Wie verhindert man das unauthentifizierte Fragezeichen in Google Mail?

E-Mails sind für viele Unternehmen der wichtigste Kommunikationskanal. Daher ist es wichtig, dass Ihre E-Mails die Posteingänge Ihrer Kunden erreichen. Wenn Ihre E-Mails jedoch nicht authentifiziert sind, kann Google sie mit einem Fragezeichen markieren, was ihre Sichtbarkeit verringern und die Wahrscheinlichkeit verringern kann, dass Ihre Kunden sie öffnen.

Aus diesem Grund ist es wichtig, E-Mail-Authentifizierungsprotokolle wie SPF, DKIM und DMARC zu implementieren. Mithilfe dieser Protokolle können Sie überprüfen, ob Ihre E-Mails tatsächlich von Ihnen stammen. Dies kann die Zustellbarkeit verbessern und den Ruf Ihrer Marke schützen.

Prüfen, ob Ihre Google Mail-Nachrichten authentifiziert sind

Wenn Sie in Gmail ein Fragezeichen neben dem Namen des Absenders sehen, bedeutet dies, dass die Nachricht nicht authentifiziert ist. Wenn eine E-Mail nicht authentifiziert ist, bedeutet dies, dass Gmail die wahre Identität des Absenders nicht überprüfen kann. Seien Sie in solchen Fällen vorsichtig, wenn Sie Antworten verfassen oder angehängte Dateien herunterladen.

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Was ist das nicht authentifizierte Fragezeichen in Google Mail?

Gmail führte 2016 das Protokoll ein, das in Gmail ein rotes Fragezeichen neben E-Mails anzeigt, die von nicht authentifizierten Quellen stammen. Dieses Fragezeichen erscheint anstelle des Fotos, Logos oder Avatars des Absenders. Laut Google Mail sind Nachrichten mit einem roten Fragezeichen nicht unbedingt gefährlich, aber es ermutigt die Empfänger, wachsam und vorsichtig zu sein, wenn sie darauf antworten oder auf Links klicken, wenn sie nicht sicher sind.

Google Mail ordnet Sendequellen anhand der SPF- und DKIM-Ergebnisse in die Kategorien "authentifiziert" und "nicht authentifiziert" ein. Wenn Sie also nicht das Risiko eingehen wollen, dass neben den von Ihrer Domäne gesendeten E-Mails Fragezeichen erscheinen, und eine vertrauensvolle Beziehung zu Ihren Kunden aufbauen wollen, müssen Sie die E-Mail-Authentifizierung ernst nehmen.

Wie kann man das Fragezeichen in Google Mail verhindern? 

Um das Fragezeichen in Google Mail zu verhindern, wird empfohlen alle drei E-Mail-Authentifizierungsprotokolle gleichzeitig zu implementieren. Beginnen Sie mit der Authentifizierung Ihrer Absender und dem Spoofing von Nachrichteninhalten mit SPF und DKIM und verstärken Sie den Schutz gegen Spoofing mit DMARC.

Dieser umfassende Ansatz stellt sicher, dass Ihre E-Mails nicht nur die vorgesehenen Empfänger erreichen, sondern auch mit der Gewissheit der Authentizität in deren Posteingang erscheinen, wodurch Ihre Marke in den Augen Ihrer Kunden vertrauenswürdiger wird.

Einrichten von SPF-Einträgen

Um SPF-Einträge einzurichten, müssen Sie einen TXT-Eintrag in der DNS-Zone Ihrer Domäne erstellen. Der TXT-Eintrag gibt an, welche Server berechtigt sind, E-Mails im Namen Ihrer Domäne zu versenden.

Implementierung von DKIM

Zur Implementierung von DKIMzu implementieren, müssen Sie ein öffentliches und ein privates Schlüsselpaar erzeugen. Der öffentliche Schlüssel wird in der DNS-Zone Ihrer Domäne veröffentlicht, und der private Schlüssel wird zum Signieren Ihrer E-Mails verwendet.

Verwendung von DMARC

Zur Implementierung von DMARCzu implementieren, müssen Sie einen DMARC-Eintrag in der DNS-Zone Ihrer Domäne erstellen. Der DMARC-Eintrag teilt E-Mail-Anbietern mit, was mit E-Mails zu tun ist, deren Authentifizierung fehlschlägt.

DMARC ist in erster Linie auf die Authentifizierung von E-Mails auf Domänenebene ausgerichtet und ermöglicht es Domäneninhabern, festzulegen, wie E-Mail-Empfänger Nachrichten von ihren Domänen behandeln sollen. Es hilft, E-Mail-Spoofing und Phishing zu verhindern, indem es die "Von"-Domäne mit SPF- und DKIM-Authentifizierungsergebnissen abgleicht. DMARC bietet auch Berichtsmechanismen für Absender, um Rückmeldungen über die E-Mail-Zustellung und möglichen Missbrauch zu erhalten.

ARC, oder Authenticated Received Chain (optional)

ARC ist ein optionaler Schritt, der die Authentifizierung des aktuellen Absenders bestätigt und den gesamten Weg, den die E-Mail zum Empfänger zurückgelegt hat, validiert. So wird sichergestellt, dass die E-Mails im Posteingang des Empfängers ankommen, auch wenn sie weitergeleitet wurden.

Vermeiden Sie diese Fallstricke bei der Google Mail-Authentifizierung

Häufige Fehler bei der Einrichtung der E-Mail-Authentifizierung können sich nachteilig auf die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails auswirken. Hier sind einige dieser Fehler und wie Sie sie vermeiden können:

• Unvollständige SPF-Datensätze

Unternehmen vergessen oft, die SPF-Einträge (Sender Policy Framework) korrekt zu aktualisieren oder zu konfigurieren. Um dies zu vermeiden, sollten Sie Ihre SPF-Einträge regelmäßig überprüfen und aktualisieren, um alle autorisierten E-Mail-Server und -Dienste einzubeziehen.

• Vernachlässigung der DKIM-Konfiguration

Die falsche oder fehlende Einrichtung von DomainKeys Identified Mail (DKIM) ist ein häufiger Fehler. Verhindern Sie dies, indem Sie sicherstellen, dass Sie die richtigen DKIM-Schlüssel generiert und in Ihren DNS-Einträgen genau platziert haben.

• Fehlende DMARC-Richtlinie

Viele Unternehmen versäumen es, Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance (DMARC) Richtlinienund lassen ihre E-Mail-Authentifizierung unvollständig. Erstellen und implementieren Sie DMARC-Richtlinien mit Sorgfalt und gehen Sie nach der Überwachung schrittweise zu einer strengeren "Ablehnungs"-Richtlinie über.

• Unzureichende Tests

Wenn Sie Ihre E-Mail-Authentifizierungseinstellungen nicht validieren und testen, kann dies dazu führen, dass Probleme unbemerkt bleiben. Testen Sie Ihre Authentifizierungskonfigurationen regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie wie vorgesehen funktionieren.

• Keine Überwachung der Authentifizierungsberichte

ignorieren DMARC-Berichte die von DMARC generiert werden, kann dazu führen, dass Sie Gelegenheiten zur Verbesserung Ihrer E-Mail-Authentifizierung verpassen. Überwachen Sie diese Berichte regelmäßig und nehmen Sie die notwendigen Anpassungen vor.

• Ausschließlicher Verlass auf E-Mail-Anbieter

E-Mail-Dienstanbieter können zwar helfen, aber es kann ein Fehler sein, sich bei der Authentifizierung ausschließlich auf sie zu verlassen. Verstehen Sie die Grundlagen der E-Mail-Authentifizierung, um die Kontrolle über Ihre E-Mail-Sicherheit zu übernehmen.

Um diese häufigen Fehler zu vermeiden, bedarf es einer konsequenten Überwachung, eines klaren Verständnisses der E-Mail-Authentifizierungsprotokolle und einer Verpflichtung zur Aufrechterhaltung genauer Konfigurationen in Ihren E-Mail-Domänen. Diese Sorgfalt gewährleistet, dass Ihre E-Mails sicher und ohne Authentifizierungsprobleme bei den Empfängern ankommen.

Was als nächstes zu erwarten ist: Googles neue Anforderungen für Absender 

Ab Februar 2024 wird Google nicht nur die Authentifizierung ausgehender E-Mails zur Pflicht machen, sondern auch verlangen, dass Absender, die 5.000 oder mehr E-Mails pro Tag an Gmail-Konten senden, die folgenden Anforderungen erfüllen:

• Vermeiden Sie das Versenden unerwünschter oder unerbetener E-Mails

Das bedeutet, dass Absender E-Mails nur an Personen senden dürfen, die sich ausdrücklich für den Erhalt von E-Mails entschieden haben. 

• Machen Sie es den Empfängern leicht, sich abzumelden

Das Abmeldeverfahren muss einfach und unkompliziert sein. Die Empfänger sollten die Möglichkeit haben, sich mit einem einzigen Klick abzumelden.

Indem Absender verpflichtet werden, Follow-up-E-Mails nur an Personen zu senden, die sich für deren Erhalt entschieden haben, und indem es den Empfängern leicht gemacht wird, sich abzumelden, kann Google dazu beitragen, Gmail-Nutzer vor den lästigen unerwünschten E-Mails zu schützen.

Schlussfolgerung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Vermeidung des nicht authentifizierten Fragezeichens in Google Mail für die Aufrechterhaltung des E-Mail-Rufs Ihres Unternehmens und die Gewährleistung einer zuverlässigen Kommunikation unerlässlich ist. Wenn Sie Authentifizierungsprotokolle wie SPF, DKIM und DMARC verstehen und implementieren, können Sie Ihre E-Mail-Sicherheit erheblich verbessern. Die Einrichtung von SPF-Datensätzen, die Implementierung von DKIM und die Verwendung von DMARC sollten klar und einfach sein. 

Regelmäßige Überwachung, die Einbeziehung Ihres E-Mail-Dienstanbieters und gründliche Tests spielen eine entscheidende Rolle bei der Aufrechterhaltung dieser Sicherheitsmaßnahmen. Für Unternehmen ist es wichtig, diese Schritte ernst zu nehmen, um ihre E-Mail-Kommunikation zu schützen und eine professionelle Online-Präsenz aufrechtzuerhalten. 

Zögern Sie nicht, jetzt zu handeln und Ihre E-Mail-Kommunikation effektiv zu sichern. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf und erfahren Sie mehr.

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Ahona Rudra

Experte für Domain- und E-Mail-Sicherheit bei PowerDMARC

Ahona ist Marketing-Managerin bei PowerDMARC und verfügt über mehr als 5 Jahre Erfahrung im Schreiben über Cybersicherheitsthemen, insbesondere im Bereich Domain- und E-Mail-Sicherheit. Ahona hat einen Postgraduierten-Abschluss in Journalismus und Kommunikation und ist seit 2019 in der Sicherheitsbranche tätig.

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