriffsrechte und die Festigung guter Alltagsgewohnheiten tragen dazu bei, unnötige Risiken nach und nach abzubauen. Und da Faxgeräte selten isoliert genutzt werden, bietet die Kombination dieser Maßnahmen mit einer soliden E-Mail-Authentifizierung und einem umfassenden Sicherheitsprogramm einen Schutz, der tatsächlich über alle Kanäle hinweg greift. Sicherheit ist so gut wie nie eine einzige große Entscheidung. Viel häufiger ist sie die Summe vieler kleiner, konsequenter Entscheidungen, die immer wieder getroffen werden.

Häufig gestellte Fragen zur Faxsicherheit

Ist das Faxen sicher? Das kann es sein, wenn es richtig gemacht wird. Das herkömmliche analoge Faxen weist echte Schwachstellen auf, darunter unverschlüsselte Übertragung und unbeaufsichtigte Ausdrucke. Ein ordnungsgemäß konfigurierter Online-Faxdienst mit Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Protokollierung ist im Allgemeinen sicherer als sowohl das herkömmliche Faxen als auch gewöhnliche E-Mails.

Ist das Online-Faxen sicherer als ein herkömmliches Faxgerät? In der Regel ja. Online-Dienste verschlüsseln Dokumente sowohl während der Übertragung als auch im Speicher, schützen den Zugriff durch Authentifizierung und protokollieren alle Aktivitäten. Herkömmliche Geräte senden unverschlüsselte Signale und lassen gedruckte Seiten für jeden in der Nähe einsehbar.

Was ist die Hauptursache für Sicherheitsvorfälle im Faxverkehr? Mit großem Abstand menschliches Versagen. Falsch eingegebene Nummern, falsch weitergeleitete Seiten und veraltete Kontaktdaten verursachen weitaus mehr Sicherheitsverletzungen als ausgeklügelte Angriffe – deshalb sind Überprüfung und Schulungen so wichtig.

Welche Sicherheitsfunktionen sollte ein sicherer Faxdienst bieten? Achten Sie auf verschlüsselte Übertragung, Verschlüsselung gespeicherter Dateien, passwortgeschützte Konten, Multi-Faktor-Authentifizierung, rollenbasierte Berechtigungen und durchsuchbare Prüfprotokolle.

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Ahona Rudra

Experte für Domain- und E-Mail-Sicherheit bei PowerDMARC

Ahona ist Marketing-Managerin bei PowerDMARC und verfügt über mehr als 5 Jahre Erfahrung im Schreiben über Cybersicherheitsthemen, insbesondere im Bereich Domain- und E-Mail-Sicherheit. Ahona hat einen Postgraduierten-Abschluss in Journalismus und Kommunikation und ist seit 2019 in der Sicherheitsbranche tätig.

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